Cardul personal al angajatului este documentul principal de personal. Este format din 11 secțiuni: unele sunt completate la angajare, altele în timpul muncii și când un angajat este concediat.
Formular card personal și întrebări de bază
În conformitate cu partea 4 a articolului 9 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, organizațiile comerciale de la 1 ianuarie 2013 au dreptul să dezvolte în mod independent forme de documente contabile primare.
În același timp, formularele de documente contabile primare de către organismele autorizate în conformitate cu alte legi federale (de exemplu, formularele de documente în numerar) rămân obligatorii pentru utilizare conform scrisorii Ministerului Finanțelor din Rusia datată nr. PZ-10 / 2012. Cardul personal al angajatului (formularul nr. T-2) nu este menționat în scrisoarea menționată.
Se pune întrebarea: este posibil să dezvolți un card personal pe cont propriu? Specialiștii din Rostrud din Rusia, într-o scrisoare din 14 februarie 2013 nr. PG / 1487-6-1, cred că da.
Nu este necesar să modificați complet acest document. Mai mult, unele documente de reglementare conțin o cerință de a utiliza formularul unificat nr.
Clauza 12 a Regulilor pentru menținerea și stocarea producției de formulare de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 nr. 225. Se spune că la fiecare intrare în lucrare carte despre munca prestată, transfer la un alt loc de muncă permanent și despre la concediere, angajatorul este obligat să-l informeze pe proprietar împotriva semnăturii din cardul său personal, care repetă înregistrarea făcută în carnetul de muncă. Forma unui card personal este aprobată de Serviciul Federal de Statistică al Statului;
Clauza 23 din Recomandările metodologice pentru păstrarea evidențelor militare în organizații aprobate de Statul Major General al Forțelor Armate ale Federației Ruse la 11.04.2008. Conform acestei norme, organizațiile păstrează o evidență militară a recruților și recruților pe cărțile personale ale lucrătorilor (formularul nr. T-2) în secțiunea II „Informații privind evidența militară”.
Credem că este cel mai oportun să luăm forma unificată ca bază, să o modificăm puțin, eliminând neajunsurile: eliminați liniile suplimentare și adăugați cele lipsă.
Din ce moment trebuie să păstrați cardul personal al angajatului
Nu sunt furnizate instrucțiuni pentru completarea unui card personal pentru o anumită perioadă de la care trebuie să începeți. De regulă, se începe după emiterea unui ordin (decret) de angajare. Copiază înregistrările de angajare înscrise în carnetul de muncă al angajatului.
Ce documente și informații sunt necesare pentru completare
Cardul personal este completat pe baza:
Comanda (instrucțiuni) privind angajarea în formularul nr. T-1 sau formularul elaborat independent de angajator;
Pașaport sau alt document de identitate;
Carte de muncă sau document care confirmă experiența de lucru;
Certificat de asigurare a asigurării de pensie de stat;
Documente de înregistrare militară (pentru cei responsabili pentru serviciul militar și persoanele supuse recrutării);
Certificat de educație, calificări sau cunoștințe speciale (atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială);
Informații furnizate de angajat despre sine.
În unele cazuri, poate fi necesar să furnizați documente suplimentare.
De cât aveți nevoie pentru a păstra cardurile personale ale angajaților
Conform clauzei 658 din ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 25.08.2010 nr. 558, cardul personal al angajatului trebuie păstrat 75 de ani.
Este posibil să păstrați un card personal în formă electronică
Instrucțiunile pentru completarea unui card personal nu conțin recomandări în ce formă ar trebui păstrat acest document - electronic sau pe hârtie. Prin urmare, ambele opțiuni sunt posibile. Dar având în vedere că angajatul trebuie să fie familiarizat cu unele înregistrări împotriva semnăturii, iar angajatul, pentru păstrarea unui card personal, trebuie să certifice toate corecțiile făcute împotriva semnăturii, utilizarea formularului nr. T-2 pe hârtie este inevitabilă.
Ce trebuie făcut dacă angajatul refuză să certifice informații cu semnătura sa
Instrucțiunile pentru completarea unui card personal, precum și alte acte juridice de reglementare, nu prevăd consecințele juridice ale refuzului unui angajat de a aplica o semnătură personală în secțiunile III „Angajarea și transferurile într-un alt loc de muncă” și XI „Temeiuri pentru încetarea un contract de muncă (concediere) "a unui card personal. În consecință, normele privind modul de emitere a unui astfel de refuz nu sunt stabilite în mod normativ.
În această situație, sunt posibile următoarele opțiuni:
Este necesar să faceți o notă pe cardul personal pe care angajatul refuză să o semneze;
Elaborați un act (forma actului nu a fost stabilită, prin urmare, poate fi întocmită în formă gratuită) pe refuzul angajatului de a semna;
În același timp, faceți mențiunea specificată în cardul personal și întocmiți un act privind refuzul angajatului de a semna.
Cum se fac corecții la un card personal
Dacă un angajat a schimbat unele date (de exemplu, numele său de familie în legătură cu căsătoria), noile informații sunt introduse în cardul său personal de către angajatul serviciului de personal și certificat cu semnătura sa care indică data modificărilor. Șterge textul sau sumele incorecte cu un rând, astfel încât textul corectat să poată fi citit. Deasupra textului tăiat, inscrieți textul corect sau sumele (clauza 4.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS din 29 iulie 1983, nr. 105).
Exemplu. Numele de familie al angajatului s-a schimbat: ea a fost Makarova, a devenit Frolova. Cum se fac corecturi pe cardul personal al angajatului?
Când angajatul schimbă numele de familie, prenumele anterior din paragraful 1 al secțiunii „Informații generale” este tăiat cu o singură linie, iar noul nume de familie este indicat în dreapta sau deasupra.
De asemenea, ar trebui să indicați pe baza cărui document s-au făcut modificările. Acest lucru se poate face pe câmpul cardului personal opus liniei în care vechiul nume de familie este tăiat și este scris unul nou. Angajatul responsabil cu menținerea formularului nr. T-2 certifică această evidență cu semnătura sa și aplică data modificărilor. Este mai bine să indicați documentul pe baza căruia informațiile au fost introduse în secțiunea „Informații suplimentare” pentru a evita revendicările organelor de inspecție (inspecția muncii).
Formularea poate fi după cum urmează: „Numele de familie Makarov a fost schimbat în numele lui Frolov pe baza unui certificat de căsătorie seria VII-AI nr. Persoana responsabilă cu administrarea resurselor umane certifică, de asemenea, noua înregistrare cu semnătura sa care indică data intrării sale.
În legătură cu schimbarea numelui, corecțiile corespunzătoare sunt făcute și la punctul 11 \u200b\u200bdin secțiunea „Informații generale”, care conține datele pașaportului angajatului.
Ce trebuie făcut dacă nu există suficiente rânduri pentru a face înregistrări
În acest caz, este permisă includerea de linii suplimentare în formularul nr. T-2. Conform decretului Goskomstat din Rusia din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a formularelor unificate de documentație contabilă primară”, formatele formularelor indicate în albumele formelor unificate de contabilitate primară documentația este recomandată și poate fi modificată.
Exemplu. Angajatul vorbește trei limbi, iar în formularul nr. T-2 sunt furnizate doar două rânduri pentru introducerea informațiilor despre acest lucru. Cum introduc informații despre competența într-o a treia limbă?
Într-o astfel de situație, compania are dreptul să adauge la clauza 5 „Cunoașterea unei limbi străine” o linie suplimentară la cele două linii disponibile în formularul nr. T-2.
Caracteristici ale completării cardului personal al angajatului
În situații standard, completarea cardului personal al unui angajat nu cauzează. Să luăm în considerare unele cazuri care nu sunt reglementate de liniile directoare pentru completarea unui card personal.
Informații despre educație
Informațiile despre educație trebuie introduse la punctul 6 „Educație” din secțiunea „Informații generale”. În acest caz, este necesar să se indice codul OKSO corespunzător specialității angajatului, alegându-l din clasificatorul complet rus al specialităților din învățământ OK 009-2003 (documentul a fost aprobat prin Rezoluția Gosstandart din Rusia datată 30 septembrie 2003 nr. 276-st).
Dar, în unele cazuri, acest cod nu este completat.
Exemplu.La aplicarea pentru un loc de muncă, angajatul a prezentat o diplomă de învățământ superior într-o specialitate care nu se află în clasificatorul complet rus al specialităților din învățământ OK 009-2003, aprobată prin Rezoluția Standardului de Stat din Rusia din 30 septembrie 2003 Nr. 276-st. Ce cod pentru OCCO ar trebui să fie indicat pe cardul personal al angajatului?
O astfel de situație este posibilă atunci când pregătirea specialiștilor din această specialitate a fost încheiată înainte de aprobarea clasificatorului specificat. În acest caz, coloana pentru specificarea codului OKSO poate fi lăsată necompletată.
Cum se calculează experiența de lucru
Pentru a completa punctul 8 „Experiență profesională (începând cu„ __ ”________20__)” din secțiunea „Informații generale”, va trebui să calculați experiența de muncă a angajatului de la data completării cardului său personal.
Conform Instrucțiunilor pentru completarea unui card personal, experiența de muncă (generală, continuă, acordând dreptul la un bonus pentru vechimea în serviciu și alte beneficii stabilite în organizație etc.) se calculează pe baza înregistrărilor din carnetul de muncă și (sau) alte documente care confirmă vechimea corespunzătoare a serviciului.
Pentru a calcula vechimea în serviciu, procedura stabilită în clauza 61 din Instrucțiunile pentru completarea formularelor de documente pentru contabilitatea individuală (personificată) în sistemul asigurărilor obligatorii de pensii aprobată prin Rezoluția Consiliului PFR din 31 iulie 2006 nr. 192p poate fi folosit. În conformitate cu această procedură, durata experienței totale de lucru este determinată prin însumarea separată a datelor de sfârșit și a datelor de începere a perioadelor indicate. Diferența dintre aceste sume este durata lungimii totale a serviciului. Deoarece ultima zi de lucru este considerată ziua concedierii, este necesar să adăugați încă o zi la experiența totală de lucru pentru fiecare caz de concediere. Dacă angajatul a primit un loc de muncă pentru prima dată, în locul vechimii în serviciul din paragraful 8 al cardului personal, se introduc zerouri.
Într-o zi cu ocazia concedierii se adaugă numai perioadelor legate de angajarea persoanei asigurate, această regulă nu se aplică și altor perioade.
Exemplu. Angajatul LLC „Lipen” are următoarele înregistrări în carnetul de muncă începând cu data de 23.07.2013:
- din 12.04.1999 până în 31.07.2001 - lucrează la CJSC Berezen;
- de la 01.08.2001 până la 27.12.2004 - munca pentru antreprenorul individual A.P. Zarev;
- din 11.01.2005 până la 31.08.2009 - lucrează la Tsveten LLC;
- din 01.01.2009 până în 14.11.2011 - lucrează la CJSC Kresen;
- de la 21.11.2011 până în prezent - lucrează în LLC Lipen.
Să calculăm durata totală a serviciului angajatului începând cu 23.07.2013.
În primul rând, rezumăm datele la sfârșitul perioadelor de muncă ale angajatului. Valoarea rezultată este 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).
Apoi rezumăm datele de început ale perioadelor de muncă ale angajatului. Valoarea obținută este egală cu 46.33.10025 (11.21.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).
Acum să găsim diferența dintre sumele primite.
Este egal cu 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), sau 14 ani 2 luni 20 zile.
Să adăugăm 4 zile. Se pare că, începând cu 23 iulie 2013, durata totală a serviciului angajatului este de 14 ani 2 luni 24 zile.
Informatie despre familie
Punctul 10 „Compoziția familiei” din secțiunea „Informații generale” se completează pe baza pașaportului și a altor documente ale angajatului, precum și a informațiilor furnizate de acesta.
În coloanele pentru indicarea compoziției familiei, pot fi introduse rude care sunt dependente de angajat sau care locuiesc cu acesta.
În același timp, angajatorul nu trebuie să obțină consimțământul rudelor apropiate ale angajatului cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în suma prevăzută de formularul unificat nr. T-2 „Card personal de angajat”.
Astfel de clarificări ale Roskomnadzor cu privire la aspecte legate de prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, solicitanților pentru ocuparea posturilor vacante, precum și persoanelor din rezerva de personal, sunt publicate pe site-ul web http://www.rsoc.ru.
Informații despre munca cu fracțiune de normă
Cardul personal al angajatului nu prevede o secțiune specială pentru informații despre munca cu fracțiune de normă. În practică, astfel de informații sunt introduse într-una dintre secțiuni:
Secțiunea III „Angajarea și transferul într-un alt loc de muncă”;
Secțiunea X „Informații suplimentare”.
Dezvoltare profesională cu angajatorii anteriori
Această problemă nu este acoperită în Instrucțiunile pentru completarea unui card personal. În practică, în secțiunea V „Dezvoltare profesională” se introduc de obicei informații despre pregătirea avansată numai în timpul activității angajatului în această organizație.
Stimulentele angajaților
Instrucțiunile pentru completarea cardului personal nu conțin recomandări care premii, stimulente și titluri onorifice merită să fie incluse în Secțiunea VII „Premii (stimulente), titluri onorifice” din cardul personal al angajatului. Este logic să presupunem că trebuie să le introduceți pe acelea care sunt înscrise în carnetul de muncă al angajatului și anume:
Informații despre acordarea premiilor de stat, inclusiv atribuirea titlurilor onorifice de stat, pe baza decretelor și a altor decizii relevante;
Certificatele de onoare, conferirea titlurilor și acordarea cu ecusoane, ecusoane, diplome, certificate de onoare produse de angajatori;
Alte tipuri de stimulente prevăzute de legislația Federației Ruse, precum și convențiile colective, reglementările interne ale muncii, cartele și reglementările disciplinare.
În același timp, nu se fac înregistrări la bonusurile prevăzute de sistemul de remunerare sau plătite în mod regulat, nici în carnetul de muncă, nici în cardul personal (paragrafele 24 și 25 din Regulile de întreținere și stocare a carnetelor de muncă , aprobat de Guvernul Federației Ruse din data de 16.04.2003 nr. 225).
Detalii despre vacanță
Secțiunea VIII „Vacanță” ține evidența tuturor tipurilor de vacanțe acordate unui angajat în perioada de muncă în organizație, inclusiv a vacanțelor neplătite.
Vacanță pe cheltuiala ta.La completarea informațiilor privind concediul fără plată, nu este întotdeauna posibil să se indice perioada pentru care se acordă acest concediu (la nașterea unui copil, înregistrarea căsătoriei și alte cazuri enumerate la punctul 6 din partea 2 a articolului 128 din Codul muncii al Federației Ruse). Într-o astfel de situație, unii specialiști din coloanele 2 și 3 din secțiunea VIII pun jos liniuțe. Dar acest lucru este greșit.
Deoarece vacanțele care depășesc 14 zile calendaristice pe an fără plată sunt excluse din perioada de acordare a concediului, este pur și simplu necesar să se indice pentru care an lucrător au fost oferite aceste vacanțe.
Vacanță plătită pentru tratament spa. Secțiunea VIII „Vacanță” conține, de asemenea, informații despre concediul pe care angajatorul îl acordă angajatului pentru tratament în conformitate cu articolul 17 paragraful 2 paragraful 2 al articolului 17 din Legea federală nr. 125-FZ din 24.07.98. Reamintim că această dispoziție prevede acordarea de concedii plătite pentru tratamentul spa (care depășește concediul anual plătit stabilit de legislația Federației Ruse) pentru întreaga perioadă de tratament și deplasarea la locul tratamentului și înapoi.
Dacă toate liniile sunt complete.Pentru a ține cont de toate tipurile de concediu al angajaților, secțiunea VIII prevede doar 12 rânduri.
Dacă toate sunt completate și nu există spațiu pentru înregistrări noi în această secțiune, nu este necesar să creați un nou card personal. Este suficient să puneți în ea o foaie suplimentară cu linii și coloane similare cu liniile și coloanele din secțiunea VIII „Sărbători”.
Pe inserție, indicați numărul său, când a fost lichidat și de către cine: „Introduceți foaia în cardul personal al angajatului nr. 1. Început de contabilul OP Sayapina”, puneți o semnătură și o dată vizavi de intrare.
Pentru fiecare angajat al întreprinderii, funcționarii departamentului de personal creează un astfel de document ca cardul personal al unui angajat. Este o parte integrantă a fișierului său personal și se completează pe baza tuturor copiilor, a documentelor originale depuse de acesta. De asemenea, conține informații legate de îndeplinirea atribuțiilor profesionale ale angajatului.
Cardul personal al unui angajat este forma principală pentru evidența personalului tuturor angajaților din întreprindere. Ea este principala formă de înregistrare militară, în timp ce inspectorul de personal este responsabil pentru fiabilitatea datelor conținute în acesta.
Angajatul verifică toate informațiile introduse după efectuarea înregistrărilor, apoi le confirmă cu semnătura sa.
Rosstat propune să utilizeze formularul t-2 pentru aceasta. Fiecare companie are dreptul să o modifice sau să elimine câmpurile inutile în conformitate cu specificul activităților sale.
Programele de contabilitate a personalului îl conțin ca parte a documentelor lor. Formularul poate fi tipărit și apoi completat manual, sau puteți conduce informațiile relevante în directoarele programului, iar un card personal t 2 va fi generat automat.
Aceste documente ar trebui păstrate în locuri strict definite, în care accesul este limitat și posibil doar pentru oficialii responsabili. Acest lucru se datorează faptului că cardul angajatului conține datele sale personale, care sunt protejate de lege. Aceste prevederi se aplică și bazelor de date computerizate.
Este recomandabil să atașați la card toate copiile documentelor pe baza cărora s-au făcut mărcile.
După cum este necesar, lucrătorul personal face înregistrări în acest registru despre vacanțe, pregătirea angajaților, transfer, etc. Când un angajat este concediat, detaliile ordinului de reziliere a contractului sunt înregistrate în acesta.
Cardul t2 trebuie să conțină semnătura personală a angajatului care concediază.
După aceea, împreună cu fișierul personal, este transferat în arhivă, în care documentul este stocat în conformitate cu legea timp de 75 de ani.
Formular card personal de angajat T-2 completare eșantion 2016
Să luăm în considerare forma t-2 în detaliu.
În primul rând, se completează capul documentului. Aici trebuie să indicați numele complet al companiei și codul acesteia conform clasificatorului OKPO.
Mai mult, datele sunt introduse în secțiunea tabelară. Data completării (de obicei coincide cu data angajării), numărul personalului, numărul contribuabilului, numărul asigurării de pensie (SNILS), prima literă a numelui de familie, tipul muncii prestate (poate fi „permanent” și „temporar”) ), tipul muncii (locul principal, combinație), sexul (notat cu o literă mare).
1. Informații generale
Într-un mic tabel din partea dreaptă sunt indicate data încheierii și numărul contractului de muncă.
În paragraful 4, cetățenia și codul acesteia sunt înregistrate în conformitate cu directorul OKIN.
Clauza 5 reflectă ce limbă străină vorbește angajatul și în ce măsură. Acesta din urmă poate conține următoarele: „Citesc și traduc cu un dicționar”, „Citesc și pot explica” sau „Vorbesc fluent”.
Punctul 6 conține informații despre educația primită - nivelul, numele, informațiile despre documentul educațional și calificările dobândite.
Clauza 7 indică numele profesiei pentru care este înregistrat angajatul.
Punctul 8 este completat conform cărții de muncă - aici trebuie să indicați durata serviciului la o anumită dată (de regulă, la momentul angajării).
În clauzele 9-10, se înregistrează starea căsătoriei, precum și date despre rudele apropiate.
Clauza 11 conține date ale cărții de identitate.
Clauza 12 reflectă adresele de înregistrare și de reședință efectivă, precum și un număr de telefon de contact.
2. Informații despre înregistrarea militară
Această secțiune este completată numai pentru bărbați pe baza unui card militar sau a unui card de înregistrare.
În paragraful 2, se înregistrează gradul militar al angajatului. Dacă el nu a slujit încă, atunci trebuie să indicați „sub rezerva recrutării”.
Paragraful 3 reflectă compoziția, de exemplu, „soldați”, „medical” etc.
Clauza 4 indică codul digital al specialității militare.
Clauzele 6-7 reflectă numele biroului militar de înregistrare și înrolare la care aparține angajatul și statutul din registru. În acest din urmă caz, intrarea se face în creion.
Un semn din paragraful 8 este pus atunci când un angajat este eliminat din înregistrarea militară.
Datele specificate în această secțiune sunt certificate de către angajatul serviciului personal și de către angajat însuși.
3. Angajarea și transferurile către un alt loc de muncă
În această secțiune, datele despre înregistrarea și mișcările angajatului sunt introduse în tabel rând cu rând. Aici trebuie să indicați data emiterii comenzii, numele unității structurale și poziția, datele privind salariile, detaliile comenzii. Fiecare linie este certificată de angajat cu o semnătură personală.
4. Certificare
Completat deja în procesul de lucru la întreprindere. În această secțiune, sunt introduse datele privind certificarea angajatului. Acestea trebuie să conțină data operației, rezultatul muncii comisiei, detaliile protocolului. Coloana „Fundație” poate fi gol sau poate conține datele comenzii pe direcția angajatului de a fi supus certificării.
5. Dezvoltare profesională
A se finaliza pe măsură ce angajatul parcurge cursurile corespunzătoare. Aici, rând cu rând, trebuie să indicați data inițială și finală a instruirii, tipul de îmbunătățire a calificării, în ce instituție de învățământ a avut loc, detaliile documentului de trecere primit. Coloana „Fundație” completat în același mod ca în secțiunea 4.
6. Recalificare profesională
Secțiunea conține informații rând cu rând despre recalificarea angajaților. Aici trebuie să indicați perioada de date în care a fost efectuată, în ce specialitate, datele documentului de recalificare primit.
7. Recompense și premii
În această parte a documentului, trebuie să indicați informații despre recompensarea unui angajat pentru performanțe ridicate în muncă cu certificate, recunoștință, bonusuri etc. În prima coloană, trebuie să notați tipul de recompensă, iar în următoarele - numele, numărul și data documentului conform căruia angajatului i s-au acordat stimulentele.
8. Vacanță
Când angajatului i se acordă timp de odihnă, informațiile din aceasta sunt înregistrate în această secțiune. Aici trebuie să introduceți informații despre toate sărbătorile, inclusiv fără plată.
Prima coloană indică numele acesteia, apoi pentru vacanțele anuale - perioada pentru care sunt furnizate, durata și ora exactă de la începutul și sfârșitul acestui timp. Ultima coloană conține detaliile comenzilor corespunzătoare ale conducerii companiei.
9. Beneficii sociale
Această secțiune este completată dacă angajatul are condiții de muncă preferențiale. De exemplu, persoanele cu dizabilități din grupul 3 (care lucrează) ar trebui să aibă o zi de lucru mai scurtă. Prima coloană indică tipul de prestație, apoi detaliile documentului pe baza cărora este furnizat. În motive, puteți indica o trimitere la legile în vigoare.
10. Informații suplimentare
Aici se introduc date care nu au fost reflectate în secțiunile anterioare, dar sunt importante. De exemplu, dacă un angajat are permis de conducere a unei mașini, atunci aceste linii conțin detaliile permisului de conducere, categoria și perioada de valabilitate a acestuia.
Cardul personal al angajatului poate fi păstrat în forma elaborată și aprobată de angajator în mod independent sau conform formularului unificat T-2, aprobat prin decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. angajatorul menține un card personal conform formularului unificat T-2, trebuie să introducă în ea toate informațiile furnizate de acest formular.
La înregistrarea unui card personal în formularul nr. T-2, se utilizează clasificatoare de informații, care conțin, în special, coduri pentru completarea celulelor: OKIN (clasificator rusesc de informații despre populație), OKSO (clasificator educațional rusesc) Specialități) și altele. Anterior, codarea a fost utilizată pentru a procesa automat datele. Acum a dispărut nevoia de codificare a informațiilor. Dacă angajatorul decide să nu completeze codurile, casetele codurilor de pe card trebuie lăsate necompletate. Este imposibil să le eliminați din forma unificată T-2.
Completarea probei în formularul unificat T-2
În antetul formularului T-2, trebuie să completați numele organizației, codul OKUD, OKPO. Apoi, completați tabelul:
- data întocmirii unui card personal;
- numărul personalului angajatului;
- TIN al angajatului;
- numărul SNILS;
- alfabet (prima literă a prenumelui angajatului);
- natura lucrării;
- tipul de lucru;
- sexul angajaților.
Partea principală a cărții este formată din 11 secțiuni. În secțiunea I, trebuie să completați informații generale despre angajați:
- contractul de muncă (număr, dată);
- Numele complet al angajatului;
- locul nașterii sale;
- cetățenie;
- cunoașterea limbii străine;
- educația angajaților;
- profesie;
- experiență de muncă;
- este căsătorit;
- compoziția familiei;
- date pașaport;
- adresa locului de reședință (înregistrare și adresa efectivă de reședință).
Secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară” conține informații despre gradul militar al angajatului, categoria rezervei etc.
În secțiunea III „Recrutare și transferuri către un alt loc de muncă”, trebuie completate următoarele elemente:
- data de la care angajatul a fost înregistrat pentru a lucra în companie sau transferat la un nou loc de muncă;
- subdiviziune structurală;
- specialitate, categorie, clasă de calificare. Această coloană este completată în conformitate cu tabelul de personal și OKPDTR;
- tariful tarifar, prima (dacă este cazul);
- baza;
- semnătura personală a angajatului.
Secțiunea IV „Atestare” constă dintr-un tabel în care trebuie să completați informații despre rezultatele atestării (dacă angajatorul certifică angajații).
Secțiunea V „Formare avansată” conține informații despre educația profesională primită de angajat în plus.
Secțiunea VI „Recalificare profesională” conține informații despre educația profesională suplimentară primită de angajat. De obicei, această secțiune conține informații despre instruirea pe care a primit-o angajatul în perioada de muncă în companie.
Secțiunea VII „Premii, stimulente, titluri onorifice” conține informații despre premiile angajatului.
Secțiunea VIII „Vacanță” conține informații despre vacanțe.
În secțiunea IX, Prestații sociale, furnizați informații despre prestații, dacă există.
În secțiunea X „Informații suplimentare”, furnizați informații suplimentare, dacă este necesar.
În secțiunea XI „Motivele rezilierii contractului de muncă (concediere)” introduceți informații despre motivul concedierii.
Deoarece cardul personal prevede semnăturile părților la contractul de muncă, și anume semnătura angajatului însuși, care confirmă familiarizarea acestuia cu informațiile introduse în cardul personal, acesta trebuie să fie pe hârtie. Puteți păstra cardurile personale în formă electronică, dar în acest caz trebuie să existe versiuni pe hârtie cu semnăturile părților.
Verificați eșantionul pentru completarea formularului T-2 pentru a completa formularul corect și pentru a evita greșelile. Un eșantion de completare a formularului unificat T-2 este dat mai sus.
Dragi cititori, specialiștii noștri v-au pregătit gratuit acest material. Cu toate acestea, articolele vorbesc despre modalitățile tipice de soluționare a problemelor din conflictele de muncă.
Dar fiecare caz este individual și unic. Dacă doriți să știți cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online... Este rapid și gratuit.
Sau suna:
Completarea secțiunii de reziliere: un exemplu de completare
Pentru a completa secțiunea 11 a cardului, informațiile din comanda de reziliere a contractului de muncă sunt utilizate folosind formularea specificată în acesta.
Citește și: Cum să formalizați concedierea angajaților în timpul lichidării unei întreprinderi
Data concedierii este ziua în care angajatul din ultima zi și-a îndeplinit sarcinile la întreprindere. Semnătura din această secțiune este pusă nu numai de către angajat, ci și de către ofițerul de personal.
Stocarea cardurilor T-2
Depozitarea cardurilor personale ale angajaților concediați are loc în arhiva întreprinderii. În acest caz, documentele se află în dosare speciale de nomenclatură, separate de comenzi și fișiere personale.
Important: cardurile personale ar trebui să fie inaccesibile persoanelor din afară, deoarece compania este obligată să asigure securitatea datelor personale ale angajatului.
Greșeli frecvente la completarea formularului T-2
Să analizăm cele mai frecvente greșeli la întreținerea cărților personale:
- Personaje speciale. Slash (/), colon (:), semn egal (\u003d) etc., nu pot fi utilizate în forma T-2. Sunt deosebit de strict interzise în zona de codificare.
- Umplutură neglijentă. Textul poate intra în afara marginilor prevăzute, dacă este necesar. Dar nu ar trebui să intre în zona de codare.
- Liniuțe. Liniile sunt interzise în acest document. Prezența lor poate duce la recunoașterea cardului ca invalid.
Eșantion completat de cardul personal al angajatului sub forma T-2
Deoarece cardul personal al angajatului este un document destul de voluminos, vă sugerăm să vă familiarizați cu un exemplu de completare a întregului document.
Cardul personal al unui angajat este un document de afaceri important în fluxul de lucru al oricărei organizații; înregistrarea acestuia este de obicei încredințată serviciului de personal. Acesta este utilizat în scopul contabilității amănunțite a angajaților și conține toate informațiile semnificative despre acesta: date despre pașapoarte, TIN, SNILS, informații despre locul de reședință, înregistrare, activitate de muncă, educație, precum și informații scurte despre familie.
Versiunea finală a formularului unificat T-2 este aprobată de legislația muncii. Toate organizațiile sunt obligate să formeze carduri personale pentru toți angajații fără excepție și pentru unii chiar mai mulți. Antreprenorii individuali sunt scutiți de această nevoie, dar au și posibilitatea de a le înregistra.
Păstrarea cardurilor personale nu este doar o datorie, această activitate poate aduce beneficii semnificative organizației. Un angajator poate folosi adesea cardurile personale pentru a-și proteja interesele, folosindu-le pentru a confirma legalitatea deducerilor din salariile angajaților, pentru a calcula corect numărul mediu de angajați, pentru a calcula impozitele etc., practica de arbitraj judiciar descrie o mulțime de astfel de exemple .
Pentru comoditate, angajatorului i se permite să efectueze circulația electronică a cardurilor personale sub forma T-2, aproape toate companiile moderne folosesc această oportunitate: este practic, dacă este necesar, facilitează găsirea materialelor necesare. Dar trebuie să le imprime pe hârtie. Acest lucru este justificat de conținutul din cardul personal al câmpurilor destinate semnăturii angajatului, precum și de angajatul departamentului de personal responsabil cu întreținerea acestuia. Deoarece un card personal este un document de utilizare și depozitare îndelungată, atunci când îl imprimați, ar trebui să se utilizeze hârtie groasă A4.
Este important să ne amintim că nu există un singur ghid pentru lucrul cu cardurile personale, cu excepția rezoluției menționate mai sus, prin urmare, articolul este în primul rând de natură recomandativă.
Informații generale despre formularul T-2 și complexitatea completării acestuia
La întrebarea cine completează și menține formularele T-2, Instrucțiunile Goskomstat vor răspunde. Potrivit acestora, cardurile personale sunt întocmite de un angajat al departamentului de personal, iar atunci când tabelul de personal nu include o astfel de funcție, persoana autorizată să conducă managementul evidenței personalului sau șeful întreprinderii. Angajatului însuși îi este interzis să facă orice înregistrări pe cardul său personal, cu excepția unei semnături personale în caz de angajare, schimbare de personal sau concediere.
Formularul T-2 conține 11 blocuri, defalcate pe subiecte și plasate pe 4 pagini. Pentru o înțelegere mai vizuală a structurii și înțelegerea caracteristicilor umplerii, vă sugerăm să vă familiarizați cu formularul. (link pentru a descărca formularul)
Legea nu reglementează momentul formării cardului T-2 și cea mai bună opțiune ar fi includerea acestui element în setul de operațiuni standard pentru înregistrarea unui nou angajat. Acest lucru se datorează regulii: înscrierea în carnetul de muncă al angajatului este cu siguranță dublată de o înscriere similară în cardul său personal. Materialele în forma T-2 sunt aduse pe baza unei liste tipice de documente:
- ordinea de acceptare a funcționării
- contract de munca
- istoria Angajărilor
- SNILS
- documente privind educația, formarea avansată
- documente de înregistrare militară (pentru persoanele responsabile pentru serviciul militar)
Unele profesii și tipuri de muncă au propriile lor particularități, în astfel de situații lucrări suplimentare pot fi utile. Angajatorul are dreptul să le solicite candidatului, dacă acest lucru nu contravine legislației actuale.
O cerere de ultimatum de a furniza un certificat de atribuire a unui TIN, o descriere de la un loc de muncă anterior sau un certificat de compoziție a familiei poate fi recunoscută ca fiind ilegală. Este interzis să se solicite documente de la terți, contrar legislației actuale a muncii din Federația Rusă.
Completăm corect cardul personal conform secțiunilor
Primele două pagini ale formularului T-2 conțin un număr de câmpuri pentru diferitele coduri care trebuie completate. Ce sa scriu? Informațiile solicitate sunt conținute într-un număr de clasificatori. Subliniem că un specialist în sectorul personalului trebuie să aibă acces la acestea; nu pot fi solicitate coduri de la o persoană care solicită un loc de muncă. Contabilitatea personalului într-o organizație se bazează în principal pe utilizarea de programe de computer specializate, de exemplu, 1C, în care sunt construiți toți acești clasificatori și, desigur, acest lucru simplifică mult sarcina ofițerului de personal, el trebuie doar să introducă datele destinat codificării în câmpurile corespunzătoare și alegeți din lista propusă codul adecvat.
Numele organizației este scris în titlul formularului fără abrevieri; este obișnuit să se înregistreze data întocmirii unui card personal într-o formă standardizată (de exemplu, 13.01.2014).
Numărul de personal trebuie să fie atribuit fiecărui angajat angajat, acest lucru este util pentru organizarea evidenței personalului și identificare.
Când acceptați un angajat intern cu jumătate de normă, nu uitați să îi atribuiți un număr unic de personal și asigurați-vă că formați un alt card personal. Drept urmare, un astfel de angajat are două numere de personal și carduri unice în același timp.
Informațiile despre numărul individual al contribuabilului sunt introduse pe baza certificatului de atribuire a TIN, care este furnizat de angajat. Dacă certificatul nu este la îndemână, câmpul corespunzător este lăsat necompletat.
Legislația obligă angajatul să furnizeze un certificat de asigurare de pensie de stat la semnarea unui contract de muncă, prin analogie cu TIN, introducem numărul SNILS în formular. Dacă angajatul este înregistrat pentru prima dată, acesta nu va avea un certificat în mâinile sale și angajatorul este obligat să îi elibereze SNILS, în acest caz lăsăm câmpul necompletat, evidența se va face după primirea certificatului.
Prezența coloanei „Alfabet” este convenabilă pentru stocarea și contabilitatea cardurilor personale. Prima literă a prenumelui angajatului acceptat este înregistrată aici.
Următorul câmp este „Natura muncii”, aici se indică dacă angajatul este angajat definitiv sau temporar. În consecință, coloana „Tipul de muncă” este destinată pentru informații despre dacă munca este cea principală sau dacă angajatul o combină.
În ultima coloană introducem „masculin” sau „feminin”, respectiv.
Secțiunea 1 Generalități
Începem să completăm acest bloc al cardului specificând detaliile contractului de muncă, scriem numărul acestuia și data încheierii în formatul deja familiar, ca în exemplul de mai sus.
Numele angajatului trebuie notat lizibil și fără abrevieri, în timp ce este recomandat să începeți înregistrarea cât mai departe în stânga, în cazul în care se fac modificări. Deci, dacă angajatul se căsătorește în viitor și ia numele de familie al soțului / soției, acest fapt se va reflecta cu siguranță în cardul ei personal.
În articolul „Data nașterii” denotăm data și anul nașterii în cifre arabe, luna este scrisă într-un cuvânt fără abrevieri (23 aprilie 1985). Data este duplicată în câmpul de cod în formatul tradițional zz / ll / aaaa.
Rescriem „locul nașterii” dintr-un document de identitate, indicând tipul de unitate administrativ-teritorială, este permisă utilizarea abrevierilor general acceptate.
Câmpul „cetățenie” este completat și de către ofițerul de personal, pe baza datelor din pașaport.
Informațiile despre cunoașterea limbilor străine sunt de obicei înregistrate direct din cuvintele angajatului sau pe baza rezultatelor testului, dacă sunt furnizate pentru admiterea în funcție. De asemenea, specifică gradul de competență lingvistică utilizând formularea standard.
Cardul personal reflectă cunoașterea limbilor străine numai în raport cu limba rusă. De exemplu, nu este indicată cunoașterea limbilor tătare, udmurt și a altor popoare.
Angajatul confirmă nivelul de educație al acestuia, furnizând documentele, diplomele și certificatele relevante. Parametrii principali sunt transferați la următorul articol de pe card.
Înregistrările de învățământ incomplete (incomplete) nu pot fi făcute pe baza ID-ului studentului, a cărții de note sau a cuvântului de onoare al angajatului. O astfel de înregistrare se face numai atunci când le oferă un certificat sau o diplomă a unei instituții de învățământ.
Mențiunea „studii superioare incomplete” se face dacă angajatul a parcurs cea mai mare parte a cursului de formare la universitate sau a parcurs cursul complet, dar nu a susținut diploma sau nu a promovat examenul de stat.
Dacă un angajat, în timp ce studia la o universitate, nu a finalizat nici măcar jumătate din cursul de formare, paragraful 6 va indica „general (complet) secundar”.
Este indicat să indicați integral numele instituției de învățământ, dar dacă este prea lung, este permisă utilizarea abrevierilor. Acest câmp indică, de asemenea, numele documentului educațional furnizat, seria și numărul acestuia, anul finalizării studiilor, calificărilor și specialității. Clauza 6 conține, de asemenea, informații despre formarea postuniversitară.
Este obișnuit să faceți înregistrări despre profesie pe baza experienței de muncă reflectată în carnetul de muncă, în tabelul de personal și în cuvintele angajatului.
Durata serviciului este calculată în principal pe baza înregistrărilor din carnetul de muncă. Când un angajat este angajat pentru primul său loc de muncă, zerourile sunt scrise în rândurile date.
Intrarea despre așa-numita stare civilă se face pe baza unei ștampile din pașaport, certificat de căsătorie, certificat de divorț furnizat de angajat.
Important! Completăm câmpul „stare de căsătorie” numai folosind formularea OKIN, cuvintele „singur”, „căsătorit”, „căsătorit”, „divorțat” etc. sunt inacceptabile.
Următorul element al primei secțiuni este „Compoziția familiei”, nu este nevoie să enumerați toate rudele cunoscute, este suficient să le indicați pe cele mai apropiate: mamă, tată, soție, soț, fiică, fiu, frați. Angajatul raportează aceste date în funcție de care dintre rude locuiește cu el sau este dependent.
Transferăm cu atenție datele pașaportului, strict în conformitate cu documentul angajatului. Adresa locului de reședință conform pașaportului este transferată de pe ștampila de înregistrare. Adresa reală trebuie indicată numai atunci când nu este identică cu înregistrarea, aceste date pot fi necesare de către angajator în cazul, de exemplu, al absenteismului sau dacă angajatul nu vine în ziua concedierii pentru o carte de muncă. Nu uitați să vă notați numerele de telefon.
Secțiunea 2 Informații privind înregistrarea militară
Unul dintre cele două tipuri de documente este utilizat la înregistrarea unui bloc de învățământ militar: persoanele din rezervă furnizează un act de identitate militar, iar recruții aduc un certificat al unui cetățean supus serviciului militar.
Toate informațiile necesare pot fi găsite în paragrafele relevante ale documentelor de mai sus.
Se întâmplă ca categoria de validitate să nu fie deloc explicată, nu ne este frică, implicit punem „A”. Nu uitați să completați punctul 7 cu un creion simplu, acest lucru va fi necesar în viitor. Și când introducem un punct la punctul 8, ne amintim că un cetățean este supus radierii atât la atingerea vârstei maxime, cât și din motive de sănătate.
Pe a doua pagină din partea de jos a formularului, angajatul semnează, după ce a verificat corectitudinea datelor înregistrate, există și un câmp în care semnează după verificarea ofițerului de personal introdus.
Secțiunea 3 Recrutare și transferuri către un alt loc de muncă
Acest bloc repetă în mod tradițional ceea ce este scris în carnetul de muncă, tabelul se va deschide cu o înregistrare a admiterii, aici intrăm poziția, salariul, detaliile comenzii. Apoi, realizăm traduceri consecutive, dacă există. Un punct important - îl cunoaștem pe angajat cu înregistrările afișate aici, pentru că trebuie să semneze pentru fiecare dintre ele.
Secțiunea 4 „Atestare”
Multe întreprinderi efectuează certificări pentru angajații lor, pentru aceasta încasează un comision, al cărui rezultat este un fel de protocol. Informațiile despre un astfel de protocol sunt scrise în această parte a formularului T-2.
Secțiunile 5 - 6 „Dezvoltare profesională”, „Recalificare profesională”
Două opțiuni sunt posibile aici:
- angajatul urmează o pregătire avansată înainte de angajare și aduce documentele relevante;
- angajatul urmează cursuri direct în compania sa, apoi lucrătorul personal va utiliza datele departamentului de instruire a personalului.
Toate datele sunt în formatul tipic găsit în secțiunile anterioare. De obicei, nu există întrebări speciale la completarea acestor blocuri. Dacă angajatul nu și-a îmbunătățit calificările și nu a fost supus recalificării, atunci, în consecință, secțiunile rămân necompletate.
Secțiunea 7 „Premii”
După cum sugerează și numele, se potrivesc aici toate tipurile de stimulente pe care angajatul le-a primit în procesul muncii lor în cadrul organizației. În general, informațiile din această secțiune sunt identice cu secțiunea similară a cărții de lucru. Puteți utiliza abrevieri general acceptate, dacă acest lucru nu denaturează esența generală.
Secțiunea 8 „Vacanță”
Acest bloc reflectă toate tipurile de concedii pe care angajatul le-a folosit vreodată: anual, educațional, fără plată, îngrijire a copiilor. Ar trebui să înregistrați informații despre durata vacanței, datele de început și sfârșit ale acesteia, perioada pentru care a fost acordată vacanța și, desigur, detaliile comenzii corespunzătoare.
Pe parcursul carierei sale, un angajat pleacă de mai multe ori în concediu. Bineînțeles, câmpurile libere se vor încheia într-o zi. Nu ne pierdem, ci imprimăm pur și simplu o pagină suplimentară care conține continuarea tabelului.
Secțiunea 9 „Prestații sociale”
Aici angajatorul indică informații despre beneficiile pe care le oferă un anumit angajat, precum și informații despre documentele care fac posibilă obținerea acestui sau acelui privilegiu.
Secțiunea 10 „Informații suplimentare”
Practica arată că această secțiune este rareori completată, dar dacă este dorită și disponibilă, informații despre:
- dizabilități
- instruirea angajaților
- pașaport
- dacă angajatul are copii cu dizabilități, acest fapt poate fi afișat și aici.
Secțiunea 11 Motivele rezilierii unui contract de muncă (concediere)
Ultimul paragraf al formularului T-2 este scurt și laconic, aici este locul procesului-verbal de concediere, formularea, în plus, este exact rescrisă din ordinul de concediere, aceeași înregistrare va fi indicată în cartea de lucru. Prin analogie cu a doua pagină a formularului, acest paragraf este semnat de lucrătorul personalului și de angajatul însuși
Depozitarea și contabilitatea cardurilor personale în forma T-2
Formularul T-2 - hârtie cu o "durată de valabilitate" lungă, cardurile sunt prescrise pentru a fi depozitate timp de 75 de ani, ceea ce înseamnă că trebuie să aveți grijă de integritatea lor în prealabil, în special, să utilizați hârtie groasă de calitate adecvată pentru imprimare. Nu există standarde stricte de contabilitate, cardurile sunt de obicei păstrate în dulapuri la hotelul personalului sau în biroul șefului organizației, fiind aranjate în ordine alfabetică. Această problemă este discutată mai detaliat în următorul videoclip.
Cardurile personale ale angajaților deja concediați, după un anumit timp, sunt trimise în arhive.
FAQ
După cum am văzut, cardul personal T-2, deși voluminos, este un document destul de simplu de completat. Cu toate acestea, încă apar întrebări și vom vorbi despre ele în concluzie.
Situațiile apar adesea atunci când unele câmpuri sunt lăsate goale din diverse motive. În acest caz, nu ar trebui să puneți liniuțe în ele, darămite să le ștergeți. Formularul T-2 este reglementat de lege, astfel încât nu pot fi șterse secțiuni din acesta. Dar puteți adăuga noi detalii dacă este necesar.
Orice modificare a formularului unificat ar trebui să fie însoțită de o comandă corespunzătoare semnată de conducere.
Lucrătorii în resurse umane sunt și ei oameni și fac greșeli. După ce ați găsit o inexactitate sau o eroare pe un card personal, se recomandă să tăiați cu atenție cu o singură linie și să scrieți informațiile corecte deasupra. În acest caz, angajatul departamentului de personal trebuie să certifice corectarea cu semnătura sa și să o familiarizeze cu semnătura angajatului, astfel încât să nu aibă nicio întrebare în viitor.
La fel procedăm atunci când un angajat își schimbă numele de familie, de exemplu. Datele vechi sunt atent tăiate, informațiile actuale sunt înregistrate, asigurați-vă că menționați aici documentul care stă la baza unei astfel de corecții.
