Completarea fișei de timp. Ce forme sunt convenabile? Coduri de bază pentru completarea fișei de timp

Fiecare responsabil de resurse umane înțelege necesitatea unei gestionări clare și fără erori a foilor de timp. Din păcate, fișele de timp nu sunt întotdeauna completate cu suficientă precizie. De multe ori acest lucru se datorează lipsei de informații despre umplerea corectă.

În conformitate cu partea 4 a art. 91 din Codul muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat. O astfel de contabilitate este necesară pentru un sistem de salarizare bazat pe timp, atunci când este necesar să se ia în considerare orele lucrate și (sau) timpul neprelucrat. Goskomstat din Rusia elaborează și aprobă formulare speciale pentru înregistrarea zilnică a orelor de lucru: o foaie de timp și calculul salariilor (formularul nr. T-12) și o foaie de timp (formularul nr. T-13, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 05.01.2004 nr. unu). În organizațiile bugetare se folosește fișa de timp, se aprobă. Prin ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 30 decembrie 2008 nr. 148n.

Trebuie remarcat faptul că fișa de timp vă permite, de asemenea, să monitorizați respectarea de către angajați a orelor de lucru stabilite, să primiți date despre orele lucrate, să calculați salariile și să compilați rapoarte statistice despre forța de muncă.

Fișa de timp este întocmită într-un singur exemplar de un cronometru sau de o altă persoană autorizată (de exemplu, un angajat al unei unități structurale ale unei organizații, un secretar etc.), semnată de compilator, șeful unității structurale și un angajat al departamentului de personal și apoi transferată către departamentul de contabilitate.

La întreprinderile mici și antreprenorii individuali, de regulă, există nu numai poziția unui cronometru, ci și diviziile structurale și, adesea, poziția unui specialist în lucrul cu personalul. Într-o astfel de situație, este imposibil să se respecte pe deplin cerințele relevante ale rezoluției Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei privind întocmirea unei fișe de timp înainte de a o trimite la departamentul de contabilitate pentru salarizare. Pentru a evita orice probleme în timpul inspecțiilor de către autoritățile de control (supraveghere), se recomandă emiterea unui ordin (comandă) privind procedura de menținere a unei fișe de timp la întreprindere (pentru un antreprenor individual), care să reflecte specificul acestei situații. Emiterea unui act administrativ de către angajator pare să fie utilă datorită faptului că fișa de timp aparține unuia dintre documentele justificative ale departamentului de contabilitate.

Fișa de raport în formularul nr. T-12 se completează manual. Ca și în cazul oricărui document scris de mână, buletinul trebuie să conțină note clare fără ștergeri, ștergeri și corecții de neînțeles. Dacă se găsește o înregistrare eronată, angajatul responsabil de păstrarea foii de timp trebuie să o tăieze cu o linie subțire, să pună înregistrarea corectă mai sus și să o confirme cu semnătura sa. După ce foaia de timp este complet întocmită și semnată de toate persoanele responsabile, noile corecții ale acesteia de către compilator sunt inacceptabile; dacă se găsesc erori, foaia de timp trebuie să fie întocmită și semnată din nou.

În situația contabilității separate a programului de lucru și a plății salariilor cu personalul, este permisă utilizarea secțiunii 1 „Contabilitatea programului de lucru” din fișa de timp din formularul nr. T-12 ca document independent fără completarea secțiunii 2 „Salarizare cu personalul” Pentru a reflecta costurile zilnice ale timpului de lucru pe lună pentru fiecare angajat, două linii sunt alocate în buletinul de raport (coloanele 4 și 6). Linia superioară este utilizată pentru a marca simbolurile costurilor timpului de lucru (coduri alfabetice sau numerice), iar linia inferioară este utilizată pentru a înregistra durata timpului lucrat sau neprelucrat (în ore, minute) în conformitate cu codurile corespunzătoare ale costurilor timpului de lucru pentru fiecare dată. La completarea coloanelor 5 și 7, rândurile superioare indică numărul de zile lucrate, în rândurile inferioare - numărul de ore lucrate de fiecare angajat în perioada contabilă.

Formularul nr. T-13 este utilizat pentru înregistrarea orelor de lucru într-un mod automat. Pentru a reflecta costul timpului de lucru în formularul nr. T-13 (coloana 4), sunt alocate patru linii (două pentru fiecare jumătate a lunii) și numărul corespunzător de coloane (15 și 16). Linia superioară din coloanele 4 și 6 este utilizată pentru codurile alfabetice sau numerice ale cheltuielilor de timp de lucru, linia inferioară arată durata timpului lucrat sau neprelucrat (în ore, minute).

Formularele de foaie de timp în formularul nr. T-13 cu detalii completate parțial pot fi realizate folosind tehnologia computerului. Aceste detalii includ: numele unității structurale, prenumele, numele, patronimicul, funcția (specialitatea, profesia) angajatului, numărul personalului său etc., adică datele conținute în cărțile de referință ale informațiilor permanente condiționate ale organizației. În acest caz, forma fișei de timp este modificată în conformitate cu tehnologia acceptată pentru procesarea acreditării.

După ce foaia de timp este complet întocmită și semnată de toate persoanele responsabile, noile corecții ale acesteia de către compilator sunt inacceptabile; dacă se constată erori, foaia de timp trebuie întocmită și semnată din nou

Dacă este necesar, este permisă creșterea numărului de coloane de foaie de timp pentru a reflecta detalii suplimentare pentru programul de lucru, de exemplu, orele de început și sfârșit de lucru în condiții diferite de cele normale. În conformitate cu procedura de aplicare a formularelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată. Prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 24.03.1999 nr. 20, angajatorul poate introduce detalii suplimentare în formularele unificate ale documentației contabile primare. În același timp, toate detaliile formularelor unificate ale documentației contabile primare aprobate de Comitetul de Stat de Stat din Rusia trebuie să rămână neschimbate, inclusiv codul și numărul formularului, precum și numele documentului. Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.

Formatele formularelor indicate în albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare sunt recomandabile și pot fi modificate la discreția organizației. Atunci când se produc formulare pe baza unor forme unificate de documentație contabilă primară, este permis să se facă modificări în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, luând în considerare volumul indicatorilor din semne, inclusiv linii suplimentare și foi libere pentru comoditatea plasării și prelucrării informațiilor necesare.

Toate modificările aduse formularelor unificate trebuie reflectate în ordinea (ordinea) corespunzătoare a șefului organizației.

Notele din buletinul de raport cu privire la motivele pentru care nu participă la serviciu, munca cu fracțiune de normă sau în afara programului normal de lucru, a orelor de lucru reduse etc. se fac pe baza unor documente întocmite corespunzător (certificat de incapacitate de muncă, certificat de îndeplinire a obligațiilor de stat sau publice, avertisment scris despre un consimțământ simplu, scris al angajatului pentru munca suplimentară etc.).

Programul de lucru este înregistrat în fișa de timp utilizând una dintre cele două metode:

• prin metoda de înregistrare continuă a prezenței și a neprezentării la locul de muncă, atunci când toate coloanele buletinului sunt completate cu desemnările corespunzătoare;
• prin înregistrarea doar a abaterilor de la programul de lucru stabilit, adică înregistrarea absențelor la serviciu, sosiri târzii, ore suplimentare etc.). Când se reflectă absenteismul la locul de muncă, care se înregistrează în zile (concediu de odihnă, invaliditate temporară, călătorie de afaceri, timp pentru îndeplinirea sarcinilor de stat sau publice etc.), numai codurile legendelor sunt indicate în liniile superioare ale coloanei foii de timp, iar liniile de jos rămân necompletate.

Simbolurile timpului lucrat și neprelucrat, furnizate de Goskomstat din Rusia, reflectă aparent toate situațiile posibile care apar atunci când se menține un buletin. Dar acest lucru nu este deloc adevărat

Simbolurile timpului lucrat și neprelucrat, prezentate pe pagina de titlu a fișei de timp nr. T-12, sunt de asemenea utilizate la completarea fișei de timp conform formularului nr. T-13. Simbolurile timpului lucrat și neprelucrat, furnizate de Goskomstat din Rusia, reflectă aparent toate situațiile posibile care apar atunci când se menține un buletin. Dar nu este deloc cazul. Din păcate, lista desemnărilor nu epuizează toate situațiile care apar în practică, de exemplu, printre desemnările acceptate nu există un cod care să arate cum să se marcheze în buletinul de timp timpul lucrat de o femeie care se află în concediu pentru creșterea copilului.

În conformitate cu partea 3 a art. 256 din Codul muncii al Federației Ruse, la cererea unei femei în timpul concediului parental, ea poate lucra cu jumătate de normă sau acasă. Se pare că în fișa de timp pentru un astfel de angajat, este necesar să se pună simultan atât codul OZh (concediu parental până la vârsta de trei ani), cât și codul I (durata muncii în timpul zilei). Deoarece nu există instrucțiuni legate de această situație în Decretul Goskomstat din Rusia, se recomandă ca această problemă să fie rezolvată în ordinea (ordinea) angajatorului. Comanda poate prevedea, de exemplu, introducerea unei denumiri duble „OZh / I”. În consecință, ar trebui să fie tipărită o linie de jos pe linia de jos, înaintea căreia nu vor exista denumiri, iar după aceea va fi indicat numărul de ore lucrate („/ 4”).

Denumiri duble similare trebuie utilizate în alte cazuri, de exemplu:

• când angajatul efectuează o muncă suplimentară („I / S” - durata muncii în timpul zilei și durata muncii suplimentare în ziua respectivă);
• când lucrați conform programului de schimb, când schimbul începe ziua și se termină noaptea sau invers („I / N”, „N / I” - respectiv durata muncii în timpul zilei și noaptea);
• când un angajat a lucrat o parte din timpul de lucru, apoi s-a îmbolnăvit și a primit un certificat de incapacitate de muncă în aceeași zi („I / B” - durata muncii în timpul zilei și timpul de incapacitate de muncă cu numirea prestațiilor) etc.

Fișa de timp nu este întotdeauna completată corect atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, mai ales în cazurile în care călătoria de afaceri „captează” zile libere, adică. începe, continuă și se termină în weekend. În practica stabilită, lucrătorii cu o săptămână de lucru de cinci zile cu două zile libere sunt adesea trimiși duminică într-o călătorie de afaceri și se întorc sâmbătă. În acest caz, în buletinul de duminică și sâmbătă, în locul mențiunii „B” (zi liberă), ar trebui să fie menționată denumirea „K” (călătorie de afaceri).

Problema înregistrării timpului de lucru al lucrătorilor la domiciliu, precum și a altor categorii de angajați care lucrează adesea în afara locului de muncă staționar (programatori, jurnaliști, fotografi, editori, designeri de machete etc.) este deosebit de dificilă atunci când se menține o foaie de timp. Desigur, programul lor de lucru ar trebui să fie luat în considerare și în buletin, deși este destul de evident că în acest caz indicarea „opturilor” obișnuite este o tehnică foarte condiționată. Se pare că pentru astfel de lucrători, în ciuda sistemului de salarizare bazat pe timp, este necesar să se stabilească fie anumite volume de muncă care trebuie îndeplinite, fie sarcini specifice și calendarul implementării acestora, ceea ce va face posibilă controlul real al costului timpului de lucru. Merită reamintit faptul că trăsăturile numite ale organizării muncii lucrătorilor individuali, care diferă de regulile generale stabilite de angajatorul respectiv, ar trebui să se reflecte în contractul de muncă.

Pentru lucrătorii la domiciliu, se recomandă păstrarea unui tabel separat pentru înregistrarea orelor de lucru prin înregistrarea abaterilor, adică indicați în buletinul verbal programul de lucru, dar weekendurile, concediile, perioadele de handicap etc.

În organizațiile mici, o fișă rezumativă este menținută pentru toți angajații, iar în organizațiile mari este completată în fiecare unitate structurală. În consecință, fie numai numele organizației, fie numele organizației și al unității structurale este indicat în partea de titlu a foii de timp.

O greșeală tipică atunci când întocmești o foaie de timp este absența unui cod OKPO, care trebuie introdus în foaia de timp. O altă greșeală obișnuită atunci când completați o foaie de timp este absența numărului de personal al unui angajat. Rețineți că un număr de personal este atribuit fiecărui angajat și este inclus în comanda de angajare (formularul unificat nr. T-1). În același timp, sistemul numerelor de personal este dezvoltat chiar de organizație (un antreprenor individual).

Cea mai gravă greșeală a angajatorului este absența în organizație (a unui antreprenor individual) a unei fișe de timp. Într-o astfel de situație, angajatorul nu poate dovedi documentar că angajatul a lucrat efectiv și a primit în mod legal bani din fondul de salarii. Lipsa documentelor primare justificative privind contabilitatea muncii și plata acesteia reprezintă o încălcare gravă a regulilor de întreținere atât a personalului, cât și a documentației contabile.

cerere

Exemplu de foaie de timp

Valentina Andreeva, Cand. ist. Ști., Profesor la Departamentul de Dreptul Muncii și Dreptul Asigurărilor Sociale al Academiei de Justiție din Rusia, Moscova

• Resurse umane și dreptul muncii

În acest articol, veți găsi:

• Descriere detaliată a modului de completare a fișei de timp
• Exemplu de foaie de timp

Păstrarea unei fișe de timp este obligația angajatorului, stabilită la articolul 91 din Codul muncii al Federației Ruse. Fișa de timp T 12 trebuie păstrată pentru fiecare angajat cu indicarea timpului în care a lucrat efectiv. Pentru a face acest lucru, utilizați:

• foaia de timp T 12;
• foaia de timp T 13.

Puteți utiliza formulare unificate aprobate prin decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 sau formulare elaborate independent.

La ce servește buletinul

Fișa de timp este necesară pentru:

• să ia în considerare zilnic modul în care angajații își folosesc programul de lucru, indiferent dacă respectă programul de lucru stabilit;
• să primească date despre orele lucrate;
• calculați salariul;
• compilează rapoarte statistice privind forța de muncă pentru organismele statistice.

Două modalități de a menține foaia de timp

Foaia de timp și salarizarea pot fi întreținute utilizând una dintre cele două metode:

1) metoda de înregistrare continuă a prezenței și a neprezentării la locul de muncă. Este utilizat pentru contabilitatea sumară a orelor de lucru, când numărul de ore lucrate diferă.

2) metoda de înregistrare a abaterilor (absenteism, sosiri târzii, ore suplimentare și așa mai departe). Această metodă este utilizată atunci când durata zilei de lucru (tura) este neschimbată.

Exemplu de foaie de timp

Buletinul se întocmește într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, buletinul completat trebuie semnat de șefii diviziilor structurale și de un angajat al serviciului de personal. Apoi documentul merge la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

De regulă, fișa de timp este menținută pentru angajații fiecărei unități structurale. La locul de muncă, puteți utiliza atât foaia de timp T 12, cât și foaia de timp T 13. Foaia de timp T 13 este utilizată pentru procesarea automată a contabilității datelor.

Cine păstrează buletinul

Completarea fișei de timp este de obicei încredințată unei persoane autorizate. El întocmește o foaie de timp într-un singur exemplar, o dă șefului unității structurale, angajatului serviciului de personal pentru semnătură și o trimite departamentului de contabilitate. Pe baza fișei tehnice, salariații sunt calculați și salariile acumulate.

Cel mai adesea, responsabilitatea pentru păstrarea unei fișe de timp este atribuită unui specialist în resurse umane, contabil sau șefi de unități structurale, pe lângă funcțiile lor principale.

Ce denumiri se utilizează la completarea unei foi de timp

La completarea fișei de timp, puteți utiliza atât coduri alfabetice, cât și coduri numerice, a căror listă este dată pe pagina de titlu a formularului unificat nr. T-12, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Următoarele denumiri sunt cele mai des utilizate în fișa de timp:

Sunt munca de zi;

În - weekend-uri și sărbători nelucrătoare;

H - munca noaptea;

РВ - lucrați în weekend;

C - munca suplimentară;

B - concediu medical (perioada de invaliditate temporară);

K - călătorie de afaceri;

VT - concediu de plată anual de bază;

OZ - concediu fără plată;

Y - concediu de studiu.

Codul neprezentării din motive din buletinul de raport este marcat cu codul literei „НН” (neprezentarea din motive neclare) sau digital „30”.

Convențiile general acceptate pentru specificarea unei perioade (de exemplu, pauzele pentru hrănirea unui copil prevăzute în baza părții 4 a articolului 258 din Codul muncii al Federației Ruse) s-ar putea să nu fie suficiente. În acest caz, organizația are dreptul de a emite un ordin privind introducerea unui simbol suplimentar cu un cod alfabetic sau digital (Procedura de aplicare a formularelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999, nr. 20).

Cum se păstrează o foaie de timp fără erori

S-ar părea că completarea fișei de timp nu ar trebui să provoace dificultăți, dar în practică sunt întâlnite următoarele erori:

• sunt indicate doar numele de familie și inițialele angajatului fără a specifica funcția;
• o vacanță nelucrătoare este marcată ca zi lucrătoare;
• în ziua anterioară sărbătorii, timpul de lucru, redus cu 1 oră, este marcat, de exemplu, în loc de 7 ore 8.

Puteți descărca și completați fără erori formularul unificat al formularului T-12 gratuit în departamentul de contabilitate pe Internet „Afacerea mea”, după ce v-ați înregistrat anterior în serviciu. Toate formularele prezentate în serviciu sunt actualizate în mod regulat și respectă toate cerințele legale.

Cum să păstrați o foaie de timp pentru un loc de muncă cu jumătate de normă

În foaia de timp se notează timpul efectiv lucrat de lucrătorul cu fracțiune de normă. Durata sa (în ore și minute) este indicată în linia de jos (coloanele 4 și 6) ale formularului nr. T-12 sau în rândurile 2 și 4 (coloana 4) ale formularului nr. T-13. Dacă angajatul este un lucrător intern cu jumătate de normă, orele lucrate sunt reflectate separat pentru fiecare post.

Cum să marcați o călătorie de afaceri în buletin

Fișa de timp nr. T-12 este păstrată pentru călătorii de afaceri. Zilele călătoriei de afaceri sunt marcate cu codul literei „K” sau digital „06”. Programul de călătorie de afaceri nu este notat.

În baza art. 91 din Codul muncii al Federației Ruse, toți angajatorii trebuie să controleze câte ore au lucrat efectiv fiecare dintre subordonații lor. Prin decretul Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004, a fost aprobat un formular special „Fișă de timp”.

O sa inveti:

• Cum să păstrați o foaie de timp în 2018.
• Ce denumiri sunt utilizate.
• Cum se completează foaia de timp pentru joburile cu jumătate de normă.
• Modul în care sunt marcate zilele de vacanță în fișa de timp.
• Cum să marcați timpul liber în foaia de timp.
• Cum să reflectați corect concediul medical în fișa de timp.
• Ce întrebări au ofițerii de personal când completează fișa de timp?
• Care sunt cele mai frecvente greșeli pe care le fac ofițerii personalului atunci când păstrează o cronologie.

Cum să păstrați o foaie de timp în 2018

Fișa de timp este unul dintre cele mai importante documente de personal. În aceasta se notează în fiecare zi toate schimburile și orele lucrate de angajați, iar pe baza acestui document se calculează salariul în fiecare lună. În plus, foaia de timp este utilizată pentru a genera rapoarte statistice privind forța de muncă și alte documente analitice.

Articolul 91 din Codul muncii al Federației Ruse prevede că angajatorul este cel care trebuie să păstreze fișa de timp. În același timp, nu contează în ce direcție lucrează compania și ce formă de proprietate are. Buletinul de evidență reflectă numărul de ore și zile (schimburi) lucrate de personal. Formularul de fișă de timp poate fi pe hârtie sau electronic.

Descărcați foaia de timp

Informațiile reflectate în buletin trebuie să fie certificate. Prin urmare, înainte de tranziția completă la contabilitatea electronică, ar trebui să eliberați semnăturile electronice ale angajaților responsabili: șeful departamentului structural, specialistul în resurse umane și cronometrul.

În 2018, formularele unificate T-12 sau T-13, aprobate prin decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, sunt utilizate pentru înregistrarea programului de lucru.

Formele sunt diferite între ele. T-12 este o opțiune universală care este utilizată nu numai pentru înregistrarea orelor de lucru, ci și pentru calcularea și calcularea salariilor pentru personal. Când secțiunea „Decontare cu personal pentru salarii” este completată, codurile pentru tipul de plată sunt introduse în fișa de timp sub forma T-12.

O fișă de timp sub formă de T-13 este păstrată pentru contabilitatea orelor de lucru, dacă compania operează un sistem automat (turnichet) de prezență-fără prezență.

Angajatorul are dreptul de a utiliza propriile formulare în scopuri similare.

Important:numai întreprinderile comerciale au dreptul de a elabora în mod independent forme contabile. Organizațiile de stat și bugetare aplică formularul standard nr. 0504421 (conform ordinului Ministerului Finanțelor din Rusia din 30 martie 2015, nr. 52n, care conține, de asemenea, instrucțiuni metodologice pentru completarea corectă a formularului).

Dacă vorbim despre o companie mică cu un număr mic de angajați, atunci poate fi utilizată o foaie de timp generală. Dacă întreprinderea este pe scară largă, de obicei se creează o foaie de raport separată pentru fiecare unitate structurală. Este întocmit de un angajat responsabil care se ocupă de ținerea evidenței orelor de lucru (cronometru), de un contabil, de un specialist în departamentul de personal sau de orice alt funcționar.

Pentru a ține cont automat de programul de lucru, utilizați formularul T-13, care constă dintr-o singură secțiune.

Descărcați un exemplu de foaie de timp T-13

Trebuie să respectați toate regulile stabilite atunci când creați o foaie de timp. Formularul, pe care compania l-a compilat în orice formă specificată, poate fi completat cu tipurile de informații necesare - aceasta este determinată de angajator. Condiția principală este prezența detaliilor obligatorii, și anume:

• data pregătirii și titlul documentului;
• numele complet al companiei și al unității sale structurale;
• unități în care se măsoară timpul lucrat de angajați;
• funcții, numele complet și semnăturile personale ale angajaților care țin evidența.

Testează și planifică pentru a te ajuta să faci totul în jumătate de zi

Consultantul Gazprom a explicat în detaliu pentru comisia de redacție a revistei Director comercial cum să facă față tuturor problemelor de două ori mai repede. Testul vă va ajuta să verificați modul în care vă gestionați timpul, iar programatorul automat vă va ajuta să analizați rapid sarcinile.

Ce simboluri sunt folosite în foaia de timp

Pagina de titlu a formularului unificat conține o listă detaliată a simbolurilor utilizate la completarea fișei de timp. Cele mai frecvente sunt astfel de coduri digitale sau omologii lor alfabetici:

• 01 (I) - munca în timpul zilei;
• 02 (H) - munca noaptea;
• 03 (РВ) - munca în weekend și sărbătorile nelucrătoare;
• 04 (C) - muncă suplimentară;
• 05 (VM) - metoda schimbării;
• 06 (K) -;
• 07 (PC) - instruire avansată cu o pauză de la producție;
• 08 (PM) - instruire avansată cu o pauză de la producție în altă zonă;
• 09 (OT) - concediu anual plătit de bază;
• 10 (DO) - concediu plătit suplimentar anual;
• 11 (U) - concediu de studii cu păstrarea salariului (înscris în fișa de timp a angajaților care combină munca și studiile în 2018);
• 12 (UV) - ore reduse de lucru pentru angajații care studiază la locul de muncă cu reținere salarială parțială;
• 13 (UD) - concediu de studiu fără salariu;
• 14 (R) - concediu pentru sarcină și naștere sau în legătură cu adoptarea unui nou-născut;
• 15 (ОЖ) - concediu parental pentru un copil de până la trei ani;
• 16 (DO) - concediu fără plată acordat unui angajat cu acordul angajatorului;
• 17 (OZ) - concediu fără plată acordat în cazurile prevăzute de lege;
• 18 (DB) - concediu suplimentar anual fără plată;
• 19 (B) - incapacitate temporară de muncă cu numirea prestațiilor (concediu medical);
• 20 (T) - incapacitate temporară de muncă fără acordarea de prestații;
• 24 (OL) - absenteism;
• 26 (B) - o zi liberă sau o sărbătoare nelucrătoare;
• 30 (NN) - neprezentarea la locul de muncă din motive inexplicabile.

Codul „30” este stabilit înainte ca motivele absenței angajatului de la locul de muncă să fie clarificate. De exemplu, dacă se știe că un angajat este bolnav, iar acest fapt este confirmat de un certificat de la o instituție medicală, codul „30” sau „NN” se schimbă în „19” sau „B”.

Dacă o companie nu are suficientă listă standard de coduri pentru a reflecta situațiile de producție, are dreptul să adauge în orice moment. Se emite un ordin de consolidare a ajustărilor. Aceasta prevede „Procedura de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară”, aprobată prin decretul Goskomstat din Rusia din 24 martie 1999, nr. 20.

Descărcați un eșantion de comandă privind introducerea de noi denumiri în fișa de timp

Întreținerea corectă a foii de timp

Fișa de timp poate fi menținută în 2 moduri:

• prin metoda de înregistrare continuă a prezenței și a neprezentării la locul de muncă;
• înregistrarea diferitelor abateri.

Alegerea metodei depinde de programul de lucru. Sistemul de păstrare a unei fișe de timp este stabilit la formarea politicii contabile a întreprinderii, care este reglementată de ordinul conducerii. Politica contabilă stabilește cât timp fișa de timp trebuie trimisă departamentului de contabilitate.

Dacă fișa de timp este păstrată prin metoda înregistrării continue a prezenței și a neprezentării, apoi în documentul din celule separate sunt marcate zilele calendaristice ale lunii. Asigurați-vă că puneți codurile de prezență și neprezentare, în baza cărora este indicat numărul total de ore lucrate de angajat.

Dacă utilizați metoda de înregistrare a abaterii, documentul reflectă numai abateri de la programul de lucru stabilit (dacă acestea sunt fixe). Absenteismul, întârzierea, orele suplimentare sunt menționate în acesta. No-show-urile sunt întotdeauna numărate în zile. În linia de sus a coloanei, codul simbolurilor este fix. Coloanele inferioare nu sunt completate.

Dacă lungimea zilei și schimbarea rămân neschimbate, sunt înregistrate numai abaterile de la standardul de timp (neprezentare, întârziere). Dacă durata muncii este normală, se poate înregistra doar absenteismul.

Dacă un angajat lucrează cu jumătate de normă intern, i se atribuie două numere de personal și este introdus în document de două ori - ca angajat cu jumătate de normă și ca angajat principal. Să luăm în considerare completarea corectă a foii de timp folosind exemplul secțiunii 1 formularul „Contabilitatea timpului de lucru” nr. T-12.

Când completați foaia de timp, utilizați coduri alfabetice digitale sau similare. Rețineți că fișa de timp din diferite companii poate fi păstrată în conformitate cu reguli diferite.

Exemplu de menținere a unei foi de timp:

• numărul angajatului în ordine (1);
• Numele complet, funcția sau specialitatea (2);
• numărul personalului (3).

În coloanele 4 și 6 există linii în care trebuie să indicați cât timp lucrează fiecare angajat în fiecare zi în cursul lunii. În linia de sus, codul de timp este pus pentru o anumită dată (4). Linia de jos reflectă durata timpului lucrat sau neprelucrat în ore sau minute (5). Dacă este necesar, măriți numărul de coloane pentru detalii suplimentare în funcție de modul orar. În rândurile superioare 5 și 7, numărul zilelor lucrate (6) este redus, iar în rândurile inferioare - numărul total de ore lucrate timp de o jumătate de lună (7).

Conform rezultatelor fiecărei luni, numărul total de zile lucrate (8), numărul de ore (9), numărul total de zile libere sau concedii (10) sunt introduse pentru angajat. Apoi, se stabilește câte ore suplimentare a avut angajatul (11). Este mai bine să completați foaia de timp în aceeași ordine pentru a nu greși.

Programul de noapte include perioada de la 22:00 la 6:00. Calculați câte ore de noapte a lucrat angajatul în perioada contabilă și includeți numărul rezultat în coloana 11 (12). În același timp, rețineți numărul de ore lucrate la sfârșit de săptămână sau de sărbători (dacă perioada de lucru a căzut asupra lor (13).

În coloana 14, indicați toate neprezentările. Introduceți numărul de zile (14) pe linia de sus și numărul de ore nelucrate (15) pe linia de jos. În coloana 15, introduceți codul (16), iar în coloana 16 - numărul de zile și ore de neprezentare, indicând codul (17). În plus, buletinul trebuie să fie semnat de persoana responsabilă cu completarea fișei de timp (18), șeful departamentului (19) și ofițerul resurse umane. Detaliile obligatorii sunt titlurile funcțiilor acestor persoane și semnăturile lor personale cu decodare.

După aceste proceduri, persoana responsabilă de întreținerea fișei de timp dă documentul către departamentul de contabilitate. Pe baza fișei de timp, angajații sunt calculați și salariile acumulate.

Important! Baza pentru includerea în buletinul de raport sau excluderea din acesta a angajatului ar trebui să fie documentele din evidența personalului, de exemplu, un ordin de concediere, angajare, contract de muncă. O cerință obligatorie este confirmarea documentară a unei note cu privire la motivele nerespectării regimului.

Baza pentru realizarea unei mărci poate fi o comandă, un concediu medical, un certificat de efectuare a lucrărilor de stat sau publice, avertismente privind perioadele de nefuncționare etc. Buletinul nu ar trebui să conțină mărci despre furnizarea de servicii pe baza contractelor de drept civil.

• 10 sfaturi despre cum să vă gestionați forța de vânzare

Cum se completează o foaie de timp pentru un loc de muncă cu jumătate de normă

Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă este înregistrat în buletinul de evidență conform regulilor generale. Numărul de ore lucrate de un lucrător cu jumătate de normă într-o anumită zi se reflectă în celulele cu datele corespunzătoare. Weekend-urile sunt marcate cu codul „B”, concediu - marcat „OT”, zile de concediu medical, documentate, - „B”.

Fișa de timp a unui angajat cu jumătate de normă este elaborată în conformitate cu reguli speciale. Se știe că legea rusă interzice lucrătorilor cu fracțiune de normă să lucreze într-o instituție mai mult decât cu fracțiune de normă. Adică, în comparație cu alți angajați, un lucrător cu fracțiune de normă este obligat să lucreze mai puțin.

Dacă compania are o săptămână de lucru standard de cinci zile, atunci în fiecare zi lucrătoare, un lucrător cu fracțiune de normă are dreptul să lucreze 4 ore. Cu un program de alunecare sau schimbare, el poate lucra zilnic cu un număr diferit de ore. Principalul lucru este că rata totală de încărcare nu este depășită.

Să ne concentrăm asupra regulilor pentru completarea unei fișe de timp pentru un loc de muncă cu jumătate de normă.

1. Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă este înregistrat în buletinul de evidență conform acelorași reguli ca și pentru angajații obișnuiți. Foaia de timp (în Excel sau într-un alt program) este întocmită conform acelorași cerințe.
2. Un lucrător cu fracțiune de normă nu poate lucra mai mult decât îi oferă volumul de muncă.
3. În diferite zile lucrătoare, un angajat are dreptul să lucreze un număr diferit de ore - totul depinde de program atât la locul de muncă suplimentar, cât și la locul principal de muncă.
4. Dacă în oricare dintre zile un lucrător cu fracțiune de normă nu lucrează la locul principal, are dreptul să lucreze ca lucrător cu fracțiune de normă cu normă întreagă (care nu depășește standardul general de ore).

Timpul lucrat atât de lucrătorii interni, cât și externi cu fracțiune de normă este luat în considerare în conformitate cu regulile generale. Diferențele sunt doar în numărul de ore lucrate. Există însă diferențe între luarea în considerare a timpului de lucru al lucrătorilor interni și externi cu fracțiune de normă.

Știm că un angajat extern cu jumătate de normă este un angajat al cărui principal loc de muncă este o altă organizație. Adică, fișa de timp pentru el ar trebui să includă doar o singură linie - poziția pe care o ocupă lucrătorul cu fracțiune de normă în această companie.

Un lucrător intern cu jumătate de normă este un angajat care ocupă două funcții în aceeași instituție. În consecință, timpul său de lucru pentru una și a doua poziție este înregistrat în aceeași fișă de timp. Este important ca orele lucrate pentru fiecare dintre posturi să fie luate în considerare într-o ordine separată. Este interzisă rezumarea orelor lucrate cu jumătate de normă. Foaia de timp conține coloane separate cu codul „CB”.

Mai jos vom oferi exemple de lucru cu jumătate de normă cu un loc de muncă de cinci zile pentru lucrătorii externi cu jumătate de normă, lucru în conformitate cu modul standard pentru lucrătorii interni cu normă parțială, precum și un loc de muncă cu jumătate de normă intern cu o săptămână de lucru de cinci zile pentru poziția principală și un program de alunecare pentru cel suplimentar.

Procedura de înregistrare a timpului de lucru al unui lucrător extern cu jumătate de normă (Petrova D.A., contabil) atunci când lucrează cu jumătate de normă pe o bază de cinci zile:

Numele complet, funcția

Număr personal

S-a rezolvat

Ivanova E. S. Secretar

Petrova D.A., contabil

Procedura de contabilizare a orelor lucrate de un lucrător intern cu fracțiune de normă atunci când lucrează într-o săptămână de lucru de cinci zile pentru funcția principală și un program de alunecare pentru unul suplimentar:

Numele complet, funcția

Număr personal

Prezență și ore lucrate

S-a rezolvat

E. A. Mamedova, asistentă de procedură, asistentă de pază

Procedura de înregistrare a timpului de lucru al unui lucrător intern cu jumătate de normă pe o bază de cinci zile:

Numele complet, funcția

Număr personal

Prezență și ore lucrate

S-a rezolvat

E. A. Mamedova, secretar, inspector al departamentului de personal

Cum se arată vacanța în fișa de timp

Puteți marca informații despre orele lucrate efectiv și despre odihnă în fișele de timp standard, precum și în documentele pe care angajatorul le-a format el însuși.

De regulă, specialiștii în resurse umane folosesc formulare gata făcute. Există mai multe motive pentru aceasta: acestea sunt cele mai convenabile de utilizat, nu trebuie să fie aprobate și coordonate separat, iar în timpul inspecțiilor, inspectorii GIT nu pun întrebări cu privire la acestea. Pentru a înregistra orele lucrate, puteți utiliza formularele T-12, T-13 sau OKUD 0504421 „Foaie de timp”. Foaia de formular T-12 este necesară pentru calcularea salariilor pe ore lucrate.

Fișa de timp înregistrează informații despre prezența și neprezentarea angajatului la locul de muncă și numărul de ore lucrate de acesta. Prezența și absența unui specialist sunt clasificate separat (lucrează noaptea, la sfârșit de săptămână, concediu pe cheltuiala sa etc.), întrucât cuantumul salariului său depinde în mod direct de tipul de ore lucrate, precum și de motivul pentru care nu s-a prezentat la muncă.

Un angajat separat responsabil de acest lucru, de exemplu, un cronometru, specialist în resurse umane sau contabil, poate înregistra programul de lucru și sărbătorile în fișa de timp. Această obligație trebuie specificată în contractul de muncă cu angajatul relevant. De asemenea, puteți emite un ordin de numire a unui specialist responsabil cu păstrarea evidențelor.

Formularele T-12 și T-13 sunt tabele, fiecare linie în care este atribuit unui angajat individual. Coloanele sunt pentru introducerea datelor. În celula corespunzătoare a fiecărei zile, este pus un cod de litere și cifre, care reflectă tipul de timp de lucru sau de lucru. În celula de mai jos, ei notează câte ore a lucrat angajatul.

Legenda pentru reflectarea concediului în foaia de timp:

Toți angajații au dreptul la o anuală vacanță plătită de cel puțin 28 zile calendaristice. Acesta este furnizat în fiecare an în funcție de primul venit, primul servit (cu excepția mai multor categorii de angajați care au dreptul de a alege datele la propria lor discreție). În unele situații, dacă angajatul și angajatorul ajung la un acord, vacanța este împărțită în părți sau amânată pentru anul următor.

În ciuda faptului că programul este întotdeauna format în avans (cu două săptămâni înainte de noul an calendaristic), zilele de vacanță din fișa de timp nu trebuie indicate în prealabil. Dacă angajatul părăsește vacanța înainte de timp sau se îmbolnăvește, foaia de timp va trebui modificată în consecință.

După ce angajatul pleacă pentru concediu anual plătit, angajatul responsabil cu păstrarea evidențelor trebuie să introducă zilnic codul OT sau 09 în fișa de timp.

Angajații din anumite categorii au dreptul să ia nu doar un concediu anual de 28 de zile, ci și un timp suplimentar plătit. O astfel de vacanță poate fi luată împreună cu concediu de bază, parte din acesta sau separat.

Dreptul de utilizare zile suplimentare de vacanțăsunt disponibile pentru specialiștii care lucrează:

• în zilele de lucru neregulate (dacă această condiție este specificată în contractul de muncă) - 3 zile calendaristice sau mai mult;
• în condiții de muncă dăunătoare (2, 3, 4 grade) sau periculoase - 7 sau mai multe zile calendaristice;
• în condiții speciale de muncă (lista angajaților și durata perioadei suplimentare de vacanță sunt stabilite de Guvernul Federației Ruse).

Important! În fișa de timp, concediul suplimentar trebuie introdus într-o ordine separată, chiar și atunci când zilele suplimentare urmează imediat după concediul principal. Pentru a face acest lucru, puneți codul OD sau 10.

Legislația rusă permite angajaților să își ia nu numai concediu principal și suplimentar anual, ci și să folosească:

• concediu fără plată;
• concediu pentru studii (în care se menține salariul mediu, câștigurile nu sunt economisite sau plătite parțial);
• concediu de maternitate pentru femei;
• concediu parental.

Luați în considerare modul în care fiecare dintre aceste vacanțe este înregistrată în fișa de timp.

În baza art. 128 din Codul muncii al Federației Ruse, fiecare angajat are dreptul să ceară angajatorului să-l furnizeze concediu fără plată într-o anumită zi / zile pentru a rezolva problemele personale. Vorbim despre așa-numita vacanță pe cheltuiala ta. Angajatorul decide el însuși dacă îi oferă sau nu angajatului un astfel de concediu. Dacă un angajat își ia concediu fără plată, codul DO sau 16 este pus pe fișa de timp.

În același articol (art. 128 din Codul muncii al Federației Ruse) se spune despre obligația angajatorului în mai multe situații de a acorda concediu pe cheltuiala sa la cererea angajatului. Dreptul la o astfel de odihnă este:

• pensionari care lucrează (după vârstă). Nu pot lua mai mult de 14 zile calendaristice de vacanță anual;
• de la părinți și soți ai personalului militar, ofițeri de poliție, serviciul federal de pompieri, vamă, angajați ai instituțiilor și autorităților sistemului penal, persoane care au murit sau au murit ca urmare a rănirii, comotiei sau rănilor primite în timpul îndeplinirii sarcinilor militare sau ca urmare a bolii asociate serviciului militar , - până la 14 zile calendaristice anual;
• persoane cu dizabilități care lucrează - 60 de zile calendaristice anual;
• angajații care au un copil, căsătoria este înregistrată, rudele apropiate mor - până la 5 zile calendaristice.

O astfel de concediu fără plată este înregistrat în buletinul de raport ca un cod OZ sau 17.

Concediu suplimentar, care reține câștigurile medii, pe baza art. 173 din Codul muncii al Federației Ruse, angajații care lucrează și în același timp primesc un învățământ profesional superior sau secundar prin corespondență sau cu jumătate de normă, adică, fără a întrerupe munca, au dreptul de utilizare.

Managerul este obligat să ofere concediu educațional, astfel încât angajații să poată trece prin:

• sesiuni intermediare - de la 20 la 50 de zile calendaristice pentru fiecare curs;
• certificare finală de stat - de la 2 la 4 luni.

Baza acordării concediului este documentele de la o instituție de învățământ.

Pentru a stabili concediul de studiu cu plată, codul Y sau 11 este introdus în fișa de timp.

Angajații cu normă întreagă au dreptul să ceară de la angajator acordarea de concediu educațional fără plată pentru a trece testele de acces sau sesiunile. Concediul de studiu se reflectă în fișa de timp sub forma unui cod UD sau 13.

Fișa de timp trebuie, de asemenea, să înregistreze concediu de maternitate.

Femeile au dreptul să ia concediu de maternitate. Baza pentru acordarea unor astfel de concedii este un certificat de incapacitate de muncă. Un angajat poate lua o vacanță cu 70 sau 84 de zile (dacă sarcina este multiplă) înainte de data preconizată a nașterii sau imediat după acestea. Dar, în total, un astfel de concediu ar trebui să fie egal cu numărul de zile determinat de lege (art. 255 din Codul muncii al Federației Ruse): de la 140 la 194. În fișa de timp, concediul de maternitate este notat cu litera P sau numărul 14. Același cod este dat și angajatului care a adoptat un copil și, prin urmare, își ia concediu.

La expirarea concediului de maternitate, unul dintre părinți sau o altă persoană care are grijă de copil (bunica, bunicul, tutorele) are dreptul să folosească concediul pentru creșterea copilului până când copilul atinge vârsta de trei ani. În timpul acestei vacanțe, compania își păstrează un loc pentru angajat și îi plătește o indemnizație.

În formularul T-12 sau T-13, concediul parental este indicat ca un cod OZh sau 15.

Cum se afișează timpul liber în foaia de timp

Pe baza legislației actuale, companiile sunt obligate să țină cont strict de activitatea de muncă a personalului. Acesta este motivul pentru care managerii trebuie să introducă de fiecare dată oprirea pe foaia lor de timp.

Companiile din Rusia au dreptul să stabilească propriile reguli pentru completarea formularului T-12 sau T-13 și să le fixeze în instrucțiuni sau manual. Codurile trebuie de asemenea selectate înainte ca timpul liber să fie reflectat în foaia de timp. Cele general acceptate includ:

• РВ, 03 - ore lucrate de angajați în weekend și de sărbători.
• ОВ, 27 - concediu plătit.
• Nu, 28 - pauză neplătită.

Este posibil să atragi un angajat să lucreze într-o zi nelucrătoare numai cu acordul acestuia. În acest caz, se emite un ordin special cu următoarele secțiuni:

• Numele Companiei.
• Data adoptării, numărul și orașul în care se află instituția.
• Numele documentului (de exemplu, „La angajarea în muncă la sfârșit de săptămână”).
• Justificarea comenzii.
• Instrucțiuni privind atragerea anumitor angajați și plata dublă a ratei pentru o zi peste salariul stabilit.
• Funcția, numele complet și semnătura angajatului care a acceptat comanda.
• Numele și semnăturile angajaților familiarizați cu comanda.

Important! Luând în considerare informațiile din comandă, fișa de timp reflectă timpul lucrat de angajați într-o zi nelucrătoare.

În cazul în care compania folosește un formular individual, pe baza nr. 402-ФЗ din data de 06.12.2011, timpul liber în fișă de raport este plasat sub forma unui cod general acceptat sau propriu.

Specificul muncii și al plății în zilele nelucrătoare este reflectat în Codul muncii al Federației Ruse. Dacă fișa de timp este completată corect, nu există dificultăți în decontările cu personalul pentru orele lucrate.

Angajații oricărei companii sunt obligați din când în când să lucreze în weekend din diferite motive - de exemplu, trebuie să vă pregătiți urgent pentru o inspecție sau să expediați bunurile livrate.

Angajatul are dreptul, la discreția sa, să stabilească ce formă de plată pentru muncă într-un weekend sau într-o vacanță este preferabilă pentru el. El are dreptul să solicite plata la o rată dublă sau să fie de acord cu suma calculată la o rată unică, dar în același timp necesită o zi liberă. Angajatorul nu poate influența în niciun fel decizia angajatului.

În același timp, angajații care au încheiat un contract de muncă pe durată determinată cu compania pentru o perioadă de cel puțin 2 luni nu pot prezenta astfel de cerințe. Codul muncii al Federației Ruse spune că pentru munca în weekend și de sărbători, ei pot primi plata doar la o rată dublă.

În conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse, este posibil să se implice personal în lucru la sfârșit de săptămână numai în situații de urgență. Să presupunem că trebuie să finalizați urgent sarcini care afectează munca viitoare a companiei. Dacă managerul nu respectă normele Codului muncii al Federației Ruse, încalcă legea. Acest lucru îl amenință cu probleme grave atunci când verifică corpurile de control.

Mai jos este o foaie de timp - un eșantion de completare a timpului liber.

cameră de ordin

Orar număr

Total a lucrat pentru primul jumătate luni

Ivanova E.V.

Cum să completați o foaie de timp dacă un angajat este în concediu medical

Foarte des în organizații există o întrebare legată de reflectarea corectă a concediului medical în buletin. Pentru înregistrarea corectă a concediului medical pe buletin, trebuie să luați în considerare:

• ce metodă este utilizată pentru a înregistra prezența sau neprezentarea la serviciu (înregistrarea completă sau numai înregistrarea abaterilor);
• cum să indicați concediul medical în buletinul de evidență (codul literei "B", codul digital "19" - pentru coloana 15 a formularului nr. T-12).

Luați în considerare modul în care concediul medical este introdus în buletinul de raport prin înregistrare continuă... În zilele de îmbolnăvire ale unui angajat, confirmate printr-un certificat de la o instituție medicală, trebuie să introduceți, de exemplu, codul literei „B” în jumătatea superioară a liniei și numărul de ore lucrate de fapt „0”. Apoi, trebuie să rezumați numărul de zile și ore lucrate.

Mai jos este un eșantion al desemnării concediilor de boală în buletinul de raport atunci când se utilizează metoda de înregistrare continuă:

Număr în ordine

Nume, inițiale, funcție (specialitate, profesie)

Număr personal

Note privind prezența și neprezentarea la locul de muncă în zilele lunii

Am lucrat pentru

jumătate de lună (I, II)

lună

Șederea unui angajat în concediu medical cu metoda de înregistrare a abaterilor este notată în buletinul de raport:

• codul scrisoare „B” în zilele confirmate de un certificat de la o instituție medicală;
• cod litera „B” în weekend.

Iată cum reflectă buletinul de evidență metoda concediului medical pentru înregistrarea abaterilor:

Număr în ordine

Nume, inițiale, funcție (specialitate, profesie)

Număr personal

Note privind prezența și neprezentarea la locul de muncă în zilele lunii

Am lucrat pentru

jumătate de lună (I, II)

lună

Dubova Anastasia Khristoforovna, manager logistică

De asemenea, utilizează coduri digitale. În acest caz, concediul medical de pe buletinul de în coloana 15 a formularului nr. T-12 denotați după cum urmează:

număr neprezentări, zile (ore)	Dintre ei pentru motive
		Număr de zile (ore)

Iată o schemă pas cu pas pentru introducerea concediului medical într-un document:

Pasul 1. Mai întâi, selectați un cod de desemnare a companiei. Uitați-vă la codul de concediu medical pe buletin („B” sau „19” pentru coloana 15 a formularului nr. T-12 sau o altă marcă acceptată de organizația dvs.). Pentru a vă fi convenabil, memorați aceste coduri sau salvați-le în tabelul de legende.

Pasul 3. Apoi, numărați numărul total de zile și ore lucrate de angajat. În acest caz, excludeți din calcul zilele bolnave și weekendurile (dacă nu există alte abateri).

Concediu medical în buletinul de raport în timpul vacanței se reflectă după cum urmează:

Pasul 1.Este necesar să marcați concediul înainte de data apariției bolii angajatului indicată în certificatul de incapacitate de muncă Pentru a face acest lucru, utilizați denumirea de literă "OT" (cod digital "09" - pentru coloana 15 a formularului nr. T-12). În timpul sărbătorilor nu se sărbătorește niciun weekend. Pentru calcularea vacanței se utilizează zilele calendaristice, nu zilele lucrătoare (articolul 115 din Codul muncii al Federației Ruse).

Pasul 2.Zilele în care angajatul a fost dezactivat sunt marcate cu codul literei „B”.

Pasul 4. Este necesar să prelungiți vacanța: în buletinul de după ultima zi de vacanță introducem codul „OT”. Înseamnă numărul de zile ulterioare de boală. În acest caz, trebuie luate în considerare anumite nuanțe. În conformitate cu art. 124 din Codul muncii al Federației Ruse, dacă angajatul este temporar invalid, vacanța anuală plătită este fie prelungită, fie amânată pentru o altă dată, care este stabilită de angajator, ținând cont de dorințele angajatului.

Întrucât legea Federației Ruse vă permite să prelungiți sau să amânați concediul pentru o altă perioadă, ținând cont de dorințele angajatului, este imposibil să o prelungiți automat din cauza bolii. Angajatorul trebuie să înțeleagă ce vrea angajatul. În același timp, angajatul este obligat să își exprime dorința de a prelungi sau de a amâna concediul prin depunerea unei cereri.

Întrebări care apar adesea de la ofițerii de personal la întocmirea unei fișe de timp

Nu în toate cazurile, conducerea întreprinderilor respectă în mod clar regulile conform cărora formularele T-12 și T-13 sunt completate, depozitate și utilizate. Iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări pe care le au specialiștii în resurse umane atunci când elaborează o foaie de timp. Veți greși mai puțin cu privire la aceste informații.

1. Care este perioada de stocare pentru foaia de timp completată?

Artă. 586 „Lista documentelor de arhivă administrativă standard generate în cursul activităților organelor de stat, autorităților locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare”, prevede că fișa de timp nu poate fi păstrată mai puțin de 5 ani. Dacă buletinul a fost folosit pentru a înregistra programul de lucru al angajaților din industriile grele și periculoase, termenul de valabilitate ajunge la 75 de ani.

1. Ce etape ale mișcării foii de timp ar trebui să fie prevăzute la întocmirea documentelor locale care reglementează regulile pentru dezvoltarea și mișcarea acesteia?

Buletinul de parcurs trece prin mai multe etape, și anume:

• mai întâi este întocmit;
• verificați în continuare corectitudinea compilației;
• dacă totul este corect, trimiteți-l pentru semnătură;
• asigura departamente de contabilitate;
• transferate pentru depozitare ulterioară, respectând normele adoptate în companie (la departamentul de personal, la arhivă etc.).

Atunci când întocmiți un program al fluxului de lucru, asigurați-vă că introduceți în el toată documentația contabilă, inclusiv fișa de timp și faceți o mică modificare la specificul proiectului formularului (durata pregătirii, posibile întârzieri în furnizarea de documente de către angajați care confirmă absența lor de la locul de muncă, precum și timpul pentru corectarea fișei de timp).

1. Cine, pe lângă fișa de timp, poate păstra fișa de timp?

În conformitate cu legea, nu numai cronometrii au dreptul să completeze fișa de timp (în plus, nu fiecare organizație are un astfel de specialist), ci și alte persoane autorizate. Un ofițer de resurse umane, un recrutor sau un șef al unui departament structural poate păstra o cronologie. Totul depinde de sistemul de participare la timp adoptat de companie. Acest moment ar trebui fixat în fișa postului și în contractul de muncă al angajatului care completează fișa de timp.

1. Cum să completați o foaie de timp dacă un specialist lucrează de la distanță?

Chiar dacă un angajat își îndeplinește îndatoririle de la distanță, legea obligă în continuare angajatorul să țină cont de timpul său de lucru (partea 4 a articolului 91 din Codul muncii al Federației Ruse). După cum sa menționat deja, este posibil să se înregistreze orele de lucru în buletinul de evaluare prin metoda de înregistrare continuă a prezenței și neprezentării la serviciu, precum și prin metoda de înregistrare a abaterilor, cum ar fi absențele, sosirile târzii, orele suplimentare etc. puteți utiliza orice metodă.

Dacă compania are angajați care lucrează de la distanță, regulile pentru înregistrarea timpului lor de lucru pot fi prescrise într-un act local (articolul 8 din Codul muncii al Federației Ruse).

Rețineți că, atunci când lucrați de la distanță, metoda de deviere este de obicei utilizată, deoarece cronometrul nu are informații despre aspectul angajatului la locul de muncă. Dacă nu există ore suplimentare sau absenteism, fișa de timp include doar datele finale privind performanța angajatului pentru prima și a doua jumătate a lunii. Dacă se utilizează metoda de deviere, zilele lucrătoare nu sunt reflectate în fișa de timp. Dacă celula din foaia de timp nu este completată, atunci această zi a fost o zi lucrătoare.

Cu toate acestea, dacă metoda abaterilor este utilizată la completarea fișei de timp pentru un angajat la distanță, pot apărea dificultăți tehnice asociate introducerii informațiilor în programul 1C etc. În acest caz, este mai bine să utilizați metoda înregistrării continue a prezenței și a neprezentării.

• Supliment pentru muncă: ceea ce trebuie să plătiți angajaților peste

Greseli adesea comise la întocmirea unei foi de timp

La prima vedere, este ușor să completați un formular simplu T-12 sau ceva echivalent. Cu toate acestea, cronometrii fac aceleași greșeli. De exemplu, introduc informații despre un angajat fără a indica poziția sau numărul de personal.

Important! Rezultatele verificărilor documentelor contabile ale mai multor organizații arată că persoanele responsabile de păstrarea buletinului nu respectă adesea regula de reducere a zilei de lucru înainte de vacanță cu 1 oră. De fapt, angajații lucrează 7 ore legale. În documente, norma este notată la ora 8.

Există o altă greșeală tipică pe care o fac companiile în principal prin neatenție: stabilesc vacanța ca lucrător. În plus, dificultățile pot fi asociate cu introducerea informațiilor despre timpul lucrat de un specialist. Rețineți că fișa de timp ar trebui să includă toate orele pe care lucrătorul intern cu fracțiune de normă le-a lucrat în fiecare dintre funcțiile lor.

Dacă, atunci când verificați corectitudinea fișei de timp, găsiți o eroare, ghidați-vă după prevederile paragrafului 8 al art. 9 din Legea federală din 06.11.2011 nr. 402-FZ "Cu privire la contabilitate". Informațiile incorecte trebuie tăiate cu grijă cu o linie. Deasupra denumirilor tăiate, trebuie să introduceți informațiile corecte și să indicați data corectării. Mai mult, angajatul care a corectat foaia de timp trebuie să o semneze (trebuie să descifrați semnătura și să indicați poziția).

Practicianul spune

3 probleme ale sistemului clasic de control al timpului pentru angajați

Peter Lebedev,

director pentru economie și finanțe, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Muncitorii din departamentele de producție au luat în calcul orele de lucru în fiecare zi: au indicat în buletinul de raport cât timp (în ore) au petrecut pentru proiecte specifice, studii, călătorii de afaceri etc. La sfârșitul lunii, foile de timp au fost predate supraveghetorului imediat, care, la rândul său, a transferat documentele către departamentul de contabilitate, al cărui angajat a introdus informații în sistem, a pregătit rapoarte sumare despre proiecte și le-a predat managerilor.

La colectarea informațiilor, am avut trei probleme principale:

1. A fost nevoie de foarte mult timp pentru a colecta statistici. A fost posibil să aflăm timpul efectiv lucrat de angajați, în cel mai bun caz, la o săptămână după sfârșitul lunii de raportare. De asemenea, a fost nevoie de mult timp pentru a revizui și aproba fișele de timp.
2. Dificultățile au fost, de asemenea, asociate cu obținerea rapoartelor intermediare. Nu am putut colecta statistici mai mult de o dată pe lună. Și, dacă am păstra rapoarte săptămânale, numărul de foi de hârtie ar de patru ori. În plus, analiza necesită informații despre fiecare angajat. Dar nu toți angajații pot completa buletinul în afara programului obișnuit, deoarece cineva este în concediu medical și cineva se află într-o călătorie de afaceri.
3. Foaia de timp a fost adesea umplută cu erori. De exemplu, angajații au indicat un număr greșit de contract sau un tip de muncă greșit sau nu au luat deloc în considerare programul de lucru și la sfârșitul lunii au completat fișa de timp în nici o ordine specială.

Pentru a rezolva aceste probleme, am fost ajutați de un sistem automat de urmărire a timpului.

Fișa de timp este stabilită prin decretul Comitetului de Stat de Statistică nr. 1 din 01/05/2004 (fișa de timp este obligatorie, dar legea nu prevede un cadru rigid sub forma documentului). Se stabilește un formular specializat, care este completat de serviciile de personal sau de departamentul de contabilitate. Acest document este necesar pentru a controla în mod clar și a lua în considerare timpul lucrat de angajați. Pentru contabili, acest formular devine baza pentru monitorizarea legalității tuturor tipurilor de taxe. Pentru angajații departamentului de resurse umane, această foaie de timp vă permite să urmăriți prezența angajaților la locurile de muncă atribuite în conformitate cu un program stabilit anterior, care include munca și zilele libere. De asemenea, fișa de timp ajută la impunerea de sancțiuni în cazul în care un angajat încalcă în mod sistematic acest program.

Buletinul vă permite să controlați întârzierea, prezența și neprezentarea angajaților, adică este baza pentru monitorizarea respectării programului de lucru. Cu ajutorul fișei de timp, este posibil să se obțină informații oficiale cu privire la problema orelor lucrate pentru fiecare angajat. În consecință, acest document are o compilație importantă pentru raportarea statistică specială și formarea salariilor.

De fapt, foaia de timp este o formă bine dezvoltată a documentului, care este prezentată sub forma unui tabel. Tabelul conține informații despre angajați, precum și toate datele referitoare la timpul său de lucru, prezența și absența, indică motivele absenței și, după aceea, sunt afișate numărul total al acelor zile, precum și orele care au fost lucrate de angajat într-o perioadă de timp clar definită. La completarea documentului, sunt utilizate denumirile de cod ale motivelor pentru absența angajaților specifici de la locul de muncă. Legiuitorul stabilește posibilitatea dezvoltării unei forme proprii a acestui document, pe baza căreia ar trebui înregistrat timpul lucrat.

Fișa de timp T-13 nu este obligatorie, deoarece în 2013 s-au făcut anumite ajustări la actele legislative, care au stabilit că angajatorul ar putea refuza utilizarea acestui document. Dar, în partea 4 a art. 91 din Codul muncii al Federației Ruse prevede că toți angajatorii sunt obligați să întocmească un document care să țină cont de programul de lucru al tuturor angajaților. Adică, este posibil să vă creați propriul document, completând ceea ce va fi convenabil pentru angajații companiei dvs. În mod tradițional, întreprinderile folosesc formularul T-13.

Cine conduce T-13 în organizație?

Legislația nu stabilește cine ar trebui să mențină exact fișa de timp. Dar, regulile pentru menținerea documentației primare determină următoarele:

• Fișa de timp trebuie păstrată obligatoriu și este păstrată de o persoană autorizată;
• Șeful unei unități separate este obligat să semneze documentul, acesta este semnat și de un specialist în departamentul de personal;
• Pe baza fișei de timp, se formează calculul salariilor, respectiv documentul este trimis departamentului de contabilitate.

Persoana autorizată care completează și menține fișa de timp este numită de conducere, cu o descriere în contractul de muncă a tuturor obligațiilor din acest domeniu. De asemenea, se creează un document (comandă) care conține poziția angajatului și datele sale individuale. În întreprinderile mari, în fiecare departament este selectat un angajat care efectuează procesul de păstrare a evidenței orelor reale lucrate de toți angajații organizației. În termen de o lună, angajatul completează formularul, după care îl furnizează șefului departamentului pentru examinare și semnare. Șeful, la rândul său, transferă documentul către ofițerul de personal. Datele sunt reconciliate, alte documente necesare sunt completate și foaia de timp este transferată către departamentul de contabilitate, ceea ce vă permite să calculați corect salariile. În organizațiile mici, de regulă, completarea fișei de timp este efectuată de un angajat al departamentului de resurse umane.

Procedura de menținere a formularului T-13

Fiecare angajator poate supraveghea și controla independent procedura de întreținere a documentului. Cel mai bine este să elaborați un manual sau instrucțiuni care să ofere angajatului instrucțiuni clare cu privire la toate problemele legate de întocmirea documentației de tip primar. Și va deveni, de asemenea, baza alegerii unei forme clar definite de înregistrare a orelor efective lucrate (legea definește două forme principale ale documentului - T-12 și T-13, iar legiuitorul permite, de asemenea, angajatorului să dezvolte propria formă a documentului) etc. În instrucțiunile sau manualul pentru întocmirea unei forme de înregistrare a timpului , pe care angajatul l-a lucrat efectiv, este mai bine să includeți următoarele puncte principale:

1. Dacă întreprinderea este mare, atunci indicați că foaia de timp este întocmită pe divizii. Adică, în fiecare divizie este numit un angajat separat care va ține evidența timpului lucrat de angajații departamentului;
2. Se elaborează o descriere a structurii de selectare a unui angajat responsabil care va efectua procesul de păstrare a evidenței prezenței tuturor angajaților organizației.
3. Scrieți o descriere a tuturor codurilor suplimentare care pot fi utilizate pentru a determina absența sau ieșirea angajatului la serviciu (cel mai adesea, codurile indică motivul absenteismului);
4. Determinați procedura completă pentru completarea formularului de înregistrare: indicați modul în care sunt reflectate faptele prezenței / absenței, întârzierii, motivele absenței etc.;
5. Determinați o comandă care va ajuta la reflectarea datelor de ieșire / non-ieșire în situații anormale.

Metode pentru completarea formularului T-13, principalele coduri pentru completarea fișei de timp

Sunt formate diverse opțiuni pentru proiectarea formularului pentru înregistrarea orelor reale lucrate. Aceasta poate fi o reflectare a tuturor datelor pentru fiecare zi, în plus, trebuie indicate datele care se referă la prezența sau absența angajaților. Există, de asemenea, o a doua opțiune pentru completarea documentului, care implică indicarea doar a abaterilor de la normă. Aceasta este, de fapt, o descriere a absențelor și întârzierilor.

Sunt definite două variante de coduri, prin care informațiile sunt reflectate în buletinul de raport. Amintiți-vă că foaia de timp este un tabel specializat, în care este pur și simplu imposibil să indicați toate datele în scris. Prin urmare, există coduri general acceptate, a căror utilizare vă permite să completați rapid și ușor fișa de timp.

• Apariția unui angajat la locul de muncă într-o zi clar definită va fi reflectată de litera „I” sau de codul digital 01;
• Opțiunea de concediu standard, care este determinată de programul organizației și este considerată plătită anual, este notată în buletinul „OT” sau într-o valoare digitală - 09;
• Dacă vorbim despre concediu, care se acordă femeilor în timpul sarcinii și al nașterii, atunci se folosește litera „P” sau digitală - 14;
• Dacă angajatul primește concediu legat de îngrijirea unui copil mic, atunci este indicat „ОЖ” sau 15;
• Vacanța, fără plată, adică pe cheltuiala proprie, este marcată cu „TO” sau 16;
• Dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri, atunci este indicată litera „K”, iar în valoarea numerică se notează ca 06;
• Dacă se formează o nereușită de a apărea pentru muncă, ținând cont de faptul că circumstanțele acestui eveniment nu sunt încă cunoscute, se indică „NN”, în valoarea digitală 30;
• Concediul de boală din document se reflectă ca „B” sau 19.

Documentul trebuie să conțină informații despre angajator. În partea de titlu, va trebui să introduceți numele organizației, informații despre codul OKPO. În plus, este indicat numele departamentului, dacă vorbim despre buletinul de evidență, care este completat pentru un departament clar definit al întreprinderii. Informațiile sunt indicate sub forma unei date și a unui număr de document, adică, pe baza acestor informații, puteți determina perioada exactă de întocmire a documentului.

Urmează informații despre angajat. Fiecărui angajat i se atribuie un număr specific de personal. Acest număr este utilizat ulterior pentru a compila toate celelalte documente interne din întreprindere. Trebuie indicate informații despre funcție, datele individuale ale angajatului (numele complet). La anumite întreprinderi, această coloană indică, de asemenea, informații pe baza cărora angajatul a fost angajat la întreprindere, adică sunt indicate datele ordinului de admitere în funcție.

Fișa de timp conține toate datele despre programul de lucru al tuturor angajaților (pentru fiecare separat). Adică, în coloana pentru fiecare angajat, se formează o descriere zilnică a tuturor datelor privind prezența, absenteismul, concediul, zilele libere etc. Toate datele sunt indicate în valoare alfabetică sau numerică.

Documentul reflectă, de asemenea, numărul total de zile și ore lucrate la întreprindere, luând în considerare toate datele despre programul de lucru care au fost indicate în fișa de timp. În a doua și a patra linie, care sunt situate sub liniile care indică prezența la locul de muncă, se determină necesitatea de a indica orele lucrate efectiv. Este posibil ca aceste linii să nu fie prezente în document, prin urmare, completarea lor nu este considerată obligatorie.

Există o coloană în document, în care puteți introduce toate datele despre absențe. Adică, de fapt, aici se reflectă informații care se referă la motivele care au devenit baza absenței unui angajat în locul său într-o zi sau alta. Documentul conține o indicație a orelor în care angajatul a lipsit din întreprindere. De asemenea, indică câte zile a lipsit angajatul dintr-un motiv sau altul (de exemplu, angajatul nu a lucrat timp de zece zile, 4 zile în legătură cu o călătorie de afaceri și 6 zile în legătură cu concediul pe cheltuiala sa).

După ce formularul T-13 este întocmit de către angajatul responsabil, procesul de semnare a documentului se desfășoară în mod necesar, ceea ce îl face de fapt semnificativ din punct de vedere juridic și îl face apoi un fel de bază pentru calcularea fondurilor sub formă de remunerație. Documentul este semnat de persoana responsabilă, șeful unității, precum și de angajatul departamentului de personal.

În fișa de timp a controlului timpului de lucru, vacanța este cu siguranță indicată. În acest caz, se determină ce fel de vacanță este oferită și sunt indicate datele în care persoana se află în această vacanță. Există diferite denumiri de litere care sunt introduse în document. Opțiunea standard este o altă vacanță, marcată cu „OT”, dar dacă vorbim despre o vacanță suplimentară care va fi plătită de angajator, atunci „OD” este anulat. Dacă vacanța nu este plătită, atunci este indicat „TO”. Adesea, angajații desfășoară studii paralele la distanță, iar pentru perioada de studiu - sesiuni, se oferă concediu plătit, care se reflectă în documentele „U”. Există situații în care un angajat participă la instruire, dar rămâne să își îndeplinească sarcinile directe la companie sau întreprindere, în acest caz, se preconizează utilizarea unei zile lucrătoare mai scurte, iar în buletinul de evidență acest fapt se reflectă sub forma valorii literei „UV”. Concediul, care este asociat cu nașterea, precum și cu sarcina, este indicat sub forma valorii „P”, pentru îngrijirea copiilor „OZH”. De asemenea, vacanța în anumite cazuri este asigurată fără plată, iar în acest caz se formează valoarea literei „OZ”.

Cum se raportează absența de la muncă?

Un cod specific este, de asemenea, furnizat pentru a indica absența temporară de la locul de muncă. Toate datele din fișa de raport sunt indicate sub formă de scrisoare, care permite angajaților contabili să definească în mod clar toate nuanțele calculului salarizării și, în mod necesar, plățile de concediu și plățile de concediu medical. Dacă o persoană nu a mers la serviciu, dar a furnizat informații că este bolnavă, atunci invaliditatea temporară în această condiție este indicată de litera „B”. Există situații în care există o suspendare de la îndeplinirea atribuțiilor profesionale. Buletinul este marcat cu „NB”. În cazul în care compania nu plătește salarii, atunci angajatul are dreptul să nu își viziteze munca și să nu își îndeplinească obligațiile stabilite prin contractul de muncă, în conformitate cu prevederile legislației. Acest fapt se reflectă în buletinul de evidență cu literele „NZ”, care indică de fapt suspendarea muncii, din cauza neîndeplinirii de către angajator a tuturor obligațiilor sale de a plăti pentru munca prestată. Dacă concedierea din îndeplinirea atribuțiilor profesionale se efectuează odată cu calcularea plății de la angajator, atunci în acest caz este indicată valoarea „DAR”, care permite contabililor să calculeze valoarea plății pentru activitățile de muncă, ținând cont de faptul că angajatul nu a fost prezent pentru anumite zile lucrătoare.

Cum sunt marcate perioadele de inactivitate pe buletin?

Trebuie remarcat faptul că există un lucru atât de simplu în întreprinderi. Adică, de fapt, angajatul este prezent la locul său de muncă, cu toate acestea, anumite procese de muncă nu sunt efectuate. În acest caz, în contractul de muncă, se introduc inițial date care determină structura calculului remunerației în cazul în care timpul de nefuncționare a fost efectuat din vina angajatului, a angajatorului sau din motive care nu depind de angajat sau de angajator. Fișa de timp conține, de asemenea, date referitoare la perioadele de nefuncționare. Dacă s-a format din vina angajatului, se indică „VP”, dacă se urmărește vina angajatorului, se indică „BP”, dacă timpul de nefuncționare este format din alți factori, atunci este indicat „NP”.

În conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse, angajații trebuie să primească zile libere. Cu toate acestea, în anumite cazuri, weekendul nu se încadrează în weekendul angajatului, cu alte cuvinte, angajații trebuie să lucreze în weekend, ci într-un ritm crescut. Legea prevede că un angajat care lucrează în sărbători și în weekend primește o plată mai mare. Dacă se formează absenteismul din cauza weekend-ului, buletinul indică „B”, dacă rezultatul este incomplet, indică „HB”. De asemenea, angajatorul poate oferi o zi liberă suplimentară, care va fi indicată în buletinul „OV”, dacă este plătit. Dacă ziua liberă suplimentară nu este plătită, aceasta se reflectă în document cu literele „НВ”.

Situații non-standard la completarea fișei de timp

Există situații non-standard în care experții nu știu cum să marcheze corect anumite valori în buletin. De exemplu, luați în considerare o situație în care un angajat se îmbolnăvește în momentul concediului său anual. Legislația stabilește că, în cazul în care un lucrător se îmbolnăvește în vacanță, se formează un concediu medical, iar concediul este prelungit pentru o perioadă clar stabilită, care este determinată de concediul medical, dacă este cazul. În buletin, „B” este plasat în loc de „Vechi”. Dacă, după vacanță, angajatul nu a plecat la serviciu, atunci se pune „NN”, adică se indică faptul că angajatul nu a apărut dintr-un motiv necunoscut. După furnizarea documentelor care determină existența unui motiv valid de neprezentare, de exemplu, acestea oferă un concediu medical, în loc de „NN”, „B” este pus pe buletin.

Unde pot găsi codurile pentru a completa formularul T-13?

În proiectarea formularului T-13, valorile literelor sunt utilizate. Deoarece este pur și simplu nerealist să indicați totul în cuvinte. Cel mai adesea, se utilizează completări deja dezvoltate, sub formă de coduri, care sunt furnizate în Anexa 1 la ordinul oficial al Serviciului Federal Fiscal din Rusia din 10 septembrie 2015 nr. ММВ-7-11 / [e-mail protejat] Cu toate acestea, managerul își poate dezvolta propriile valori de cod. În acest caz, se întocmește un supliment special la instrucțiunile de întocmire a foii de timp, sub forma unui tabel destul de simplu.

Care sunt diferențele dintre formele T-13 și T-12?

După cum știți deja, există două forme bine dezvoltate ale documentului, iar legiuitorul nu restricționează angajatorul în alegerea unui formular care poate fi completat în procesul de înregistrare a programului de lucru. Aceste forme sunt aproape identice, dar există încă unele diferențe. Practica arată că angajatorii moderni preferă cel mai adesea formularul T-13, deoarece este mai ușor de întocmit.

Diferențe de formă:

1. În formularul T-12, există și coloane pentru zilele lunii, care se referă la un angajat bine definit, dar aceste linii sunt situate într-o direcție orizontală. În ceea ce privește forma T-13, acestea sunt împărțite în două părți și sunt situate în paralel. Adică, de fapt, în formularul T-13, indicați toate datele privind prezența la serviciu în primele rânduri, în cele de-a doua rânduri indicați timpul total de lucru în ore. Este mai convenabil;
2. De asemenea, trebuie spus că pentru fiecare angajat din formularul T-13, există patru linii privind problema motivelor absenței de la locul de muncă, ceea ce vă permite să controlați toate nuanțele absenteismului și prezența unor motive întemeiate. În formularul T-12, astfel de date sunt reflectate și ele, dar au doar două linii;
3. Există o parte finală în formularul T-13, care nu se reflectă în formularul T-12. De fapt, prima opțiune reflectă nu numai informații despre prezența și absenteismul fiecărui angajat, ci și codurile tipurilor de salarii, care le permite contabililor să navigheze rapid în materia calculării plății pentru munca prestată.

În acest formular, există un departament special care reflectă în sine toate datele privind acumularea de fonduri, ca plată pentru activități, luând în considerare orele lucrate, plata concediilor, absențele etc. Adică, de fapt, prin specificarea tuturor datelor privind înregistrarea numărului total de ore de lucru, se formează o oportunitate acumulare de fonduri corectă și suficient de rapidă în departamentul de contabilitate. Documentul trebuie să indice codurile plății în numerar. Aceste coduri sunt indicate exclusiv în valoare numerică:

• 2000 - salarii acumulate furnizate sub formă de salarii;
• 2012 - suma plăților de concediu, care este determinată de programul următoarei vacanțe pentru fiecare angajat.

În această secțiune, trebuie indicat și contul corespunzător, adică un cont specializat din care sunt anulate toate cheltuielile pentru plata activităților.

De asemenea, este indicat numărul de zile lucrate sau de ore, luând în considerare un anumit tip de remunerație. De exemplu, se introduc orele de lucru standard (zile de participare), se introduc informații despre plățile de călătorie și de concediu. Trebuie indicat codul tipului de plată, iar numărul de cont din care se va desfășura procesul de creditare a plății pentru acele sau alte ore de lucru ale angajatului.

concluzii

Buletinul este un document obligatoriu care trebuie completat la orice întreprindere. Într-adevăr, pe baza acestui document se desfășoară următoarele procese:

• Controlul asupra activității tuturor specialiștilor din întreprindere;
• Controlul prezenței la timp la programul de lucru;
• Controlul orelor lucrate, ținând cont de formarea posibilității de salarizare corectă.

Cu alte cuvinte, fișa de timp este un document, atunci când folosește managerul, care primește toate datele necesare cu privire la responsabilitatea angajaților și la îndeplinirea lor de către termenii contractului de muncă, precum și la tabelul de personal. Și pe baza acestui document, contabilii sunt capabili să calculeze corect salariile pentru a respecta toate normele legislației muncii.

Legiuitorul nu stabilește cerințe stricte pentru întocmirea unui formular pentru înregistrarea corectă a orelor de lucru, dar stabilește necesitatea acestei înregistrări. Există două forme dezvoltate, ale căror nuanțe le-am discutat mai sus, de fapt, trebuie doar să studiați aceste informații pentru a învăța cum să elaborați un document personal. De asemenea, trebuie remarcat faptul că există programe specializate care vă permit să efectuați procesul de contabilitate a orelor de lucru într-un mod simplificat, pentru a studia nuanțele și caracteristicile acestor programe, vă sugerăm să vizionați acest videoclip.

Urmărirea timpului este de o mare importanță. Fără fixarea corectă a acesteia, este imposibil să se stabilească cuantumul remunerației salariatului pentru perioada lucrată, mai ales dacă munca a fost efectuată noaptea sau în vacanțe. Pentru a face distincția între perioadele de muncă și odihnă, Goskomstat a dezvoltat coduri speciale, cu sensul și regulile de plasare ale cărora vom încerca să le descoperim mai departe.

Reguli generale pentru menținerea fișei de timp

La nivel legislativ, cronometrarea este obligatorie pentru întreprinderile cu toate formele de proprietate. Prezența în personalul organizației a cel puțin un angajat angajat creează necesitatea menținerii unei foi de timp.

Un buletin de calificare este un formular aprobat la nivel de stat care reflectă date privind prezența lucrătorului la serviciu și motivele absenței acestuia.

Cronometrul vă permite să rezolvați rapid următoarele sarcini:

• controlați în mod clar programul de lucru și cel de lucru pentru fiecare unitate de personal;
• verificați respectarea disciplinei muncii. Acest lucru se datorează înregistrării scrupuloase a întârzierilor, pauzelor prelungite, neprezentării din diverse motive;
• calculați valoarea salariilor pentru o perioadă calendaristică. Documentul vă permite să demonstrați corectitudinea acumulării sale;
• aceste declarații vă permit să obțineți rapid toate informațiile necesare pentru raportare;
• este ușor să justificați amenzile impuse angajatului pentru încălcarea orarului de participare la locul de muncă.

Goskomstat în 2004 a propus formulare unificate pentru înregistrarea programului de lucru:

Din 2013, lor utilizarea este opțională... Formele unificate sunt foarte convenabile, deci continuă să fie folosite peste tot până în prezent.

Completarea formularului se poate face în două moduri:

• înregistrare continuă. Un angajat al departamentului de personal completează fișa de timp în fiecare zi. Aceasta se face folosind un cod alfabetic sau numeric, indicând numărul de ore;
• fixarea abaterilor. Această metodă vă permite să marcați numai zilele în care a existat o abatere de la programul stabilit. În acest caz, se utilizează numai codarea literelor. Se remarcă doar sosirile târzii, vacanțele, concediile medicale, munca de noapte și multe altele.

Documentele care definesc politica contabilă și de personal a întreprinderii trebuie să înregistreze în mod clar metodele de întreținere a foii de timp, precum și codurile utilizate și decodificarea acestora.

Angajatul responsabil de întocmirea fișei de timp este numit printr-o comandă separată. Dacă ordinul nu este emis, obligația este prevăzută în contractul de muncă. Fără programare, cerința unui angajat de a ține evidența timpului este neautorizată. Pentru a îndeplini această funcție, administrația întreprinderii poate defini orice angajat.

Documentul completat este supus aprobării directorului organizației. După semnarea de către șef, foaia de timp este trimisă departamentului de contabilitate. În prezența unui număr mare de diviziuni structurale, cercul persoanelor care semnează declarația poate fi extins.

Foaia de timp poate fi completată în următoarele moduri:

1. Manual. Cronometrul face zilnic note corespunzătoare în forma prescrisă.
2. Automat. Informațiile sunt introduse într-un program special, iar fișa de timp este tipărită la sfârșitul lunii.

Completarea fișei de timp trebuie luată cu toată responsabilitatea, deoarece acesta este primul document pe care inspectoratul muncii îl va solicita la verificare.

La completarea declarației, trebuie respectate următoarele reguli:

• toate modificările referitoare la personal (adăugarea unui angajat, schimbarea numelui etc.) trebuie să fie însoțite de o comandă;
• documentul este întocmit într-un singur exemplar;
• dacă documentul este completat manual, se poate folosi doar cerneală albastră și albastră;
• foaia de timp este deschisă cel târziu în a 2-3-a zi a lunii curente;
• foaia de timp este închisă în ultima zi a lunii de raportare;
• se alocă o coloană separată pentru fiecare unitate de personal. Numele și patronimicul angajatului ar trebui să fie scrise integral, pentru a evita confuzia între omonime. Este de dorit ca numărul de personal al angajatului să fie înregistrat în declarație;
• în celulele orizontale opuse denumirilor, se introduc informații despre prezență, neprezentare și ore lucrate;
• fiecare coloană a foii de timp este egală cu o zi specifică a lunii;
• completarea fișei de timp se face în fiecare zi. Motivele pentru completarea celulelor sunt comenzi, note și alte informații oficiale;
• dacă se găsește o eroare după închiderea foii de timp, este necesar să eliberați un formular de corectare. Reflectă doar schimbările făcute.

Fără semnătura foii de timp și a șefului organizației, foaia de timp este considerată nevalidă.

Reguli de aranjare a legendei

Angajatul cu foaia de timp are o mare responsabilitate. Rezultatul final depinde de competența și atenția sa - o remunerație lunară pentru angajații companiei pentru muncă. Dacă cronometrul ratează numele de familie al cuiva, confundă denumirea scrisorii sau notează orele de lucru greșite, la sfârșitul lunii puteți obține o situație conflictuală cu lucrătorii.

Este necesar să abordați completarea fișei de timp în etape, urmând următoarele instrucțiuni pas cu pas:

Până când documentul este complet verificat, pentru a nu-l rescrie de multe ori, este mai bine să introduceți informații în creionastfel încât corecțiile să poată fi făcute cu ușurință.

Programul de lucru este completat folosind simboluri. Legislația muncii nu necesită utilizarea obligatorie a codificării... Fiecare cod este aplicat în conformitate cu documentele justificative.

Foarte des există o dispută cu privire la modul de a marca timpul în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri în weekend. Unii experți susțin că întreaga perioadă este indicată de litera „K”, alții susțin că ora weekendului trebuie marcată cu codul „B”.

Ambele afirmații sunt valabile. Pentru a nu exista discrepanțe în procesarea datelor din tabel, toate aceste puncte ar trebui să fie precizate în ordinea pentru departamentul de personal.

Întreaga perioadă de absență a unui angajat din cauza bolii, la acordarea concediului medical, este marcată cu litera „B”, fără a desemna zile libere. Aceeași regulă se aplică la desemnarea concediului de maternitate.

La marcarea concediului următor sau suplimentar în buletin, este necesar să renunțați la sărbători și zile libere.

Dacă un angajat este concediat în decurs de o lună, atunci liniuțele sunt plasate după data finală a muncii sale.

Fiecare simbol din buletinul de raport are un sens specific. Conform indicatorilor finali, se calculează salariile, se analizează calitatea utilizării timpului de lucru, se întocmesc rapoarte către autoritățile statistice.

Un exemplu de foaie de timp completată:

Decriptarea celor mai frecvente

Codurile alfanumerice sunt utilizate pentru a indica evenimentele de lucru. Transcrierea lor poate fi găsită pe pagina de titlu a fișei T-12. Compania alege în mod independent ce codificare este mai convenabilă pentru utilizare - alfabetică sau digitală.

Nu toate codurile sunt necesare în mod constant pentru a completa fișa de timp. Dar unii dintre cei mai frecvent utilizați cronometre trebuie să știe pe de rost pentru a evita greșelile în completarea coloanelor:

Cifrare digitală	Cifra literelor	Valoare	Notă
01	Eu	Prezență în timpul zilei	Folosit pentru a indica prezența reală a unui angajat
02	H	Participare noaptea	Desfășurarea funcțiilor oficiale de la 22.00 la 6.00
03	PB	Participare la concediu	Îndeplinirea sarcinilor în zilele care, conform programului aprobat, sunt sărbători
04	DIN	Peste orar	Cu un program săptămânal de cinci zile, săptămâna de lucru este de 40 de ore. Depășirea acestui indicator este considerată oră suplimentară
06	LA	Perioada călătoriei de afaceri	Timpul petrecut de angajat într-o călătorie pentru organizație este înregistrat
09	DIN	Perioada de vacanță	Este indicată ora vacanței angajatului
10	OD	Perioada de vacanță suplimentară	Unele categorii de cetățeni (de exemplu, femeile cu copii sub 14 ani) sunt eligibile pentru concediu suplimentar. Se plătește în conformitate cu legea
14	R	Durata șederii în concediul de maternitate	În prezența unui concediu medical, care este oferit unei femei pentru perioada prenatală și postnatală
15	Lichid de răcire	Timpul concediului de maternitate	Se aplică femeilor care și-au exprimat dorința de a-și lua concediu pentru a îngriji un copil sub trei ani
18	DB	Perioada de concediu pe cheltuiala proprie	Desemnarea se aplică în cazurile în care angajatul este în concediu suplimentar fără plată
19	B	Perioada bolii	Concediu medical plătit. În primul rând, se aplică pe baza cererii angajatului. Fixarea finală este posibilă numai după acordarea unui concediu medical
20	T	Timp de incapacitate de muncă fără plată	Faptul bolii este confirmat de un certificat de la o instituție medicală. Absența de la muncă este asociată cu necesitatea de a avea grijă de o rudă bolnavă, fără a asigura concediu medical
26	ÎN	Zile de weekend sau de sărbători	Zilele sunt marcate când întreprinderea nu funcționează conform programului
30	NN	Neprezentarea la locul de muncă fără a explica motivul	De obicei, o denumire temporară atunci când motivul neprezentării angajatului nu este clar. După explicarea motivului, desemnarea scrisorii se poate modifica

Orice date trebuie confirmate prin documente primare: concediu medical, ordin de acordare a concediului sau trimiterea într-o călătorie de afaceri și altele asemenea.

Explicație a tuturor simbolurilor utilizate pentru completarea fișei de timp:

Folosit rar

Unele caractere numerice sau alfabetice sunt rareori folosite. Un contabil calificat trebuie să navigheze clar în ele și să știe în ce cazuri să utilizeze:

Cifrare digitală	Cifra literelor	Valoare	Notă
05	VM	Ceas	Timpul petrecut de angajatul de gardă este înregistrat
07	PC	Cursuri la locul de muncă
08	P.M	Cursuri în altă zonă
11	Avea	Perioada de studiu pleacă cu păstrarea salariilor	Se notează timpul petrecut de angajat în concediu suplimentar legat de instruire
13	UD	Timpul de concediu de studiu fără plată
16	INAINTE DE	Perioada de odihnă fără plată	Timpul liber al angajatului este notat cu acordul managerului
17	OZ	Ore de concediu fără plată	Concediu acordat în anumite condiții care nu contravin dreptului muncii
21	Liga Campionilor	Timp redus	Instalat, de exemplu, pentru angajații cu vârsta sub 16 ani
23	D	Ore de absență la locul de muncă, cu păstrarea salariului	Se înregistrează timpul executării sarcinilor publice sau de stat
24	ETC	Absenteism mai mult de patru ore la rând	Se menționează timpul în care angajatul a lipsit de la locul de muncă din diferite motive timp de patru ore sau mai multe la rând
29	ZB	Greva orele	Ora grevei, despre începutul căreia angajatul ar fi trebuit să avertizeze
31	PH	Timpul de nefuncționare din motive dincolo de controlul lucrătorului	Timpul de lucru la serviciu este înregistrat fără implementarea procesului de lucru din diverse motive
32	NP	Timpul de inactivitate cauzat de angajat

Orice desemnare din enunț are o anumită sarcină semantică. Prin urmare, înainte de a utiliza acest simbol sau altul, trebuie să-i înțelegem clar semnificația.

Pot folosi denumirile mele

Legislația muncii nu este interzis să utilizați codul propriu și numeric al literelor... Această prevedere este indicată în Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n.

Multe întreprinderi cu ore de lucru standardizate folosesc un buletin de evidență simplificat, în care, în loc de o definiție scrisă a prezenței la vot, este introdus numărul „8”. Acest lucru indică faptul că angajatul a lucrat o zi întreagă.

Prezența unui angajat la fața locului poate fi desemnată prin litera „F”, care va indica prezența efectivă. Următoarea vacanță poate fi desemnată „OO” și suplimentară „DO”. Principalul lucru este că fiecare inovație trebuie confirmată printr-un ordin privind politica contabilă.

Cronometrarea este stat de drept obligatoriu pentru fiecare întreprindere... O organizație poate dezvolta în mod independent cea mai convenabilă formă pentru ea însăși și poate introduce orice codificare a literelor sau poate utiliza formulare unificate elaborate de Comitetul de Stat de Stat. Aceste forme au rezistat testului timpului și s-au dovedit a fi cele mai bune.

În acest videoclip veți găsi informații utile despre regulile de întreținere și completare a unei fișe de timp.