Cum se depune dosarul personal al unui angajat concediat. Cum să arhivezi fișierele personale ale unui angajat. În ce constă folderul?

Bună ziua, spuneți-mi cum să depun dosarele personale ale angajaților disponibilizați (nu avem o arhivă ca atare, doar un birou separat).

În prezent, am făcut un inventar intern al tuturor documentelor care se află în dosarele personale ale celor disponibilizați, am plasat acest inventar ca primă filă în LD, apoi merg în ordine - ordin de concediere, scrisoare de demisie, acord adițional de reziliere, acceptare. ordin etc., inclusiv toate copiile documentelor prevăzute la articolul 65 din Codul muncii

Am numerotat toate foile (de exemplu, sunt 40), iar pe prima filă a LD, unde numele complet al angajatului, am scris data de început, data de încheiere, pe 40 de file, păstrați-o 75 de ani. . Este posibil să arhivați LD-ul în această formă? Este necesară actualizarea LD-ului angajaților concediați? Suntem interesați de problema înregistrării și în cazul oricăror inspecții externe, responsabilitatea noastră pentru această înregistrare și stocare.

Răspuns

Un dosar personal este un set de documente care conțin cele mai complete informații despre angajat și activitățile sale de muncă.

Totodată, legislația muncii nu reglementează componența unui dosar personal, legislația nu prevede nicio cerință pentru completarea unui dosar personal. În plus, menținerea dosarului personal al unui angajat nu este obligatorie. Păstrați dosarele personale ale angajaților actuali doar în departamentul de resurse umane. Transferați dosarele angajaților demiși în arhive pentru stocare. Procedura de creare a unui dosar personal este indicată mai jos în text. În conformitate cu paragraful 3.6.4 din Regulament, aprobat prin decizia consiliului de administrație Rosarkhiv din 6 februarie 2002, depuneți documentele dosarului dvs. personal cu patru perforații într-o copertă de carton dur (legator) sau legați-le în acest fel că puteți citi textul tuturor documentelor, inclusiv data, viza și rezoluția. Înainte de depunere (legare), îndepărtați capsele din toate documentele. La începutul cauzei se anexează formularele pentru inventarul intern al actelor cauzei, iar la final - formularele foilor care atestă cauza. Păstrează dosarele personale ale angajaților timp de 75 de ani și păstrează pentru totdeauna dosarele personale ale managerilor, membrilor organelor de conducere, executive și de control ale organizației, angajaților cu titluri și premii de stat și de altă natură.

Citiți articole similare:

• Salariatul nu și-a ridicat cartea de muncă după concediere
• Motive de concediere
• Motivele concedierii

Astfel, luând în considerare întrebările dumneavoastră, vă putem răspunde:

1. Este posibil să arhivați LD-ul în această formă? - Procedura detaliată pentru crearea unui dosar personal este indicată mai jos în text.

1. Este necesară actualizarea LD-ului angajaților concediați? - da, neapărat (clauza 3.6.4 din Regulament, aprobată prin decizia consiliului de administrație Rosarkhiv din 6 februarie 2002).

1. Suntem interesați în mod special de problema înregistrării, iar în cazul oricăror inspecții externe, responsabilitatea noastră pentru această înregistrare și stocare - pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă, este prevăzută răspunderea administrativă (articolul 13.20 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Sancțiuni - avertisment sau amendă administrativă în cuantum de:

Mai multe detalii în materialele sistemului:

1. Răspuns: Cum se înregistrează dosarul personal al unui angajat

Formarea unui dosar personal

Stocarea fișierelor personale

Păstrați dosarele personale ale angajaților actuali doar în departamentul de resurse umane. Transferați dosarele angajaților demiși în arhive pentru stocare. Coaseți documentele personale cu patru ace într-o copertă de carton dur (legator) sau legați-le în așa fel încât să puteți citi textul tuturor documentelor, inclusiv datele, vizele și rezoluțiile. Înainte de depunere (legare), îndepărtați capsele din toate documentele. Această procedură decurge din Regulamentul aprobat prin decizia consiliului de administrație Rosarkhiv din 6 februarie 2002.

La începutul cauzei se depune formularele pentru inventarierea internă a actelor cauzei, iar la final - formularele foilor care atestă cauza ().

Păstrează dosarele personale ale angajaților timp de 75 de ani, păstrează dosarele personale ale managerilor, membrilor organelor de conducere, executive, de control ale organizației, angajaților cu titluri de stat și alte titluri și premii - permanent (lista aprobată). Auditul dosarelor personale

Pentru a sistematiza datele și a verifica disponibilitatea fișierelor personale și corectitudinea executării acestora, puteți efectua anual un audit al acestora. Documentați rezultatele unei astfel de verificări într-un document (de exemplu, puteți lua forma dată în k ca exemplu). Adăugați note cu privire la verificarea dosarului dvs. personal în completarea fișei de înregistrare a personalului personal.

Nina Kovyazina

2. Cum se păstrează documentele în departamentul de personal

Documente necesare pentru depozitare

Legislația obligă toți angajatorii să asigure depozitele care sunt generate în cursul activităților lor (). Departamentul de personal al unei organizații este, de regulă, responsabil pentru stocarea documentelor asupra personalului.

Perioadele de păstrare a documentelor

Perioadele în care documentele privind personalul trebuie păstrate sunt indicate în documentul aprobat. Începutul perioadei de păstrare a documentelor se consideră a fi 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost întocmite (lista aprobată).

Astfel, ordinele de angajare, transfer, concediere și alte ordine de personal trebuie păstrate cel puțin 75 de ani. O excepție de la această regulă o constituie comenzile pentru acordarea vacanțelor, trimiterea în călătorii de afaceri în Rusia (precum și alte documente despre călătorii de afaceri: misiuni, rapoarte etc.), precum și comenzile pentru penalități. Acestea trebuie păstrate doar cinci ani.

Contractele de muncă, cardurile personale și dosarele personale ale angajaților trebuie păstrate și ele timp de 75 de ani, iar dosarele personale ale managerilor – permanent. Tabelul de personal este, de asemenea, necesar să fie menținut în orice moment.

Materialele de certificare la locul de muncă trebuie păstrate timp de 45 de ani, iar în condiții de lucru dificile, dăunătoare sau periculoase - 75 de ani.

Păstrați reglementările muncii chiar și după înlocuirea lor cu altele noi. Perioada de valabilitate este de un an. Se stabilește și o perioadă de valabilitate de un an pentru programele de vacanță.

Perioada în care este necesară stocarea documentelor care confirmă că un angajat a primit educație pe cheltuiala organizației este determinată de cerințele legislației fiscale. Faptul este că articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește că, pentru a anula aceste costuri pentru a reduce profitul impozabil, organizația trebuie să păstreze toate documentele care confirmă formarea (acord cu o instituție de învățământ, un ordin de la șef de a trimite un angajat pentru formare, un act de prestare de servicii, o diplomă, un certificat, un certificat etc.). Perioada de păstrare a acestora este limitată la durata contractului de formare și la un an de muncă a angajatului, dar nu mai puțin de patru ani.

Condiții de depozitare a documentelor

Pentru a stoca documente, organizația trebuie să doteze spații speciale (seifuri sau dulapuri). Recomandările pentru construirea unor astfel de spații de depozitare sunt date în aprobate și aprobate. Nu este necesar ca organizațiile comerciale să respecte toate cerințele pentru echiparea spațiilor speciale pentru depozitarea documentelor (introducere în Regulile aprobate, Regulile aprobate).

Dacă o organizație stochează documente în formă electronică, atunci este necesar să se asigure un mod de stocare care să prevină pierderea, distrugerea sau denaturarea informațiilor. În plus, în timpul stocării unor astfel de documente, este necesar să le rescrieți pe medii noi (pe măsură ce suportul anterior devine învechit). Acest lucru este menționat în Regulamentul aprobat

Pentru a asigura depozitarea eficientă a documentelor (atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic), organizația (Reguli aprobate). Documente cu termen de depozitare expirat (Reguli aprobate).

Răspunderea pentru încălcările comise în timpul lucrului cu documente de arhivă

Pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă se prevede răspunderea administrativă ().

Sancțiuni - sau o amendă administrativă în cuantum de:

de la 100 la 300 de ruble. pentru cetățeni;

de la 300 la 500 de ruble. pentru funcționari (de exemplu, șeful unei organizații).

Nina Kovyazina
Director adjunct al Departamentului de Educație și Resurse Umane al Ministerului Sănătății din Rusia

Serviciul Federal de Arhive al Rusiei
INSTITUTUL DE CERCETARE PENTRU DOCUMENTARE ȘI ARHIVE ALL-RUS
(VNIIDAD)

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizaționale

Aprobat
decizia Consiliului de administrație al lui Rosarhiv
din 02/06/2002

2. Examinarea valorii documentelor

3.6. Cerințe pentru înregistrarea cazurilor acceptate în arhivă

3.6.1. Înregistrarea cazurilor se efectuează de către angajați ai serviciului suport documentație al conducerii organizației sau a altor unități structurale ale căror atribuții includ înființarea și formarea dosarelor, cu asistență metodologică și sub controlul arhivei organizației.

3.6.2. În funcție de perioada de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor.

3.6.3. Cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și evidența personalului sunt supuse înregistrării complete.

Înregistrarea completă a cazurilor include:
depunerea dosarului sau legarea;
numerotarea foilor de caz;
intocmirea fisei de certificare;
întocmirea, dacă este cazul, a unui inventar intern al documentelor;
introducerea precizărilor necesare în detaliile copertei cauzei (clarificarea denumirii organizației, indexul de înregistrare a cazului, termenele cazului, titlul cauzei).

Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale: este permisă nesistematizarea documentelor în caz, să nu se numeroteze foile cazului și să nu se întocmească note de certificare.

3.6.4. Documentele care alcătuiesc cazurile se înscriu cu 4 ace în copertă din carton dur sau legate, ținând cont de posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora. La pregătirea fișierelor pentru depunere (legare), elementele de fixare metalice (ace, agrafe) sunt îndepărtate din documente.

3.6.5. Fișierele permanente constând din documente de mare valoare sau documente fără format sunt stocate în dosare închise, rigide, cu trei clape, cu șnur sau în cutii.

3.6.6. Dacă în dosar există documente personale nerevendicate (cărți de identitate, fișe de muncă, legitimații militare), aceste documente se pun într-un plic, care se depune la dosar. Dacă există un număr mare de astfel de documente, acestea din urmă sunt scoase din dosare și se întocmește un inventar separat pentru ele.

3.6.7. La sfarsitul fiecarui dosar se depune un formular alb al fisei de atestare, iar la inceputul cauzei (pentru consemnarea documentelor deosebit de valoroase) - un formular pentru inventarierea interna a actelor cauzei.

3.6.8. Pentru a asigura siguranța și consolidarea ordinii de aranjare a documentelor cuprinse în carcasă, toate filele din acest caz (cu excepția fișei de certificare și a inventarului intern) sunt numerotate cu cifre arabe, numerotarea brută în colțul din dreapta sus al foii cu un simplu creion sau numărător. Fișele inventarului intern al actelor cauzei sunt numerotate separat.

3.6.9. Foile de cutii formate din mai multe volume sau părți sunt numerotate pentru fiecare volum sau pentru fiecare parte separat.

3.6.10. Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrative reprezentând o foaie independentă în dosar sunt numerotate pe verso, în marginea superioară a foii.

3.6.11. Foaia pliată (format A3, A2) este desfășurată și numerotată în partea dreaptă a marginii superioare a foii. În acest caz, o foaie de orice format, tivită pe o margine, este numerotată ca o singură coală; o foaie pliată și tivită în mijloc este supusă re-cusăturii și este numerotată ca o singură foaie.

3.6.12. O foaie cu documente lipite ferm (fotografii, decupaje, extrase etc.) este numerotată ca o singură coală. Dacă alte documente sunt lipite de document la o margine (inserții de text, traduceri, decupaje etc.), atunci fiecare document este numerotat separat.

3.6.13. Plicurile cu atasamente depuse in cauza sunt numerotate; în acest caz, plicul în sine este numerotat mai întâi, iar apoi fiecare atașament din plic este numerotat cu un număr ulterior.

3.6.14. Documentele depuse în dosar cu numerotare proprie de foi (inclusiv publicațiile tipărite) pot fi numerotate în ordinea generală sau păstrează propria numerotare dacă aceasta corespunde ordinii foilor din cauză.

3.6.15. Dacă se detectează un număr mare de erori în numerotarea fișelor de caz, acestea sunt renumerotate. La renumerotarea foilor, numerele vechi sunt tăiate și noul număr al foii este plasat lângă el; la finalul cauzei se întocmește o nouă fișă de certificare, în timp ce vechea fișă de certificare este barată, dar rămâne la dosar.

În cazul în care există erori individuale în numerotarea foilor din dosare la pregătirea lor de către arhiva organizației pentru transferul în depozitul de stat, este permisă, de comun acord cu arhiva de stat, utilizarea numerelor de foi cu litere.

3.6.16. Fișa de certificare se întocmește în dosar pe o foaie separată, în cărți - pe versoul ultimei foi goale, în fișiere card - pe o foaie goală separată de format card.

Fișa de certificare a cazului se întocmește în forma prescrisă (), care indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate ale cauzei, numărul de foi ale inventarului intern și precizează specificul numerotării numerelor cauzei ( prezența numerelor carcasei cu litere, a numerelor lipsă, a numerelor de coli cu fotografii lipite, a numerelor de coli de format mare, a plicurilor cu atașamente și a numărului de coli incluse în acestea), precum și prezența în dosar a copiilor tipărite ale broșurilor cu numărul de foi din acestea, dacă nu au fost notate în numerotarea generală brută la dosar.

Documentul care atestă cazul este semnat de redactorul acestuia. Toate modificările ulterioare în componența și starea cauzei (deteriorări, înlocuire a documentelor originale) sunt notate în fișa de certificare cu referire la actul relevant.

Este interzisă plasarea foii de certificare pe coperta carcasei sau pe spatele alb al ultimului document. Dacă cazul este depus sau legat fără o formă a foii de certificare, aceasta este lipită în spatele părții superioare a foii pe capacul interior al carcasei.

3.6.17. Se întocmește un inventar intern al documentelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror înregistrare este determinată de specificul acestei documentații (mai ales cauze valoroase, personale, judiciare, de anchetă etc.), precum precum și să înregistreze cazurile de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), formate pe tipuri de documente, ale căror rubrici nu dezvăluie conținutul specific al documentului.

Inventarul intern se întocmește pe o foaie separată conform formularului stabilit (), care conține informații despre numerele de ordine ale actelor cauzei, indexurile acestora, datele, rubricile și numerele de filă ale cauzei. Pentru inventarul intern se întocmește o evidență finală, care indică în cifre și în cuvinte numărul de documente cuprinse în acesta și numărul de foi ale inventarului intern.

Inventarul intern este semnat de redactorul acestuia. În cazul în care cauza este legată sau depusă fără formular de inventar intern al documentelor, atunci inventarul întocmit în forma prescrisă se lipește pe interiorul capacului frontal al carcasei.

Modificările în componența documentelor cauzei (retrageri, includeri de documente, înlocuire cu copii etc.) sunt reflectate în coloana „Note” cu link-uri către actele relevante. Dacă este necesar, se întocmește o nouă înregistrare finală pentru inventarul intern și o notă de certificare a cazului.

3.6.18. Acoperirea unui caz pentru depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și pentru personal se întocmește și se execută în forma prescrisă (), care indică denumirea organizației, unitatea structurală, indexul cazului, codul arhivistic al cazului, numărul cauzei (volum, parte) pentru lista rezumată anuală a cazurilor, titlul cauzei.

Pe coperta fișierelor de stocare permanente este prevăzut spațiu pentru numele arhivei de stat în care vor fi acceptate fișierele organizației, desemnarea codurilor arhivei și organizației de stat.

Atunci când denumirea unei organizații (unități structurale) se modifică în perioada acoperită de documentele cazului sau când cazul este transferat la o altă organizație (la altă unitate structurală), noul nume al acestei organizații sau al organizației succesoare legale este indicat pe coperta cazului, iar denumirea anterioară a organizației (unitatea structurală) este cuprinsă între paranteze.

Titlul cauzei de pe coperta cauzei este transferat din nomenclatorul cazurilor organizației, convenit cu comisia de expertiză a instituției arhivistice relevante. Dacă este necesar, în titlu sunt incluse clarificări (număr de comenzi, protocoale etc.).

În cazurile în care cazul este format din mai multe volume (părți), titlul general al cauzei și titlul fiecărui volum (părți) sunt plasate pe coperta fiecărui volum (părți).

Titlurile cazurilor care conțin copii ale documentelor indică numărul exemplarului acestora. Autenticitatea actelor cauzei nu este menționată în titlu.

Pe coperta cazului, datele extreme ale cazului sunt indicate cu cifre arabe - anul(anii) înființării și încheierii cazului.

Dacă cazul include documente (anexe etc.), ale căror date depășesc ultimele date ale cauzei, atunci sub datele cauzei se face un nou rând despre aceasta: „cazul conține documente pentru... ani)." Este posibil ca datele cazurilor să nu apară pe coperta dosarelor care conțin planuri și rapoarte anuale, deoarece acestea sunt reflectate în titlurile cazurilor.

Datele extreme ale cazurilor care conțin documentație organizatorică, administrativă, creativă și de altă natură (protocoale, stenograme, scrisori, rapoarte etc.), pentru care este importantă datarea precisă, precum și cazurile formate din mai multe volume (părți), sunt marcate cu date extreme date ale documentelor cazului, de ex. datele de înregistrare (redactare) a celor mai vechi și mai recente documente incluse în cauză.

Dacă cazul este un jurnal de înregistrare a comenzilor, instrucțiunilor etc., atunci data cazului va fi datele calendaristice exacte ale primei și ultimelor înregistrări din jurnal.

Termenele pentru un caz care conține procese-verbale de ședințe sunt datele aprobării (pentru documentele care sunt aprobate) sau întocmirea primului și ultimului proces-verbal care constituie cauza.
Au existat schimbări importante în activitatea ofițerilor de resurse umane care trebuie luate în considerare în 2019. Verificați în formatul jocului dacă ați ținut cont de toate inovațiile. Rezolvați toate problemele și primiți un cadou util de la editorii revistei „Personnel Business”.

Citiți în articol: De ce un manager de resurse umane trebuie să verifice contabilitatea, dacă noi rapoarte trebuie trimise în ianuarie și ce cod să aprobe pentru foaia de pontaj în 2019

Redactorii revistei „Personnel Business” au aflat ce obiceiuri ale ofițerilor de personal necesită mult timp, dar sunt aproape inutile. Iar unii dintre ei pot chiar provoca nedumerire inspectorului GIT.

Inspectorii de la GIT și Roskomnadzor ne-au spus ce documente nu ar trebui să li se solicite în niciun caz noilor veniți la cererea de angajare. Cu siguranță aveți niște lucrări din această listă. Am întocmit o listă completă și am selectat un înlocuitor sigur pentru fiecare document interzis.

Dacă plătiți plata de concediu cu o zi întârziere, compania va fi amendată cu 50.000 de ruble. Reduceți perioada de preaviz pentru concedieri cu cel puțin o zi - instanța va reintroduce angajatul la locul de muncă. Am studiat practica judiciară și am pregătit recomandări sigure pentru dvs.

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre un astfel de concept ca dosarul personal al unui angajat.

Astăzi vei învăța:

1. Ce se numește dosar personal și în ce cazuri trebuie păstrat;
2. Ce documente ar trebui să fie conținute în el;
3. Cât de mult și cum se stochează fișierele.

Nu toate categoriile de angajatori sunt obligate să păstreze dosarele personale ale angajaților lor. Dar pentru eficacitatea managementului echipei, este indicat să le formați. Astăzi vom discuta cum să o facem corect.

Fișierul personal: ce este și de ce îl păstrați

În primul rând, acesta este un set de documentație care caracterizează activitățile angajatului la un anumit loc de muncă. Cauza se consideră deschisă din momentul în care apare primul înscris în el. Managementul este de obicei realizat de departamentul de resurse umane, mai rar de departamentul de contabilitate.

Adesea, un dosar personal este plasat la același nivel cu un carnet de muncă, deși acest lucru este greșit. Cartea de muncă nu conține alte informații decât locul de muncă trecut și prezent, spre deosebire de dosar.

Componența dosarului personal se modifică și se completează pe măsură ce persoana își desfășoară activitatea de muncă.

Pentru cine ar trebui să mă înregistrez?

Este obligatorie păstrarea dosarelor personale pentru cei angajați în serviciul public de stat. Acest lucru este impus de legislația rusă. Antreprenorii pot reglementa această problemă prin reglementări locale. Aceasta înseamnă că angajații departamentului de resurse umane pot deschide doar fișiere personale pentru angajații cheie.

Acest grup include:

• Personalul de conducere și înlocuitorii acestora;
• Specialiști șefi;
• Persoane care sunt responsabile pentru bunuri și valori;
• Angajații cu perspective de avansare în carieră.

Dar totuși, ar fi util să se creeze astfel de dosare pentru toți angajații, deoarece acestea reflectă informații despre angajați care pot fi solicitate în orice moment.

Cine are acces la afaceri

Doar ofițerul de personal sau contabilul desemnat prin ordin al managerului introduce informații și depune dosarele la arhivă. Dacă informații confidențiale sunt scurse din caz, toată responsabilitatea pentru aceasta va reveni acestei persoane.

Pentru a evita astfel de situații neplăcute, este mai bine să depozitați fișierele personale într-o cameră special amenajată, sau în seifuri și dulapuri metalice, la care terții nu pot avea acces.

În plus, persoana responsabilă este obligată să familiarizeze fiecare angajat cu dosarul său personal cel puțin o dată la 12 luni.

Furnizarea de cazuri agențiilor de aplicare a legii

Dacă este necesar și la cerere, documentele din dosarele personale ale angajaților pot fi furnizate agenților de aplicare a legii.

Înregistrarea unui dosar personal

Urmărește un scurt videoclip despre cum să înregistrezi dosarul personal al unui angajat și totul va deveni clar:

Înainte de a vorbi despre gestionarea afacerilor personale, să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care să le oficializăm corect. Formarea unui caz începe de la data angajării unei persoane și continuă până în momentul în care este angajată. Pentru fiecare sarcină, este mai bine să luați un folder separat sau cel puțin un fișier.

Când un angajat HR creează un dosar personal, trebuie să-și amintească că:

• Este mai bine să înlocuiți documentele originale cu fotocopii, pentru a evita o situație în care originalul unui document important este pierdut (sunt adesea cazuri când diplomele originale sunt pierdute și nu este ușor să le restaurați);
• În dosar este inclusă o copie a fiecărui document;
• Documentația de depozitare temporară și depozitare permanentă nu sunt stocate împreună;
• Este mai bine ca o carcasă să nu depășească 4 cm în grosime;
• Este mai bine să păstrați aplicațiile în același loc cu documentația.

Toate fișierele personale trebuie pregătite în același mod, iar un jurnal al fișierelor personale trebuie păstrat pentru a evita pierderea documentației importante.

Deci, o mostră de fișier personal:

• Coperta dosarului personal conține numele și parafa salariatului, data la care a început procesul;
• Dacă nu există foldere separate pentru stocarea lucrurilor, atunci este mai bine să le plasați într-un singur folder în ordine alfabetică;
• Numărul de pagini nu trebuie să depășească 250;
• Fiecare dosar este marcat cu un număr de caz.

Ce ar trebui să fie în dosarul personal al unui angajat

Alcătuirea unui dosar personal nu este reglementată la nivel de reglementări. Este aprobat strict doar pentru stat. angajati. Orice organizație poate folosi lista aprobată și poate decide ce documentație să includă în dosarele angajaților săi și care nu.

Lista este:

• Fotocopia pașaportului (cel mai adesea prima pagină, starea civilă și locul înregistrării);
• O fotocopie după diplomă, document de pregătire avansată etc.;
• Fotocopie SNILS;
• Dacă angajatul este răspunzător pentru serviciul militar - o copie a documentului care confirmă acest lucru;
• Fotocopie;
• Documentația de promovare a unui examen profesional și a unui examen medical (dacă acest lucru este prevăzut de activitățile companiei);
• Un certificat din care să rezulte dacă cetățeanul are antecedente penale sau lipsa acestuia (dacă este prevăzut de lege);
• O cerere de angajare scrisă de angajat personal;
• Autobiografie;
• Instanță ;
• O fotocopie a dosarului de lucru;
• Materiale despre certificare (dacă este efectuată);
• Fotografii ale angajaților care sunt actualizate periodic;
• Descrierea dosarului personal.

Această listă se poate modifica și completa, în funcție de activitățile pe care compania le desfășoară și de politica de personal pe care o implementează.

În plus, toate documentele trebuie introduse în dosar în ordine cronologică: chiar primele care au fost incluse în momentul angajării persoanei, apoi cele care au apărut în timpul activității sale.

Este interzisă prin lege includerea în dosar a informațiilor despre viața personală a unui angajat, despre părerile sale despre politică și religie, dacă acesta nu și-a dat acordul scris în acest sens.

Mostre și formulare de documente pentru dosarele personale

• Chestionar pentru informații personale
• Inventarul intern al dosarelor personale
• Pagina de titlu/copertă a fișierului personal

O mostră de completare a unui inventar intern pentru un dosar personal și o fișă de topografie.

Ordinea de lucru

Acest proces include:

• Efectuarea de înscrieri în secțiunile relevante;
• Procedura de eliminare a documentației care a devenit irelevante sau nu mai este necesară;
• Verificarea dosarelor personale pentru siguranța documentației;
• ca parte a unui dosar personal.

Dacă informațiile personale ale unui angajat se modifică, de obicei raportează acest lucru departamentului de resurse umane. Desigur, este mai bine să faceți acest lucru în scris. După ce angajatul departamentului HR face înregistrarea corespunzătoare în dosar, documentul original este returnat angajatului. Dacă este necesar, trebuie să faceți o copie a documentului și să o atașați la dosar.

Toate înscrierile se fac numai pe baza documentației originale sau a copiilor certificate de notar. Inscrierile se fac manual cu cerneala neagra, albastra sau violeta, cu grija, evitand petele si corectiile. Dacă este necesar, înregistrările sunt certificate folosind sigiliul organizației și semnătura angajatului departamentului de resurse umane.

Toate foile care sunt depuse în dosar sunt numerotate. Iar numerotarea se reflectă în inventarul intern. Un astfel de inventar este întocmit pentru a lua în considerare documentele care au fost stocate de mai bine de 10 ani.

În cazul în care dosarul este în curs de pregătire pentru depunerea la arhivă, se numerotează și toate filele inventarului intern, doar separat de filele dosarului.

Jurnal de bord: cum să-l păstrați

Este necesar să se țină cont de dosarele personale deschise pentru angajați. Forma sa standard nu a fost aprobată, ceea ce înseamnă că puteți lua o probă de pe Internet sau o puteți cumpăra dintr-un magazin. Conținutul fiecărei coloane poate fi modificat în funcție de organizație.

Jurnalul conține: numerele cazurilor, data de începere a acestora, numele și inițialele angajaților și alte informații. Când un dosar personal este închis, se notează în jurnal: se pun o dată și se înscrie motivul pentru care a fost închis cazul.

Informațiile suplimentare sunt de obicei introduse în coloana „Altele” sau „Note”.

Dosar electronic personal

Acum multe companii rusești au implementat sau au început să implementeze automatizarea. Cu greu poate fi numită urmărirea modei, mai degrabă o necesitate. Fișierele personale ale angajaților sunt tot mai mult menținute și stocate în baze de date computerizate. Se folosesc documente pe hârtie, dar mai ales ca reasigurare.

Menținerea și stocarea fișierelor personale în formă electronică este, înainte de toate, convenabilă. Un angajat HR nu trebuie să muște praful, schimbând lucrurile pentru a găsi ceea ce are nevoie. Prin urmare, unul dintre avantajele absolute ale fișierelor electronice este capacitatea de a găsi totul rapid, fără a pierde timp și efort.

Este de remarcat faptul că nu toată documentația poate fi păstrată în formă electronică; cărțile de lucru, de exemplu, nu pot fi păstrate.

Dacă documentul trebuie să conțină semnătura personală a angajatului, acesta trebuie să fie și pe hârtie.

Cum să tratați treburile angajaților disponibilizați

Când o persoană renunță, dosarul său este închis, eliminat din dosar și depus. În acest caz, trebuie întocmită o fișă de certificare. Include date despre câte foi sunt cusute și numerotate. Această fișă indică, de asemenea, dacă în cauză există documente deteriorate, sau dacă au fost atașate altele noi.

Fișa de certificare este lipită pe capacul carcasei din interior. Angajatul HR își pune semnătura pe această foaie.

Dosarul personal al unui angajat este păstrat în arhivă timp de 75 de ani; pentru manageri, această perioadă este de obicei mai lungă. Dar, în același timp, dacă în ultima zi lucrătoare un angajat solicită copii ale documentelor necesare, acest lucru se poate face; în acest caz, fișierul nu va trebui să fie stocat, iar arhiva va fi descărcată.

Concluzie

Dacă sunteți, atunci nu trebuie să păstrați fișiere personale pentru angajații dvs. Deși este mai bine să faceți acest lucru, deoarece pe baza experienței practice devine clar că, datorită dosarului personal, puteți obține instantaneu informațiile necesare despre angajat.

Antreprenorul decide dacă ține sau nu dosare personale pentru angajați, dar, fără îndoială, prezența acestora este un plus semnificativ pentru orice companie.

Acestea sunt păstrate pentru anumite perioade, după care trebuie transferate pentru păstrarea statului în arhivele de stat și municipale. Legislația federală definește perioadele maxime de stocare pentru documentele incluse în modul prescris în Fondul de arhivă al Federației Ruse:

• acte de personal, evidențe ale actelor notariale, cărți de uz casnic și documente legate de privatizarea fondului locativ - 75 de ani;
• documentatie de proiectare pentru constructii capitale - 20 ani;
• documentatie tehnologica si de proiectare - 20 ani;
• brevete de invenție, model de utilitate, design industrial - 20 ani:
• documentație științifică - 15 ani;
• film și documente fotografice - 5 ani;
• documente video și foto - 3 ani.

În cazul lichidării unei organizații, documentele de depozitare permanentă și personalul sunt transferate la arhiva statului (municipală). Pentru organizațiile neguvernamentale, ale căror documente sunt incluse în Fondul de arhivă al Federației Ruse, pentru un astfel de transfer este necesar să se încheie un acord cu instituția Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei. Dacă organizația nu a încheiat un acord cu arhiva în timp util, atunci în acest caz arhiva de stat (municipală) este obligată să accepte spre stocare doar documente privind personalul angajaților organizației. Locul de depozitare a documentelor rămase va fi stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de administratorul falimentului.

Pregatirea documentelor pentru transferul in arhiva

Fiecare organizație generează un anumit număr de cazuri pe parcursul anului. Unele dintre ele trebuie arhivate după perioada de stocare stabilită. Acestea sunt dosare cu acte executate de depozitare temporară permanentă (peste 10 ani) și pentru personal. Cazurile sunt arhivate la un an după ce sunt finalizate în munca de birou. Pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă se realizează de către angajații serviciului de învățământ preșcolar și secretarii diviziilor structurale. Cazurile sunt arhivate după ce sunt procesate complet.

Înregistrarea cazurilor constă în următoarele operațiuni:

• verificarea grupării corecte a documentelor în dosare;
• cusătură (legare);
• numerotarea foilor;
• întocmirea unei inscripții de certificare (fișa de certificare);
• întocmirea, dacă este cazul, a unui inventar intern al actelor cauzei;
• introducerea de clarificări în detaliile copertei cazului (clarificarea denumirii organizației, indexul de înregistrare, termenele cazului, titlul cauzei);
• întocmirea şi executarea unui inventar de caz.

Cazurile cu o perioadă de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale și sunt permise următoarele:

• nu sistematizați documentele în cauză;
• nu numerotați foile de caz;
• nu scrieți certificări;
• nu cusă (nu cusă).

Verificarea grupării corecte a documentelor în dosare se efectuează pentru a se verifica încă o dată conformitatea documentelor din cauză cu titlul conform nomenclatorului, amplasarea documentelor în dosar după anumite principii: asupra problemelor luate în considerare. ; cronologic; geografic; alfabetic după corespondenți etc.

Orez. 6.2. Formular de fișă de certificare

Când este finalizată, carcasa trebuie să fie tivita sau legată. În primul rând, toate obiectele metalice sunt îndepărtate din carcasă: agrafe, ace etc. Documentele sunt eliminate din folder. În urma ultimului document, se introduce în dosar o fișă pentru evidență certificată; la începutul cauzei, dacă este necesar, se introduc o foaie sau foi pentru inventarul intern (dacă există, apoi formulare tipărite ale inventarului intern). Carcasa nu trebuie să depășească 250 de coli. Dacă în cursul anului au fost depuse mai multe documente în caz, atunci acestea ar trebui împărțite în mai multe volume.

Toate documentele sunt depuse sau legate pe o copertă rigidă. Deoarece documentele de diferite formate sunt puse deoparte în dosar, acestea trebuie să fie depuse cu 4 perforații. Acest lucru va asigura că toate documentele sunt securizate.

Orez. 6.3. Forma inventarului intern al documentelor cauzei

Pentru carcasele de depozitare pe termen lung, puteți coase întreaga carcasă, inclusiv partea superioară și inferioară a husei. Cauzele cu termen de valabilitate permanent sunt clasate, începând cu foaia care urmează copertei. Partea superioară a husei nu este tivită. Pe prima foaie se pune un distanțier subțire de carton, de până la 1 cm lățime, prin care se cusează carcasa. Deoarece o astfel de carcasă ar trebui să fie depozitată pentru totdeauna, o astfel de pilitură protejează firele de abraziune și oferă un aspect mai estetic carcasei.

La depunere, trebuie să vă asigurați că tot textul documentelor poate fi citit. Documentele cu termen de valabilitate mai mic de 10 ani nu pot fi depuse, dar rămân într-un dosar.

Toate foile din fișierele de stocare permanentă și temporară sunt numerotate pentru a asigura siguranța documentelor și ușurința în utilizare. Foile sunt numerotate cu un creion sau un numărator grafit negru în colțul din dreapta sus doar pe fața foii, fără a atinge textul documentului. Este interzisă utilizarea cernelii și a creioanelor colorate. O coală mai mare decât A4 este depusă pe o margine, desfășurată și numerotată ca o singură coală. O foaie pliată și tivită în mijloc este numerotată ca două foi. Materialele ilustrate și fotografiile sunt numerotate pe verso, în colțul din stânga sus. Plicurile depuse în carcasă cu inscripții sau atașamente sunt numerotate independent. Atașamentul din plic este numerotat cu următorul număr după plic. La crearea mai multor volume dintr-o carcasă, fiecare dintre ele este numerotat independent.

Orez. 6.4. Formular de acoperire pentru dosare de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani).

Rezultatele numerotării se consemnează într-o evidență confidențială pe ultima foaie a carcasei cusute special pentru aceasta. Se indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate de documente și separat prin semnul „+” numărul de foi ale inventarului intern, cu litere și numere lipsă.

Procesul-verbal de certificare este semnat de persoana care l-a întocmit, indicând funcția, semnătura personală, prenumele și data întocmirii. Este interzisă efectuarea unei inscripții de certificare pe coperta carcasei sau pe versoul ultimei foi.

Forma fișei de certificare a cazului este stabilită prin Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale.

În cazul în care dosarul conține documente deosebit de valoroase - în dosare personale, cazuri de acordare a diplomelor academice și de conferire.

Standardul de stat R 51141-98 consacră următoarea definiție a unui inventar intern: „Un inventar intern al documentelor de caz este un document contabil care conține o listă de documente de caz care indică numerele de ordine ale documentelor, indexurile acestora, numele, datele, numerele foilor”1. .

Inventarul intern se depune in fata actelor cauzei si contine informatii despre fiecare dintre acestea. Evidența finală a inventarului intern indică numărul de documente incluse în acesta și numărul de foi ale inventarului propriu-zis.

La utilizarea sistemelor automate de înregistrare a documentelor, un inventar intern poate fi creat și tipărit automat pe baza informațiilor introduse în fișele de înregistrare a documentelor plasate în dosar. După depunerea documentelor, numerotarea, întocmirea unei inscripții de certificare și a unui inventar intern al documentelor de caz, se realizează proiectarea suplimentară a capacului cazurilor.

Proiectarea copertei carcasei este realizată în procesul de stabilire a cazurilor în munca de birou și este realizată în conformitate cu cerințele standardului de stat GOST 17914-72. „Huse de carcasă pentru depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni, cerințe tehnice.” La data deschiderii cauzei, conform nomenclatorului cauzelor, pe copertă erau deja incluse o serie de informații:

• denumirea instituției (organizației) și subordonarea acesteia;
• denumirea unității structurale;
• indexul clerical al cazului;
• titlul cauzei;
• perioada de păstrare a cazului.

La pregătirea cazului pentru depunerea la arhivă, aceste detalii sunt clarificate și completate. De exemplu, pe coperta au pus:

• numărul volumului, dacă carcasa are mai multe volume;
• termenele limită ale cazului;
• numărul de foi din dosar;
• numere de fond, inventar și dosare de inventar.

Ultimele detalii sunt incluse în arhivă.

Orez. 6.5. Formular de inventar pentru depozitare permanenta si temporara (peste 10 ani).

Este foarte important să respectați anumite cerințe atunci când proiectați o husă. Astfel, numele organizației este scris la caz nominativ. Dacă numele s-a schimbat în cursul anului, atunci ambele nume sunt date pe copertă, numele precedent fiind luat între paranteze și noul nume scris sub el.

Titlul cauzei se trece pe copertă la începutul anului din. Însă după analizarea conținutului documentelor, poate fi necesar să se facă unele precizări la titlu. Dacă apare o astfel de nevoie, ar trebui să se facă o completare la nomenclatorul cazurilor, iar titlul și indexul trebuie plasate pe copertă în conformitate cu această completare. În primul rând, titlul trebuie să indice tipul cauzei (caz, corespondență, documente etc.) sau tipul documentelor (protocoale, ordine, rapoarte, acte). Apoi este indicat autorul sau corespondentul (dacă aceasta este corespondență) și apoi o întrebare care reflectă conținutul documentelor. Este posibil să se creeze documente de la mai mulți autori sau corespondenți într-un singur fișier dacă se referă la aceeași problemă. Autenticitatea documentelor nu este indicată în rubrici, dar este specificată prezența copiilor documentelor. Coperta cazului trebuie să indice datele celor mai vechi și cele mai recente documente și perioada de păstrare a cazului. În cazurile cu documente de depozitare permanentă se indică „păstrare permanent”, în altele - o anumită perioadă de depozitare conform listei.

La indicarea numărului de foi nu se iau în considerare foile de inventar intern și evidențele de certificare.

Se întocmește un inventar pentru toate fișierele cu perioade de stocare permanente și pe termen lung. Un inventar este o carte de referință de arhivă care conține o listă sistematică a unităților de depozitare, precum și destinată înregistrării și consolidării sistematizării acestora. Inventarul servește ca principal instrument de referință contabilă în munca de birou și arhive. Inventarele sunt întocmite separat pentru fișierele de stocare permanente, fișierele de stocare temporare (peste 10 ani) și fișierele de personal. În unele cazuri, în funcție de specificul organizației, se pot întocmi inventare pentru anumite categorii de cauze (cazuri judiciare și de investigație, rapoarte științifice pe teme etc.).

Cazurile sunt enumerate în ordinea importanței. De exemplu, succesiunea poate fi următoarea: statutul întreprinderii, procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație, ordinele directorului privind activitățile de bază, planurile anuale etc. Inventarele de cazuri sunt întocmite în fiecare unitate structurală de către angajații serviciului de management al biroului.

Orez. 6.6. Forma secțiunii anuale a inventarului sumar al dosarelor de stocare permanentă

Inventarul este format din secțiuni anuale. Secțiunile anuale sunt întocmite în forma prescrisă. Informațiile despre fiecare caz incluse în inventar se numesc articol descriptiv. Include:

• numărul de ordine al carcasei (volumul) conform inventarului;
• indice de caz (volum);
• titlul cauzei (volum);
• datele cauzei (volum);
• numărul de foi din dosar (volum);
• perioada de stocare (pentru fișierele stocate mai mult de 10 ani);
• Notă.

Fiecare caz din inventar are un număr de serie independent.

Dacă carcasa este formată din mai multe volume, fiecare volum are propriul său număr. Arhiva organizației aranjează în ordine dosarele din inventar. El atribuie, de asemenea, numere de inventar unității structurale.

Atunci când se transferă cazuri pe parcursul mai multor ani în arhivă, acestea trebuie sistematizate. Ordinea obișnuită de sistematizare a treburilor într-o organizație este cronologică și structurală. Aceasta înseamnă că, în primul rând, cazurile sunt sistematizate pe an. În al doilea rând, fișierele sunt sistematizate după numele unităților structurale în care sunt stocate. Toate fișierele de stocare permanente pentru anul sunt aranjate în ordinea importanței. Aceasta corespunde de obicei cu ordinea în care diviziunile structurale și titlurile cazurilor sunt situate în nomenclatorul cazurilor.

Orez. 6.7. Forma înscrierii finale și semnătura de certificare

Astfel, obținem o listă ordonată a tuturor cazurilor cu aceeași perioadă de valabilitate timp de un an. Pentru ușurința căutării, numele unității structurale pot fi indicate în inventar înaintea primului caz al unității structurale corespunzătoare.

În organizațiile în care numărul de cazuri generate pe an este mic, nu este practic să se întocmească un nou inventar în fiecare an. Este posibil să se pregătească un singur inventar care să includă cazuri pe mai mulți ani.

Orez. 6.8. Forma secțiunii anuale a listei rezumative a afacerilor de personal

Orez. 6.9. Formular de inventar pentru stocarea permanentă a documentelor electronice

În astfel de organizații, o secțiune anuală a inventarului este compilată anual cu numerotarea continuă a cazurilor. Fiecare dintre secțiunile anuale ale inventarului începe cu o indicație a anului corespunzător, iar apoi cazurile sunt aranjate în conformitate cu structura acceptată.

Fiecare inventar are propriul său număr. În mod obișnuit, inventarul pentru fișierele de stocare permanentă are 1, pentru fișierele cu o perioadă de stocare mai mare de 10 ani - N& 2, pentru dosarele de personal - Nr. 3 cu adăugarea literei indice „l/s”.

Inventarul se încheie cu o înregistrare finală. Indică în cifre și în cuvinte numărul de cazuri incluse în inventar, primul și ultimul număr al carcasei din inventar și precizează caracteristicile de numerotare (numerele cu litere și lipsă). Inventarul trebuie semnat de compilator indicând funcția și prenumele acestuia. Se indică data întocmirii inventarului.

Pe lângă inventarele dosarelor cu perioadă de păstrare permanentă, dosarelor cu perioadă de stocare temporară (peste 10 ani), serviciile de personal ale organizațiilor trebuie să întocmească anual inventarele dosarelor pentru personal. Documentele privind personalul au o semnificație socială deosebită - ele stau la baza confirmării experienței de muncă, a funcției deținute, a duratei muncii într-o anumită organizație și a altor fapte ale relațiilor de muncă. Pentru a preveni pierderea acestor documente, majoritatea documentelor privind personalul lucrătorilor disponibilizați sunt arhivate și păstrate timp de 75 de ani.

În legătură cu dezvoltarea tehnologiei informatice și creșterea volumului de documente pe suportul electronic, organizațiile au nevoia de a stoca documentație audiovizuală și electronică. În arhiva organizației, în funcție de componența și volumul documentelor electronice, se întocmesc inventare de documente electronice cu perioadă de păstrare permanentă. Documentele electronice sunt incluse în inventarele independente.

Numărul de copii ale inventarului este determinat de perioada de stocare a dosarelor. Se întocmește un inventar al fișierelor de stocare permanentă în patru exemplare. Un exemplar rămâne în unitatea structurală corespunzătoare, al doilea exemplar al inventarului este transferat serviciului instituției de învățământ preșcolar, iar al treilea în arhiva organizației. Al patrulea exemplar este trimis la arhiva de stat sau municipală corespunzătoare.

Organizațiile care nu depun documente la arhivele statului întocmesc un inventar pentru dosarele de păstrare permanentă, pentru dosarele cu o perioadă de păstrare de 10 ani sau mai mult și pentru personal în trei exemplare.

Nu se întocmesc inventare pentru dosarele cu o perioadă de stocare temporară, acestea sunt înlocuite cu un nomenclator de dosare, unde în dreptul fiecărei rubrici este plasat un semn care indică perioada de păstrare.

În perioada de pregătire a dosarelor de către o unitate structurală pentru transferul în arhiva organizației, angajatul arhivei verifică mai întâi corectitudinea formării acestora, execuția și respectarea numărului de cazuri incluse în inventarul de cazuri (al unității structurale). ) cu numărul de dosare deschise în conformitate cu nomenclatorul dosarelor organizației. Angajații unității structurale sunt obligați să elimine toate deficiențele în formarea și executarea cazurilor identificate în timpul inspecției. Dacă se constată o lipsă de cazuri, se întocmește un certificat corespunzător.

Fiecare caz este acceptat de persoana responsabilă cu arhiva organizației în prezența unui angajat al unității structurale. În acest caz, pe ambele exemplare ale listei de cazuri ale unității structurale se face o notă despre prezența cauzei față de fiecare caz inclus în acesta. La sfarsitul fiecarui exemplar al inventarului, numarul dosarelor efectiv acceptate in arhiva, numarul cazurilor lipsa, data acceptarii si transferului dosarelor, precum si semnaturile responsabilului de arhiva si persoanei. cine a transferat cazurile sunt indicate în cifre și în cuvinte. La acceptarea unor cutii deosebit de valoroase, se verifică numărul de foi din cutii.

Cazurile legate în pachete sunt livrate în arhiva organizației de către angajații diviziilor structurale. Odată cu dosarele, fișierele de înregistrare pentru documente sunt transferate în arhivă. Numele fiecărui dulap de fișiere este inclus în inventar.

Cum se ține cont și cât timp se păstrează dosarul personal al unui angajat concediat? Este perioada de păstrare diferită pentru dosarul unui manager? Citiți despre totul în articolul nostru

Din acest articol veți învăța:

Contabilitatea si pastrarea dosarelor personale ale angajatilor concediati

Concedierea angajaților în realitățile moderne este deja o procedură de rutină. Oamenii vin și pleacă, dar fișierele lor nu merg nicăieri și rămân în companie, iar starea lor de stocare trece de la curent la arhivat.

Dosarul personal încetează în ziua încetării raportului de muncă și până la sfârșitul anului calendaristic continuă să fie păstrat de către ofițerul de personal împreună cu dosarele angajaților actuali.

Apoi, ofițerul de personal începe să-l formateze corespunzător și în cele din urmă îl mută în arhivă. Etapele pregătirii înainte de arhivă:

1. Documentele sunt așezate în ordine inversă, adică. În partea de sus va fi o declarație și o copie a ordonanței de concediere. Dacă, la demisie, o persoană nu și-a ridicat unele dintre documentele personale (acte de muncă, acte militare etc.), acestea sunt introduse în dosare sau plicuri și, de asemenea, arhivate.

Câți ani se păstrează dosarele personale ale salariaților în cazuri excepționale este reglementat prin Ordinul Ministerului Culturii N 558 din 25.08.2010:

• 75 de ani – afacerile de călătorie ale celor trimiși în străinătate;
• 75 de ani – date privind veniturile funcționarilor publici;
• 75 de ani - documente originale uitate.

La expirarea termenului stabilit, dosarele personale sunt eliminate, cu excepția cazului în care comisia de expertiză a dispus prelungirea acestuia.

Artă. 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse prevede răspunderea administrativă pentru nerespectarea termenelor de stocare a dosarelor personale ale angajaților concediați. Și deși amenda este mică - până la 500 de ruble, poate fi urmată și de o sancțiune judiciară în favoarea angajatului pentru prejudiciul suferit din cauza neprimirii documentelor de arhivă de care avea nevoie. Nu trebuie să uităm că fișierele personale conțin date cu caracter personal, a căror manipulare necorespunzătoare implică pedepse și mai grave.

Dosarele personale ale managerilor: perioada de păstrare

Managerii dintr-o companie se află întotdeauna într-o poziție specială - atât în ​​timpul carierei lor profesionale, cât și după părăsirea acesteia. etc. Nr. 558 consideră ca fiind un caz special perioadele de păstrare a dosarelor personale ale anumitor categorii de salariați, inclusiv directori, și stabilește păstrarea pe termen nedeterminat a actelor referitoare la:

• seful companiei;
• membri ai organelor de conducere si control ale societatii;
• deputati;
• angajați - deținători de titluri de stat, premii, premii.

Astfel, în 2019, perioada de stocare a dosarelor personale ale directorilor este permanentă, fiind interzisă distrugerea acestora chiar și după o perioadă de 75 de ani.

Documente care reglementează munca la transferul cazurilor în arhivele organizației

Dosarele personale ale salariaților concediați sunt supuse transferului în arhivele organizației conform inventarierii (clauza 23 din Instrucțiunile privind procedura de creare, menținere și păstrare a dosarelor personale ale salariaților, aprobate prin Hotărâre a Comisiei pentru Arhive și Administrare a Evidențelor din Consiliul de Miniștri al Republicii Belarus din 26 martie 2004 nr. 2). Acestea trebuie legate în copertă de carton dur cu 4 orificii sau legate, ținând cont de posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor de pe acestea. Elementele de fixare metalice (cipuri, agrafe, ace etc.) trebuie îndepărtate din pile.

De asemenea, dosarele de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și evidența personalului sunt transferate în arhiva organizației (clauza 204 din Instrucțiunile pentru evidența în organele și organizațiile de stat ale Republicii Belarus, aprobate prin Rezoluție a Ministerului Justiției). al Republicii Belarus din 19 ianuarie 2009 nr. 4).

Algoritmul acțiunilor la transferul fișierelor de personal în arhiva organizației

Pasul 1. Cream un inventar de cazuri.

Transferul cazurilor în arhiva organizației se realizează conform inventarelor de cazuri întocmite de direcțiile structurale sau angajații responsabili de domeniile de activitate relevante, sub îndrumarea metodologică a arhivei organizației.

Pentru un eșantion al unei liste de afaceri de personal, inclusiv dosarele personale ale angajaților concediați, consultați secțiunea „Documentație utilă” de la p. 27 de reviste.

Inventarele afacerilor diviziilor structurale trebuie întocmite și executate cel târziu la data de 31 decembrie a anului următor anului în care au fost finalizate treburile și depuse la arhivele organizației în cursul următorului an de funcționare. Aceasta înseamnă că secțiunea inventarului, inclusiv cazurile finalizate în 2009, trebuie întocmită și aprobată de șeful organizației până la 31 decembrie 2011.

Inventarul dosarelor de personal include dosare a căror perioadă de stocare depășește 10 ani (comenzi de angajare, dosare personale, carduri personale etc.). Cazurile cu alte documente asupra personalului nu sunt incluse în inventar (de exemplu, ordine de acordare a concediilor de odihnă, aplicarea de penalități, trimiterea lucrătorilor, programele de vacanță, corespondența pe probleme de personal etc.).

Inventarele dosarelor de personal sunt întocmite în toate diviziile structurale ale organizației în care sunt formate dosarele relevante. Pe lângă serviciul de personal, astfel de inventare pot fi întocmite în departamentul de contabilitate pentru cazurile care includ conturi personale, iar în lipsa acestora - pe extrasul de plată.

Pe baza inventarelor de caz ale unităților structurale, dosarele de personal sunt transferate în arhivele organizației.

Informațiile care descriu fiecare dintre cazurile incluse în inventar constituie un articol descriptiv, care conține:

Număr de serie;
- indice de caz;
- titlul cauzei (volum, parte);
- data cauzei (volum, parte);
- numărul de foi din dosar (volum, parte);
- perioada de stocare a fișierului (volum, parte);
- Notă.

Coloanele de inventar sunt completate în strictă conformitate cu informațiile de pe coperta cazului.

Reguli pentru întocmirea unui inventar de cazuri

La întocmirea unui inventar de cazuri, trebuie respectate următoarele reguli:

Fiecare caz (volum, parte) este introdus în inventar sub un număr de serie independent;
- ordinea de numerotare a dosarelor din inventar este brută. Aceasta înseamnă că numerotarea cazurilor incluse în acesta continuă de la an la an. De exemplu, dacă secțiunea anuală a inventarului consolidat al dosarelor de personal pentru anul 2009 a inclus cazuri de la nr. 1 la nr. 30, atunci numerotarea brută a dosarelor în secțiunea anuală a inventarului consolidat pentru anul 2010 va începe cu nr. 31;
- titlurile cauzelor se înscriu în inventar în conformitate cu schema de sistematizare acceptată pe baza nomenclatorului cauzelor;
- coloanele de inventar se completează în strictă conformitate cu informațiile care sunt cuprinse pe coperta cazului;
- când în inventar sunt incluse mai multe cazuri la rând cu aceleași rubrici, titlul primului caz este indicat integral, iar titlurile cazurilor ulterioare sunt indicate cu cuvintele „Același”. Totodată, în inventar sunt trecute integral și alte informații despre cazuri (pe fiecare nouă filă a inventarului se reproduce integral titlul cauzei);
- daca dosarul contine acte de mai multi ani, atunci cauza se refera la anul in care a inceput. Totodată, la sfârşitul secţiunilor anuale din inventarul sumar al cauzelor fiecărui an următor, pe parcursul căruia cauza a continuat în muncă de birou, se notează: „Pentru acte pe anul 2010 a se vedea şi inventarul nr.3/ 2009 pentru 2009, cauzele nr. 5, 7, 15.” ;
- cazurile începute într-o organizație și finalizate în alta (de exemplu, în timpul reorganizării) sunt incluse în inventarul consolidat în anul în care au intrat în organizația care și-a încheiat activitatea de birou;
- coloana de inventar „Notă” este utilizată pentru a face notițe despre transferul cazurilor în arhiva organizației, despre cazurile primite de la alte divizii structurale în cursul anului de mandat, despre particularitățile stării fizice a cazurilor etc.

Toate cazurile incluse în inventar trebuie sistematizate, i.e. sunt aranjate într-o anumită ordine pentru a le face mai ușor de găsit. Pentru sistematizarea dosarelor de personal în inventarul de sinteză este necesară aplicarea principiului cronologic. Aceasta implică întocmirea de secțiuni ale inventarului consolidat pentru fiecare an.

Titlurile cauzelor din secțiunea anuală sunt sistematizate după principiul nominal, adică. după numele tipurilor de documente sau cazuri în următoarea ordine:

Comenzi pentru personal;
- carnete de înregistrare a personalului;
- conturile personale ale lucrătorilor și angajaților pentru salarii (extrase de plată);
- dosarele personale ale salariaților disponibilizați;
- carnete de munca nerevendicate;
- acționează cu privire la cercetarea accidentelor și documentele aferente acestora.

Dosarele personale ale angajaților concediați sunt separate într-o subsecțiune separată a secțiunii anuale a listei rezumative a treburilor de personal. Sunt sistematizate în inventar după alfabetul numelor de familie; numele de familie, prenumele și patronimul sunt indicate în cazul nominativ. În inventar sunt sistematizate și cazurile cu carduri personale după alfabetul numelor de familie.

Mai multe dosare personale ale angajaților concediați pot fi formate într-un singur dosar. În același timp, titlul de pe coperta unui astfel de caz spune:

„Dosarele personale ale lucrătorilor disponibilizați
de la litera „D” la litera „F”.

În organizațiile mari în care dosarele de personal sunt formate în diferite divizii structurale, este necesar să se utilizeze principiul structural la alcătuirea secțiunilor anuale ale inventarului consolidat de cazuri. În acest caz, antetele dosarelor de personal sunt plasate în secțiunea anuală în următoarea succesiune:

Departamentul de personal
1. Comenzi pentru personal.
2. Cartele personale ale lucrătorilor disponibilizați.
3. Dosarele personale ale salariaților concediați.
4. Cărți de muncă nerevendicate.

Contabilitate
5. Conturile personale ale angajaților în funcție de salariu.

Secțiunile anuale sunt formate în ordine cronologică, alcătuind un inventar sumar al afacerilor de personal. În organizațiile cu un volum mic de dosare de personal, în loc de secțiuni anuale, este permisă crearea unui inventar sumar al cazurilor pe mai mulți ani. Acest lucru se face și în organizațiile în care, din anumite motive, secțiunile anuale nu au fost compilate. În acest caz, un inventar sumar al cazurilor este întocmit conform unui principiu cronologic (în organizațiile fără structură) sau cronologic-structural.

Este permisă întocmirea unor inventare independente de cazuri pentru anumite categorii de dosare de personal, de exemplu, dosare personale, carduri personale. Într-un astfel de inventar sumar, dosarele și cardurile personale sunt aranjate alfabetic după numele de familie ale angajaților disponibilizați.

La sfârșitul fiecărei secțiuni anuale a inventarului sumar al afacerilor de personal, se face o înregistrare finală după ultimul articol descriptiv (dacă inventarul este întocmit pe mai mulți ani deodată, atunci înregistrarea finală se face la sfârșitul ultimului articol descriptiv. articol pentru acești ani). Indică în cifre și în cuvinte între paranteze numărul real de cazuri incluse în secțiune, primul și ultimul număr al cazurilor reflectă caracteristicile numerotării (prezența numerelor lipsă și cu litere etc.). Înscrierea finală este semnată de redactorul secțiunii, indicând poziția sa și data întocmirii.

Contabilitatea individuală și sumară a cazurilor de personal

Inventarele de cazuri sunt documentele contabile primare pentru înregistrările individuale și sumare ale cazurilor de personal. Contabilitatea unitară se realizează prin atribuirea unui număr independent fiecărui caz. Pe coperta fiecărui caz există un cod de caz, care include numărul fondului, numărul de inventar și numărul cazului conform inventarului.

Contabilitatea sumară a cazurilor se înregistrează în înregistrarea finală a inventarului, care se plasează la finalul acestuia. Fiecare modificare a numărului de cazuri din inventar, dacă acestea au fost eliminate sau primite, se reflectă în evidența finală.

După aceasta, se face o nouă înscriere finală pentru inventar, care este certificată prin semnătura arhivarului care face înregistrarea. La retragerea cazurilor din inventar, în coloana „Notă” la nivelul fiecărui caz retras, notați „Retras” (sau „Pierdut”).

Inventarele cazurilor de diviziuni structurale au numere de serie. Numărul de inventar este format din indicele unității structurale conform nomenclatorului cazurilor organizației, anul pentru care cazurile sunt incluse în inventar.

Desemnarea literei numerelor de inventar al cazurilor

La numărul inventarului dosarelor pentru personal se adaugă litera „LS”, iar la numărul inventarului cazurilor de depozitare temporară (peste 10 ani).

Indexul inventarului de dosare pentru personalul serviciului de personal este alcătuit din numărul atribuit serviciului de personal conform nomenclatorului cazurilor, literele inițiale ale denumirii categoriei de documente incluse în inventar (“l/s ” - personal), precum și anul în care cazurile cuprinse în listă au fost deschise inventar

Exemplu

Nr.2 l/s-2011, unde 2 este numărul secţiei de serviciu personal conform nomenclatorului de dosare, l/s este desemnarea categoriei de cauze, 2011 este anul în care au fost deschise dosarele.

Pasul 2. Întocmim un program pentru transferul cazurilor în arhivă și îl coordonăm cu șefii diviziilor structurale.

Cazurile sunt transferate în arhivele organizației conform programului aprobat. Forma graficului este arbitrară. Se întocmește de către șeful arhivei sau persoana responsabilă de arhivă, iar apoi se stabilește de comun acord cu șefii diviziilor structurale.

PASUL 3. Trimitem programul convenit șefului organizației pentru semnare și aprobare.

Pasul 4. Verificăm corectitudinea formării și execuției fișierelor care urmează să fie transferate în arhiva organizației.

La acceptarea și transferarea fișierelor în arhivă, este necesar să se verifice corectitudinea formării și înregistrării fișierelor (înregistrarea dosarelor personale trebuie efectuată de către serviciul de personal al organizației (specialist HR)), corespondența numărului de cazuri incluse în lista de dosare a unei unități structurale cu numărul de dosare deschise în conformitate cu afacerile nomenclatorului organizației. Deficiențele și inexactitățile identificate în timpul inspecției sunt eliminate de unitățile structurale.

De la editor:
Citiți mai multe despre formarea și executarea cazurilor în revista „Sunt specialist în resurse umane”, 2011, nr. 22, p. 12.

Pasul 5. Transferăm cazurile în arhivă

Transferam fisiere permanente si temporare (peste 10 ani) in arhiva in paralel cu transferul dosarelor de personal. Vă reamintim că fișierele de stocare temporară (până la 10 ani) nu sunt transferate în arhiva organizației și după expirarea perioadei de stocare temporară sunt supuse distrugerii.

Transferarea fișierelor de stocare temporară (până la 10 ani) în arhiva unei organizații în cazuri excepționale este permisă prin decizie a șefului organizației. Această decizie ar trebui să fie oficializată printr-un ordin de la șeful organizației, care va fi un ordin privind activitatea principală. Trecerea unor astfel de cazuri în arhivă se realizează de comun acord cu arhiva organizației conform nomenclatorului de cazuri. Vă rugăm să rețineți că aceste documente nu trebuie să fie transferate în arhivă, de exemplu. Dacă se ia o astfel de decizie și arhiva este de acord, atunci cazurile vor fi transferate conform nomenclatorului.

Cazurile sunt transferate în arhiva organizației în prezența unui angajat al unității structurale de la care sunt transferate. Inventarul se întocmește în 2 exemplare, în care în rubrica „Notă” de la nivelul fiecărei rubrici de caz se fac note despre existența cauzei. La sfârșitul fiecărui exemplar al inventarului, indicați cu cifre și cuvinte:

Numărul de cazuri efectiv acceptate în arhivă;
- data acceptarii si transferului dosarelor;
- numele posturilor, semnăturile și stenogramele semnăturilor persoanei care a transferat dosarul și ale angajatului arhivei (responsabilul de arhivă) care a acceptat dosarul.

Cazurile transferate anual în arhivă constituie secțiuni anuale ale inventarelor de cazuri consolidate. Documentele privind personalul sunt incluse în secțiunea anuală corespunzătoare a listei rezumative a afacerilor de personal. Pe baza unui astfel de inventar al cazurilor din arhivă, organizațiile caută documentele necesare pentru eliberarea certificatelor de vechime în muncă și salarii.

Natalia Kondakova, specialist în implementarea sistemelor electronice de management al documentelor