Bazele administrării resurselor umane. Efectuarea evidenței personalului de la A la Z

Fiecare companie are angajați, iar asta înseamnă că este necesară organizarea evidenței personalului. În organizațiile mari este înființată, dar într-o companie abia la început, trebuie creată de la zero.

Etapele creării înregistrărilor HR

Responsabilitatea pentru crearea înregistrărilor de resurse umane poate fi atribuită diferiților angajați. Acesta este fondatorul companiei, directorul acesteia, contabilul și directorul de birou. Indiferent de cine i se încredințează această activitate, crearea managementului înregistrărilor necesită experiență și cunoștințe. Să luăm în considerare etapele organizării managementului evidenței personalului.

Studierea caracterului complet al informațiilor despre gestionarea evidenței personalului

Angajatul va avea nevoie de următoarele resurse:

• Acte de reglementare: dreptul muncii, documentație de personal. Toate standardele trebuie să fie în ultima ediție. Acestea sunt necesare pentru a respecta legea în procesul de creare a evidențelor de personal.
• Manuale, cărți despre munca de birou.
• Program pentru ținerea evidenței personalului. Cel mai frecvent este 1C. Cu toate acestea, pe lângă acesta, există multe alte programe, inclusiv cele care sunt superioare 1C ca funcționalitate. Avantajul 1C este că în fiecare oraș există specialiști în întreținerea sistemului.

Toate materialele de referință pot fi obținute gratuit, dar programul va trebui achiziționat.

Studiul documentației constitutive

Angajatul care organizează munca de birou trebuie să ia de la manager copii ale actelor constitutive. Documentația personalului este întocmită tocmai pe baza acestora. Informațiile privind procedura de angajare a unui director sunt preluate din Carta. De asemenea, puteți vedea și alți termeni și condiții de angajare acolo:

• Procedura de stabilire a salariilor.
• Durata încheierii unui contract de muncă.

Carta poate stabili procedura de angajare a specialiștilor cheie și de stabilire a unui program de personal.

Stabilirea listei de documente

Lista documentației necesare trebuie convenită cu conducerea. Cu directorul ar trebui să se discute condițiile dorite în regulamentul intern și regulamentul intern. Să ne uităm la documentele care trebuie completate:

• Comenzi care se referă la activitățile angajatului. De exemplu, acestea ar putea fi ordine de angajare, concediere sau transfer pe o altă poziție. Aceste documente vor fi păstrate timp de 75 de ani.
• Ordinele personalului. Termenul de valabilitate al hârtiei este de 3-5 ani.
• , în care sunt introduse informații despre angajați.
• Contracte de munca.

O companie trebuie să depună aceste documente, indiferent de dimensiunea acesteia.

Angajarea directorului

CEO-ul este primul angajat al companiei. Dacă un salariat intră în serviciu pe bază de concurență, cu acesta se încheie un contract de muncă. Acordul se încheie de către președintele organului ales.

Dacă firma are fondatori, se semnează un acord cu aceștia. Dacă managerul este atât fondator, cât și antreprenor individual, el semnează contractul atât pentru angajat, cât și pentru angajator. Documentul trebuie să indice data de la care directorul a fost în serviciu.

Întocmirea documentației de bază

Va trebui să întocmiți o serie de documente:

• programul de personal;
• regulile de procedură în cadrul companiei;
• alte reglementări interne.

Documentele trebuie aprobate de director. După ce au fost făcute toate modificările, lucrările sunt aprobate. Exemple de documente pot fi găsite pe Internet.

Tabelul de personal se întocmește după un formular unificat. Cu toate acestea, dacă este necesar, managerul poate lăsa redactarea unui act local la propria discreție. Puteți adăuga coloane auxiliare la acesta. Programul de personal conține următoarele informații:

• Denumirea funcției.
• Numărul de unități de personal.
• Dimensiunea salariului.
• Beneficiile angajatului.

Toate pozițiile din program trebuie listate în ordinea importanței. Primul pe listă este directorul general, ultimii sunt angajații de suport (de exemplu, curățenia).

Programul de lucru trebuie să stabilească programul de lucru al companiei. De exemplu, acesta ar putea fi munca în schimburi. Dacă este necesar, documentul poate include nuanțe de etică corporativă și cerințe pentru aspectul angajaților.

Jurnalele de bord trebuie pregătite. În special, se efectuează următoarele acțiuni:

1. Numerotare.
2. Pagini de dantelă.
3. Sigilați documentul.

Numerotarea trebuie să fie continuă. Toate foile trebuie numerotate. După aceasta, trebuie să dantelate toate foile, inclusiv capacul. Cozile se extind dincolo de magazin. Trebuie să le ascundeți cu hârtie. Pe el trebuie să indicați numărul de foi din revistă. Trebuie semnata si semnatura managerului sau angajatului responsabil cu mentinerea documentului. Jurnalul trebuie, de asemenea, marcat cu data de începere a întreținerii sale și numele companiei.

Elaborarea unui formular standard de contract de muncă

Toate condițiile de angajare ale angajaților trebuie incluse în formularul standard. De exemplu, acestea ar putea fi următoarele elemente:

• Loc de munca.
• Ore de lucru.
• Salariu: suma si procedura de plata.
• Bonusuri oferite de angajator.

Formularul include, de asemenea, următoarele informații:

• denumirea companiei, adresa legală și reală a acesteia;
• Numele complet al angajatului;
• postul pentru care este angajat salariatul;
• perioada pentru care se încheie acordul;
• tipul contractului de munca (post principal sau job part-time);
• responsabilitatile locului de munca.

IMPORTANT! Toate condițiile menționate în formular trebuie să respecte legea. În caz contrar, sunt considerate invalide. În caz contrar, angajatorul poate include orice informație în contract.

Întocmirea altor documentații

Pentru lucrări suplimentare de personal veți avea nevoie de documente suplimentare:

• registre de contabilitate;
• acorduri de răspundere;
• formulare de comandă etc.

Exemple de documente pot fi găsite și pe Internet.

Decizie privind nuanțele menținerii evidenței muncii

La început, managerul se poate ocupa de menținerea înregistrărilor de lucru. Acest lucru trebuie înregistrat în ordinea corespunzătoare de acceptare a răspunderii. Comanda trebuie finalizată. În caz contrar, companiei i se va aplica o amendă. În viitor, responsabilitatea ținerii registrelor poate fi transferată altor angajați.

Angajarea de angajați

În această etapă, va trebui să pregătiți o serie de documente, cum ar fi:

• contracte de munca;
• comenzi de recrutare;
• cărți de muncă și o carte de înregistrări ale mișcării lor.

Înregistrarea unui lucrător pentru muncă se efectuează conform următorului algoritm:

1. Recepție cu un angajat.
2. Familiarizarea persoanei cu toate actele locale (de exemplu, fișele postului, reglementările privind remunerarea).
3. Incheierea unui contract de munca (documentul trebuie sa poarte semnatura managerului si angajatului).
4. Un al doilea exemplar al contractului de muncă este eliberat salariatului.
5. Se completează un card personal în formularul T-2.
6. Decor .

Toată documentația (carte personală, contract de muncă etc.) este transferată departamentului de contabilitate. Acest lucru este necesar în scopuri de salarizare. Această listă de documente este stabilită prin lege. Executarea fiecăreia dintre aceste lucrări este obligatorie.

Gestionarea evidențelor de personal este unul dintre punctele cheie pentru managerii tuturor organizațiilor, necesitând cunoștințe serioase ale legislației muncii, elementele de bază ale menținerii și pregătirii documentației. El nu poate fi subestimat.

În acest articol veți citi:

• Ce este managementul înregistrărilor de personal
• Ce documente sunt importante în gestionarea evidenței personalului?
• Care este baza gestiunii înregistrărilor de personal?
• Cum să organizați înregistrările de resurse umane în compania dvs
• Ce greșeli fac cel mai des profesioniștii în HR?
• Care sunt avantajele automatizării resurselor umane?
• Ce schimbări au afectat managementul înregistrărilor de personal în 2016?

Ce este managementul înregistrărilor de personal

Managementul înregistrărilor HR include managementul personalului, care vă permite să reglați în timp util fluxul de documente al organizației. Poate fi legată atât de angajați, de mișcarea acestora în cadrul companiei, cât și de înregistrarea orelor de lucru și a decontărilor cu angajații.

Cel mai bun articol al lunii

Dacă faci totul singur, angajații nu vor învăța să lucreze. Subordonații nu vor face față imediat sarcinilor pe care le delegeți, dar fără delegare ești condamnat la probleme de timp.

Am publicat în acest articol un algoritm de delegare care te va ajuta să te eliberezi de rutină și să nu mai lucrezi non-stop. Veți învăța cui poate și nu i se poate încredința munca, cum să atribuiți corect o sarcină astfel încât să fie finalizată și cum să supravegheați personalul.

Nu cu mult timp în urmă, orice companie avea propriul departament de personal, iar procesul de lucru de birou era complet sistematizat și nu necesita cunoștințe speciale din partea angajaților departamentului. Acum aproape totul s-a schimbat: angajații HR trebuie pur și simplu să folosească gândirea creativă atunci când angajează potențiali angajați. Astfel, pentru un manager de resurse umane, educația și alfabetizarea juridică, acuratețea și minuțiozitatea în conducerea afacerilor contabile și studierea programelor de formare sunt importante.

De regulă, un contabil-avocat-manager HR corespunde colectiv titlului de master HR.

Care sunt responsabilitățile unui specialist HR?

Principalele documente cu care trebuie să se ocupe un specialist în resurse umane sunt:

1. Menținerea fluxului de documente dictat de Codul Muncii al Federației Ruse:

Întocmirea dosarelor personale ale angajaților companiei;

Redactarea adeverintelor, concediilor medicale si declaratiilor;

Intocmirea comenzilor de personal;

Crearea foilor de pontaj si controlul orelor de lucru;

Intocmirea rapoartelor trimestriale privind impozitul social unificat;

Calculul si calculul salariilor pentru angajati etc.

2. Intocmirea competenta a contractelor de munca, fiselor posturilor si regulamentelor interne.

3. Mentinerea documentelor legate de angajarea de noi angajati:

Studierea profilurilor și CV-urilor candidaților;

Monitorizarea pieței pentru salarii;

Prelucrarea listei de posturi vacante ale organizației;

4. Contabilitatea documentelor privind certificarea și evaluarea personalului:

Redactarea formularelor de evaluare și a regulamentelor;

Pregătirea caracteristicilor de certificare a angajaților.

Este important ca specialistul HR să semneze un document privind nedistribuirea datelor personale ale angajaților.

Fundamentele administrarii resurselor umane

Diverse documente, de exemplu, legi, regulamente, instrucțiuni, care stabilesc standarde de drept al muncii, sunt de o importanță capitală în munca unui angajat de HR. Există două grupuri principale de documente oficiale:

1) Legislative și acte normative care descriu standardele de drept al muncii și standardele de protecție a muncii. Toți angajații companiei trebuie să respecte aceste standarde. Aceasta include:

1. Codul Muncii al Federației Ruse. Este o lege de bază. Este urmat de angajatul departamentului de personal al fiecărei întreprinderi. Conform normelor codului muncii, angajații organizației sunt angajați și concediați, sunt reglementate orele de muncă și de odihnă, procedura de eliberare a salariilor și înregistrarea diferitelor beneficii și compensații.

2. Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Această lege vă permite să organizați un sistem de protecție a muncii la întreprindere. Managerul preia controlul asupra asigurării unor condiții de muncă inofensive și poartă responsabilitatea administrativă pentru aceasta.

3. Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”. Prelucrarea informațiilor personale se bazează tocmai pe această lege. De exemplu, ei determină cum vor fi procesate toate datele despre persoana angajată, precum și unde vor fi stocate informațiile.

4. Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului (supravegherii) de stat.” Această lege vorbește despre drepturile și responsabilitățile angajatorului în timpul inspecții în curs de desfășurare. În special, în Legea prevede documentele pe care managerul are dreptul să le solicite de la persoana care a venit să efectueze o inspecție la întreprindere; se menționează dreptul persoanei care îndeplinește datoria de a participa la inspecție în sine. , precum și ce trebuie făcut dacă rezultatul său este nesatisfăcător.

5. Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Include o listă de informații clasificate în această întreprindere, precum și o listă a angajaților care dețin informații secrete și sunt responsabili pentru dezvăluirea acestora.

2) Documente cu caracter metodologic privind activitatea managerială și gestionarea evidenței personalului. Aceste documente nu sunt obligatorii și includ informații despre cel mai eficient lucru cu actele departamentului HR.

1. GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor." Ei determină regulile de păstrare a documentației, o listă de detalii care trebuie să fie prezente în document. Acest standard de stat definește lista de detalii care trebuie să fie prezente pe document, ordinea aranjamentului lor și cerințele pentru antet. De exemplu, locația pe documente a emblemei de stat, a emblemei unei organizații sau a mărcii sale comerciale este prevăzută de aceste standarde. Ei vă spun când să scrieți numele prescurtat al întreprinderii și când să scrieți numele complet, precum și componentele numărului de înregistrare al comenzii. Astfel de reguli se aplică tuturor documentelor organizatorice și administrative ale organizației: rezoluții, instrucțiuni, ordine, protocoale, acte, scrisori. Managementul înregistrărilor HR se ocupă de toate aceste documente oficiale.

2. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă” și Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor de completare a lucrărilor cărți”. Angajatul personalului apelează la ei pentru a completa corect și a menține în continuare carnetele de muncă ale angajaților lor.

3. Lista documentelor standard de management aprobate de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000. Acest act de reglementare include o listă completă a documentelor interne, stabilește procedura și termenii de stocare a acestora. Astfel, dacă un angajat al personalului trebuie să afle cât timp, de exemplu, trebuie păstrat un tabel de personal, el aduce acest document departamental special.

4. Standarde de timp integrate intersectoriale pentru munca privind personalul și contabilitatea personalului și standarde de timp integrate intersectoriale pentru munca privind suportul documentației pentru management, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72. Cu ajutorul lor, se calculează numărul de angajați ai serviciului de personal și se determină timpul necesar fiecăruia dintre ei pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.

5. Forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia. Exemple de comenzi privind angajarea, încetarea raportului de muncă, transferul, trimiterea într-o călătorie de afaceri, bonusurile, precum și alte documente sunt incluse în document, conform Rezoluției Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din ianuarie 5, 2004 nr. 1.

Cum să conduci evidența personalului într-o companie

Activitățile de HR pot fi desfășurate în următoarele moduri:

1) Pe cont propriu, prin angajarea unui angajat special în acest scop.

2) Prin recurgerea la ajutorul unor organizații terțe specializate în externalizarea resurselor umane.

3) Gestionarea automată a înregistrărilor de personal.

Primele două metode sunt acceptabile și fiecare are propriile sale avantaje.

Potrivit primei, prin înființarea unui departament de resurse umane într-o organizație, personalul acesteia va fi capabil să îmbine contabilitatea, jurisprudența și responsabilitățile unui manager de HR, precum și să înțeleagă bine toate informațiile necesare din cadrul companiei.

Dacă personalul este mic, atunci de obicei managerul îndeplinește el însuși aceste sarcini, economisind astfel salariile angajaților specializați în acest domeniu.

A doua opțiune câștigă acum o mare popularitate, deoarece un astfel de serviciu costă compania mult mai puțin decât angajarea unui angajat în mod permanent. Acest lucru este valabil mai ales înainte de inspecții, la schimbarea conducerii sau în timpul concedierii unui angajat cu experiență în acest domeniu. Specialiști înalt calificați vin temporar în organizație și pun în ordine toată documentația internă.

Cum să organizezi înregistrările HR de la zero

Etapa 1. Elaborarea documentelor care trebuie să fie în companie

În primul rând, sunt elaborate diverse manuale pentru lucrul înregistrărilor de personal. Pentru a face acest lucru, organizația trebuie să aibă următoarele documente necesare:

Reglementări interne de muncă;

Legea cu privire la protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

Legea privind protectia muncii si securitatea la incendiu.

Aceste documente sunt obligatorii și sunt procesate mai întâi.

Etapa 2. Ajustarea personalului

Înainte de întocmirea unui program de lucru, se încheie contracte de muncă cu angajații organizației, se întocmește toată documentația de angajare necesară și se creează carnetele de muncă. Cu toate acestea, erorile în menținerea acestei documentații sunt destul de frecvente.

Tabelul de personal se verifică în funcție de datele privind salariile angajaților și denumirile posturilor acestora. Aceste informații se află în departamentul de contabilitate.

Acordați atenție corespondenței dintre posturile din tabelul de personal și pozițiile efective ale angajaților. Aceste informații sunt necesare în principal pentru intrarea în programul 1C, dar în realitate, distorsiunile grosolane din baza de date sunt foarte frecvente. În consecință, la întocmirea tabelului de personal, toate informațiile despre angajați trebuie să fie de încredere și verificate.

• Metode de stimulare a personalului: tangibile și intangibile

În contabilitate, fiecărui angajat i se atribuie propriul său număr unic de personal. De regulă, acest proces este automatizat. În caz contrar, acestea sunt atribuite manual. Deoarece fiecare număr de personal este atribuit unei persoane, chiar și după concediere nu este transferat nimănui.

Verificați cu atenție starea dosarelor personale ale angajaților și a cardurilor personale ale acestora. Dacă lipsește vreo documentație, scrieți un memento angajatului organizației ce anume trebuie să prezinte în continuare departamentului de resurse umane.

Etapa 3. Verificarea conformității informațiilor din contractele de muncă și graficele de personal

Asigurați-vă că verificați informațiile din tabelul de personal cu informațiile din contractele de muncă. Este posibil ca informațiile să nu fie de încredere. De exemplu, este indicat un salariu care nu corespunde realității, sau data indicată pentru semnarea contractului cade într-o zi liberă și alte neconcordanțe. În astfel de cazuri, contractele trebuie refăcute urgent. Acordul trebuie întocmit în conformitate cu toate regulile și semnat de o persoană autorizată. Dacă apar modificări în activitățile angajatului, este suficient să se întocmească un acord suplimentar și să se facă astfel ajustări la contractul de muncă.

Un astfel de acord este întocmit separat pentru fiecare angajat specific al organizației.

Toată documentația se face în două exemplare: unul pentru firmă, celălalt pentru departamentul de personal.

Etapa 4. Verificarea executării corecte a comenzilor de personal

Toată documentația este verificată pentru corectitudinea și fiabilitatea datelor introduse. Toate nuanțele, cum ar fi datele, semnăturile și toate informațiile referitoare la persoana care solicită un loc de muncă, trebuie să fie adevărate. Toate documentele trebuie să corespundă între ele. Acordați întotdeauna atenție prezenței nu numai a semnăturii șefului întreprinderii, ci și a angajatului însuși. Dacă se găsesc inexactități în documente, acestea ar trebui refăcute sau eventual trimise spre semnare.

Etapa 5. Verificarea corectitudinii înregistrărilor de lucru

Apoi, asigurați-vă că există înregistrările dvs. de lucru. Toți sunt în organizație. Este posibil să întâlniți dosarul de muncă al unui angajat care nu a lucrat cu organizația dvs. de mult timp. Apoi ar trebui să trimiteți o scrisoare recomandată cu confirmare de livrare cu o cerere de prezentare pentru carnetul de muncă sau să oferiți o adresă la care poate fi trimisă. În funcție de răspuns, acesta este fie trimis prin poștă la adresa specificată cu confirmare de primire, fie în carnetul de muncă este inclus un aviz de predare a scrisorii. Perioada de valabilitate a carnetului de muncă al angajaților nemuncitori este până la cerere, dar nu mai puțin de 50 de ani.

Când începeți să completați un carnet de muncă, studiați mai întâi documentele care reglementează întreținerea cărților de muncă. Acestea includ:

Instructiuni pentru completarea carnetelor de munca;

Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori.

Etapa 6. Înregistrarea fișierelor personale sau dosarelor personale ale angajaților (dacă acestea nu au fost păstrate înaintea dvs.)

La angajare, se creează un card personal pentru fiecare angajat în formularul nr. T-2. De regulă, acest proces este în prezent automatizat - există programe speciale pentru completarea acestor carduri și apoi printarea lor. Trebuie remarcat faptul că arhivele de stat acceptă carduri personale numai pe hârtie „jumătate de carton”.

Cardurile personale sunt întreținute de un angajat al departamentului de resurse umane - o astfel de instrucțiune este cuprinsă în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Toate copiile documentelor: pașaport, certificat de asigurare, sunt plasate în dosare „dosar” și se face un inventar al fiecărui caz. Așa se formează folderele personale. Acolo sunt plasate și copii ale comenzilor și contractelor referitoare la acest angajat. Acest lucru se face pentru comoditate. Este recomandabil să atașați fotografii ale angajaților pe cardurile personale.

Amintiți-vă că este extrem de nedorit să stocați fișierele personale împreună cu Formularul nr. T-2.

Etapa 7. Întocmirea cărților sau jurnalelor contabile necesare

Documente precum Caietul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea și Caietul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formelor de carnete de muncă și a inserțiilor în acestea se păstrează exclusiv manual. Fiecare pagină trebuie numerotată, iar cartea trebuie legată, deoarece acesta este un jurnal de formulare stricte de raportare.

Etapa 8. Întocmirea unui program de vacanță

În perioada pre-Anul Nou se întocmește și se aprobă un program de vacanță.

Într-o întreprindere mică, puteți efectua un sondaj despre angajații care pleacă în vacanță; într-o întreprindere mare, această sarcină delegatşefii de departamente ai organizaţiei.

Pentru a se asigura că procesul de lucru al întreprinderii nu este afectat, perioadele de vacanță nu trebuie să coincidă pentru angajații aceluiași departament.

În cazul în care în rândul angajaților apar probleme controversate cu privire la perioada de concediu, decizia se ia de către manager sau șeful departamentului. Obținerea tuturor informațiilor necesare pentru a crea un program de vacanță durează de la una până la trei săptămâni.

Odată întocmit programul de vacanță, acesta este aprobat de șeful organizației.

Cu două săptămâni înainte de începerea concediului, trebuie să anunțați angajatul despre apariția acesteia și să emiteți un ordin de acordare a concediului. Cu toate acestea, timpul de plecare în concediu poate fi ajustat prin acord între angajat și superiorii săi.

Atunci când un certificat de concediu medical este prezentat la începutul vacanței planificate, acesta este transferat într-o altă perioadă de timp, indicând acest lucru în cerere. Datele modificate sunt introduse în anumite coloane ale programului de vacanță.

Amintiți-vă întotdeauna că un angajat trebuie să plece în vacanță cel puțin o dată la doi ani. Iar la concedierea unui angajat, concediul anual plătit este compensat financiar.

Etapa 9. Formarea dosarelor de personal

Cazurile sunt structurate astfel:

- „Comenzi de personal (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovări, concedii fără plată, misiuni în călătorii de afaceri de lungă durată și călătorii de afaceri în străinătate)” - perioadă de păstrare - 75 de ani;

- „Comenzi pentru personal (concedii regulate și educaționale, serviciu, penalități, deplasări de afaceri de scurtă durată în țară)” - termen de valabilitate - 5 ani;

- „Contracte de muncă”;

- "Lucruri personale";

- „Cartele personale”;

- „Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;

- „Probleme de personal legate de serviciile guvernamentale și organizațiile comerciale”, etc.

Listele de concedii, secvențele de sarcini și programele sunt de obicei clasificate ca aspecte separate.

Având în vedere că comenzile personale pot fi stocate timp de cinci sau șaptezeci și cinci de ani, se recomandă sortarea lor în cazuri diferite. Vă rugăm să rețineți că toate documentele care nu sunt incluse în lista de cazuri cu o perioadă de păstrare de 5 ani au automat o perioadă de păstrare de 75 de ani.

Dacă compania este suficient de mare și mai mult de 250 de coli apar în 12 luni, atunci trebuie sortată în foldere separate. De exemplu, „Contracte de muncă (A–L)”, „Contracte de muncă (M–Z)”; „Comenzi pentru personal (concedii planificate și educaționale)”, „Comenzi pentru personal (îndatoriri, mustrări, călătorii de afaceri)”).

Etapa 10. Înregistrarea listei de dosare

O listă sistematizată a denumirilor cazurilor companiei, care indică și cât timp este stocat un anumit document, poate fi pregătită separat pentru cazurile legate de personalul companiei sau poate fi inclusă în lista generală a documentelor companiei.

Procesul de completare a documentelor legate de personal este același cu depunerea dosarelor și alcătuirea unei liste în munca generală de birou.

Gestionarea corectă a evidențelor de personal: greșeli tipice

1. Erori la emiterea comenzilor:

Sunt încălcate regulile de întocmire a componentei textuale a ordinelor, în special ordinele de admitere, transfer sau concediere a unei persoane.

Condițiile de angajare și fișa postului sunt indicate incorect, iar informațiile despre perioada de probă nu sunt incluse.

Este posibil să existe ortografie incorectă a diferitelor date atunci când plasați o comandă. Greșelile sunt adesea făcute în numele unei persoane, în numele unui departament al companiei sau al locului de muncă sau în numele unui post.

Utilizarea incorectă a formularelor standard în pregătirea documentelor. Probleme apar și în specificarea compoziției detaliilor.

2. Greșeli la încheierea contractelor de muncă:

Încheierea unui acord pe baza unor documente completate incorect sau în lipsa unuia dintre cele solicitate.

Încheierea unui contract de muncă cu un angajat care nu a atins sau a depășit deja limita de vârstă admisă.

Acceptarea unui cetățean care nu poate efectua această muncă din motive de sănătate.

3. Erori la menținerea înregistrărilor de lucru:

Organizațiile uită adesea să introducă datele din dosarul de muncă al noului angajat în cartea de muncă.

Corecțiile în insertul de lucru sunt inacceptabile dacă datele au fost introduse incorect.

Nu puteți introduce informații despre munca dvs. în secțiunea „informații despre premii” sau nu puteți formata inserția în orice alt mod care nu este conform legii.

Automatizarea managementului evidenței personalului: algoritm de implementare

Proprietarii de companii mari se confruntă adesea cu probleme:

Angajații întârzie să completeze documentele;

Acordurile durează mult pentru a fi convenite, obligațiile contractuale sunt îndeplinite cu întârzieri;

Angajatul susține că a existat un anumit document și chiar își amintește ce era scris în el, dar nu îl găsește;

Când angajații pleacă, dispar documentele importante cu care au lucrat.

Ca urmare, compania nu răspunde la solicitările clienților sau furnizorilor în timp util, iar viteza de luare a deciziilor scade. În această etapă ar trebui să vă gândiți serios la implementarea unui sistem unificat de gestionare a documentelor electronice (EDMS). Un astfel de sistem vă va permite să faceți față problemelor enumerate și, în plus, vă va ajuta să controlați disciplina performanței și să obțineți rapid datele necesare pentru analiza situației.

Când pregătiți și implementați un proiect pentru automatizarea fluxului de documente, ar trebui să respectați un anumit algoritm:

Pasul 1. Descrieți sistemul de management al documentelor

Puteți încredința descrierea unei secretare (dacă firma este mică) sau unui angajat special desemnat. Iată ce trebuie să facă:

Întocmește un document (regulamente) care enumeră procesele de afaceri și definește procedura de execuție a documentului;

Întocmește instrucțiuni pentru munca de birou (sau echivalentul acestuia) care să descrie procedura pentru fiecare proces (proceduri, roluri și funcții ale angajaților; un exemplu de proces este lucrul cu contracte și documente însoțitoare);

Scrieți (sau actualizați) fișele postului pentru angajați; trebuie să indice clar funcțiile fiecărui angajat și să stabilească cine își va îndeplini atribuțiile în caz de absență temporară.

Pasul 2. Determinați clientul (proprietarul) sistemului și managerul de proiect

Clientul este un angajat sau un departament al companiei (reprezentat de șeful său) care va lucra cu sistemul mai mult decât oricine altcineva (funcționar, șef departament juridic sau personal). Responsabilitățile clientului sunt să ofere echipei de implementare informații despre procesele de afaceri, formulare de raportare, formulare, să consilieze membrii echipei, să organizeze munca de adaptare a programului și să testeze blocuri gata făcute.

• Redactarea unei propuneri comerciale: 5 sfaturi importante

De asemenea, trebuie să numiți un manager de proiect (în companiile mici, clientul și managerul de proiect pot fi aceeași persoană). Uneori, cineva din serviciul IT devine manager. Nu este adevarat. În primul rând, un angajat al acestui departament nu cunoaște zona în care este implementat sistemul și, în al doilea rând, este puțin probabil să poată gestiona eficient un proces care afectează multe zone cheie ale companiei tale. Însă, acolo unde ajutorul specialiștilor în servicii IT va fi semnificativ este în alcătuirea unei liste de produse software, selectarea unui contractant, coordonarea activităților acestuia, furnizarea de competențe și drepturi de acces necesare angajaților, precum și în consultarea (împreună cu specialiști relevanți) companiei. angajații care stăpânesc un nou sistem pentru ei.

Pasul 3. Formați o echipă de proiect

Echipa ar trebui să includă clientul, reprezentanți ai tuturor departamentelor care lucrează cu documentație și angajați ai serviciilor IT. În plus, echipa de proiect ar trebui să includă reprezentanți ai companiei contractante care va dezvolta și implementa sistemul (dacă decideți să nu o faceți singur).

Participarea la proiectul Directorului General

Nadejda Merkuryeva,Șeful direcției pentru promovarea soluției 1C: Document Flow la 1C, Moscova

Participarea la proiectul Directorului General este obligatorie. Trebuie să organizați întâlniri cheie, să conveniți asupra documentelor cheie și să conduceți prin exemplul folosind sistemul - toate acestea sunt esențiale pentru o implementare cu succes. Dacă nu există o participare activă a șefului companiei, încercările de a introduce fluxul automatizat de documente sunt în mod evident sortite pieirii. Eșecul este garantat și dacă managerii de mijloc te-au convins să implementezi un sistem automatizat, dar tu însuți nu înțelegi cu adevărat de ce este nevoie și te decizi să preiei proiectul pe baza principiului „vom încerca, și vom încerca. vedea."

Rolul liderului în conducerea grupului de lucru:

1. Transferați controlul operațional unuia dintre angajații implicați în proiect. Specialiști bine pregătiți sau șefi de departamente relevante sunt de obicei numiți pentru a gestiona proiecte.

2. Împuternici managerul de proiect. Acest lucru este necesar mai ales dacă membrii echipei au un statut mai înalt decât managerul de proiect pe care l-ați numit.

• Sector B2b: cum să obțineți comenzi pentru 11 milioane de ruble pe lună

3. Prin ordin sau îndrumare verbală, eliberați membrii echipei de proiect de unele dintre sarcinile lor normale, astfel încât să poată dedica suficient timp proiectului.

4. Definiți criteriile pentru succesul proiectului.

5. Țineți întâlniri regulate pentru a rezolva rapid problemele care încetinesc procesul. Ele sunt adesea asociate cu o comunicare slabă între departamente.

6. Inspiră echipa pentru impulsul final. Există întotdeauna un declin spre sfârșitul proiectului - aceasta este faza de „test de rezistență”. S-au făcut deja multe, toată lumea este obosită, banii se epuizează, eșecurile se adună etc. În 90% din cazuri, echipele de proiect nu pot depăși acest punct, iar eforturile eșuează. Proiectul va muri liniștit la un pas de la finalizare dacă liderul sau directorul general nu găsește puterea de a schimba situația.

Pasul 4. Identificați problemele pe care doriți să le rezolvați și alegeți un produs software

Uneori, în această etapă, sarcinile sunt confuze: cea principală este considerată, de exemplu, pentru a crește transparența și controlabilitatea proceselor organizaționale, deși acest lucru poate fi realizat doar prin schimbări organizaționale. Orice sarcină globală trebuie împărțită într-un număr de sarcini locale. În mod evident, este inutil să încerci imediat „creșterea transparenței”, dar poți „reduce timpul necesar aprobării contractelor la trei zile” sau „primi oricând un raport privind costurile cu forța de muncă ale angajatului pentru fiecare proiect”. Aceste obiective dictează alegerea produsului software. În plus, trebuie luate în considerare următoarele criterii:

Compatibilitate cu platforma pe care sunt dezvoltate alte produse ale companiei;

Capacitatea de a îmbunătăți sistemul folosind propriul nostru serviciu IT;

Suport pentru lucrul cu dispozitive mobile.

Pasul 5. Efectuați lucrări explicative, vorbiți despre primele succese

De obicei, a doua zi după lansarea unui nou sistem, managerul începe să primească plângeri de la angajați: „sistemul nu funcționează”, „este incomod”, „nu am timp pentru asta”, „de ce ar trebui Apăs aceste butoane”, „Am deja destule de făcut...” Fluxul unor astfel de reclamații este nesfârșit, deoarece angajații nu sunt interesați să vedeți ce și cum fac. Pentru a minimiza oportunitățile de sabotare a inovațiilor, este necesar să se informeze angajații cu privire la schimbările care au loc: discutați în detaliu despre fiecare nouă etapă a proiectului și despre toate modificările planificate, discutați despre acestea, răspundeți la obiecții, demonstrând avantaje private (accelerarea procedurii). pentru revizuirea contractelor, facilitarea căutării documentelor etc.). În primul rând, ar trebui să vă concentrați eforturile asupra proceselor a căror automatizare va oferi rapid rezultate vizibile. CEO-ul și toți managerii de top ai companiei ar trebui să efectueze lucrări explicative și, în plus, să folosească sistemul în activitățile lor zilnice: acesta va fi un stimulent excelent pentru subordonați. Această abordare va oferi proiectului o imagine pozitivă, iar sistemul va fi implementat mai rapid.

3 avantaje ale managementului electronic al înregistrărilor de personal

1. Economisirea de bani pe stocare. Aproape toate documentele, conform regulilor, sunt păstrate cel puțin cinci ani. Astfel, compania trebuie să planifice și să organizeze locul unde vor fi depozitate materialele de arhivă. Acest lucru nu este întotdeauna posibil și provoacă unele inconveniente.

2. Economisiți timp. Pentru a formula corect un caz sau pentru a întocmi documentul necesar, managerul de resurse umane trebuie să petreacă timp strângând toate semnăturile necesare. Utilizarea documentelor în formă electronică simplifică această procedură. Toți angajații care trebuie să semneze pot semna pur și simplu electronic. Ofițerul de resurse umane poate verifica doar informațiile.

3. Reduceți erorile. Orice persoană este capabilă să facă greșeli. Gestionarea electronică a documentelor ajută la evitarea corecțiilor inutile și completarea eronată.

Nou în managementul evidenței personalului: modificări în 2016

Din 2015, legile muncii au suferit unele modificări, care au rămas în 2016. Cuantumul amenzilor pentru nerespectarea legilor muncii a fost majorat, iar lista categoriilor de salariați care pot lua concediu în orice perioadă a anului a fost extinsă. De asemenea, au început să fie eliberate cărți de muncă angajaților. În 2016, aceste modificări vor provoca și alte modificări, cum ar fi:

SRL-urile și SA nu pot avea un sigiliu;

Aranjamentele călătoriilor de afaceri sunt simplificate;

Solicitantul trebuie să fie informat în scris cu privire la motivul refuzului în termenul stabilit;

Introducerea unui sistem diferit de responsabilitate administrativă pentru angajatori;

Modificarea regulilor de furnizare a certificatului de lipsă de cazier judiciar atunci când se aplică pentru un loc de muncă;

O altă structură pentru procesul de obținere a informațiilor din registrul persoanelor descalificate;

Nouă procedură de notificare a angajării foștilor funcționari publici;

Adăugarea unui nou articol la Codul Muncii al Federației Ruse, care acoperă problemele de prioritate pentru acordarea concediului anual plătit;

Ajustarea sistemului de inspecții la întreprinderile mici;

Modificări în situația concedierii femeilor însărcinate care lucrează cu contract de muncă pe durată determinată.

Deci, din 7 aprilie 2015, societățile cu răspundere limitată și societățile pe acțiuni nu pot folosi sigiliul rotund. Însă Rostrud consideră că firma este în continuare obligată să certifice cu sigiliu înscrierile din carnetul de muncă. Rostrud a precizat acest lucru într-o scrisoare din 15 mai 2015 nr. 1168-6-1. Departamentul a transmis documentul de mai sus autorităților necesare din regiuni pentru ca acestea să se poată baza pe aceste informații atunci când efectuează inspecțiile.

Dacă o companie refuză să folosească un sigiliu rotund în carnetele de muncă ale angajaților, va fi supusă unei penalități de până la cincizeci de mii de ruble (clauza 1 a articolului 5.27 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este important ca proprietarii de afaceri să știe că inspectorul are dreptul de a aplica o amendă pentru fiecare încălcare individuală.

Documente de evidenta a personalului - 2016. Toate procesele și formularele necesare pentru gestionarea înregistrărilor de personal sunt prevăzute în Codul Muncii al Federației Ruse, iar procedura de procesare a documentelor este specificată în legile federale. Desigur, departamentul HR este obligat să prelucreze o cantitate suficientă de informații. În 2016, documentația principală poate fi împărțită în următoarele secțiuni:

Tot felul de comenzi, de exemplu, privind angajare, concediere, transfer, bonusuri;

Reglementări locale ale organizației, adică regulamente interne de muncă în companie, reglementări privind informațiile personale ale membrilor echipei, reglementări privind nivelurile de venituri etc.;

Contracte de munca;

Contract colectiv, dacă este prezent;

Acorduri privind răspunderea financiară integrală;

Documente de evidență a personalului, adică program de lucru, program de concediu;

Înregistrări de lucru;

Formulare pentru înregistrarea orelor de lucru;

Documente pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri;

Reglementari de protectia muncii.

Formulare unificate în gestionarea evidențelor de personal 2016. Înainte de intrarea în vigoare a legii federale din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, era obligatorie utilizarea formularelor unificate. După adoptarea legii, situația s-a schimbat: companiile au început să aibă o atitudine diferită față de înregistrarea detaliilor gospodăriei. Activități.

• Training pentru manageri de vânzări: pregătirea unui începător în 3 pași

De acum inainte, orice firma are dreptul sa intocmeasca forma documentului contabil primar care i se potriveste, facand completari sau eliminand elemente inutile. Dar formularele unificate în evidențele de personal vor rămâne în continuare în vigoare.

Astfel, în 2016, următoarele documente vor continua să fie utilizate în gestionarea evidenței personalului:

Formularele nr. T-1 și T-1a (comandă privind angajarea angajaților),

Formularul nr. T-2 (carte personală de angajat),

Formularul nr. T-3 (tabel de personal),

Formularele nr. T-5 și T-5a (ordin de transfer al angajatului la un alt loc de muncă),

Formularele nr. T-7 (program de vacanță) și T-6 (ordin pentru acordarea concediului de odihnă),

Formularul nr. T-9 este utilizat la înregistrarea unei călătorii de afaceri, este recomandabil să îl clarificați notând scopul călătoriei de afaceri.

Standarde profesionale - 2016. De la 1 iulie 2016 vor intra în vigoare articolele 195.2 și 195.3 din Codul muncii. Standardele profesionale vor deveni necesare pentru implementarea de către angajatori dacă Codul Muncii, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse prevăd cerințele pentru calificările necesare unei persoane pentru a desfășura anumite activități de muncă.

Până în acest moment, angajatorii erau sfătuiți doar să folosească astfel de standarde. Dar astăzi, multe companii prescriu cerințe profesionale pentru posturi atunci când întocmesc fișele postului pentru angajați.

Informații despre autor și companie

Nadejda Merkuryeva,Șeful direcției de promovare a soluției 1C: Document Flow a companiei 1C, Moscova. Specialist în optimizarea proceselor de management al documentelor și implementarea sistemelor electronice de management al documentelor în agențiile guvernamentale și întreprinderile comerciale. Autor de materiale didactice, cursuri de formare și seminarii privind crearea de sisteme bazate pe soluția 1C: Document Management 8. Grupul de companii „1C”. Domeniu de activitate: dezvoltare, distributie si suport de programe pentru calculator. Teritoriu: sediu – la Moscova; lucrul cu utilizatorii se realizează printr-o rețea extinsă de parteneri (mai mult de 7.000 de companii din rețeaua 1C:Franchising în 750 de orașe din 23 de țări). Număr de personal: 900. Număr de utilizatori de produse software: peste 4 milioane de angajați în peste 1 milion de organizații.

În acest articol, nu vom oferi exemple de completare a formularelor, întocmirea altor documente sau textele documentelor de reglementare pe care trebuie să le aibă o organizație. Să ne oprim doar asupra succesiunii lucrărilor privind organizarea de la zero a gestionării evidenței personalului într-o companie.

Baza normativă

Atunci când organizați înregistrările de resurse umane de la zero, veți avea nevoie de următoarele documente de reglementare:

GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Codul Muncii al Federației Ruse (pentru a nu fi confundat cu modificări și completări, este logic să achiziționați un nou text al Codului Muncii cu modificări aproximativ la fiecare șase luni - cu excepția cazului în care, desigur, organizația dvs. a instalat un sistem de referință legal care este actualizat regulat).

Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (modificat la 19 mai 2008).

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.

O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Rosarkhiv la 10.06.2000 (modificată la 27.10.2003).

În plus, cartea lui Ya.E. va fi de folos. Varlamova si E.A. Kosheleva „Gestionarea înregistrărilor HR de la zero” (M.: Editura profesională, 2008).

Notă

Multe forme de documente în gestionarea evidenței personalului sunt unificate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”. Îl găsiți în orice sistem de referință legal (Consultant Plus, Garant, Cod) sau pe Internet, există și formulare gata făcute din această rezoluție pe care trebuie doar să le copiați pe hard disk. Documentele pentru care nu există formulare unificate trebuie întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

Pasul 1: dezvoltam documente pe care firma trebuie sa le detina

Cel mai adesea, organizarea producției de personal începe cu elaborarea a tot felul de reglementări și instrucțiuni și pe bună dreptate. Documentele de reglementare pe care compania trebuie să le dețină includ:

regulamentul intern al muncii;

regulament privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

reglementari privind protectia muncii si securitatea la incendiu.

Orice altceva poate aștepta: vă puteți asuma elaborarea unor documente care au caracter facultativ doar atunci când actele obligatorii au fost întocmite.

Pasul 2: ajustarea tabelului de personal

Cel mai probabil, compania a elaborat deja un tabel de personal, există un personal de angajați care îndeplinesc cu succes sarcinile repartizate, cu care s-au încheiat contracte de muncă, s-au emis ordine de angajare și s-au făcut înscrieri în carnetele de muncă. Dar, după cum arată practica, aceste documente nu sunt întotdeauna întocmite corect.

Solicitați informații de la departamentul de contabilitate despre salariile angajaților și numele posturilor acestora - pe baza acestor date, trebuie să verificați tabelul de personal.

De remarcat faptul că titlurile posturilor din tabelul de personal nu coincid întotdeauna cu pozițiile efective ale angajaților. Contabilitatea nu prea are nevoie de aceste informații pentru a transfera plăți și taxe, dar programe precum 1C necesită completarea unei secțiuni cu astfel de informații și, uneori, este introdusă o poziție care nu corespunde cu cea actuală. Prin urmare, înainte de aprobarea tabloului de personal, este necesar să se clarifice numele posturilor angajaților cu șefii de departament, conducerea companiei sau cu angajații înșiși.

De asemenea, puteți solicita numerele de personal ale angajaților de la contabili. Dacă contabilitatea este automatizată, atunci numerele de personal sunt atribuite de către program; dacă nu, atunci va trebui să le atribuiți singur, începând cu angajatul care a lucrat cel mai mult și terminând cu cel care a venit la organizație mai târziu decât toți ceilalți. După concedierea unui angajat, este mai bine să nu împărtășiți nimănui numărul său de personal: lăsați toate numerele să fie unice și atribuite unei singure persoane care a lucrat vreodată în companie.

În timp ce contabilii pregătesc un rezumat al angajaților, trebuie să verificați starea dosarelor personale ale angajaților și a dosarelor lor personale, dacă acestea au fost păstrate și, de asemenea, să aflați ce documente lipsesc din dosarul personal al fiecărui angajat. Fiecare angajat trebuie să scrie o notă despre copii ale documentelor care trebuie livrate.

Pasul 3: verificăm conformitatea informațiilor din tabelul de personal și contractele de muncă

Dupa intocmirea tabelului de personal este necesara verificarea informatiilor din acesta cu datele din contractele de munca. Dacă informațiile sunt inconsecvente (de obicei, salariul este indicat incorect sau pur și simplu este indicat „Salariu conform tabelului de personal”, ceea ce reprezintă o încălcare a Codului Muncii al Federației Ruse și poate atrage penalități; datele semnării contractului se încadrează într-o zi off; semnătura reprezentantului Angajatorului nu corespunde persoanei declarate ca reprezentant - de exemplu, adjunctul acestuia a semnat în locul directorului general), atunci contractele trebuie refăcute. În acest caz, ar trebui să se pornească de la faptul că un acord semnat de o persoană neautorizată nu este, de fapt, un acord; cu alte cuvinte, nu există un contract de muncă scris. Prin urmare, trebuie eliberat, desigur, cu data curentă (autentică). În toate celelalte cazuri, se fac acorduri suplimentare la contractul de muncă, cu care contractul de muncă este completat cu noi condiții sau acele condiții care au fost specificate incorect sunt clarificate (schimbate).

Dacă contractul este întocmit corect, dar s-au făcut modificări ulterioare (creștere de salariu, transfer al salariatului la un alt loc de muncă), atunci trebuie întocmite acorduri suplimentare pentru fiecare caz pentru fiecare angajat. Contractele de muncă și acordurile adiționale se întocmesc în două exemplare, dintre care unul rămâne în companie, iar al doilea este dat salariatului.

Pasul 4: verificați corectitudinea comenzilor de personal

În continuare, trebuie să verificați prezența și executarea corectă a comenzilor de angajare, transfer de angajați (dacă au existat), etc. (date, semnături, informații conținute în acestea). Comenzile trebuie să respecte conținutul contractului de muncă încheiat cu angajații și tabelul de personal. Acestea trebuie semnate nu numai de șeful companiei, ci și de angajatul însuși. Dacă nu există ordine de angajare sau transfer de angajați în muncă sau li se emite încălcări, acestea trebuie restaurate, refăcute sau „resemnate”. Prin lege, nu sunteți responsabil pentru ceea ce s-a întâmplat înaintea dumneavoastră, dar angajatul are dreptul de a cere o copie a unui astfel de ordin și trebuie să i se furnizeze.

Pasul 5: verificați corectitudinea înregistrărilor de lucru

Următoarea etapă de lucru este verificarea disponibilității cărților de muncă. Evidența tuturor angajaților înregistrați trebuie păstrată în companie. Dacă găsiți cărțile angajaților pensionari, atunci trebuie să trimiteți o scrisoare recomandată cu confirmare de primire solicitată proprietarilor cărților cu o cerere de a veni pentru carnetul de muncă sau să dați o adresă la care poate fi trimisă. După primirea unui răspuns, carnetul de muncă trebuie trimis prin colet recomandat cu confirmare de primire. Dacă nu există niciun răspuns, includeți pur și simplu o notificare de livrare a scrisorii în cartea de muncă. Carnetele de muncă ale angajaților care nu lucrează trebuie păstrate separat de ceilalți până la cerere, dar cel puțin 50 de ani.

Dacă nu există nicio înregistrare în cartea de muncă despre angajare sau transfer, nu vă grăbiți să o faceți. În primul rând, citiți cu atenție ambele documente care reglementează completarea cărților de muncă: Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă și Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori. Și numai atunci când ai încredere în cunoștințele tale, poți începe să faci înregistrări în cartea de muncă. Amintiți-vă: o înscriere incorectă poate avea ca rezultat ca angajatul să nu fie creditat cu vechimea în serviciu în compania în care a fost făcută înscrierea incorectă.

Pasul 6: întocmește fișierele personale sau dosarele personale ale angajaților (dacă nu le-ai păstrat înainte)

Este imperativ să se elibereze carduri personale pentru angajați în Formularul nr. T-2. Astăzi, multe programe vă permit să completați formularul nr. T-2 pe un computer și să-l tipăriți pe hârtie simplă, lucru pe care îl folosesc unii ofițeri de personal. Cu toate acestea, arhivele de stat până acum acceptă doar carduri personale pe hârtie groasă, „jumătate de carton”. Prin urmare, dacă organizația dvs. este sursa de achiziție a arhivei de stat, cumpărați formularele nr. T-2 la un magazin de articole de birou în cantitatea necesară sau cumpărați hârtie adecvată pentru tipărirea lor.

Cardurile personale sunt completate de un ofițer de personal - o astfel de instrucțiune este cuprinsă în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Copiile documentelor primite de la angajați (pașapoarte, certificate de asigurare etc.) trebuie plasate în dosare „dosar”, după care se face un inventar al fiecărui caz, și se creează dosarele dumneavoastră personale. De asemenea, puteți include copii ale comenzilor și contractelor, astfel încât toate informațiile despre angajat să fie într-un singur loc, dar acest lucru nu este necesar. Puteți atașa fotografii ale angajaților pe cardurile personale.

Adesea, fișierele personale sunt plasate în formularul nr. T-2, ceea ce este incorect: cardurile personale trebuie păstrate separat de toate celelalte documente.

Noi documente și copii sunt adăugate în folderul personal pe măsură ce devin disponibile.

Pasul 7: pregătiți cărțile sau jurnalele de contabilitate necesare

Caietul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserțiile în acestea și Caietul de încasări și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnete de muncă și inserțiile în acestea pot fi păstrate numai pe hârtie. Deoarece acestea sunt jurnale cu forme stricte de raportare, fiecare pagină a cărții este numerotată și ea însăși este cusută și sigilată cu sigiliul organizației.

Pasul 8: creați un program de vacanță

Cu două săptămâni înainte de începerea noului an, organizația trebuie să aprobe un program de vacanță. Lucrările la el ar trebui să înceapă în noiembrie. Dacă compania este mică, puteți chestiona angajații când ar dori să meargă în vacanță; dacă este mare, trimiteți o scrisoare șefilor de departamente prin care le cere să furnizeze astfel de informații despre departamentul lor.

Când întocmiți un program de vacanță, asigurați-vă că atunci când angajații unui departament mic pleacă în vacanță, direcția nu rămâne deschisă. De exemplu, dacă o companie are doar doi directori de vânzări, atunci vacanțele lor nu ar trebui să coincidă în timp, chiar parțial; în plus, între aceste vacanțe ar trebui să existe o perioadă de lucru în comun - pentru a transfera cazurile de la un manager la altul.

Dacă tu însuți îi întrebi pe angajați despre timpul de vacanță și apare un conflict cu privire la cine pleacă și când, nu încercați să îl rezolvați singur - aduceți informațiile în atenția conducerii și aranjați programul în conformitate cu decizia conducerii. Dacă solicitați informații prin șefii de departament, aveți încredere în ei pentru a rezolva problemele controversate. Culegerea de informații pentru a crea un program de vacanță durează de obicei una până la trei săptămâni.

După înregistrare, programul de vacanță trebuie transmis managerului pentru aprobare.

Cu două săptămâni înainte de începerea vacanței, este necesar să se informeze angajatul despre apariția acesteia și să emită un ordin de acordare a concediului. Ora de începere a concediului poate fi schimbată prin acord între angajat și manager. În cazul în care la momentul începerii concediului salariatul s-a îmbolnăvit și a acordat concediu medical, este necesar, la cererea acestuia, să transfere concediul într-un alt moment convenabil acestuia. Toate aceste modificări se fac în coloanele corespunzătoare din programul de vacanță. Și nu uitați că un angajat nu poate să nu plece în concediu de doi ani la rând și concediul plătit obligatoriu poate fi înlocuit cu compensații bănești doar dacă angajatul este concediat.

Pasul 9: formarea dosarelor de personal

Cazurile pot fi completate pe următoarele subiecte:

„Comenzi de personal (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovări, concedii fără plată, misiuni în călătorii de afaceri de lungă durată și călătorii de afaceri în străinătate)” (durata de valabilitate - 75 de ani);

„Comenzi pentru personal (concedii obișnuite și educaționale, serviciu, penalități, călătorii de afaceri interne pe termen scurt în Rusia)” (perioada de valabilitate - 5 ani);

„Contracte de muncă”;

"Lucruri personale";

„Cartele personale”;

„Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;

„Corespondență pe probleme de personal cu agențiile guvernamentale și organizațiile comerciale”, etc.

Este mai convenabil să separați programele de vacanță, programele de serviciu, tabelele de personal în cutii separate și să le stocați în foldere subțiri.

Este mai convenabil să stocați fișierele personale și cardurile personale în ordine alfabetică, în conformitate cu numele de familie ale angajaților, toate celelalte documente - în ordine cronologică pe măsură ce documentul este primit.

Comenzile personale au două perioade de stocare: 5 și 75 de ani, prin urmare sunt împărțite în cel puțin două cazuri (toate comenzile care nu sunt enumerate în lista cu o perioadă de stocare de 5 ani au o perioadă de stocare de 75 de ani).

Dacă firma este suficient de mare și dosarul conține mai mult de 250 de foi într-un an, atunci trebuie împărțit în mai multe fișiere sau în volume (de exemplu: „Contracte de muncă (A-K)”, „Contracte de muncă (L-Z)”; „ Ordine pentru personal (concedii obișnuite și educaționale)”, „Comenzi pentru personal (sarcini de serviciu, penalități, călătorii de afaceri interne de scurtă durată)”).

La formarea cazurilor, este necesar să se utilizeze secțiunile 7 și 8 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de stocare.

Pasul 10: întocmește o listă de cazuri

Nomenclatorul de afaceri poate fi întocmit separat conform documentelor de personal sau inclus în nomenclatorul general de afaceri al organizației.

În general, procesul de formare a dosarelor și de compilare a nomenclaturii în gestionarea evidenței personalului nu este diferit de formarea dosarelor și compilarea nomenclatorului în munca generală de birou.

Și numai după toate etapele se poate începe să se elaboreze fișe de post, regulamente de personal și alte reglementări locale opționale (nu sunt obligatorii din punctul de vedere al Codului Muncii al Federației Ruse).

Yu.V. Eremeeva,
şef de birou, membru al Clubului Secretarilor Profesionişti

Dacă angajatorul refuză să înregistreze un lucrător străin care nu s-a înregistrat la locul de reședință efectivă, compania încalcă 109-FZ „Cu privire la înregistrarea migrației cetățenilor străini și apatrizilor în Federația Rusă”.
Valoarea amenzii: pentru un oficial – până la 50.000 de ruble; pentru o companie - până la 500.000 de ruble; pentru antreprenorii individuali - până la 500.000 de ruble. (Partea 4 a articolului 18.9 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Exemplul 2

Dacă contractul de muncă cu un angajat nu este întocmit corespunzător (de exemplu, contractul cu un lucrător străin nu conține detaliile poliței VHI sau detaliile documentului în baza căruia acesta are dreptul de a lucra în teritoriul Federației Ruse - un brevet / permis de muncă), compania încalcă Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 327.2 partea 2).
Valoarea amenzii: pentru un funcționar – până la 20.000 de ruble; pentru o companie - până la 100.000 de ruble; pentru antreprenorii individuali – până la 10.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Exemplul 3

Dacă, la angajare, cereți unui angajat copii ale documentelor (de educație, personale etc.) și apoi le stocați, dar nu semnați un acord cu acesta pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, astfel de acțiuni sunt considerate o încălcare a 152. -FZ „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal”.
Valoarea amenzii: pentru șeful companiei - până la 20.000 de ruble; pentru o companie - până la 75.000 de ruble; pentru antreprenorii individuali – până la 75.000 de ruble. (Articolul 13.11, Partea 2 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Exemplul 4

În cazul în care tipul de acumulare pentru angajați nu este definit în Regulamentul Bonusului, dar este plătit în mod regulat angajaților, plățile nu pot fi acceptate ca cheltuieli ale companiei. În consecință, compania plătește în mod sistematic în exces sau achită sub impozitul pe venit.

Exemplul 1

Străinul a fost angajat cu contract pe durată determinată pe perioada de valabilitate a permisului de muncă. Nu există o astfel de bază pentru încheierea unui contract pe durată determinată și nu a unui contract pe durată nedeterminată. În cazul în care un cetățean străin este concediat după expirarea contractului, salariatul va fi reintegrat la locul de muncă prin instanță, iar societatea va trebui să ramburseze costurile judiciare, câștigurile medii pentru fiecare zi de absență forțată, zilele lucrătoare vor fi incluse în vechimea în muncă pentru calcularea concediului anual plătit și, probabil, angajatul va cere și compensarea prejudiciului moral.

Exemplul 2

Concedierea angajaților din cauza reducerii personalului este un proces în care executarea corectă a documentelor de personal joacă un rol important. În special, în cazul în care tabloul de personal nu este menținut corespunzător, angajatul disponibilizat poate contesta în instanță concedierea și poate fi repus prin dovada că nu i s-au oferit toate posturile posibile vacante. Compania va rambursa câștigurile medii pentru toate zilele de absență forțată, plata concediului de odihnă și costurile legale.

Exemplul 3

Angajatorul încearcă să prevadă toate riscurile posibile și acceptă ca standard contract de muncă descărcat de la Consultant/Garant și completat cu clauze individuale. Un document cu mai multe pagini arată impresionant și serios! Dar dacă apare un conflict de muncă, un contract de muncă prea detaliat ar putea dăuna companiei în cazul unui proces. Doar un avocat cu experiență este capabil să determine care puncte sunt inutile, care pot lucra în favoarea angajatului și care sunt necesare și vor proteja partea angajatorului.

Exemplul 1

Dacă angajații companiei înțeleg în practică că înregistrările de personal sunt efectuate în companie „din când în când”, reputația angajatorului are de suferit și loialitatea angajaților scade. Fiind încrezător că în cea mai mare parte documentele de personal sunt semnate cu întârziere, iar unele nu sunt semnate deloc, un angajat poate intra în conflict la plecare și poate încerca șantaj.

Exemplul 2

Până în 2002, Codul Muncii al Federației Ruse a permis ca tabelul de personal să indice intervalele de salariu pentru posturi. De exemplu, salariile managerilor de vânzări pot varia de la X la XX. Acum această practică este ilegală; în tabelul de personal este necesar să se indice doar suma exactă a salariului, egală pentru toți angajații care lucrează în aceleași posturi. Dacă compania are încă un act de reglementare local de stil vechi, în care sunt indicate intervalele de salariu, iar angajații cunosc mărimea salariilor colegilor lor, acest lucru va provoca conversații inutile în culise.

Exemplul 3

Vacanțele pentru angajații care lucrează pe rotație nu ar trebui să cadă în timpul odihnei între schimburi. Dacă firma nu are un calendar de vacanță care să țină cont de acest aspect al programării, sau calendarul nu este respectat, acest lucru va provoca inevitabil nemulțumiri în rândul angajaților care își cunosc bine drepturile.

Necesitatea de a organiza managementul înregistrărilor de personal nu este o sarcină atât de dificilă, dar nu este ușoară pentru începători specialisti HR. Poate că ești un specialist în HR începător, sau chiar un contabil sau un manager de birou care a fost repartizat în HR, sau un antreprenor aspirant. Dacă aveți puțină experiență în acest domeniu, atunci ghidul nostru vă va ajuta cu siguranță. Totul este expus pas cu pas, simplu și accesibil, mai ales pentru începătorii în afacerea de personal.

Managementul evidenței personalului este o ramură de activitate care documentează relațiile de muncă, înregistrează informații despre disponibilitatea și circulația personalului, în urma căreia procedurile de personal capătă formă documentară. Aproape orice document de personal are valoare juridică. Cu ajutorul documentelor de personal folosite ca probe scrise, angajatorul isi poate dovedi pozitia in instanta.

Pasul 1. Organizați un „loc de muncă” pentru un specialist în resurse umane.

Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un program de personal, textele regulamentelor din ultima ediție și mostre de formulare de documente, mostre despre cum să le completați. Vei avea nevoie de toate acestea în munca ta.

Cea mai bună opțiune pentru „literatura” de referință este resursele pentru ofițerii de personal pe Internet, biblioteci electronice, publicații electronice - în ele veți găsi multe forme de documente necesare pentru munca personalului și mostre de completare a acestora, există pas cu pas proceduri pentru operațiunile de bază cu personalul, cărți, consultații etc.

Decideți împreună cu conducerea problema achiziției unui program în care să păstrați evidența personalului. Există multe astfel de programe, plătite și gratuite, și multe sunt specializate și foarte, foarte convenabile.

Dar majoritatea companiilor păstrează în mod tradițional evidența personalului în 1C. Faptul este că există o mulțime de specialiști de asistență 1C în orice oraș, dar nu vei găsi specialiști în sprijinul altor programe peste tot.

Pasul 2. Familiarizarea cu documentele constitutive ale organizației.

Toate documentele din zona de personal trebuie să respecte actele constitutive ale companiei și să nu le contrazică în niciun fel. Cititi in Carta procedura de angajare a unui director si stabilirea salariului acestuia, perioada pentru care se poate incheia un contract de munca cu acesta, unele caracteristici specifice pot fi prescrise in Carta. Uneori, Carta prevede procedura de angajare a angajaților cheie din conducere și de stabilire a sistemelor de remunerare pentru aceștia, și chiar procedura de aprobare a tabloului de personal.

Pasul 3. Faceți o listă cu documentele necesare pentru a efectua evidența personalului în compania dumneavoastră.

Documente obligatorii care trebuie întocmite și aprobate:

— reglementările interne ale muncii (articolele 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— personalul (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— documente privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal ale angajaților (un document care stabilește procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (dacă acest lucru nu este stabilit în regulamentul intern al muncii), acordul scris al angajaților pentru prelucrarea și transferul datelor cu caracter personal către terți, articolul 86-88 din Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 6 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”);

— contracte de muncă (articolele 16, 56-59, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— cărți de muncă (articolele 65, 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie , 2003 Nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de completare a carnetelor de muncă”);

— o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor în acestea (clauzele 40-41 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225, Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”);

— un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor din carnetul de muncă și inserția în acesta (clauzele 40-41 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carnet de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decret al Guvernului Rusiei Federația din 16 aprilie 2003 N 225, Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10.10.2003 N 69);

— foaia de pontaj (articolele 91, 99 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— carduri personale (clauza 12 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225);

- ordine: ordine privind angajarea, acordarea concediilor salariatilor, concedierea salariatilor, transferurile, deplasarile de afaceri, desemnarea unei persoane responsabile cu mentinerea, evidenta si pastrarea carnetelor de munca etc. (articolele 62, 68, 84.1, 193 și etc. Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 45 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 );

— motivele ordinelor emise: memorii, declarații, acte, acorduri etc. (articolele 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 etc. din Codul Muncii al Federației Ruse);

— declarații, note, calcule și alte documente referitoare la calculul și plata salariilor, plata concediului de odihnă, compensarea concediilor nefolosite, plățile la concediere;

— formă aprobată de fișă de plată;

- jurnalul de inspecții ale unei persoane juridice, întreprinzător individual, efectuate de organele de control (supraveghere) de stat, organele de control municipale (clauza 8 a articolului 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-FZ „Cu privire la protecția drepturile persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în implementarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal.Forma revistei este aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 N 141).

Există și documente de personal care devin obligatorii în anumite circumstanțe. Trebuie să verificați cu conducerea care dintre documentele opționale trebuie întocmite pentru companie. Totodata, afla de la directorul general ce conditii speciale doreste sa vada in Regulamentul Intern de Munca, alte reglementari locale, si in formularele de contract de munca. Dacă managerul dorește să includă anumite prevederi în documente, verificăm dacă acestea contravin legii.

Întocmim toate documentele de mai sus și le coordonăm cu directorul general. Aprobam optiunile finale cu directorul.

Pasul 4. Înregistrăm directorul general.

În primul rând, înregistrăm un director. El este primul angajat! Documentele trebuie să arate de la ce dată a lucrat directorul.

Pasul 5. Întocmim un tabel de personal, regulamente interne de muncă și alte reglementări locale.

Cu siguranta firma nu are inca un tablou de personal, regulamente interne de munca si alte reglementari locale. Să le inventăm. Coordonăm toate aceste documente cu directorul. Luăm în considerare comentariile și dorințele directorului și verificăm dacă acestea contravin legii. Directorul aprobă versiuni gata făcute ale documentelor de mai sus.

Vă rugăm să rețineți că tabelul de personal are o formă unificată și nu este arbitrar. Dacă apar dificultăți cu tabelul de personal, atunci pe Internet, uitați-vă la mostre de completare a tabelului de personal, o procedură pas cu pas pentru elaborarea și aprobarea tabelului de personal, seminarele tematice și secțiunea corespunzătoare de consultare pe tabelul de personal. De asemenea, puteți găsi mostre de diverse reglementări locale, proceduri pas cu pas pentru adoptarea acestora, consultări, sfaturi la redactare etc.

Pasul 6. Elaborăm o formă standard de contract de muncă.

Elaborăm o formă de contract de muncă care se va încheia cu angajații. Includem in el toate conditiile care sunt benefice si necesare companiei. Există modele bune de contracte de muncă pe internet și cum să oficializezi relația de muncă în favoarea angajatorului.”

Pasul 7. Elaboram alte documente.

Pregătim și alte documente de care vom avea nevoie pentru a efectua munca personalului în viitor: registre contabile, jurnale de înregistrare, foi de pontaj, formulare de comandă, un acord de răspundere etc. În articolele „Eșantioane de documente” puteți lua formele acestora documente și tipăriți-le Dacă este necesar, familiarizați-vă cu mostre de completare a acestora.

Pasul 8. Menținerea cărților de muncă.

Decidem împreună cu conducerea cine va păstra evidența muncii. Întrucât lucrătorii nu au fost încă angajați, va trebui mai întâi să păstrați evidența muncii. Emitem un ordin de asumare a răspunderii pentru întreținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă. Ulterior, puteti transfera aceste puteri angajatului de personal acceptat, tot prin ordin.

Pasul 9. Înregistrăm angajații la locul de muncă.

O puteți vedea aici. În această etapă, este necesar să se întocmească o mulțime de documente: contracte de muncă, ordine de muncă, carduri personale, carnete de muncă, o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă etc. Căutați formulare și mostre din toate aceste documente și sfaturi cu privire la pregătirea lor pe Internet.

Din nou, literatura metodologică și ghidurile practice, care sunt, de asemenea, disponibile public pe portalurile de personal, pot ajuta. După ce finalizați această procedură, vă așteaptă zile de lucru: menținerea foilor de pontaj și a programelor de vacanță, procesarea vacanțelor, călătoriilor de afaceri și concediilor medicale, stimulente, penalități, transferuri și concedieri și așa mai departe.