Programul de plăți către furnizori în excel. Calendar de plăți: eșantion

Este principalul plan financiar operațional al organizației sau un plan de flux de numerar. În procesul de compilare a acestuia, toate cheltuielile de numerar sunt susținute de surse reale de încasări de numerar. Calendarul de plăți reflectă fluxurile de numerar reale pentru primirea și cheltuielile de numerar și resurse financiare.

Planificarea financiară operațională include pregătirea și executarea unui calendar de plăți.

În procesul de întocmire calendarul plăților următoarele sarcini sunt rezolvate:

• organizarea contabilității pentru conjugarea temporară a încasărilor de numerar și cheltuielile viitoare ale organizației;
• formarea unei baze de informații cu privire la mișcarea intrărilor și ieșirilor de numerar;
• înregistrarea zilnică a modificărilor din baza de informații;
• analiza neplăților (pe sume și surse de apariție) și organizarea de măsuri specifice pentru a le depăși;
• calcularea necesității unui împrumut pe termen scurt în cazul unei discrepanțe temporare între încasările de numerar și îndeplinirea obligațiilor și achiziția promptă a fondurilor împrumutate;
• calcularea (după sume și termeni) a fondurilor temporare gratuite ale organizației;
• analiza pieței financiare din poziția celui mai fiabil și profitabil plasament al fondurilor disponibile temporar ale organizației.

compilat pentru perioade scurte de timp (lună, 15 zile, zece zile, cinci zile). Termenul este determinat pe baza frecvenței plăților principale. Este cel mai indicat să elaborați un plan pentru o lună cu o defalcare de zece zile. Calendarul de plăți acoperă toate cheltuielile și încasările de fonduri ale organizației, atât sub formă, cât și sub formă.

Prima secțiune calendarul este partea sa de cheltuieli, reflectând toate calculele și transferurile de fonduri viitoare, al doilea - partea veniturilor.

Relația dintre cele două părți ale calendarului de plăți trebuie să fie astfel încât să le asigure egalitatesau, chiar mai bine, exces de venituri și încasări peste cheltuieli și deduceri. Excesul de cheltuieli peste venituri indică o scădere a capacității organizației de a acoperi cheltuielile viitoare. În acest caz, o parte din plățile prioritare ar trebui transferate către o altă perioadă calendaristică, expedierea și vânzarea produselor ar trebui să fie accelerate dacă este posibil și ar trebui luate măsuri pentru a găsi surse suplimentare.

La întocmirea calendarului de plăți, se utilizează datele contabile pentru tranzacțiile din contul curent al băncii, informațiile privind plățile urgente și restante către furnizori, precum și programul pentru expedierea produselor și transferul documentelor de plată către bancă, rezultatele financiare ale vânzărilor de produse, contribuțiile planificate la bugetul impozitului pe venit, proprietate și altele, contribuțiile la fondurile sociale extrabugetare, starea decontărilor cu debitorii și creditorii.

Exemplu de calendar de plată

Calculul necesității unui împrumut pe termen scurt

Cu o lipsă de fonduri, poate fi folosit ca sursă de resurse financiare împrumut pe termen scurt.

Calculul necesității unui împrumut pe termen scurt se efectuează în cazul în care, conform calendarului de plăți, organizația se confruntă cu un deficit de fonduri. Algoritmul pentru calcularea necesității unui împrumut pe termen scurt este prezentat în tabel. 3.5.

Tab. 3.5. Calendarul plăților la calcularea cerințelor de împrumut

Conform calendarului de plăți, este clar că organizația se confruntă cu o lipsă de fonduri la începutul lunii. Înainte de primirea fondurilor așteptate de la client pentru efectuarea lucrărilor, deficitul total de fonduri este de 10.221 mii ruble. Calendarul plăților, luând în considerare primirea unui împrumut în valoare de 10.500 mii ruble. pentru o perioadă de 5 zile este prezentat în tabel. 3.6.

Pe baza datelor din calendarul de plăți, puteți stabili un anumit termen de împrumut - 5 zile. În a cincea zi de împrumut, puteți rambursa integral împrumutul primit și dobânzile pentru utilizarea fondurilor împrumutate. Dobânda se calculează utilizând formula:

Să spunem P \u003d 13%, atunci suma dobânzii care trebuie plătită va fi egală cu 10500 · 0,13 · 5: 365 \u003d 18,5 (mii de ruble). Astfel, 12.618,7 mii de ruble vor fi lăsate din contul curent în a cincea zi lucrătoare a lunii. (10500 (credit) + 18,7 (dobândă la împrumut) + 2100 (cheltuieli curente)), iar organizația va avea la dispoziție 560,3 mii ruble.

Tab. 3.6. Calendarul plăților luând în considerare un împrumut

Controlul fluxului de numerar este principala sarcină cu care se confruntă departamentul financiar al oricărei întreprinderi. În acest caz, instrumentul care vă permite să gestionați vizual fluxurile de numerar este calendarul de plăți al companiei sau programul de plăți al organizației.

Întocmirea unui calendar de plăți

Calendarul de plăți este instrumentul cel mai util și cel mai frecvent utilizat al trezorierului în ceea ce privește planificarea financiară operațională, care vă permite să obțineți informații detaliate detaliate despre soldurile și fluxurile de numerar în viitor pentru o perioadă de timp stabilită în mod arbitrar.

Poate fi dezvoltat atât în \u200b\u200bcontextul fluxurilor de numerar individuale, cât și pentru companie în ansamblu.

Din punct de vedere istoric, în multe întreprinderi, pregătirea și întreținerea unui calendar de plăți se efectuează folosind foi de calcul în Excel (descărcați un exemplu de calendar de plăți în Excel). Această metodă, care s-a dovedit de-a lungul anilor, permite planificarea financiară de bază, deoarece depinde în mare măsură de „factorul uman”. O opțiune avansată care vă permite să eliberați întregul potențial al unui instrument, cum ar fi un calendar de plăți, este pregătirea și întreținerea acestuia utilizând un sistem financiar automat.

Calendarul de plăți compilat al întreprinderii într-un program specializat dezvoltat pe baza „1C: Enterprise”, în esență, este un plan de flux de numerar pentru o anumită perioadă, cu nivelul necesar de detaliere suficient pentru a lua decizii cu privire la gestionarea fluxurilor de numerar (MDL) ).

Evitarea lacunelor de numerar

Scopul principal al utilizării unui calendar de plăți este combaterea lacunelor în numerar. Prezentarea programului de plăți într-o formă simplă și vizuală vă permite să vedeți mai clar imaginea fluxului de numerar generat de datele de planificare operațională pe baza informațiilor despre încasările planificate și anulările fondurilor.

Figura 1. Un exemplu de calendar de plăți în programul specializat profesional „WA: Finanțator”.

Informațiile despre fluxul de numerar prognozat cu posibile lacune de numerar ajută la luarea promptă a măsurilor de prevenire a acestei situații.

Foarte important pentru utilizarea acestui instrument de gestionare a fluxului de numerar este interactivitatea și capacitatea de a personaliza analitica de orice profunzime într-un context util.

Capacitatea de a transfera plata planificată direct în formular cu o modificare promptă a situației în conformitate cu planul de încasări și cheltuieli de fonduri oferă utilizatorului o imagine vizuală a situației cu privire la modificarea fluxurilor de numerar ale companiei.

Grupările de instrumente personalizabile oferă utilizatorului nivelul de detaliu de care are nevoie cu adevărat (de la cifre de afaceri sumare pentru fiecare comandă până la cele detaliate).

Utilizarea informațiilor despre soldul minim poate fi un mecanism eficient de acumulare a sumelor în cont până la o anumită dată (de exemplu, pentru a plăti impozite sau a plăti salarii).

Optimizarea calendarului de plăți are ca rezultat un plan ordonat (prognoză) al fluxului de numerar, în care nu există lacune de numerar.

Ordin de plată

Pe baza acestor date, se formează un registru de plăți și un program de plăți, cu ajutorul cărora sunt create ordine de plată către bancă.

Toate aceste cerințe sunt îndeplinite de un calendar de plăți implementat într-un produs software bazat pe 1C - „WA: Financier. Managementul numerarului ".

Calendarul de plăți din sistem este un instrument interactiv cu ajutorul căruia trezorierul gestionează fluxurile de numerar ale companiei.

Figura 2. Un exemplu de calendar de plăți în programul „WA: Financier. Managementul numerarului ".

Formularul calendarului de plată constă din următoarele zone

Figura 3. Zona de setări a raportului din WA: Financier. Managementul numerarului ".

În setările calendarului de plată, puteți:

Toate aceste funcții oferă utilizatorului posibilitatea nu numai de a controla ieșirea datelor, ci și de a personaliza structura calendarului de plăți „pentru el însuși”, de a seta selecții și de a crea un registru de plăți. Setările de sistem create de utilizator o singură dată pot fi fie salvate și utilizate chiar de utilizator, fie copiate pentru alții.

În conformitate cu setările utilizatorului, calendarul de plată al companiei este format cu diferite grade de detaliu.

Figura 7. Un exemplu de detaliere a calendarului de plăți în WA: Finanțator. Managementul numerarului ".

Zona de date afișează informații despre fluxul de numerar planificat sau programul de plată, afișează vizual zone în intervalul în care trezorierul poate muta data plății pentru cereri fără a încălca termenii contractului. Mutarea unei aplicații la o altă dată nu necesită editarea documentului. Utilizatorul pur și simplu „trage” aplicația la o dată diferită. În același timp, planul fluxului de numerar este recalculat automat în funcție de date. Utilizatorul poate trage și plasa comenzi, atât între intervalul de date, cât și între locațiile de stocare a fondurilor.

Dacă planificarea necesită informații despre soldurile minime ale contului, utilizatorul poate activa rezultatele acestor informații selectând elementul corespunzător din setările calendarului de plăți.

Figura 8. Introducerea informațiilor despre soldul minim al DS în programul „WA: Financier. Managementul numerarului ".

Pentru a introduce date despre soldul minim de fonduri, se folosește un asistent special, apelat de buton

După „normalizarea” fluxurilor de numerar, utilizatorul poate aplica modificări sistemului. După adoptarea modificărilor, calendarul datelor plăților planificate va fi înregistrat în aplicații.

Pe baza aplicațiilor, puteți crea un registru de plăți sau puteți genera direct ordine de plată pentru a le trimite la sistemul de interacțiune cu programul Client-Bancă.

Pentru a efectua toate plățile în timpul alocat acestora și pentru a îndeplini obligațiile financiare, se pregătește un calendar de plăți. Acest document colectează și grupează informații despre toate încasările și cheltuielile unei întreprinderi sau ale unei bănci. Utilizarea unui calendar de plăți simplifică controlul fluxului de numerar. La sfârșitul articolului, puteți descărca gratuit un eșantion în Excel și vă puteți familiariza cu caracteristicile de proiectare din 1C.

Calendarul de plăți este întocmit pentru a planifica mișcarea fondurilor băncii sau a companiei pe o anumită perioadă de timp - de la câteva zile lucrătoare la o lună. Vă permite să efectuați plăți în timp util și să preveniți valorile soldului negativ.

Păstrarea unui calendar în Excel sau 1C este necesară pentru a efectua o serie de sarcini bugetare:

• planificarea încasărilor și cheltuielilor în legătură cu o operațiune specifică;
• sincronizarea costurilor și a încasărilor pentru creșterea veniturilor unei întreprinderi sau a unei bănci;
• determinarea ordinii de plată în conformitate cu modul în care acestea vor afecta rezultatul muncii;
• sprijinirea solvabilității companiei în viitorul apropiat;
• includerea planificării financiare în sistemul general de management al companiei.

Datorită menținerii unui calendar în 1C sau Excel, este posibilă planificarea modificărilor indicatorilor financiari. Automatizarea simplifică formarea unui sistem de gestionare a fluxului de numerar pentru o bancă sau o companie. Dacă situația se schimbă, este mai ușor să găsiți soluția optimă cu un calendar de plăți bine conceput. Când bugetul unei întreprinderi este bine organizat, fiabilitatea acestuia crește.

Ce informații sunt necesare pentru a compila

Așa cum arată exemplul de la sfârșitul articolului, graficul va reflecta toate veniturile și cheltuielile unei întreprinderi sau ale unei bănci, atât în \u200b\u200bnumerar, cât și sub formă de numerar. Are două secțiuni principale. Primul reflectă toate transferurile planificate, al doilea indică încasările de fonduri.

Pentru a pregăti un calendar de facturare, va trebui să parcurgeți pașii următori.

1. Stabiliți perioada de timp pentru planificarea fondurilor. De obicei, programul este pe termen scurt (de exemplu, o lună, 2 săptămâni, 10 zile). Depinde de frecvența cu care se fac tranzacții financiare. Cel mai convenabil este calendarul de plăți pentru o lună, împărțit în intervale de 10 zile.
2. Calculul volumului de bunuri, lucrări, servicii vândute. Se ia în considerare volumul producției și mișcarea soldurilor în perioada examinată.
3. Un calcul aproximativ al venitului care poate fi câștigat.
4. Calculul costurilor în numerar.
5. Calculând diferența dintre veniturile și cheltuielile așteptate, numită și soldul de numerar.
6. Obținerea rezultatului. Pe baza datelor luate în considerare, se poate trage o concluzie cu privire la soldul fondurilor întreprinderii.

Soldul de numerar, care este determinat în timpul planificării, este comparat cu stocul de siguranță în funcție de mărime. Acesta este numele sumei minime de fonduri care este stocată în contul curent al companiei. Dacă se găsește o supraabundență în comparație, aceasta este un indicator al solvabilității și dezvoltării. Atunci când cheltuielile așteptate depășesc veniturile din valoarea stocului de siguranță, acest lucru indică faptul că compania nu este în măsură să le îndeplinească. Acest fapt poate indica o deteriorare a situației financiare.

Pentru a uniformiza situația, puteți face următoarele:

• identifică cheltuielile mai puțin importante și le reportează în perioada următoare;
• crește rata vânzărilor de produse sau servicii;
• încercați să găsiți noi surse de finanțare.

După cum puteți vedea, calendarul de plăți ajută la controlul circulației fondurilor și la menținerea solvabilității companiei.

Important! Calendarul de plăți nu este rigid. Mai degrabă seamănă cu un exemplu de mișcare a fondurilor, care este corectat în timpul perioadei.

Caracteristici ale calendarului de plăți în Excel

Puteți dezvolta un program financiar pentru o afacere mică în Excel (exemplu mai jos). Programul este potrivit dacă:

• sistemul utilizat pentru contabilitate nu are funcționalități pentru menținerea unui calendar de plăți;
• nu trebuie procesate mai mult de 30 de documente de plată pe zi;
• la lucrare nu vor participa mai mult de trei angajați autorizați.

În Excel, puteți conecta suplimentar schimbul de date bidirecțional cu subsistemul de plăți, care include programul 1C. O astfel de automatizare vă va permite să planificați simultan un buget și să stabiliți limite de plată, care vor fi reflectate în calendar.

Sistemul Excel are, de asemenea, o serie de dezavantaje în comparație cu 1C, care trebuie luate în considerare. De exemplu, controlul integrității referențiale nu este instalat în Excel. Pentru a preveni ștergerea nedorită a conținutului celulelor, acestea sunt protejate. De asemenea, utilizarea Excel este dificilă pentru un număr mare de utilizatori. Nu va găzdui baza de date extinsă a băncii, prin urmare este recomandată numai pentru întreprinderile mici.

Avantajele menținerii unui program financiar în 1C

Calendarul de plăți, pregătit în 1C, este un exemplu detaliat al mișcării fluxurilor financiare ale unei bănci sau companii. Folosind această funcționalitate, este mai ușor să selectați soluții de gestionare a fluxului de numerar. De exemplu, automatizarea graficelor prin 1C are următoarele avantaje:

• prezintă informații în mod ordonat și vizual;
• ajută la prognozarea mișcării fondurilor și, astfel, la prevenirea unui decalaj de numerar;
• prezentare interactivă;
• nivel personalizabil de detalii de plată;
• disponibilitatea informațiilor despre soldul minim.

Important! Automatizarea și personalizarea calendarului de plăți vă permite să obțineți o previziune clară a fluxurilor financiare fără lipsuri de numerar.

Cum este introdus sistemul contabil la întreprindere

Calendarul de plăți este introdus în mai multe etape.

1. Pregătirea datelor de planificare. Această procedură se desfășoară întotdeauna în etapa inițială. Atunci când se evaluează posibilitatea plăților, datele de planificare sunt utilizate.
2. Pregătirea unei liste de analiști. Atunci când alegeți analiști specifici (ca exemplu, sursa de fonduri, contrapartidă, contract, proiect) ar trebui să fie ghidat de considerații de oportunitate. Dacă lista este prea lungă, va fi greu să lucrezi cu ea. Atunci când stabiliți, trebuie să înțelegeți sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească sistemul contabil și să selectați lista minimă necesară de analiști.
3. Formarea instrumentelor pentru efectuarea plăților și primirea fondurilor.
4. Dezvoltarea interacțiunii între angajații întreprinderii, care afectează în cele din urmă disciplina generală.
5. Documentarea funcționării sistemului calendarului de plăți. Sarcinile angajaților și succesiunea acțiunilor lor sunt prescrise.

Calendarul de plăți este un instrument important pentru prezicerea fluxului de numerar și prevenirea decalajelor de numerar. Apoi, puteți descărca gratuit exemplul în Excel.

Introducere

Se presupune că cititorul știe deja ce este un calendar de plăți și de ce este necesar; în acest sens, vor fi discutate în continuare numai problemele practice legate de organizarea unui calendar de plăți. Practic, dacă aveți cel puțin un buget mic pentru automatizarea calendarului de plăți în 1C, puteți cu îndrăznealăsăriți de următorul material și mergeți aici . În plus, este de dorit o cunoaștere minimă a terminologiei bugetării (înțelegerea unor termeni precum „buget”, „limitare”, „CFD”). Dacă toate cele de mai sus sunt clare pentru dvs., vă propun să decid cât de corectă este o campanie care implică menținerea unui calendar de plăți în MS Excel? Există diferite opinii direct opuse, deoarece nu totul este atât de simplu aici. Să încercăm să fim obiective. Dacă aveți un produs software în care efectuați înregistrări operaționale sau contabile, atunci cel mai probabil este mai bine pentru dvs. să păstrați un calendar de plăți în acest produs, chiar dacă funcționalitatea sa nu vă satisface pe deplin. Dacă vorbim despre 1C, atunci poate că are sens să îl modificăm pentru a menține un calendar de plăți în baza de date. Dar, ca întotdeauna, există excepții de la reguli, despre care puteți afla la sfârșitul următorului bloc al articolului.

Pro și contra utilizării MS Excel ca platformă pentru organizarea unui calendar de plăți

Înainte de a vorbi despre organizarea unui calendar de plăți în MS Excel, vreau să enumăr principalele dezavantaje ale acestei abordări.

Lipsa controlului integrității referențiale - MS Excel nu controlează utilizatorii dacă doresc să șteargă valoarea oricărei celule. Puteți combate indirect acest lucru instalând protecție celulară sau macrocomenzi, dar problema se poate manifesta oricând;

• Problema cu modul de operare multi-utilizator este că este posibil să se organizeze un fel de mod multi-utilizator în MS Excel dacă vorbim despre doi sau trei utilizatori, dar dacă sunt mai mulți utilizatori, este mai bine să ne gândim la baza de date;
• Controlul accesului și confidențialitatea - toate parolele din MS Excel sunt foarte ușor de rupt, dacă se dorește, chiar și o persoană departe de industria IT poate găsi cu ușurință mai multe astfel de metode în surse deschise. Astfel, numai persoanelor de încredere ar trebui să li se permită accesul la fișier;
• Reintroducerea datelor - spre deosebire de 1C, nu există o procesare de schimb gata făcută între MS Excel și un client bancar, desigur că o puteți face, dar va fi mai ieftin să modificați baza de date pe care o utilizați pentru a păstra un calendar de plăți în ea. Cu toate acestea, la volume mici de operațiuni, utilizarea procesării nu oferă economii semnificative în costurile forței de muncă;
• Restricție asupra dimensiunii bazei de date - o gamă largă de date MS Excel nu se va descurca, deși pentru o companie mijlocie, capacitățile MS Excel sunt suficiente.

Din toate cele de mai sus, se poate trage următoarea concluzie - utilizarea MS Excel pentru organizarea unui calendar de plăți este permisă dacă următoarele condiții sunt îndeplinite simultan:

• Volumul tranzacțiilor de plată pe zi nu depășește 20-30 de documente;
• Nu mai mult de trei persoane de încredere lucrează cu fișierul;
• Nu aveți o funcționalitate de calendar de plată în produsul software pentru contabilitate sau contabilitate operațională.

Sper că este clar că condițiile de mai sus nu sunt dogme, ci vă permit să „simțiți” limitele admise.

Acum câteva cuvinte despre nuanțele care pot depăși dezavantajele organizării unui calendar de plăți în MS Excell. Faptul este că, pe lângă registrul efectiv de plăți și calendarul de plăți, acest fișier poate îndeplini și funcții gustoase suplimentare - de exemplu, întocmirea bugetelor și limitarea plăților bugetelor relative, iar deficiențele MS Excel în reintroducerea datelor pot fi complet compensat prin organizarea unui schimb bidirecțional cu subsistemul de plăți 1C. Faptul este că, dacă veți lucra îndeaproape cu bugetarea, atunci eficiența relativă a MS Excel în comparație cu produsele software specializate de bugetare poate depăși cu ușurință dezavantajele utilizării MS Excel ca platformă de calendar de plăți. Prin urmare, exemplul luat în considerare în acest articol conține imediat elemente de bugetare, și anume, limitarea plăților (fără aceasta, nu văd niciun punct practic în utilizarea MS Excel pentru a organiza un calendar de plăți). Dacă aveți un sistem de bugetare în MS Excel, atunci prin setarea traducerii limitelor de plată în calendarul de plăți cu formule destul de simple din acesta, veți primi un instrument de bugetare ieftin, simplu și eficient. Acum, după ce ați clarificat avantajele și dezavantajele calendarului de plăți MS Excel, puteți decide în mod independent dacă utilizați MS Excel pentru calendarul de plăți sau nu.

De asemenea, vreau să vă avertizez imediat - scopul articolului nu este acela de a descrie procesul de elaborare a unui calendar de plată gata făcut, pe care îl puteți lua și începe să îl utilizați, deoarece în acest caz articolul nu ar fi necesar, ar fi fi suficient pentru a lua fișierul atașat. Și acesta nu ar fi un articol, ci o carte. Prin urmare, scopul articolului este de a arăta metodologia și principiile de creare a unui calendar de plăți, luând în considerare nuanțele practice ale configurării tabelelor și formulelor în MS Excel. În exemplul luat în considerare, au fost făcute mai multe simplificări, astfel încât să puteți înțelege exemplul mai ușor și mai repede, dar vă promit dacă aveți cunoștințe minime despre MS Excel și ceva timp pentru un studiu atent, atunci puteți personaliza exemplul dat și va funcționa ...

Conceptul de configurare a unui calendar de plăți în MS Excel

Conceptul este după cum urmează:

• Creăm clasificatoare cheie pe foi separate ale registrului de lucru MS Excel (elemente de flux de numerar și CFD, pentru un exemplu de lucru, este posibil să aveți nevoie, de exemplu, de contrapărți, organizații, conturi bancare / birouri de numerar);
• Stabilim corespondența dintre articolele DDS și Districtul Federal Central;
• Creați o foaie cu un buget al fluxului de numerar (BDDS);
• Creăm o foaie cu un registru de plăți (această foaie va fi locul de muncă principal);
• Creăm o foaie cu un registru al limitelor crescânde (pentru aplicații extrabugetare pentru cheltuirea banilor);
• Creați o foaie cu un tabel de date care va colecta toate datele necesare calendarului de plăți;
• Creăm un tabel pivot „Calendar de plăți” - acesta este, de fapt, obiectivul dvs.

Pentru un sistem holistic, este încă bine să creați un raport care să arate execuția bugetului fluxului de numerar, nu neapărat - dar recomandat.

Voi adăuga, de asemenea, că puteți configura suplimentar descărcarea ordinelor de plată în 1C, și încărcarea de la 1C a faptului că plățile și soldurile de pe conturi / birouri de numerar. În plus, puteți configura schimbul de directoare cu 1C, în special cele mari ca contrapărțile. Procesul este creativ - dar cu un exces de timp și resurse, principalul lucru nu este să vă lăsați dus cu procesul de lustruire, deoarece MS Excel are încă o mulțime de neajunsuri și ar putea fi mai bine să vă folosiți energia creativă în acest cazul pentru a transfera calendarul de plăți într-o bază de date normală.

Creăm clasificatori

Pentru fiecare clasificator creăm o foaie separată, în cazul nostru acestea sunt foile „Clasificator CFD” și „Clasificator de articole DDS”.

Există o altă nuanță cu cartea de referință a articolelor DDS - în multe cazuri versiunea completă a clasificatorului nu este necesară, versiunea completă înseamnă prezența grupurilor și a elementelor de venit. Uneori aveți nevoie doar de o listă de articole DDS privind plățile. În aceste scopuri, adăugați o foaie suplimentară „ArticlesDDS_Payments”

Lăsați versiunea completă a directorului articolelor DDS „live” pe foaia „Clasificatorul articolelor DDS”.

După completarea articolelor de plată, creați o listă de intervale denumită (fila Formule - Alocați un nume).

Valorile din gama ArticleDDS_Payment pot fi indicate prin linkuri din clasificatorul complet al articolelor DDS.

Un pas important este legarea articolelor DDS cu CFD. Pe lângă faptul că acesta este pasul potrivit în ceea ce privește metodologia gestionării întreprinderii prin bugete, va facilita în mod semnificativ introducerea datelor de plată și va reduce numărul de erori. Din punct de vedere tehnic, această oportunitate este organizată destul de simplu - un tabel este creat pe o foaie separată, ale cărei coloane sunt numite numele CFD, iar articolele CFD corespunzătoare din DDS sunt introduse în rânduri.

După aceea, în modul afișat anterior (prin atribuirea unui nume intervalului), se creează o listă numită pentru fiecare CFD.

Pe lângă clasificatorii enumerați, este necesar, de asemenea, să creați o listă a perioadelor de planificare, care să servească drept separator al perioadelor bugetare. În special, această listă este utilă atunci când introduceți un buget al fluxului de numerar, când creșteți limitele și când adăugați cereri de fonduri de cheltuieli.

Gestionarea bugetului (limite)

Pentru a controla plățile curente pentru respectarea bugetului, veți avea nevoie de două tabele - „Buget pentru TVA” și „Creșterea limitelor”. Să creăm foi cu același nume și să plasăm aceste tabele pe ele.

Pentru ca CFD și perioadele de planificare să nu fie necesare să fie tipărite de fiecare dată, puteți adăuga funcționalitatea selectării valorilor din listă. Să arătăm acest lucru folosind exemplul coloanei „CFD” - selectați o gamă deliberată de CFD (pentru un studiu de caz, 20 de linii sunt suficiente, pentru un exemplu de lucru trebuie să furnizați cel puțin zece mii de linii). După ce selectați intervalul din fila „Date” din blocul buton „Lucrul cu datele”, faceți clic pe butonul „Verificare date”, în caseta de dialog deschisă, în câmpul „Tip de date”, selectați „Listă” și în câmpul „Sursă”, introduceți semnul egal și numele listei denumite, în exemplul nostru va arăta astfel: \u003d CFD.

După manipulările specificate, câmpul CFD va fi completat cu o alegere din listă, ceea ce este, fără îndoială, foarte convenabil.

Selecția din coloana „Perioada de planificare” trebuie configurată în același mod.

Cu toate acestea, lucrurile sunt puțin mai complicate cu articolele DDS. Alegerea din lista completă este inadecvată și aici este utilă posibilitatea de a selecta valori dintr-o listă subordonată.

Specificând cu câmpul sursă nu numele listei, ci funcția INDIRECT () care returnează lista după nume, vom putea afișa pentru selecție numai acele articole care se referă la acest CFD!

Dacă doriți să controlați plățile pentru conformitatea acestora cu bugetul (limitarea plăților), atunci veți întâmpina inevitabil sarcina de a reflecta faptul de a crește limitele. În aceste scopuri, pe foaia „Creșterea limitelor” creați un tabel în care vor exista câmpuri de înregistrare (număr și dată), precum și câmpuri semnificative (CFD, articolul DDS, perioada de planificare și suma). În plus, puteți adăuga ordine arbitrare, cum ar fi „Motiv pentru creșterea limitei”. Configurarea selecției CFD, a perioadei de planificare și a articolelor DDS se face în același mod ca și când am elaborat tabelul bugetului DDS.

Registrul de plată

Registrul de plăți este un tabel în care ar trebui înregistrate plățile planificate, efectuate și anulate. Dacă există o limită a plăților, puteți vedea soldurile bugetare, precum și setați un filtru care vă va oferi un instrument pentru aprobarea plăților pentru o anumită dată.

Ar trebui să abordați cel mai responsabil designul (comoditatea) acestui tabel, deoarece trebuie să lucrezi cu ea în fiecare zi. Pentru a demonstra cel puțin ușor capacitățile MS Excel în ceea ce privește confortul interfeței, în macro este inclus un exemplu care ajută la simplificarea selectării datelor, sub funcționalitatea macro-ului va fi afișată în acțiune, dar textul codului însuși îl puteți vedea în exemplu, în articolul care se referă la acest detaliu nu are sens - mai ales că datele pot fi introduse cu ușurință manual.

Pentru a înregistra tranzacțiile, creați coloanele „Număr cerere”, „Data cererii”, „Număr plată” și „Data plății efective”. Din punctul de vedere al limitării plăților (bugetare), coloanele cheie sunt „CFD”, „articol DDS”, „Perioadă de planificare” și, desigur, „Suma”. Coloana „Bugetul rămas dacă plătim” ar trebui calculată - adică să fie calculat automat pentru a informa utilizatorul despre starea actuală a bugetului.

Coloana „Data dorită a plății” este necesară pentru comoditatea aprobării plăților (în versiunea de lucru este recomandabil să adăugați o altă coloană „Termen limită pentru plată”). Pentru a înregistra faptul aprobării plății adăugați coloanele „Aprobat” și „Data plății planificate”. După filtrarea tabelului după parametrii „Plătit” \u003d FALS, „Aprobat” \u003d ADEVĂRAT, veți obține un tabel în care poate fi generat un calendar de plăți modificând data de plată planificată. Prin adăugarea filtrului „Data plății planificate” \u003d data curentă, veți primi o listă de plăți pentru ziua de azi.

Să discutăm aspectele tehnice. Folosind macrocomenzi, așa cum s-a menționat mai sus, puteți simplifica introducerea datelor, făcând posibilă selectarea acestora din calendar făcând dublu clic pe o celulă.

Configurați perioadele CFD și de planificare alegând din intervalele cu același nume, configurați selecția articolelor DDS din listele subordonate în același mod în care a fost arătat în secțiunea despre BDDS. Probabil cel mai dificil punct este calcularea soldurilor bugetare după aplicare. Pentru a face acest lucru, utilizați funcția excelentă SUMIFS ().

Formula ar trebui să „extragă” conform link-ului CFD-Articolul DDS-Perioada de planificare bugetul DDS (limita principală din fișa „Buget DDS”), adăugați o limită suplimentară din fișa „Creșterea limitelor” și scădeți toate sumele aprobate anterior în tabelul „Registrul plăților” în conformitate cu datele CFD-articolul DDS-perioada de planificare, inclusiv linia curentă. Cum se folosește exact această formulă poate fi citit în „ajutor” MS Excel - totul este clar descris acolo.

Programul de plată

Calendarul de plăți implică un program de încasări de numerar, plăți și solduri pe perioade (de obicei zile). În MS Excel, instrumentul „tabel pivot” este ideal pentru prezentarea grafică a calendarului de plăți, mai jos este un exemplu de ceea ce ar trebui să obținem „la final”.

Cu toate acestea, pentru ca tabelul pivot să fie format, ar trebui pregătit un tabel cu date. În cazul nostru, în aceste scopuri, avem nevoie de un tabel de date în patru dimensiuni și de resursa „Sumă”.

Măsurătorile sunt după cum urmează:

• Data - coloanele vor fi grupate după această dată
• Tipul - există patru valori posibile - soldul inițial, venitul, cheltuielile și soldul final.
• Indicator - pentru tipul „Cheltuieli”, acesta este un element al TVA, pentru alte tipuri indicatorul duplică tipul în sine (sold inițial, venit și sold final).
• Contrapartă - contrapărțile pentru cheltuielile planificate vor fi afișate aici.

Exemplul sugerat presupune că soldul inițial primit și chitanțele planificate vor fi introduse manual de către utilizator (câmpurile sunt evidențiate în galben). Restul câmpurilor vor fi calculate. Înainte de a începe construcția tabelului, decideți pe ce orizont de timp pentru planificarea fluxurilor de numerar în contextul zilelor pe care vă veți baza. Am ales 9 zile calendaristice. Primele linii corespunzătoare orizontului de planificare trebuie să fie fixate. Pentru fiecare zi, creez trei linii, cu un sold inițial, un venit și un sold final, apoi aceleași linii pentru data următoare și așa mai departe până la sfârșitul orizontului de planificare.

Așezați consumabilul sub blocurile fixe. Aceste date se vor schimba dinamic în funcție de ceea ce ați introdus în tabelul „Registrul de plăți”.

Acum puțin despre formule. Primele două linii pentru prima zi de planificare sunt completate manual. Acesta este soldul inițial și venitul planificat. În versiunea de lucru, este recomandabil să configurați soldul primit astfel încât acesta să fie calculat pe baza soldurilor reale de numerar, luând în considerare banii aflați în tranzit (va face un tabel încărcat periodic din același 1C). Câmpul chitanță conține suma proiectată a fondurilor pe care vă așteptați să le primiți la prima dată. Pentru sosire, același lucru se aplică pentru restul liniilor fixe - întrebarea cu privire la ce să punem în venitul proiectat este decisă pentru fiecare întreprindere separat. Specificul lanțurilor de vânzări cu amănuntul vă permite să întocmiți profiluri calendaristice ale încasărilor proiectate, pentru organizațiile de proiectare programul încasărilor este întocmit individual pentru fiecare act / etapă etc.

Principiul formulei pentru calcularea soldului final este simplu - luăm soldul inițial al datei calculate (egal cu soldul final din ziua precedentă), adăugăm venitul proiectat și scădem toate sumele de cheltuială care sunt selectate de SUME () funcționează până la data curentă în blocul care conține partea de cheltuieli.

Cum se utilizează calendarul de plăți dezvoltat.

Dvs., lucrând cu registrul plăților, indicați datele planificate ale plăților. În tabelul de date al calendarului de plăți, introduceți soldul de numerar planificat și încasările proiectate. După aceea, accesați foaia „PC” și faceți clic pe „Reîmprospătare” din tabelul pivot „Calendarul plăților”. După aceea, veți primi un calendar de plăți într-o formă vizuală.

Să presupunem că nu sunteți mulțumit de programul actual, de exemplu, doriți să evitați un decalaj de numerar pe 16 octombrie - accesați tabelul „Registrul de plăți”, modificați data de plată planificată pentru aplicație (care este de 600 de mii de ruble) , să spunem pentru 18 octombrie.

Actualizați din nou tabelul pivot cu calendarul de plăți și acesta mută plata la 600 de mii de ruble. la ora 18.10 și recalculează soldurile inițiale și finale!

Totul este simplu și eficient!

P.S.:
Imaginea anunțului este celebrul calendar mayaș, care fie se încheie, fie nu se termină în 2012. Dar ceea ce este remarcabil, însăși prezența sa, arată clar că deja oamenii antici erau implicați în tema calendarelor. Calendare de plăți, deși Maya cu siguranță nu le avea, pentru că aveau comunismul de război și nu aveau bani, dar sunt sigur că dacă ar avea capitalism, acum am găsi calendare de plată pe lut în timpul săpăturilor :)

Acțiuni:

Gestionarea eficientă a fluxului de numerar al unei întreprinderi este o condiție prealabilă pentru funcționarea sa stabilă. Unul dintre punctele importante în acest sens este echilibrarea cheltuielilor și a fluxurilor de numerar în timp. Fără aceasta, există o mare probabilitate de probleme cu plata facturilor furnizorilor, ceea ce duce în cele din urmă la subutilizarea capacităților sau la plata amenzilor.

Pe de altă parte, contabilitatea corectă și analiza fluxurilor de numerar pot ajuta la identificarea surselor neutilizate de venit suplimentar pentru întreprindere care nu este legat de principalele domenii ale activităților sale (cel mai simplu exemplu este dobânda pentru depozitele pe termen scurt) și este necesare și pentru gestionarea competentă a conturilor de plătit și de primit.

Calendarul de plăți este o modalitate de a controla lichiditatea companiei. Este o diagramă a fluxului de numerar pe termen scurt asociată cu toate activitățile firmei. Calendarul de plăți este în mod necesar legat de bugetele întreprinderii și implică cel mai adesea detalii zilnice. Pentru utilizarea competentă a acestui instrument, întregul sistem de bugetare trebuie mai întâi analizat (în special cu atenție parțial) și centrele de responsabilitate financiară (CFR) trebuie definite clar.

Dacă sunteți interesat să automatizați bugetarea, să implementați contabilitatea trezoreriei sau IFRS, consultați a noastră.

Calendarul de plăți poate fi implementat sub diferite forme, dar lista elementelor necesare este neschimbată:

Obțineți gratuit 267 tutoriale video 1C:

• informații despre chitanțe;
• date privind cedările;
• date de echilibru.

Aceste informații fac posibilă utilizarea calendarului de plăți ca instrument analitic.

Etape ale întocmirii unui calendar de plăți

Procedura pentru întocmirea unui calendar bugetar poate fi împărțită în trei etape principale:

• bugetarea în cadrul BDDS;
• formarea regulilor de efectuare a plăților;
• automatizarea procedurii de întocmire a unui calendar de plăți.

În etapa de creare a BDDS, se dezvoltă structura bugetară, sunt identificate volumele și datele încasărilor de numerar și cheltuielile necesare. Această procedură se desfășoară în strânsă cooperare cu reprezentanții districtului federal central. Planificarea scenariului este posibilă. Pentru fiecare tip de activitate se efectuează calculul fluxului de numerar net (NPF).

Unul dintre rezultatele obligatorii ale acestei etape este un program echilibrat al încasărilor și plăților, excluzând apariția „lacunelor de numerar”. În aceeași etapă, este necesar să se identifice rezervele de fonduri neutilizate și să se ia o decizie cu privire la utilizarea acestora (pe baza oportunităților disponibile și a unei evaluări a riscurilor activităților întreprinderii).

Atunci când se formează regulile pentru efectuarea plăților, este necesar să se definească cu precizie puterile și competențele inițiatorilor de plăți, mecanismul de depunere a cererilor, aprobarea sau respingerea acestora. În acest moment, procedura de întocmire a unui registru de plăți pentru ziua și pentru săptămână este reglementată, lista articolelor „protejate” este fixată, precum și procedura de convenire a costurilor peste limită.

De regulă, se utilizează următorul algoritm de plată:

• depunerea cererii corespunzătoare de către inițiator;
• verificarea conformității plății cu calendarul de plăți aprobat (de către șeful districtului federal central sau departamentul financiar);
• coordonarea abaterilor de la buget, dacă există;
• coordonarea plății cu serviciul financiar;
• transmiterea instrucțiunilor pentru efectuarea unei plăți către departamentul de contabilitate.

În a treia etapă, este necesar să se automatizeze trecerea fluxurilor de informații asociate întocmirii unui calendar de plăți, efectuarea plăților și primirea de încasări în numerar. În acest caz, trebuie să studiați bazele de date 1C utilizate, să reglați formele analitice interne și modurile de acces la informații. Cu o scară mică de activitate, este posibil să se limiteze utilizarea e-mailului corporativ și Excel.

Un exemplu de formare a unui calendar de plăți în Excel