Organizarea intalnirilor de afaceri. Organizarea si desfasurarea negocierilor de afaceri

01.10.2019

Curge nasul

În fiecare organizație, există periodic necesitatea de a organiza și organiza întâlniri despre activitatea companiei. Citiți despre ce tipuri de întâlniri există, precum și despre cum să abordați corect organizarea acestora, în acest articol.

În acest articol ne vom uita la:

ce tipuri de întâlniri există;
cum să organizezi corect o întâlnire de afaceri;
procedura, planul si organizarea sedintelor conducerii;
organizarea unui apel conferință;
organizarea de intalniri operationale.

Tipuri de întâlniri într-o organizație

Exista tipuri diferiteîntâlniri care diferă nu numai prin tematică, ci și prin modul în care sunt organizate, precum și prin componența persoanelor care participă la ele. Putem spune că o întâlnire este o întâlnire dedicată discutării unei probleme. În organizații, de regulă, cele mai comune tipuri de întâlniri sunt de afaceri, teleconferințe, întâlniri operaționale și executive. Fiecare dintre ele are propriile sale caracteristici organizatorice, pe care le vom analiza mai detaliat.

De asemenea, întâlnirile pot diferi nu numai prin tipurile lor, ci și prin frecvența de desfășurare a acestora. Astfel, se face o distincție între întâlnirile programate și cele neprogramate. În plus, întâlnirile pot fi clasificate după următoarele criterii:

dictatorial - caracteristic unui management de tip autoritar, când doar liderul conduce ședința și are drepturi efective de vot, restului participanților li se oferă doar posibilitatea de a pune întrebări, dar nu își exprime propriile opinii;
autocratic - pe baza întrebărilor liderului adresate participanților și a răspunsurilor acestora la acestea, de regulă, nu există discuții, este posibil doar dialogul;
segregat - raportul este discutat doar de participanții selectați de lider, restul ascultă și iau notă de informațiile prezentate;
discuție - schimb liber de opinii și elaborarea unei decizii comune; dreptul de a lua o decizie în formularea finală rămâne în sarcina managerului;
liber - nu adoptă o agendă clară, uneori nu există președinte, alteori se termină cu o decizie, dar se rezumă în principal la un schimb de opinii.

Organizarea unei întâlniri de afaceri

Organizarea unei întâlniri de afaceri este una dintre cele mai importante forme de activitate de management. În cadrul unei astfel de întâlniri, se fac schimb de informații între angajați și șeful organizației și se iau decizii importante de management. De regulă, întâlnirile de afaceri nu dau întotdeauna efectul dorit din cauza faptului că managerii nu au o idee clară despre organizarea și conduita lor.

Principalele greșeli la organizarea unor astfel de întâlniri pot fi prea multă regularitate a desfășurării lor, un numar mare de participanților, precum și o durată lungă, ceea ce reduce, de asemenea, eficacitatea generală. De regulă, astfel de erori duc la lipsa rezultatelor vizibile ale evenimentului, ceea ce obligă managerul să organizeze o nouă întâlnire, care, de asemenea, nu va avea efectul dorit. Pentru a evita aceste probleme, recomandam intocmirea unui plan clar in functie de care vor fi convocate intalniri in organizatie.

Procesul de organizare a unei întâlniri de afaceri ar trebui redus la trei componente:

colectarea si prelucrarea informatiilor;
coordonarea tuturor activităților diviziuni structurale organizații;
luarea deciziilor.

Pregătirea prioritară pentru întâlnire ar trebui să se bazeze pe fezabilitatea organizării acesteia. Mai simplu spus, liderul trebuie să înțeleagă clar pe ce probleme se va desfășura ședința colectivă și ce rezultat dorește să obțină. Vă recomandăm să recurgeți la astfel de măsuri numai dacă este într-adevăr necesar să discutați o problemă problematică cu angajații din diferite divizii structurale, în caz contrar vă recomandăm să luați în considerare forme alternative(posibilitatea de a rezolva problema prin telefon, conferință etc.).

După ce s-a luat decizia privind necesitatea organizării unei întâlniri, este necesar să se stabilească componența celor prezenți și tema principală. În unele cazuri, puteți recurge la crearea unui grup de lucru de angajați responsabili cu efectuarea acestei lucrări. De asemenea, vă sfătuim să vă gândiți din timp ce fel de rezultat așteptați de la acest eveniment. Acesta va fi scopul evenimentului. Fără definiția sa, este practic imposibil să se obțină rezultate vizibile.

Organizarea sedintelor de conducere

Organizarea ședințelor manageriale cuprinde etape ale căror consecințe vor fi pentru o lungă perioadă de timp se manifestă într-un fel sau altul în organizaţie. Să facem cunoștință cu principalele etape și să studiem în detaliu procedura de organizare a întâlnirilor pentru a evita greșelile în pregătirea lor.

În primul rând, regulile de organizare a întâlnirilor impun definirea scopurilor majorității evenimentului. În lipsa acestora, cursul întâlnirii începe să se abate de la cel dorit, iar formularea rostită oral de lider nu este suficientă pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun.

Alegerea obiectivelor necesită alegerea locației întâlnirilor în schema de management, care la rândul său este împletită cu sistemul de planificare și control.

Este necesar să se determine frecvența organizării acestor evenimente. Cel mai bine este să întocmești un program preliminar cu un an (lună, trimestru) în avans, astfel încât angajații să aibă posibilitatea de a se pregăti din timp.

Urmează problema alegerii participanților. Nu trebuie să presupuneți în mod eronat că cu cât vin mai mulți angajați la întâlnire, cu atât va fi mai eficientă. Cel mai bine este să te limitezi la cei mai necesari angajați, altfel evenimentul amenință să se transforme într-o adevărată farsă.

Una dintre problemele cele mai ușor de tratat pare să fie necesitatea de a selecta formate pentru documente, cum ar fi agende și procese-verbale de întâlnire. Cu toate acestea, chinul creativ al șefului și secretarului apare adesea și poate dura în adăugarea (ștergerea, redenumirea) liniilor și coloanelor în aceste documente, ceea ce se face uneori în fața ochilor participanților la întâlnire. Prin urmare, și aici trebuie să vă pregătiți în avans. Vă recomandăm să creați și să aprobați în prealabil o singură formă de document de raportare și planificare, care va conține informații despre ordinea de zi și protocol.

Organizarea unui apel conferință

Apeluri de conferință acest moment am ajuns utilizare largă datorită accesibilității și organizării sale simple. Astfel, pentru realizarea acestora, este nevoie doar de existența unei comunicări între toți participanții la întâlnire și timp liber. Comunicarea unidirecțională este permisă pentru majoritatea angajaților atunci când întâlnirea are ca scop acceptarea sarcinilor de la conducere.

Un apel conferință poate fi organizat nu numai folosind un selector, ci și prin comunicare telefonică sau programe speciale de calculator. Atunci când organizați acest tip de întâlnire, este necesar să acordați atenție momentului de desfășurare a acesteia. Deoarece astfel de evenimente perturbă semnificativ ritmul de lucru, vă recomandăm să le țineți în a doua jumătate a zilei de lucru. De asemenea, este necesar să alegeți momentul potrivit pentru a nu distrage atenția niciunuia dintre participanți de la munca imediată. Opțiune grozavă Va exista o dată și o oră clare pentru astfel de întâlniri (de exemplu, ultima joi a lunii).

Este necesar să se țină cont de faptul că apelurile conferință nu pot avea o durată lungă, așa că desfășurarea lor este recomandabilă în cazurile în care este necesară informarea rapidă a tuturor participanților cu privire la sarcinile pe care le au la dispoziție și la termenele limită pentru rezolvarea acestora.

Organizarea de intalniri operationale

Întâlnirea se ține de obicei într-o anumită zi a săptămânii sau în fiecare zi la începutul zilei de lucru, în biroul managerului. Atribuțiile secretarului includ:

notificarea participanților;
monitorizarea prezenței la timp a participanților la întâlnire;
aflarea si raportarea managerului despre motivele absentei angajatilor care nu s-au prezentat;
apelarea angajaţilor la cererea managerului.

În timpul întâlnirii, secretarul primește toate apelurile telefonice și vizitatorii. Este important să se creeze un mediu pentru progres normal, evitând întreruperile.

Trebuie amintit că majoritatea astfel de evenimente trebuie să fie transcrise sau înregistrate în alt mod. Cea mai bună opțiune este înregistrarea.

În cazul în care secretarul nu este unul dintre participanți, acesta trebuie să se afle în zona de recepție în îndeplinirea sarcinilor sale normale. Este permis ca un secretar să fie prezent doar la început, sfârșit și pauze pentru a oferi asistență participanților.

Dacă secretarul este unul dintre participanții la eveniment, atunci responsabilitățile sale includ distribuirea materialelor, informarea managerului despre cei care întârzie, despre pauză și despre cei care doresc să vorbească. La sfârșitul evenimentului, secretarul trebuie să curețe camera și să întocmească rapoarte (dacă este necesar). În acest moment, organizarea ședinței operaționale și desfășurarea acesteia pot fi considerate finalizate.

Fișiere atașate

Procesul-verbal al adunării generale a salariaților privind alegerea reprezentanților colectiv de muncă(formular).doc
Proces-verbal al ședinței comisiei de calificare (formular).doc
Descrierea postului secretar-referent (formular).doc

Disponibil numai pentru abonați

Proces-verbal al adunării generale a lucrătorilor privind alegerea reprezentanților colectivului de muncă (eșantion).doc
Proces-verbal al ședinței comisiei de calificare (eșantion).doc
Fișa postului de asistent secretar (exemplu).doc

Introducere

1.2 Tehnologia organizării și conduitei întâlniri de afaceri

1.3 Arta negocierii

1.4 Șapte mituri despre negocieri eficiente

2. Analiza procesului tehnologic pentru desfășurarea întâlnirilor de afaceri în compania de turism „Alliance Tour”

2.1 Analiză activitate economică agentie de turism "Alliance Tour"

2.2 Caracteristici ale procesului de organizare a întâlnirilor de afaceri în agenția de turism „Alliance Tour”

2.3 Îmbunătățirea procesului de organizare a întâlnirilor de afaceri la Alliance Tour LLC

Concluzie

Introducere

Cu exceptia conversații de afaceriși negocierile comerciale în practica de afaceri, întâlnirile de afaceri sunt larg răspândite, care reprezintă o modalitate de discuție colectivă deschisă a anumitor probleme. Formele unei astfel de discuții sunt foarte diverse. Acestea sunt congrese, conferințe, simpozioane, întâlniri, sesiuni, seminarii. Deciziile luate la aceste evenimente sunt de obicei mai eficiente decât cele luate de un cerc restrâns de manageri. Esența unei întâlniri de afaceri este de a asigura o discuție liberă și de a dezvolta o decizie comună bazată pe luarea în considerare a unei varietăți de opinii.

Cel mai adesea, au loc întâlniri de afaceri: dacă este necesar să se ia o decizie colectivă pe baza dreptului egal al fiecăruia de a-și exprima și justifica opinia, dacă soluția problemei afectează simultan interesele mai multor divizii structurale ale unei organizații sau companii , dacă pentru decizie problema importanta parerile necesare diverse grupuri muncitorii.

Întâlniri insuficient pregătite și prost conduse, convocate cu fiecare ocazie, cauză mare rău, deoarece „devorează” timp prețios, luând oamenii departe de munca lor principală.

ÎN vedere generala pregătirea pentru întâlnire include următoarele acțiuni: stabilirea temei, formarea agendei, stabilirea obiectivelor întâlnirii și a duratei totale a acesteia, data și ora începerii, componența participanților, programul aproximativ de lucru.

Să aruncăm o privire mai atentă la întrebări organizare generalăîntâlniri și întâlniri de afaceri.

1. Organizarea de întâlniri de afaceri și negocieri

1.1 Obiectivele și clasificarea întâlnirilor de afaceri

Întâlnirile de afaceri (întâlnirile) reprezintă una dintre cele mai importante forme de activitate de management. În timpul întâlnirii, se face schimb de informații între subordonați și manager, iar deciziile de management sunt luate.

Experiența arată că întâlnirile de afaceri nu aduc întotdeauna efectul dorit din cauza faptului că mulți manageri au o înțelegere neclară a tehnologiei de organizare și desfășurare a acestora.

O întâlnire de afaceri este o modalitate de a atrage mintea colectivă pentru a dezvolta decizii optime cu privire la cele mai relevante și cele mai importante probleme complexe apărute la întreprindere. Procesul de management în acest sens se rezumă la trei etape principale:

· colectarea și prelucrarea informațiilor;

· coordonarea activităților tuturor serviciilor companiei și tuturor angajaților;

· luarea deciziilor.

Pentru unii angajați, participarea la o întâlnire de afaceri este singura oportunitate de a vedea și auzi managerii niveluri superioare management. În plus, la o întâlnire de afaceri, managerului i se oferă posibilitatea de a-și arăta talentul de manager.

Astfel, acțiunile manageriale ale managerului sunt completate de sesiuni colective (întâlniri), la care se rezolvă problemele și problemele de afaceri cotidiene.

Întâlnirile de afaceri sunt un fel special organizaţia muncii care funcţionează într-un mod foarte timp scurtși având un anumit scop. Întâlnirile sunt clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale.

După scop:

· dezvoltarea și luarea deciziilor;

· clarificarea și clarificarea sarcinilor pentru implementare mai devreme deciziile luate;

· rezumarea și evaluarea deciziilor luate anterior;

· operaționale (săli de control).

În funcție de frecvența (frecvența) evenimentului:

· o dată;

· regulat;

· periodice.

După numărul de participanți:

· compoziție îngustă (până la cinci persoane);

· extins (până la douăzeci de persoane);

· reprezentant (peste douăzeci de persoane).

În funcție de gradul de stabilitate al componenței participanților la întâlnire:

· cu o compoziție fixă;

· cu invitații conform listei întocmite pentru fiecare întâlnire;

· combinate.

Prin accesoriu:

· petrecere (și altele organizatii publice);

· administrativ;

· științific și științific-tehnic;

· Unit.

1.2 Tehnologie pentru organizarea și desfășurarea întâlnirilor de afaceri

Pentru a atinge obiectivele întâlnirii, este necesar să se pregătească temeinic și să se organizeze clar desfășurarea acestora, ținând cont de totalitatea elementelor obligatorii.

Pregătirea pentru o întâlnire începe cu determinarea necesității și fezabilității organizării unei întâlniri de afaceri. Atunci când justifică necesitatea unei întâlniri, managerul trebuie să formuleze sarcini care necesită o soluție optimă și în timp util. O întâlnire are sens dacă este nevoie de schimb de informații; identificarea opiniilor și alternativelor; analiza unor situații complexe (non-standard); luarea deciziilor cu privire la probleme complexe. Managerul trebuie să analizeze toate alternativele de desfășurare a ședinței: decizia directorului superior; capacitatea de a rezolva problema prin telefon; apel conferință - capacitatea de a se combina cu alte întâlniri (programate). Și dacă după aceasta managerul este convins de utilitatea întâlnirii, aceasta poate fi ținută. În caz contrar, întâlnirea trebuie abandonată. După ce s-a luat o decizie cu privire la necesitatea organizării unei reuniuni, se stabilesc ordinea de zi și componența participanților acesteia.

La pregătirea ordinii de zi este necesar să se stabilească: 1) tema ședinței relevante și conținutul problemelor discutate; 2) condițiile pe care trebuie să le îndeplinească rezultatul final al ședinței pentru a determina scopul ședinței; 3) cine ar trebui să efectueze ce lucrări pregătitoare (este recomandabil să creeze grup de lucru să formuleze ordinea de zi, ținând ședințe preliminare în departamente).

Principalele greșeli care se fac la stabilirea agendei: lipsa subiectul principalîntâlniri (nu permite delimitarea precisă a acestora și suportul analitic adecvat); esența problemei discutate nu a fost explicată anterior participanților; includerea pe ordinea de zi a unor chestiuni care diferă ca sferă și conținut, în urma cărora întâlnirea se transformă într-o discuție sau chiar în jurământ între participanții săi individuali; numărul participanților plasați în postura de ascultători pasivi crește; abatere de la ordinea de zi, luarea în considerare a unor subiecte secundare care au apărut spontan sau vreo problemă „eternă” (de exemplu, probleme de aprovizionare etc.).

Atunci când se decide asupra componenței participanților, este necesar să se adopte o abordare deosebit de atentă a formării unei liste bazate pe criterii cantitative și compoziție de înaltă calitate. Este necesar să se atragă oficialii care sunt cei mai competenți în problema în discuție să participe la întâlnire și, după cum arată practica, aceștia nu sunt întotdeauna șefi de departamente. În ceea ce privește numărul de participanți la întâlnire, nu trebuie să invitați atât de multe persoane câte scaune există în sala de ședințe (invitații pentru participare în masă). Cea mai bună opțiune- corespondența numărului de participanți la întâlnire cu numărul celor care participă activ la dezbaterea problemei. Principalul criteriu de selectare a participanților pentru o viitoare întâlnire de afaceri este competența în problemele de pe ordinea de zi.

Este necesar să se stabilească ziua și ora evenimentului. Se recomandă să rezervați o anumită zi a săptămânii pentru o întâlnire, ceea ce permite participanților la întâlnire să-și planifice corect timp de lucruși pregătiți-vă pentru asta. Cea mai bună zi pentru o întâlnire este miercuri sau joi, deoarece curba de performanță săptămânală are o scădere vizibilă luni și vineri. Din teoria bioritmurilor se știe că o persoană experimentează două vârfuri de performanță crescută în timpul zilei de lucru: primul - de la 11 la 12; al doilea - între 16 și 18 ore. Pentru că orice întâlnire perturbă ritmul activitatea muncii, nu este indicat să o efectuați în prima jumătate a zilei de lucru (primul vârf).

Greșeli care se comit cel mai adesea la determinarea duratei unei ședințe: durata ședinței nu este reglementată; nu se respectă durata stabilită a ședinței; întâlnirile sunt programate a fi prea lungi; nu se iau pauze; nu există limită de timp pentru rapoarte și discursuri; incapacitatea de a-și exprima gândurile pe scurt și clar.

De regulă, locația unei părți semnificative (mai mult de 70%) din întâlnirile de afaceri este biroul șefului organizației. Cu toate acestea, este mai bine să convocați ședința în spații special echipate în acest scop. De obicei, cei invitați la o întâlnire stau la o masă care are formă dreptunghiulară. Acest lucru este extrem de incomod atât pentru lider, cât și pentru participanții la întâlnire. Altul cunoscut, mai mult formă convenabilă masa trapezoidala.

La o astfel de masă, nimeni nu deranjează pe nimeni, fiecare participant îi vede clar pe toți ceilalți, iar președintele și secretarul-stenograf văd clar fiecare participant la întâlnirea de afaceri.

Camera trebuie să aibă o izolare fonică bună, temperatura normalași umiditatea relativă a aerului, mobilier confortabil de lucru, ventilație etc. Greșeli care sunt adesea făcute atunci când se determină locația unei întâlniri: prea multe întâlniri au loc în biroul șefului; în timpul întâlnirii se poartă convorbiri telefonice și chiar se primesc vizitatori; Sălile de ședințe sunt prost echipate și slab iluminate.

Lucrări de curs

Organizarea de intalniri de afaceri si negocieri

Introducere

1.2 Desfășurarea întâlnirilor de afaceri

1.3 Negocierile ca modalitate de rezolvare a conflictelor

2. Practica negocierii

2.1 Etapele negocierilor

2.2 Tactici

Concluzie

Bibliografie

Introducere

Relevanţă munca de curs. Întâlnirile de afaceri și negocierile sunt principalele modalități de adoptare colegială decizii de management. Prima este o formă de discuţie a producţiei importante şi probleme organizatoriceîntre personalul companiei sau conducerea acesteia, adică în mediul intern.

Organizarea corectă a întâlnirilor de afaceri necesită, în primul rând, o planificare atentă. Cel mai Puncte importante in pregatire:

Agendă. Este necesar să se identifice mai multe probleme sau probleme majore și minore care vor fi discutate. Soluția lor de succes va fi scopul întâlnirii.

Interval de timp. Cea mai bună opțiune este de aproximativ o oră, plus sau minus 20 de minute. Această durată nu va obosi participanții și va oferi ocazia de a discuta toate problemele ridicate.

Obiectivul principal. Cea mai eficientă parte a unei întâlniri este mijlocul. În acest moment ar trebui începută discuția în sine. problema importanta sau întrebare pentru că activitate mentala angajații în acest moment vor atinge apogeul.

Notificarea participanților. Toți cei care vor lua parte la întâlnire trebuie anunțați în prealabil, indicând locul exact și ora întâlnirii, precum și gama de probleme care trebuie luate în considerare. Angajații sau asociații își vor putea pregăti și planifica ziua de lucru în jurul acestui eveniment.

Locație. Trebuie ales luand in considerare numarul de persoane, comoditatea cazarii si accesibilitate elemente auxiliare(de exemplu, un proiector cu un ecran, o tablă albă sau un computer).

Intalnire de afaceri apar între reprezentanți ai diferitelor organizații, în procesul lor se discută modalități de încheiere a tranzacțiilor sau opțiuni de cooperare, adică acest lucru este deja Mediul extern. Pentru a le îndeplini cu succes aveți nevoie de:

Stabiliți un scop, adică un rezultat care ar trebui să fie obținut în timpul negocierilor.

Gândiți-vă la ce obiecții ar putea apărea din partea partenerului dvs. sau la ce ar putea cere acesta în schimb.

Pregătește din timp argumente și motive pentru a-ți apăra poziția.

Repetați mental cursul negocierilor, răspunzând partenerului dvs. cât mai multe detalii posibil și încercând să-i anticipați întrebările.

Luați în considerare ora, locul, durata negocierilor și cazarea participanților. Există zone din spațiul personal care nu ar trebui încălcate și poziții care sunt incomode pentru contactul vizual. De asemenea, trebuie luate în considerare aceste puncte pentru ca toți cei prezenți să se simtă confortabil.

Cheia unei cooperări de succes în viitor este avantajul reciproc al tranzacției pentru ambele părți. Prin urmare, atunci când vă pregătiți, trebuie să luați în considerare nu numai interesele dvs., ci și poziția partenerului dvs. Planificarea și organizarea atentă sunt cheia unor negocieri și întâlniri de afaceri de succes.

Scopul cursului este de a studia organizarea întâlnirilor de afaceri și a negocierilor.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvați următoarele sarcini:

Studiază pregătirea și desfășurarea întâlnirilor de afaceri;
Luați în considerare practicile de negociere.

Pregatirea si desfasurarea intalnirilor de afaceri

1.1 Pregătirea întâlnirilor de afaceri

Conducerea eficientă a unei întâlniri de afaceri necesită o pregătire serioasă și temeinică.

Intalnire de afaceri- forma general acceptata comunicare de afaceri, când se discută probleme de producție și probleme care necesită soluții colective.

O astfel de comunicare implică liderul de comunicare (șeful unei unități, departament, unul dintre angajații de conducere care are sarcina de a pregăti și ține întâlnirea), precum și specialiști a căror competență include această problemă, sau cei care vor trebui să o rezolve. La întâlnire sunt discutate doar subiecte care nu pot fi rezolvate de către specialiştii individuali în mod obişnuit.

Scopul întâlnirii— descrierea rezultatului așteptat, tipul de soluție necesar. Cu cât este mai precis formulat subiectul discuţiei, cu atât mai multe sanse obține rezultatul dorit.

Agendă - un document scris trimis în prealabil participanților la întâlnire. Ordinea de zi indică subiectul întâlnirii, obiectivele acesteia, lista plina aspectele discutate, ora de începere și de sfârșit a întâlnirii, locul unde va avea loc, numele și funcțiile vorbitorilor (de obicei 6-7 persoane), timpul alocat pentru fiecare problemă (limita de timp pentru vorbire) și loc unde te poti familiariza cu materialele pe fiecare problema . Acest lucru va permite participanților să se gândească în avans la propuneri constructive pentru rezolvarea problemelor.

Este de preferat ca ședințele să fie conduse nu de șeful organizației, ci de specialiști care sunt cei mai competenți în problema în discuție. Acest lucru crește responsabilitatea pentru deciziile luate în rândul angajaților diferite niveluriși activitatea participanților în generarea de idei.

Organizarea mediului spațial la întâlnire

S-a constatat că cei care stau unul față de celălalt au conflicte mai des decât cei care stau unul lângă altul. Aceasta înseamnă că participanții la întâlnire trebuie să fie așezați, astfel încât cei care ar putea provoca un conflict și să perturbe întâlnirea să nu fie unul vizavi de celălalt.

În general, este obișnuit ca o persoană să experimenteze o senzație de disconfort din cauza faptului că, în opinia sa, este orientată incomod în spațiu - stă/stă în locul nepotrivit și/sau etc. De regulă, o persoană înțelege și știe exact unde este locul său în spațiu. Dacă o persoană nu simte spațiul comunicativ în mod intuitiv și încalcă toate regulile nescrise, atunci cel mai probabil este bolnav mintal. În același timp, mulți oameni experimentează stres nervos doar pentru că cineva își încalcă constant pretențiile teritoriale. ÎN lumea modernă acest lucru este mai ales adevărat: toți experimentăm într-un fel sau altul atunci când suntem într-o aglomerație transport public Străinii sunt apăsați împotriva noastră când 4-5 persoane sunt forțate să urce împreună la podeaua de care au nevoie într-un vagon de lift înghesuit. În comunicarea vorbirii, există patru zone de abordare a interlocutorilor.

Zona intima- 15-50 cm: doar cei mai apropiați pot intra aici, așa că nu trebuie să vă apropiați de un străin mai aproape de jumătate de metru; altfel va simți ostilitate față de tine și comunicarea dintre voi va fi inițial întreruptă. ÎN Limba engleză zona intimă Se numește bule, care reflectă cu exactitate esența spațiului personal închis al unei persoane: este ca și cum s-ar ascunde de întreaga lume în bula lui.

Zona personală- 0,5-1,2 m Aceasta este distanța pe care o persoană o menține atunci când comunică într-un mediu prietenos - la recepții, seri etc. O persoană poate percepe o încercare de a reduce această distanță ca fiind proaste maniere, iar încercarea de a o crește ca o reticență la contact, precauție sau formalitate accentuată. Simpatia aduce oamenii împreună în sensul cel mai literal al cuvântului.

Zona socială— 1,2-3,6 m Această distanță este convenabilă pentru comunicarea cu noii angajați, poștașul etc. - cu străinii.

Nu e de mirare că omul modern este expus constant la stres atunci când intră în contact cu „străini” în transportul public, mai ales în orele de vârf, la coadă, într-un lift etc. Oamenii și-au dezvoltat mijloace de autoapărare în acest mediu: tăcere, lipsa contactului vizual și, în consecință, obiceiul de a citi în metrou, a moșteni, etc., o expresie facială impasibilă, imobilitate. Apartenența la o mulțime evocă întotdeauna în subconștient agresivitate la o persoană și o tendință la acțiuni distructive.

Zona publica- mai mult de 3,6 m Acesta este cel mai convenabil spațiu pentru a vorbi în fața unui public.

În ceea ce privește plasarea partenerilor în spațiu în timpul negocierilor de afaceri, experții spun că comunicare efectiva impune ca ochii interlocutorilor să se întâlnească aproximativ o treime din timpul contactului.

Partenerii de afaceri sunt așezați după cum urmează:

partenerii sunt despărțiți printr-un colț al mesei(90°) - această poziție este potrivită atât pentru o conversație prietenoasă ocazională, cât și pentru o conversație de afaceri de tip manager-subordonat. Promovează contactul vizual constant și vă permite să gestați fără a vă deranja partenerul și este, de asemenea, potrivit pentru a vă observa unul pe celălalt. Fiecare interlocutor vede obrazul celuilalt. În același timp, colțul mesei servește ca o barieră parțială: dacă apare o confruntare, te poți îndepărta, într-o situație de înțelegere reciprocă, te poți apropia; împărțirea teritorială nu există masă;
parteneri stând unul lângă altul- această poziție este potrivită pentru interacțiunea directă în afaceri. Când o problemă este rezolvată în comun, interlocutorii trebuie să stea unul lângă altul pentru a înțelege mai bine intențiile celuilalt, a vedea materialele analizate, a discuta și a dezvolta solutii generale. Cu toate acestea, realizarea unui contact vizual într-o poziție atât de „democratică” este dificilă, iar acesta este dezavantajul său;
parteneri opusi unul altuia- această poziție creează o atmosferă de competiție, când fiecare negociator își urmează cu strictețe propria linie, își apără poziția și încearcă să-și depășească partenerul de afaceri. Când partenerii stau unul față de celălalt, ochii lor se vor întâlni involuntar mai des, ceea ce va crea un sentiment de disconfort. Masa dintre ei devine un fel de barieră. Cu o astfel de poziție la masă, este extrem de dificil să ajungi la un acord, chiar și compromisul este dificil, iar conflictul este destul de posibil. Totuși, așa se ajunge la masa negocierilor: atunci înseamnă o poziție egală și poate promova o comunicare constructivă. Aceeași poziție poate indica subordonare. În acest caz, conversația va fi scurtă și specifică;
în diagonală peste masă- o pozitie independenta, caracteristica persoanelor care nu doresc sa interactioneze. Indică o lipsă de interes sau o dorință de a rămâne neobservat, de exemplu la o întâlnire de afaceri, seminar etc.

Contează și forma mesei. O masă pătrată promovează dezvoltarea relațiilor de competiție și rivalitate între negociatori de statut egal. La o masă dreptunghiulară la o întâlnire a partenerilor egali statut social Locul principal este considerat a fi locul în care persoana stă, cu fața la ușă. O masă rotundă va crea o atmosferă de informalitate și ușurință.

Tipologia participanților la întâlnire

Mark McCormack a dezvoltat o tipologie a participanților la întâlnire și a subliniat-o în cartea „Secretele de afaceri pentru toată lumea”:

« vorbind sincer„—întotdeauna își exprimă opiniile sincer, nu trișează, nu au motive ascunse. Aceștia sunt participanți valoroși la orice întâlnire, dar nu pot pune capăt disputelor, ci pot crea altele noi;

« martiri„—ei dezamorsează situația pentru că își asumă rapid responsabilitatea când ceva nu merge bine. Totuși, acest lucru se întâmplă prea repede, poate înainte ca participanții la întâlnire să-și dea seama cine și ce este la originea a ceea ce sa întâmplat;

« fețe de piatră- să-și păstreze gândurile pentru ei înșiși, iar ceilalți participanți la întâlnire trebuie să ghicească ce joc joacă și de care parte sunt;

« conducători- a învățat cuvintele: „Ai dreptate. Nu m-am gândit niciodată la asta”; aceștia sunt buni participanți la întâlnire;

« difuzoare„- percepția asupra esenței problemei este înlocuită de emoții și retorică. Se pare că ei încearcă să se convingă în primul rând, și nu pe tine. Este mai bine și mai sigur pentru afaceri să nu le acorde atenție;

« avocatul diavolului„—absolut toată lumea o contestă. Adevărat, ei află adesea adevărul, dar le ia prea mult timp. Nu mai mult de unul dintre ei ar trebui să fie invitat la întâlnire;

« distrugătoare„- cu fiecare cuvânt ei pot distruge ideea cuiva, proiectul cuiva sau mândria cuiva;

« iubitori de relaxare„—se fac confortabil pe un scaun, se pregătesc pentru o odihnă lungă și plăcută și nu se grăbesc să rezolve problemele de pe ordinea de zi. Este recomandabil să vă întâlniți cu astfel de parteneri în hol sau într-o cameră în care nu există scaune;

„oameni de stat” – se promovează sau forțează întâlnirea să avanseze printr-o manipulare pricepută a oamenilor. În teorie, acest participant ar trebui să fie liderul întâlnirii.

Introducere

Clasificarea întâlnirilor de afaceri………………………………………………………

Tehnologie pentru organizarea și desfășurarea întâlnirilor de afaceri…………...3

Componența participanților, ora și locul întâlnirii……………..4

Pregătirea participanților și durata ședinței……….6

Aspecte psihologice ale atelierului……………...7

Principalele sarcini ale managerului în pregătirea și desfășurarea ședinței…………………………………………………………………………...8

Sarcina principală a vorbitorului……………………………………………………….9

Regulamentul și încheierea ședinței………………………………………………..12

Concluzie……………………………………………………………………….14

Literatură………………………………………………………………………………15

Introducere

Întâlnirile de afaceri (întâlnirile) reprezintă una dintre cele mai importante forme de activitate de management. În timpul întâlnirii există schimb de informatiiîntre subordonați și manager, se iau decizii de management.

Experiența arată că întâlnirile de afaceri nu aduc întotdeauna datorată efectul se datorează faptului că mulți manageri au o înțelegere neclară a tehnologiei organizației și implementării lor. În unele cazuri, întâlnirile de afaceri sunt convocate prea des și prost pregătite; prea mulți oameni sunt implicați în implementarea lor și cu siguranță „primii” lideri; durata nerezonabilă a întâlnirilor le reduce eficacitatea; în cele din urmă, deciziile luate la întâlnirile de afaceri sunt adesea prost formalizate și prost controlate în timpul implementării, ceea ce le reduce semnificativ eficacitatea și, prin urmare, este nevoie de o întâlnire repetată pe aceleași probleme.

Întâlnire de afaceri - o modalitate de a atrage mintea colectivă către producție solutii optime pentru problemele actuale si cele mai complexe aparute in intreprindere. Procesul de management în acest sens se rezumă la trei etape principale:

Colectieși prelucrarea informațiilor;

coordonare activitățile tuturor serviciilor companiei și ale tuturor angajaților;

luarea deciziilor.

Pe lângă scopul său direct, fiecare întâlnire organizată rațional rezolvă și o sarcină educațională importantă. La întâlnire, angajații învață să lucreze în echipă, să adopte o abordare integrată pentru rezolvarea problemelor comune, să ajungă la compromisuri, să dobândească o cultură a comunicării etc. Pentru unii angajați, participarea la o întâlnire de afaceri este singura oportunitate de a vedea și auzi nivelurile de conducere. În plus, la o întâlnire de afaceri, managerului i se oferă posibilitatea de a-și arăta talentul de manager.

Astfel, managementul actiuni managerii sunt completate de ședințe colective (întâlniri), la care se rezolvă problemele și problemele de afaceri cotidiene. În acest sens, putem formula principalele sarcini rezolvate prin întâlniri de afaceri:

dezvoltarea și consolidarea politicilor întreprinderilorși implementarea acesteia;

integrare activitățile tuturor departamentelor și serviciilor, ținând cont de obiectivele generale ale companiei;

identificarea și calcularea rezultatelor colective;

colectiv soluţie probleme ținând cont de efectul de învățare.

Clasificarea întâlnirilor de afaceri

Întâlnirile de afaceri sunt un tip special organizarea muncii, acționând într-un timp foarte scurt și având o anumită focalizare. Întâlnirile sunt clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale:

1. După scop:

dezvoltarea și luarea deciziilor;

clarificarea și clarificarea sarcinilor pentru implementarea deciziilor luate anterior;

rezumarea și evaluarea deciziilor luate anterior;

operaționale (săli de control);

2. În funcție de frecvența (frecvența) evenimentului:

regulat;
periodic;

3. După numărul de participanți:

compoziție îngustă (până la cinci Uman);

extins (până la douăzeci de persoane);

reprezentant (peste douăzeci de persoane);

4. În funcție de gradul de stabilitate al componenței participanților la întâlnire:

cu o compoziție fixă;

cu cei invitați conform listei întocmite pentru fiecare întâlnire;

combinate;

5. Prin accesoriu:

partid (și alt public organizatii);

administrativ;

științific și științific-tehnic;

Unit.

Tehnologia de organizareși ținând întâlniri de afaceri

Pentru a atinge obiectivele întâlnirii, este necesar să se pregătească temeinic și să se organizeze clar desfășurarea acestora, ținând cont de totalitatea elementelor obligatorii.

La pregătirea ordinii de zi este necesar să se stabilească: 1) tema ședinței relevante și conținutul problemelor discutate; 2) condițiile pe care trebuie să le îndeplinească rezultatul final al ședinței pentru a determina scopul ședinței; 3) cine ar trebui să efectueze ce lucrări pregătitoare (este recomandabil să se creeze un grup de lucru care să formuleze ordinea de zi, ținând ședințe preliminare în departamente).

Greșeli de bază care sunt permise la formarea ordinii de zi:

Lipsa subiectului principal al întâlnirii (nu permite delimitarea precisă a acestora și suportul analitic adecvat);

Esența problemei discutate nu a fost explicată anterior participanților; includerea pe ordinea de zi a unor chestiuni care diferă ca sferă și conținut, în urma cărora întâlnirea se transformă într-o discuție sau chiar în jurământ între participanții săi individuali;

Numărul participanților plasați în postura de ascultători pasivi crește;

Abatere de la ordinea de zi, luarea în considerare a unor subiecte secundare care au apărut spontan sau vreo problemă „eternă” (de exemplu, probleme de aprovizionare etc.).

Participanți, ora și locul întâlnirii

Atunci când decideți asupra componenței participanților, este necesar să se adopte o abordare deosebit de atentă a formării unei liste de compoziție cantitativă și calitativă. Este necesar să se atragă oficialii care sunt cei mai competenți în problema în discuție să participe la întâlnire și, după cum arată practica, aceștia nu sunt întotdeauna șefi de departamente. În ceea ce privește numărul de participanți la întâlnire, nu trebuie să invitați atât de multe persoane câte scaune există în sala de ședințe (invitații pentru participare în masă). Opțiunea optimă este de a potrivi numărul de participanți la întâlnire cu numărul celor care participă activ la discuția problemei. Principalul criteriu de selectare a participanților pentru o viitoare întâlnire de afaceri este competența în problemele de pe ordinea de zi.

Este necesar să se stabilească ziua și ora evenimentului. Se recomandă să rezervați o anumită zi a săptămânii pentru o întâlnire, ceea ce permite participanților la întâlnire să își planifice în mod corespunzător timpul de lucru și să se pregătească pentru acesta. Cea mai bună zi pentru o întâlnire este miercuri sau joi, deoarece curba de performanță săptămânală are o scădere vizibilă luni și vineri. Din teoria bioritmurilor se știe că o persoană experimentează două vârfuri de performanță crescută în timpul zilei de lucru: primul - de la 11 la 12; al doilea - între 16 și 18 ore. Deoarece orice întâlnire perturbă ritmul de lucru, nu este indicat să o ținem în prima jumătate a zilei de lucru (primul vârf).

Cele mai frecvente greșeli făcute la determinarea duratei unei întâlniri: Principalele greșeli făcute în timpul unei întâlniri:

* durata acestuia nu este reglementată;

* nu se respecta durata stabilita;

* întâlnirile sunt prea lungi;

* nu se iau pauze;

* fără limită de timp pentru rapoarte și discursuri;

* participanții nu știu cum să-și exprime gândurile pe scurt și clar.

De regulă, locația unei părți semnificative (mai mult de 70%) din întâlnirile de afaceri este biroul șefului organizației. Cu toate acestea, este mai bine să convocați ședința în spații special echipate în acest scop. De obicei, cei invitați la o întâlnire stau la o masă care are formă dreptunghiulară. Acest lucru este extrem de incomod atât pentru lider, cât și pentru participanții la întâlnire. Este cunoscută o altă formă, mai convenabilă, a mesei, trapezoidală.

Camera trebuie să aibă o izolare fonică bună, temperatură și umiditate relativă normale, mobilier confortabil de lucru, ventilație etc. Greșeli care se comit adesea la determinarea locului unei întâlniri: etc.

Principalele greșeli făcute la stabilirea locului întâlnirii:

prea mult multîntâlnirile au loc în biroul șefului;

în timpul întâlnirii convorbiri telefoniceși chiar și vizitatorii sunt acceptați;

Sala de ședințe este prost echipată și insuficient iluminată.

. Pregătirea participanților și durata întâlnirii

Pregătirea participanților la întâlnire este ultima etapă a lucrărilor pregătitoare din procedura de organizare a întâlnirilor de afaceri, care presupune familiarizarea prealabilă a tuturor participanților cu agenda și materialele necesare. Toată lumea ar trebui să cunoască în prealabil tema și obiectivele întâlnirii.

Fiecare manager trebuie să stabilească corect procedura de desfășurare a unei întâlniri în funcție de obiectiv. Dar chiar și atunci când este formulat cu succes, există întotdeauna un nivel ascuns de obiective despre care, de regulă, nu se vorbește, dar care trebuie luate în considerare.

De exemplu: dacă la o întâlnire iau parte reprezentanții departamentelor, interesele fiecăruia dintre ei devin obiective ascunse. Departamentul de vânzări este împotriva oricărui lucru care i-ar putea afecta negativ activitățile de vânzări. Departamentul de producție se străduiește să împiedice departamentul de vânzări să aibă o oportunitate mai mare de a dicta programe și planuri de producție etc., după întâlnire. Astfel, fiecare departament își consideră principala sarcină de a-și menține sau chiar crește „câștigurile”: drepturi, privilegii și putere.

Motivele ascunse îi determină pe participanții la întâlnire să se angajeze în tactici obstrucționiste. Ei pot încerca să creeze confuzie cu privire la scopul întâlnirii încă de la început. O altă modalitate fiabilă de a bloca o discuție este să ridicați probleme secundare noi și complexe și să faceți acest lucru în mod constant atunci când întâlnirea se apropie de o formulare clară a obiectivelor. O altă forță distructivă este cererea pentru astfel de explicații de la un vorbitor care, de dragul simplității prezentării, vorbește în generalități. Această tactică face problema atât de complexă și de insolubilă, încât se face imediat o propunere de discuție suplimentară, iar acest lucru este suficient pentru a o pune în spate.