Kako sastaviti osobni dosje otpuštenog radnika. Kako arhivirati osobne datoteke zaposlenika. Od čega se sastoji mapa?

Dobar dan, recite mi kako podnijeti osobne dosjee otpuštenih zaposlenika (nemamo arhivu kao takvu, samo poseban ured).

Trenutno sam napravio interni popis svih dokumenata koji se nalaze u osobnim dosjeima otpuštenih, stavio taj popis kao prvi list u LD, pa idu redom - otkaz, otkaz, dopunski otkaz, prihvatni nalog i dr. ., uključujući sve preslike dokumenata iz članka 65. Zakona o radu

Sve listove sam numerirao (npr. ima ih 40), a na prvom listu LD, gdje je puno ime i prezime zaposlenika, napisao sam datum početka, datum završetka, na 40 listova, čuvati 75 godina. . Je li moguće arhivirati LD u ovom obliku? Je li potrebno ažurirati LD otpuštenih djelatnika? Zanima nas pitanje registracije i, u slučaju bilo kakvih vanjskih inspekcija, naša odgovornost za tu registraciju i skladištenje

Odgovor

Osobni dosje je skup dokumenata koji sadrže najpotpunije podatke o zaposleniku i njegovim radnim aktivnostima.

Istodobno, radno zakonodavstvo ne regulira sastav osobnog dosjea, zakonodavstvo ne predviđa nikakve uvjete za popunjavanje osobnog dosjea. Štoviše, vođenje osobnog dosjea zaposlenika nije obavezno. Osobne dosjee sadašnjih zaposlenika čuvajte samo u odjelu ljudskih resursa. Dosjee zaposlenika koji su dali otkaz prenijeti u arhiv na pohranu. Postupak izrade osobnog dosjea naveden je u nastavku teksta. U skladu sa stavkom 3.6.4 Pravila, odobrenih odlukom uprave Rosarhiva od 6. veljače 2002., arhivirajte dokumente svog osobnog dosjea s četiri uboda u tvrdom kartonskom omotu (registu) ili ih uvežite na takav način da možete pročitati tekst svih dokumenata, uključujući datum, vizu i rješenje. Prije arhiviranja (uvezivanja), uklonite spajalice sa svih dokumenata. Na početku predmeta priložite obrasce za interni popis spisa predmeta, a na kraju - obrasce listova koji ovjeravaju predmet. Čuvati dosjee zaposlenika 75 godina, a dosjee rukovoditelja, članova rukovodećih, izvršnih i kontrolnih tijela organizacije, zaposlenika s državnim i drugim zvanjima i priznanjima čuvati zauvijek.

Pročitajte povezane članke:

• Zaposlenik nije podigao radnu knjižicu nakon otkaza
• Razlozi za otkaz
• Razlozi za otkaz

Stoga, nakon razmatranja vaših pitanja, možemo odgovoriti na:

1. Je li moguće arhivirati LD u ovom obliku? - Detaljan postupak izrade osobnog dosjea naveden je u nastavku teksta.

1. Je li potrebno ažurirati LD otpuštenih djelatnika? - da, nužno (točka 3.6.4 Pravila, odobrena odlukom uprave Rosarhiva od 6. veljače 2002.).

1. Posebno nas zanima pitanje registracije, au slučaju bilo kakvih vanjskih inspekcija, naša odgovornost za tu registraciju i čuvanje - za kršenje pravila čuvanja, nabave, računovodstva ili korištenja arhivskih dokumenata, predviđena je administrativna odgovornost (čl. 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Kazne - upozorenje ili upravna novčana kazna u iznosu od:

Više detalja u materijalima Sustava:

1. Odgovor: Kako registrirati osobni dosje zaposlenika

Formiranje osobnog dosjea

Pohranjivanje osobnih datoteka

Osobne dosjee sadašnjih zaposlenika čuvajte samo u odjelu ljudskih resursa. Dosjee zaposlenika koji su dali otkaz prenijeti u arhiv na pohranu. Osobne dokumente sa četiri pribadače zašijte u čvrste kartonske korice (binder) ili ih uvežite na način da možete pročitati tekst svih dokumenata, uključujući datume, vize i rješenja. Prije arhiviranja (uvezivanja), uklonite spajalice sa svih dokumenata. Ovaj postupak proizlazi iz Pravila odobrenih odlukom uprave Rosarhiva od 6. veljače 2002.

Na početku predmeta podnesite obrasce za interni popis spisa predmeta, a na kraju - obrasce listova koji ovjeravaju predmet ().

Čuvati osobne dosjee zaposlenika 75 godina, čuvati osobne dosjee rukovoditelja, članova upravnih, izvršnih, kontrolnih tijela organizacije, zaposlenika s državnim i drugim zvanjima i priznanjima - trajno (odobrena lista). Revizija osobnih dosjea

Za sistematizaciju podataka i provjeru dostupnosti osobnih dosjea i ispravnosti njihovog izvršenja, možete provesti reviziju istih jednom godišnje. Dokumentirajte rezultate takve provjere u dokumentu (na primjer, možete uzeti obrazac dat u k kao uzorak). Bilješke o provjeri Vašeg osobnog dosjea stavite u prilog Vašem osobnom kadrovskom listu.

Nina Kovjazina

2. Kako pohraniti dokumente u kadrovskoj službi

Dokumenti potrebni za skladištenje

Zakon obvezuje sve poslodavce da osiguraju skladištenje koje nastaje tijekom njihove djelatnosti (). Kadrovska služba organizacije u pravilu je odgovorna za pohranu dokumenata o osoblju.

Razdoblja čuvanja dokumenata

Razdoblja tijekom kojih se dokumenti o osoblju moraju čuvati navedeni su u odobrenom dokumentu. Početkom roka čuvanja dokumenata smatra se 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine u kojoj su sastavljeni (odobren popis).

Dakle, naredbe o zapošljavanju, premještaju, razrješenju i druge naredbe za osoblje moraju se čuvati najmanje 75 godina. Izuzetak od ovog pravila su nalozi za odobravanje godišnjeg odmora, upućivanje na službena putovanja u Rusiju (kao i drugi dokumenti o službenim putovanjima: zadaci, izvješća itd.), kao i nalozi za kazne. Potrebno ih je čuvati samo pet godina.

Ugovori o radu, osobni kartoni i osobni dosjei zaposlenika također se moraju čuvati 75 godina, a osobni dosjei rukovoditelja - trajno. Raspored osoblja također se mora održavati u svakom trenutku.

Certifikacijski materijali na radnom mjestu trebaju se čuvati 45 godina, au teškim, štetnim ili opasnim radnim uvjetima - 75 godina.

Držite se propisa o radu i nakon što ih zamijenite novima. Rok trajanja je godinu dana. Za rasporede godišnjih odmora također je utvrđen jednogodišnji rok trajanja.

Razdoblje tijekom kojeg je potrebno pohraniti dokumente koji potvrđuju da je zaposlenik stekao obrazovanje na trošak organizacije određeno je zahtjevima poreznog zakonodavstva. Činjenica je da članak 264. Poreznog zakona Ruske Federacije utvrđuje da za otpis ovih troškova radi smanjenja oporezive dobiti, organizacija mora čuvati sve dokumente koji potvrđuju obuku (sporazum s obrazovnom ustanovom, nalog voditelja za slanje djelatnik za osposobljavanje, akt o pružanju usluga, diploma, svjedodžba, uvjerenje i dr.). Razdoblje njihovog čuvanja ograničeno je na vrijeme trajanja ugovora o izobrazbi i godinu dana rada zaposlenika, ali ne kraće od četiri godine.

Uvjeti čuvanja dokumenata

Za pohranu dokumenata, organizacija mora opremiti posebne prostorije (sefove ili ormare). Preporuke za izgradnju takvih skladišnih objekata dane su u odobrenom i odobrenom. Nije potrebno da komercijalne organizacije ispunjavaju sve zahtjeve za opremanje posebnih prostorija za pohranjivanje dokumenata (uvod u Pravilnik odobren, Pravilnik odobren).

Ako organizacija pohranjuje dokumente u elektroničkom obliku, tada je potrebno osigurati način pohrane koji sprječava gubitak, uništenje ili iskrivljavanje informacija. Osim toga, tijekom pohrane takvih dokumenata potrebno ih je prepisati na novi medij (jer prethodni medij zastarijeva). To je navedeno u odobrenim Pravilima

Kako bi se osigurala učinkovita pohrana dokumenata (u papirnatom i elektroničkom obliku), organizacija (Pravila odobrena). Dokumenti kojima je istekao rok pohrane (Pravila odobrena).

Odgovornost za prekršaje učinjene pri radu s arhivskim dokumentima

Za kršenje pravila pohrane, nabave, računovodstva ili korištenja arhivskih dokumenata predviđena je administrativna odgovornost ().

Kazne - ili upravna novčana kazna u iznosu od:

od 100 do 300 rub. za građane;

od 300 do 500 rub. za dužnosnike (na primjer, voditelja organizacije).

Nina Kovjazina
Zamjenik ravnatelja Odjela za obrazovanje i ljudske resurse ruskog Ministarstva zdravstva

Federalna arhivska služba Rusije
SVERUSKI ISTRAŽIVAČKI INSTITUT ZA DOKUMENTACIJU I ARHIV
(VNIIDAD)

Osnovna pravila za rad ustrojstvenih arhiva

Odobreno
odlukom Upravnog odbora Rosarhiva
od 06.02.2002

2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata

3.6. Uvjeti za upis predmeta primljenih u arhivu

3.6.1. Registraciju predmeta provode zaposlenici službe dokumentacijske podrške uprave organizacije ili drugih strukturnih jedinica čije odgovornosti uključuju uspostavu i formiranje spisa, uz metodološku pomoć i pod nadzorom arhive organizacije.

3.6.2. Ovisno o razdoblju skladištenja, provodi se potpuna ili djelomična registracija predmeta.

3.6.3. Slučajevi trajnog, privremenog (više od 10 godina) skladištenja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Potpuna registracija slučajeva uključuje:
arhiviranje ili uvezivanje spisa;
numeriranje listova predmeta;
izrada ovjerovnog lista;
izrada, po potrebi, internog popisa dokumenata;
unošenje potrebnih pojašnjenja u pojedinosti naslovnice predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, registarskog indeksa predmeta, rokova predmeta, naslova predmeta).

Slučajevi privremenog (do uključivo 10 godina) skladištenja podliježu djelomičnoj registraciji: dopušteno je ne sistematizirati dokumente u predmetu, ne numerirati listove predmeta i ne sastavljati bilješke o ovjeri.

3.6.4. Dokumenti koji čine predmete ulažu se s 4 pribadače u čvrste kartonske korice ili uvezuju, vodeći računa o mogućnosti slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme spisa za arhiviranje (uvez), s dokumenata se uklanjaju metalni zatvarači (igle, spajalice).

3.6.5. Trajni spisi koji se sastoje od visoko vrijednih dokumenata ili dokumenata bez formata pohranjuju se u zatvorene, krute mape s tri preklopa s vezicama ili u kutijama.

3.6.6. Ako u spisu ima nepreuzetih osobnih dokumenata (osobne iskaznice, radne knjižice, vojne iskaznice), ti se dokumenti stavljaju u omotnicu koja se ulaže u spis. Ako je takvih dokumenata veći broj, oni se izdvajaju iz spisa i za njih se sastavlja poseban popis.

3.6.7. Na kraju svakog predmeta ulaže se prazan obrazac ovjerovnog lista, a na početku predmeta (za evidentiranje posebno vrijednih dokumenata) obrazac za interni popis spisa predmeta.

3.6.8. Kako bi se osigurala sigurnost i učvrstio redoslijed rasporeda dokumenata uključenih u predmet, svi listovi ovog predmeta (osim ovjernog lista i internog inventara) numerirani su arapskim brojevima, bruto numeriranjem u gornjem desnom kutu lista s jednostavna olovka ili brojčanik. Listovi internog popisa spisa predmeta numeriraju se posebno.

3.6.9. Listovi predmeta koji se sastoje od više svezaka ili dijelova numeriraju se za svaki svezak ili za svaki dio posebno.

3.6.10. Fotografije, crteži, dijagrami i drugi ilustrativni dokumenti koji čine samostalan list u spisu numeriraju se na poleđini na gornjoj margini lista.

3.6.11. Presavijeni list (format A3, A2) se rasklopi i označi brojem na desnoj strani gornje margine lista. U tom slučaju, list bilo kojeg formata, porubljen na jednom rubu, numeriran je kao jedan list; list presavijen i porubljen po sredini podliježe ponovnom prošivanju i numeriran je kao jedan list.

3.6.12. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima (fotografije, isječci, izvaci itd.) numeriran je kao jedan list. Ako su na dokument jednim rubom zalijepljeni drugi dokumenti (umetci teksta, prijevodi, isječci i sl.), tada se svaki dokument zasebno numerira.

3.6.13. Omotnice s prilozima uložene u predmet su numerirane; u tom slučaju prvo se numerira sama omotnica, a zatim se svaki prilog u omotnici numerira sljedećim brojem.

3.6.14. Isprave uložene u predmet s vlastitim numeriranjem listova (uključujući i tiskane publikacije) mogu se numerirati prema općem redoslijedu ili zadržati vlastitu numeraciju ako odgovara redoslijedu listova u predmetu.

3.6.15. Ako se otkrije veliki broj pogrešaka u numeriranju listova predmeta, oni se ponovno numeriraju. Kod prenumeriranja listova stari se brojevi precrtavaju i uz njih se stavlja novi broj lista; na kraju predmeta sastavlja se novi ovjerni list, dok se stari ovjerni list precrtava, ali ostaje u spisu.

Ako postoje pojedinačne pogreške u numeriranju listova u datotekama kada ih arhiv organizacije priprema za prijenos u državnu pohranu, dopušteno je, u dogovoru s državnim arhivom, koristiti brojeve listova označene slovima.

3.6.16. Certifikacijski list sastavlja se u kartoteci na posebnom listu, u knjigama - na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice.

List za ovjeru predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (), u kojem se brojkama i riječima navodi broj numeriranih listova predmeta, broj listova internog popisa, te se navode specifičnosti numeriranja brojeva predmeta ( prisutnost slovima ispisanih brojeva predmeta, brojeva koji nedostaju, brojeva listova s ​​ulijepljenim fotografijama, brojeva listova velikog formata, omotnica s prilozima i broja listova koji su u njima priloženi), a također ukazuje na prisutnost u datoteci tiskanih primjeraka brošura s broj listova u njima, ako nisu zabilježeni u općoj bruto numeraciji u spisu.

Ispravu kojom se potvrđuje slučaj potpisuje njen sastavljač. Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenja, zamjena originalnih dokumenata) upisuju se u ovjerovnicu s pozivom na odgovarajući akt.

Zabranjeno je staviti ovjerni list na omot predmeta ili praznu poleđinu posljednje isprave. Ako je predmet arhiviran ili uvezan bez obrasca ovjernog lista, on se lijepi iza vrha lista na unutarnju stranu korica predmeta.

3.6.17. Interni popis spisa predmeta sastavlja se radi evidentiranja spisa trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja čije je evidentiranje uzrokovano specifičnostima te dokumentacije (osobito vrijedni, osobni, sudski, istražni predmeti i dr.), kao kao i evidentirati predmete trajne i privremene (preko 10 godina) pohrane, oblikovane prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenta.

Interni inventar sastavlja se na posebnom listu prema utvrđenom obrascu (), koji sadrži podatke o serijskim brojevima dokumenata predmeta, njihovim indeksima, datumima, naslovima i brojevima listova predmeta. O internom popisu sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojkama i slovima navodi broj isprava koje su u njemu sadržane i broj listova internog popisa.

Interni inventar potpisuje njegov sastavljač. Ako je predmet uvezan ili zaveden bez obrasca internog popisa isprava, tada se popis sastavljen na propisanom obrascu lijepi na unutarnju stranu prednjih korica predmeta.

Promjene u sastavu dokumenata predmeta (povlačenja, uključivanje dokumenata, zamjena kopijama itd.) odražavaju se u stupcu „Bilješke” s poveznicama na relevantne akte. Po potrebi se sastavlja novi završni zapis za interni popis i ovjerovnica predmeta.

3.6.18. Omot predmeta za trajnu, privremenu (više od 10 godina) pohranu i za osoblje sastavlja se i izvršava u propisanom obrascu (), koji označava naziv organizacije, strukturnu jedinicu, indeks predmeta, šifru arhive predmeta, broj predmeta (sveska, dijela) za godišnji odjeljak zbirni popis predmeta, naslov predmeta.

Na omotu spisa trajne pohrane predviđen je prostor za naziv državnog arhiva u koji se primaju spisi organizacije, oznaku šifri državnog arhiva i organizacije.

Kada se naziv organizacije (ustrojstvene jedinice) promijeni tijekom razdoblja na koje se odnosi dokumentacija predmeta ili kada se predmet ustupi drugoj organizaciji (drugoj strukturnoj jedinici), novi naziv ove organizacije ili organizacije pravne sljednice označava se na omot predmeta, au zagradama se nalazi prethodni naziv organizacije (strukturne jedinice).

Naziv predmeta na omotu predmeta prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, dogovorene sa stručnim povjerenstvom za reviziju odgovarajućeg arhiva. Ako je potrebno, u naslovu se navode pojašnjenja (brojevi naloga, protokola i sl.).

U slučajevima kada se predmet sastoji od više svezaka (dijelova), opći naslov predmeta i naslov svakog sveska (dijela) stavljaju se na omot svakog sveska (dijela).

U zaglavlju predmeta koji sadrže preslike dokumenata naznačuje se njihov broj preslike. Autentičnost dokumenata predmeta nije navedena u naslovu.

Na omotu predmeta arapskim brojevima su naznačeni krajnji datumi predmeta - godina(e) osnivanja i završetka predmeta.

Ako predmet sadrži dokumente (priloge, itd.), čiji datumi prelaze zadnje datume predmeta, tada se ispod datuma predmeta pravi novi redak o tome: „predmet sadrži dokumente za... godine)." Datumi predmeta možda neće biti prikazani na naslovnici spisa koji sadrže godišnje planove i izvješća, budući da su navedeni u naslovima predmeta.

Krajnji datumi predmeta koji sadrže organizacijsku, upravnu, stvaralačku i drugu dokumentaciju (protokole, prijepise, dopise, izvješća i dr.), za koje je važno precizno datiranje, kao i predmeta koji se sastoje od više svezaka (dijelova), označeni su oznakom ekstremni datumi datumi dokumenata predmeta, i.e. datumi registracije (sastavljanja) najranijih i najnovijih dokumenata uključenih u predmet.

Ako je predmet dnevnik upisa naloga, uputa i sl., tada će datum predmeta biti točni kalendarski datumi prvog i zadnjeg upisa u dnevnik.

Rokovi za predmet koji sadrži zapisnike sa sastanaka su datumi odobrenja (za dokumente koji su odobreni) ili sastavljanja prvog i posljednjeg zapisnika koji čine predmet.
Došlo je do važnih promjena u radu kadrovskih službenika o kojima treba voditi računa u 2019. godini. Provjerite u formatu igre jeste li uzeli u obzir sve novosti. Riješite sve probleme i primite koristan poklon od urednika časopisa “Kadrovski posao”.

Pročitajte u članku: Zašto voditelj ljudskih resursa mora provjeravati računovodstvo, trebaju li se nova izvješća predavati u siječnju i koju šifru odobriti za evidenciju radnog vremena u 2019.

Urednici časopisa "Kadrovski posao" otkrili su koje navike kadrovika oduzimaju puno vremena, a gotovo su beskorisne. A neki od njih mogu čak izazvati zbunjenost GIT inspektora.

Inspektori GIT-a i Roskomnadzora rekli su nam koji se dokumenti sada ni pod kojim okolnostima ne bi trebali tražiti od pridošlica prilikom prijave za zapošljavanje. Sigurno imate neke radove s ovog popisa. Sastavili smo potpuni popis i odabrali sigurnu zamjenu za svaki zabranjeni dokument.

Ako platite godišnji odmor dan kasnije, tvrtka će biti kažnjena sa 50.000 rubalja. Skratite otkazni rok za otkaze barem za jedan dan - sud će vratiti zaposlenika na posao. Proučili smo sudsku praksu i pripremili sigurne preporuke za vas.

Zdravo! U ovom ćemo članku govoriti o takvom konceptu kao što je osobni dosje zaposlenika.

Danas ćete naučiti:

1. Što se zove osobni dosje i u kojim slučajevima ga treba voditi;
2. Koje dokumente treba sadržavati;
3. Koliko i kako pohraniti datoteke.

Nisu sve kategorije poslodavaca obvezne voditi osobne dosjee svojih zaposlenika. Ali za učinkovitost upravljanja timom, preporučljivo ih je formirati. Danas ćemo razgovarati o tome kako to učiniti ispravno.

Osobni dosje: što je to i zašto ga čuvati

Prije svega, ovo je skup dokumentacije koja karakterizira aktivnosti zaposlenika na određenom radnom mjestu. Slučaj se smatra pokrenutim od trenutka kada se u njemu pojavi prvi dokument. Upravljanje najčešće provodi odjel ljudskih resursa, rjeđe računovodstvo.

Često se osobni dosje stavlja na istu razinu s radnom knjižicom, iako je to pogrešno. Radna knjižica ne sadrži nikakve podatke osim prošlog i sadašnjeg mjesta rada, za razliku od dosjea.

Sastav osobnog dosjea se mijenja i dopunjava kako osoba obavlja svoju radnu aktivnost.

Za koga se trebam registrirati?

Obvezno je vođenje osobnih dosjea za zaposlene u državnoj službi. To zahtijeva rusko zakonodavstvo. Poduzetnici ovu problematiku mogu urediti lokalnim propisima. To znači da zaposlenici odjela ljudskih resursa mogu otvarati samo osobne dosjee ključnih zaposlenika.

Ova grupa uključuje:

• Upravljačko osoblje i njihove zamjene;
• Glavni stručnjaci;
• Osobe koje su odgovorne za imovinu i dragocjenosti;
• Zaposlenici s izgledima za napredovanje u karijeri.

Ipak, bilo bi korisno izraditi takve dosjee za sve zaposlenike, jer odražavaju podatke o zaposlenicima koji mogu biti potrebni u bilo kojem trenutku.

Tko ima pristup poslu

Samo kadrovski službenik ili računovođa imenovan nalogom upravitelja unosi podatke i predaje datoteke u arhivu. Ako iz slučaja procure povjerljive informacije, sva odgovornost za to pada na tu osobu.

Da biste izbjegli takve neugodne situacije, bolje je osobne dosjee pohraniti u posebno namijenjenu prostoriju, odnosno u sefove i metalne ormare, kojima treće osobe nemaju pristup.

Osim toga, odgovorna osoba je dužna upoznati svakog zaposlenika s njegovim osobnim dosjeom najmanje jednom u 12 mjeseci.

Pružanje slučajeva agencijama za provođenje zakona

Po potrebi i na zahtjev službenicima za provođenje zakona mogu se dati papiri iz osobnih dosjea zaposlenika.

Registracija osobnog dosjea

Pogledajte kratki video o tome kako prijaviti osobni dosje zaposlenika i sve će vam biti jasno:

Prije nego što govorimo o upravljanju osobnim poslovima, pogledajmo pobliže kako ih pravilno formalizirati. Formiranje predmeta počinje od dana prijema osobe u radni odnos i traje do trenutka prijema u radni odnos. Za svaki zadatak bolje je uzeti zasebnu mapu ili barem datoteku.

Kada zaposlenik HR-a stvara osobni dosje, mora zapamtiti sljedeće:

• Bolje je originalne dokumente zamijeniti fotokopijama, kako bi se izbjegla situacija da se original nekog važnog dokumenta izgubi (česti su slučajevi da se originalne diplome izgube, a nije ih lako obnoviti);
• Jedan primjerak svakog dokumenta uključen je u spis;
• Dokumentacija privremene pohrane i trajne pohrane ne čuvaju se zajedno;
• Bolje je da jedna kutija ne prelazi 4 cm debljine;
• Prijave je bolje držati na istom mjestu gdje i dokumentaciju.

Sve osobne dosjee treba pripremiti na isti način, te voditi dnevnik osobnih dosjea kako bi se izbjegao gubitak važne dokumentacije.

Dakle, uzorak osobnog dosjea:

• Na omot osobnog spisa upisuje se prezime i inicijali zaposlenika, datum pokretanja predmeta;
• Ako nema zasebnih mapa za pohranu stvari, bolje ih je smjestiti u jednu mapu abecednim redom;
• Broj stranica ne smije biti veći od 250;
• Svaka fascikla je označena brojem predmeta.

Što bi trebalo biti u osobnom dosjeu zaposlenika

Sastav osobnog dosjea nije uređen na razini propisa. Strogo je odobren samo za državu. zaposlenici. Svaka organizacija može koristiti odobreni popis i odlučiti koju će dokumentaciju uključiti u dosjee svojih zaposlenika, a koju ne.

Popis je:

• Fotokopija putovnice (najčešće prva stranica, bračni status i mjesto registracije);
• Fotokopiju diplome, dokumenta o usavršavanju i sl.;
• Fotokopija SNILS-a;
• Ako je zaposlenik vojni obveznik - presliku isprave koja to potvrđuje;
• Fotokopija;
• Dokumentacija o položenom stručnom ispitu i liječničkom pregledu (ako je to predviđeno djelatnošću društva);
• Potvrda o tome ima li građanin kaznenu evidenciju ili nema (ako je propisano zakonom);
• Zamolba za posao koju je zaposlenik osobno napisao;
• Autobiografija;
• Instanca ;
• Fotokopiju radne knjižice;
• Materijali o certificiranju (ako je provedeno);
• Fotografije zaposlenika koje se povremeno ažuriraju;
• Opis osobnog dosjea.

Ovaj popis se može mijenjati i nadopunjavati, ovisno o tome kojim se djelatnostima tvrtka bavi i kakvu kadrovsku politiku provodi.

Osim toga, svi dokumenti moraju biti smješteni u dosje kronološkim redom: prvi koji su uključeni kada je osoba primljena, zatim oni koji su se pojavili tijekom njegove aktivnosti.

Zakonom je zabranjeno uključiti u dosje podatke o osobnom životu zaposlenika, o njegovim političkim i vjerskim stavovima, ako on za to nije dao pisani pristanak.

Uzorci i obrasci dokumenata za osobni dosje

• Upitnik za osobne podatke
• Interni popis osobnih dosjea
• Naslovna stranica/omot osobnog dosjea

Uzorak popunjavanja internog inventara za osobni dosje i geodetski list.

Red poslovanja

Ovaj proces uključuje:

• Izrada unosa u relevantne odjeljke;
• Postupak uklanjanja dokumentacije koja je postala nevažna ili više nije potrebna;
• Provjera osobnih dosjea radi sigurnosti dokumentacije;
• kao dio osobnog dosjea.

Ako se osobni podaci zaposlenika promijene, oni to obično prijavljuju odjelu ljudskih resursa. Naravno, bolje je to učiniti pismeno. Nakon što djelatnik kadrovske službe izvrši odgovarajući unos u spis, originalni dokument se vraća zaposleniku. Ako je potrebno, potrebno je napraviti kopiju dokumenta i priložiti ga datoteci.

Svi upisi se vrše samo na temelju originalne dokumentacije ili preslike ovjerene kod javnog bilježnika. Upisi se rade ručno crnom, plavom ili ljubičastom tintom, pažljivo, izbjegavajući mrlje i ispravke. Ako je potrebno, evidencija se ovjerava pečatom organizacije i potpisom djelatnika kadrovske službe.

Svi listovi koji se ulažu u kartoteku su numerirani. A numeriranje se odražava u internom inventaru. Takav se popis sastavlja kako bi se u obzir uzeli dokumenti koji su pohranjeni više od 10 godina.

Ako se predmet priprema za predaju u arhiv, numeriraju se i svi listovi internog popisa, samo odvojeno od listova predmeta.

Dnevnik: kako ga voditi

Potrebno je voditi računa o osobnim dosjeima koji se otvaraju za zaposlenike. Njegov standardni obrazac nije odobren, što znači da možete uzeti uzorak s interneta ili ga kupiti u trgovini. Sadržaj svakog stupca može se mijenjati ovisno o organizaciji.

Dnevnik sadrži: brojeve predmeta, njihov datum početka, prezime i inicijale zaposlenih i druge podatke. Kada je osobni dosje zatvoren, u dnevnik se pravi bilješka: stavlja se datum i upisuje razlog zašto je slučaj zatvoren.

Dodatne informacije obično se unose u stupac “Ostalo” ili “Napomene”.

Elektronski osobni dosje

Sada su mnoge ruske tvrtke implementirale ili počele implementirati automatizaciju. To se teško može nazvati praćenjem mode, prije potrebom. Osobni dosjei zaposlenika sve se više vode i pohranjuju u računalne baze podataka. Papirnati dokumenti se koriste, ali uglavnom kao reosiguranje.

Održavanje i pohranjivanje osobnih dosjea u elektroničkom obliku prije svega je povoljno. HR zaposlenik ne treba gristi prašinu, premještati stvari kako bi pronašao ono što mu treba. Stoga je jedna od apsolutnih prednosti elektroničkih datoteka mogućnost brzog pronalaženja svega, bez gubljenja vremena i truda.

Valja napomenuti da se ne može sva dokumentacija voditi u elektroničkom obliku, ne mogu, primjerice, radne knjižice.

Ako dokument mora sadržavati osobni potpis zaposlenika, mora biti i u papirnatom obliku.

Kako riješiti poslove otpuštenih zaposlenika

Kada osoba odustane, njen se dosje zatvara, briše iz dosjea i arhivira. U tom slučaju mora se sastaviti potvrdni list. Sadrži podatke o tome koliko je listova prošiveno i numerirano. Na ovom listu također je naznačeno ima li u predmetu oštećenih dokumenata ili su priloženi novi.

Certifikacijski list zalijepljen je na poklopac kućišta s unutarnje strane. Zaposlenik kadrovske službe stavlja svoj potpis na ovaj list.

Osobni dosje zaposlenika čuva se u arhivi 75 godina, a za menadžere je to razdoblje obično duže. Ali u isto vrijeme, ako zadnjeg radnog dana zaposlenik zatraži kopije potrebnih dokumenata, to se može učiniti; u ovom slučaju datoteka neće morati biti pohranjena, a arhiva će biti istovarena.

Zaključak

Ako jeste, onda ne morate čuvati osobne dosjee za svoje zaposlenike. Iako je bolje to učiniti, jer na temelju praktičnog iskustva postaje jasno da zahvaljujući osobnom dosjeu možete odmah dobiti potrebne podatke o zaposleniku.

Poduzetnik odlučuje hoće li ili ne voditi osobne dosjee za zaposlenike, ali nedvojbeno je njihova prisutnost značajan plus za svaku tvrtku.

Čuvaju se određena vremena, nakon čega se moraju predati na državno čuvanje u državne i općinske arhive. Saveznim zakonodavstvom definirana su maksimalna razdoblja čuvanja dokumenata uključenih na propisani način u Arhivski fond Ruske Federacije:

• dokumenti o kadrovima, evidencije javnobilježničkih radnji, kućne knjige i dokumenti vezani uz privatizaciju stambenog fonda - 75 godina;
• projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju - 20 godina;
• tehnološka i projektna dokumentacija - 20 godina;
• patenti za izum, korisni model, industrijski dizajn - 20 godina:
• znanstvena dokumentacija - 15 godina;
• filmski i fotografski dokumenti - 5 godina;
• video i foto dokumenti - 3 godine.

U slučaju likvidacije organizacije, dokumenti trajnog skladištenja i osoblje prenose se u državni (općinski) arhiv. Za nevladine organizacije, čiji su neki dokumenti uključeni u Arhivski fond Ruske Federacije, za takav prijenos potrebno je sklopiti ugovor s institucijom Federalne arhivske službe Rusije. Ako organizacija nije na vrijeme sklopila ugovor s arhivom, tada je u tom slučaju državni (općinski) arhiv dužan prihvatiti na pohranu samo dokumente o osoblju zaposlenika organizacije. Mjesto čuvanja preostale dokumentacije odredit će predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Priprema dokumenata za prijenos u arhiv

Svaka organizacija generira određeni broj slučajeva tijekom godine. Neki od njih moraju se arhivirati nakon utvrđenog roka čuvanja. To su spisi s izvršenim dokumentima trajnog" privremenog (preko 10 godina) čuvanja i za osoblje. Predmeti se arhiviraju godinu dana nakon završetka uredskog rada. Pripremu dokumenata za prijenos u arhivu provode zaposlenici službe za predškolski odgoj i tajnici strukturnih odjela. Predmeti se arhiviraju nakon što su u potpunosti obrađeni.

Registracija predmeta sastoji se od sljedećih radnji:

• provjera ispravnosti grupiranja dokumenata u datoteke;
• šivanje (uvez);
• numeriranje listova;
• sastavljanje ovjerovnog natpisa (ovjerovnog lista);
• izrada, po potrebi, internog popisa spisa predmeta;
• unošenje pojašnjenja u detalje naslovnice predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, upisnog indeksa, rokova predmeta, naslova predmeta);
• sastavljanje i provođenje popisa predmeta.

Predmeti s privremenim rokom čuvanja (do uključivo 10 godina) podliježu djelomičnoj registraciji, a dopušteno je sljedeće:

• ne sistematizirati dokumente u predmetu;
• ne numerirati listove predmeta;
• ne pisati potvrde;
• ne šiti (ne šiti).

Provjera pravilnog grupiranja dokumenata u spise provodi se kako bi se još jednom provjerila usklađenost dokumenata u predmetu s naslovom prema nomenklaturi, smještaj dokumenata u predmetu prema određenim načelima: o pitanjima koja se razmatraju ; kronološki; geografski; abecednim redom po dopisnicima itd.

Riža. 6.2. Obrazac potvrde

Kada je dovršen, kućište mora biti porubljeno ili uvezano. Prvo se iz kućišta uklanjaju svi metalni predmeti: spajalice, pribadače itd. Dokumenti se uklanjaju iz mape. Nakon posljednje isprave u predmet se ulaže list za ovjerovljeni zapisnik, a na početku predmeta, po potrebi, list ili listovi za interni popis (ako postoje, onda tiskani obrasci internog popisa). Kutija ne smije biti veća od 250 listova. Ako je tijekom godine više dokumenata položeno u predmet, tada ih treba podijeliti u nekoliko svezaka.

Svi dokumenti su arhivirani ili uvezani u tvrdi uvez. Budući da se dokumenti različitih formata odlažu u spis, potrebno ih je arhivirati s 4 uboda. To će osigurati da su svi dokumenti sigurno zaštićeni.

Riža. 6.3. Obrazac internog popisa spisa predmeta

Za kutije za dugotrajno skladištenje, možete spojiti cijelu kutiju, uključujući i gornji i donji dio korice. Kutije s trajnim rokom trajanja ulažu se počevši od lista nakon korica. Gornji dio navlake nije porubljen. Na prvi list stavlja se tanki kartonski odstojnik širine do 1 cm i kroz njega prošiva kućište. Budući da se takva kutija treba čuvati zauvijek, takvo turpijanje štiti niti od habanja i daje kutiji estetskiji izgled.

Prilikom podnošenja morate paziti da se cijeli tekst dokumenata može pročitati. Dokumenti čiji je rok trajanja kraći od 10 godina ne smiju se arhivirati, već ostaju u mapi.

Svi listovi u trajnoj i privremenoj pohrani datoteka numerirani su brojevima kako bi se osigurala sigurnost dokumenata i jednostavnost korištenja. Listovi se numeriraju crnom grafitnom olovkom ili numeracijom u gornjem desnom kutu samo na prednjoj strani lista, ne dodirujući tekst dokumenta. Zabranjena je uporaba tuša i olovaka u boji. List veći od formata A4 arhivira se na jednom rubu, razmota i numerira kao jedan list. List presavijen i porubljen po sredini označava se kao dva lista. Ilustrirani materijali i fotografije numerirani su na poleđini u gornjem lijevom kutu. Kuverte uložene u predmet s natpisima ili prilozima numeriraju se samostalno. Prilog u omotnici numeriran je sljedećim brojem iza omotnice. Prilikom izrade nekoliko svezaka jednog slučaja, svaki od njih je zasebno numeriran.

Riža. 6.4. Omotnica za spise trajne i privremene (preko 10 godina) pohrane

Rezultati numeriranja bilježe se u povjerljivom zapisniku na zadnjem listu posebno za njega ušivenog kovčega. Označava brojkama i riječima broj numeriranih listova dokumenata, a posebno znakom "+" broj listova internog popisa, slovnim brojevima i brojevima koji nedostaju.

Zapisnik o ovjeri potpisuje osoba koja ga je sastavila, uz naznaku radnog mjesta, vlastoručni potpis, prezime i datum sastavljanja. Zabranjeno je stavljanje ovjerovnog natpisa na naslovnicu predmeta ili poleđinu posljednjeg lista.

Obrazac ovjerovnog lista utvrđuje se Temeljnim pravilima za rad ustrojstvenog arhiva.

U slučaju kada se u predmetu nalaze posebno vrijedni dokumenti - u osobnim spisima, predmetima dodjele akademskih stupnjeva i dodjela

Državni standard R 51141-98 sadrži sljedeću definiciju internog inventara: "Interni inventar dokumenata predmeta je računovodstveni dokument koji sadrži popis dokumenata predmeta koji pokazuje serijske brojeve dokumenata, njihove indekse, imena, datume, brojeve listova" 1 .

Interni popis ulaže se ispred spisa predmeta i sadrži podatke o svakom od njih. U završnom zapisniku o internom popisu navodi se broj isprava koje su u njemu sadržane i broj listova samog popisa.

Pri korištenju automatiziranih sustava registracije dokumenata, interni inventar se može kreirati i automatski ispisati na temelju informacija unesenih u kartice registracije dokumenata smještene u datoteku. Nakon što su spisi uloženi, numerirani, ovjerovni natpis i sastavljen interni popis spisa predmeta, vrši se dorada omota predmeta.

Dizajn poklopca slučajeva provodi se u procesu uspostavljanja slučajeva u uredskom radu i provodi se u skladu sa zahtjevima državnog standarda GOST 17914-72. “Navlake za dugotrajno skladištenje. Vrste, veličine, tehnički zahtjevi." U trenutku otvaranja predmeta, prema nomenklaturi predmeta, na omotu je već bio niz podataka:

• naziv ustanove (organizacije) i njezina podređenost;
• naziv strukturne jedinice;
• činovnički indeks predmeta;
• naslov predmeta;
• razdoblje čuvanja predmeta.

Prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv ti se detalji pojašnjavaju i dopunjuju. Na primjer, na naslovnici su stavili:

• broj sveska, ako predmet ima više svezaka;
• rokovi predmeta;
• broj listova u kućištu;
• brojevi fonda, inventar i inventarna kartoteka.

Posljednji detalji su uključeni u arhivu.

Riža. 6.5. Obrazac popisa za trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje

Vrlo je važno pridržavati se određenih zahtjeva prilikom izrade pokrova. Dakle, naziv organizacije je napisan u nominativu. Ako se naziv promijenio tijekom godine, tada se na omotu navode oba naziva, s tim da se prethodni naziv uzima u zagradu, a ispod njega se upisuje novi naziv.

Naslov predmeta prenosi se na naslovnicu početkom godine od. Ali nakon analize sadržaja dokumenata, možda će biti potrebno napraviti neka pojašnjenja naslova. Ako se ukaže takva potreba, nomenklaturu predmeta treba dopuniti i na omotu staviti naslov i kazalo u skladu s tom dopunom. Prvo, u naslovu mora biti naznačena vrsta predmeta (predmet, dopisi, isprave i sl.) ili vrsta isprava (protokoli, nalozi, izvješća, akti). Zatim se navodi autor ili korespondent (ako se radi o korespondenciji), a zatim pitanje koje odražava sadržaj dokumenata. U jednoj datoteci moguće je izraditi dokumente od više autora ili dopisnika ako se odnose na istu problematiku. Autentičnost dokumenata nije naznačena u naslovima, ali je navedena prisutnost kopija dokumenata. Na omotu predmeta moraju biti naznačeni datumi najranijih i najnovijih dokumenata te rok čuvanja predmeta. Na slučajevima s dokumentima trajne pohrane označeno je "trajno čuvati", na ostalim - određeno razdoblje pohrane u skladu s popisom.

Pri označavanju broja listova ne uzimaju se u obzir listovi internog popisa i zapisnici ovjere.

Za sve spise s trajnim i dugotrajnim rokom čuvanja sastavlja se popis. Inventar je arhivski priručnik koji sadrži sustavni popis skladišnih jedinica, kao i namijenjen njihovom evidentiranju i objedinjavanju sistematizacije. Inventar služi kao glavno računovodstveno pomagalo u uredskom poslovanju i arhivu. Popisi se sastavljaju zasebno za datoteke trajne pohrane, datoteke privremene (preko 10 godina) pohrane i dosjee osoblja. U pojedinim slučajevima, ovisno o specifičnostima organizacije, mogu se sastavljati popisi za pojedine kategorije predmeta (sudski i istražni predmeti, znanstvena izvješća o temama i sl.).

Slučajevi su navedeni prema važnosti. Na primjer, redoslijed može biti sljedeći: povelja poduzeća, zapisnici s općih skupština dioničara, zapisnici sa sastanaka upravnog odbora, naredbe direktora o osnovnim aktivnostima, godišnji planovi itd. Popise predmeta sastavljaju u svakoj ustrojbenoj jedinici djelatnici uredske službe.

Riža. 6.6. Obrazac godišnjeg odjeljka sumarnog popisa predmeta trajne pohrane

Inventar se sastoji od godišnjih dijelova. Godišnji presjeci izrađuju se na propisanom obrascu. Podaci o svakom predmetu uključenom u popis nazivaju se opisnim člankom. Uključuje:

• redni broj predmeta (sveska) prema popisu;
• indeks predmeta (sveska);
• naslov predmeta (sveska);
• datumi predmeta (svezak);
• broj listova u spisu (svezak);
• razdoblje pohrane (za datoteke pohranjene dulje od 10 godina);
• Bilješka.

Svaki sanduk u inventaru ima samostalan serijski broj.

Ako se predmet sastoji od više svezaka, svaki svezak ima svoj broj. Arhiv organizacije slaže spise u inventar po redu. Također dodjeljuje inventarne brojeve strukturnoj jedinici.

Kod predaje višegodišnjih predmeta u arhiv potrebno ih je sistematizirati. Uobičajeni redoslijed sistematizacije poslova u organizaciji je kronološki i strukturni. To znači da se, prvo, predmeti sistematiziraju po godinama. Drugo, datoteke su sistematizirane prema nazivima strukturnih jedinica u kojima su pohranjene. Sve datoteke trajne pohrane za godinu poredane su po važnosti. To obično odgovara redoslijedu u kojem su strukturne podjele i naslovi predmeta smješteni u nomenklaturi predmeta.

Riža. 6.7. Obrazac završnog upisa i ovjere potpisom

Tako dobivamo uredan popis svih kutija istog roka trajanja za godinu dana. Radi lakšeg pretraživanja nazivi ustrojbenih jedinica mogu se navesti u inventaru ispred prvog padeža pripadajuće ustrojbene jedinice.

U organizacijama gdje je broj godišnjih slučajeva mali, nije praktično svake godine sastavljati novi inventar. Moguće je izraditi jedan popis koji uključuje predmete za više godina.

Riža. 6.8. Obrazac godišnjeg dijela zbirne liste kadrovskih poslova

Riža. 6.9. Obrazac popisa trajne pohrane elektroničkih dokumenata

U takvim organizacijama godišnje se sastavlja godišnji dio inventara s kontinuiranim numeriranjem predmeta. Svaki od godišnjih odjeljaka inventara počinje naznakom odgovarajuće godine, a zatim se predmeti raspoređuju prema prihvaćenom ustroju.

Svaki inventar ima svoj broj. Tipično, inventar za datoteke trajne pohrane ima 1, za datoteke s rokom pohrane više od 10 godina - N& 2, za dosjee osoblja - br. 3 uz dodatak slovnog indeksa "l/s".

Popis završava završnim unosom. Označava brojkama i riječima broj predmeta u popisu, prvi i zadnji broj predmeta u popisu, te određuju obilježja numeracije (slovnim i nedostajućim brojevima). Inventar mora biti potpisan od strane sastavljača uz naznaku svog radnog mjesta i prezimena. Naveden je datum sastavljanja inventara.

Osim popisa spisa s trajnim rokom čuvanja, spisa s privremenim (preko 10 godina) rokom čuvanja, kadrovske službe organizacija moraju godišnje izraditi popis spisa za osoblje. Isprave o osoblju imaju poseban društveni značaj - temelj su za potvrđivanje radnog iskustva, radnog mjesta, trajanja rada u određenoj organizaciji i drugih činjenica iz radnog odnosa. Kako bi se spriječio gubitak ovih dokumenata, većina dokumenata o kadrovima otpuštenih radnika arhivira se i čuva 75 godina.

U vezi s razvojem računalne tehnologije i povećanjem količine dokumenata na elektroničkim medijima, organizacije imaju potrebu za pohranjivanjem audiovizualne i elektroničke dokumentacije. U arhivu organizacije, ovisno o sastavu i obimu elektroničkih dokumenata, sastavljaju se popisi elektroničkih dokumenata s trajnim rokom čuvanja. Elektronički dokumenti uključeni su u nezavisne popise.

Broj primjeraka popisa određen je rokom čuvanja spisa. Popis spisa trajne pohrane sastavlja se u četiri primjerka. Jedan primjerak ostaje u odgovarajućoj strukturnoj jedinici, drugi primjerak inventara prenosi se u službu predškolske odgojne ustanove, a treći u arhivu organizacije. Četvrti primjerak šalje se u odgovarajući državni ili općinski arhiv.

Organizacije koje ne predaju dokumentaciju državnom arhivu sastavljaju popis za spise trajne pohrane, za spise s rokom čuvanja 10 godina i više i za osoblje u tri primjerka.

Za spise s privremenim rokom čuvanja ne izrađuju se popisi, već ih zamjenjuje nomenklatura spisa, pri čemu se nasuprot svake rubrike stavlja oznaka roka čuvanja.

Tijekom razdoblja pripreme predmeta od strane strukturne jedinice za prijenos u arhivu organizacije, arhivski zaposlenik prvo provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenosti broja predmeta uključenih u inventar predmeta (strukturne jedinice ) s brojem otvorenih predmeta u skladu s nomenklaturom spisa organizacije. Zaposlenici ustrojstvene jedinice dužni su otkloniti sve nedostatke u formiranju i izvršenju predmeta utvrđene tijekom inspekcije. Ako se otkrije nedostatak slučajeva, sastavlja se odgovarajuća potvrda.

Svaki predmet prihvaća osoba odgovorna za arhivu organizacije u prisutnosti zaposlenika strukturne jedinice. U ovom slučaju, na oba primjerka popisa predmeta strukturne jedinice, bilješka o prisutnosti predmeta se pravi uz svaki predmet koji je u njemu uključen. Na kraju svakog primjerka popisa upisuje se broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, broj nestalih predmeta, datum preuzimanja i primopredaje predmeta, te potpisi osobe odgovorne za arhivu i osobe koji su prenijeli predmete označeni su brojevima i riječima. Prilikom preuzimanja posebno vrijednih kutija provjerava se broj listova u kutijama.

Zaposlenici strukturnih odjela dostavljaju predmete povezane u pakete u arhivu organizacije. Zajedno sa spisima u arhivu se prenose registracijski spisi dokumenata. Naziv svakog kartotečnog ormara je uključen u inventar.

Kako voditi računa i koliko dugo čuvati osobni dosje otpuštenog zaposlenika? Razlikuje li se razdoblje čuvanja za datoteku upravitelja? O svemu pročitajte u našem članku

Iz ovog članka ćete naučiti:

Knjigovodstvo i čuvanje osobnih dosjea otpuštenih djelatnika

Otpuštanje zaposlenika u suvremenoj stvarnosti već je rutinski postupak. Ljudi dolaze i odlaze, ali njihove datoteke ne odlaze nigdje i ostaju u tvrtki, a status njihove pohrane prelazi iz trenutnog u arhiviran.

Osobni dosje prestaje danom prestanka radnog odnosa i do kraja kalendarske godine nastavlja se čuvati kod kadrovskog referenta uz dosjee sadašnjih radnika.

Tada ga kadrovski službenik počinje pravilno formatirati i na kraju ga premješta u arhivu. Faze pretarhivske pripreme:

1. Dokumenti su postavljeni obrnutim redoslijedom, tj. Na vrhu će biti izjava i kopija rješenja o otkazu. Ako osoba prilikom davanja otkaza nije podigla neki od svojih osobnih dokumenata (radne isprave, vojne isprave i sl.), isti se stavljaju u fascikle ili omotnice i također arhiviraju.

Koliko se godina čuvaju osobni dosjei zaposlenika u iznimnim slučajevima regulirano je Nalogom Ministarstva kulture N 558 od 25.08.2010.:

• 75 godina – putni poslovi upućenih u inozemstvo;
• 75 godina – podaci o primanjima državnih službenika;
• 75 godina - zaboravljeni izvorni dokumenti.

Po isteku određenog roka osobni dosjei se odlažu, osim ako je stručno povjerenstvo odredilo njegovo produženje.

Umjetnost. 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije predviđa administrativnu odgovornost za nepoštivanje rokova za pohranu osobnih dosjea otpuštenih zaposlenika. I premda je kazna mala - do 500 rubalja, može biti praćena i sudskom kaznom u korist zaposlenika za štetu koju je pretrpio zbog neprimanja potrebnih arhivskih dokumenata. Ne treba zaboraviti da osobni dosjei sadrže osobne podatke čije nepravilno postupanje podrazumijeva još ozbiljnije kazne.

Osobni dosjei rukovoditelja: rok čuvanja

Menadžeri u poduzeću uvijek su u posebnom položaju - kako tijekom svoje radne karijere tako i nakon što iz nje odu. itd. Broj 558 posebnim slučajem smatra rokove čuvanja osobnih dosjea pojedinih kategorija zaposlenika, uključujući i ravnatelje, te određuje neograničeno čuvanje spisa koji se odnose na:

• šef poduzeća;
• članovi tijela upravljanja i nadzora društva;
• zamjenici;
• zaposlenici - nositelji državnih naslova, nagrada, nagrada.

Tako je u 2019. rok čuvanja osobnih dosjea rukovoditelja trajan te ih je zabranjeno uništavati i nakon isteka roka od 75 godina.

Dokumenti koji reguliraju rad prilikom prijenosa predmeta u arhivu organizacije

Osobni dosjei otpuštenih zaposlenika podliježu prijenosu u arhiv organizacije prema inventaru (čl. 23. Uputa o postupku izrade, vođenja i čuvanja osobnih dosjea zaposlenika, odobrenog Odlukom Odbora za arhivsku građu i evidenciju pod Vijeće ministara Republike Bjelorusije od 26. ožujka 2004. br. 2). Moraju biti uvezani u tvrdi kartonski uvez s 4 rupe ili uvezani, vodeći računa o mogućnosti slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Metalni zatvarači (čipovi, spajalice, igle itd.) moraju se ukloniti iz datoteka.

Također, datoteke trajnog, privremenog (više od 10 godina) skladištenja i kadrovske evidencije prenose se u arhivu organizacije (članak 204. Uputa za vođenje evidencije u državnim tijelima i organizacijama Republike Bjelorusije, odobren Rezolucijom Ministarstva pravosuđa Republike Bjelorusije od 19. siječnja 2009. br. 4).

Algoritam radnji prilikom prijenosa dosjea osoblja u arhivu organizacije

Korak 1. Izrađujemo popis predmeta.

Prijenos predmeta u arhivu organizacije provodi se prema popisima predmeta koje sastavljaju strukturni odjeli ili zaposlenici odgovorni za odgovarajuća područja djelovanja, pod metodološkim vodstvom arhive organizacije.

Uzorak popisa kadrovskih poslova, uključujući osobne dosjee otpuštenih zaposlenika, pogledajte odjeljak „Korisna dokumentacija“ na str. 27 časopisa.

Popisi poslova ustrojstvenih dijelova moraju se sastaviti i izvršiti najkasnije do 31. prosinca godine koja slijedi nakon godine u kojoj su poslovi završeni, a predati arhivi organizacije tijekom sljedeće poslovne godine. To znači da odjeljak inventara, uključujući predmete završene 2009. godine, mora biti sastavljen i odobren od strane voditelja organizacije najkasnije do 31. prosinca 2011. godine.

Popis kadrovskih dosjea uključuje spise čiji je rok čuvanja duži od 10 godina (nalozi za zapošljavanje, osobni dosjei, osobni kartoni i dr.). Predmeti s drugim dokumentima o osoblju nisu uključeni u inventar (na primjer, nalozi za odobravanje godišnjih odmora, izricanje kazni, slanje radnika, rasporedi godišnjih odmora, korespondencija o kadrovskim pitanjima itd.).

Popisi dosjea osoblja sastavljaju se u svim strukturnim odjelima organizacije u kojima se formiraju odgovarajući dosjei. Osim kadrovske službe, takvi popisi mogu se sastaviti u računovodstvu za slučajeve koji uključuju osobne račune, au njihovom nedostatku - na obračunu plaća.

Na temelju popisa predmeta strukturnih jedinica, dosjei osoblja se prenose u arhivu organizacije.

Podaci koji opisuju svaki od slučajeva uključenih u inventar čine opisni članak koji sadrži:

Serijski broj;
- indeks predmeta;
- naslov predmeta (tom, dio);
- datum predmeta (tom, dio);
- broj listova u spisu (svezak, dio);
- rok čuvanja spisa (sveska, dijela);
- Bilješka.

Stupci inventara popunjavaju se strogo u skladu s podacima na omotu predmeta.

Pravila za sastavljanje popisa predmeta

Prilikom sastavljanja popisa predmeta moraju se poštovati sljedeća pravila:

Svaki predmet (svezak, dio) upisuje se u inventar pod samostalnim rednim brojem;
- redoslijed numeracije predmeta u inventaru je bruto. To znači da se numeriranje predmeta uključenih u njega nastavlja iz godine u godinu. Primjerice, ako su u godišnjem dijelu zbirnog popisa kadrovskih predmeta za 2009. godinu bili predmeti od broja 1 do broja 30, tada će bruto numeracija predmeta u godišnjem dijelu zbirnog popisa za 2010. godinu započeti rednim brojem 31;
- naslovi predmeta upisuju se u inventar prema prihvaćenoj sistematizaciji na temelju nomenklature predmeta;
- stupci inventara popunjavaju se strogo u skladu s podacima koji se nalaze na omotu predmeta;
- kada je u popis uvršteno više predmeta u nizu s istim zaglavljem, naslov prvog predmeta navodi se u cijelosti, a zaglavlja sljedećih predmeta označavaju se riječima "Isto". Istodobno se ostali podaci o predmetima upisuju u inventar u cijelosti (na svakom novom listu inventara naslov predmeta se reproducira u cijelosti);
- ako predmet sadrži isprave za više godina, tada se predmet odnosi na godinu u kojoj je započet. Istovremeno, na kraju godišnjih odjeljaka sumarnog popisa predmeta svake iduće godine, tijekom koje je predmet nastavio u uredovnom radu, stavlja se bilješka: „Za spise za 2010. godinu vidjeti i popisni broj 3/ 2009. za 2009. godinu, predmeti br. 5, 7, 15.” ;
- predmeti započeti u jednoj organizaciji, a završeni u drugoj (primjerice, tijekom reorganizacije) uključuju se u zbirni popis pod godinom u kojoj su ušli u organizaciju koja je završila svoj uredski posao;
- inventarni stupac "Napomena" koristi se za bilješke o prijenosu predmeta u arhivu organizacije, o predmetima primljenim od drugih strukturnih odjela tijekom službene godine, o osobitostima fizičkog stanja predmeta itd.

Svi predmeti uvršteni u inventar moraju biti sistematizirani, t.j. raspoređeni su određenim redoslijedom kako bi ih bilo lakše pronaći. Za sistematizaciju dosjea osoblja u sumarnom popisu potrebno je primijeniti kronološko načelo. Uključuje sastavljanje dijelova konsolidiranog popisa za svaku godinu.

Zaglavlja predmeta u godišnjem dijelu sistematizirana su po imenskom načelu, tj. po nazivima vrsta dokumenata ili predmeta sljedećim redoslijedom:

Nalozi za osoblje;
- kadrovske iskaznice;
- osobni računi radnika i namještenika za plaće (izvodi plaća);
- osobni dosjei otpuštenih radnika;
- neutužene radne knjižice;
- akte o očevidu nesreća i dokumentaciju o tome.

Osobni dosjei otpuštenih radnika izdvajaju se u posebnu pododjeljku godišnjeg dijela Zbirnog popisa kadrovskih poslova. U inventaru su sistematizirani prema abecedi prezimena; prezime, ime i patronim navode se u nominativu. Predmeti s osobnim kartonima također su sistematizirani u inventaru prema abecedi prezimena.

Više osobnih dosjea otpuštenih radnika može se formirati u jedan dosje. Ujedno, naslov na naslovnici takvog slučaja glasi:

“Osobni dosjei otpuštenih radnika
od slova "D" do slova "F".

U velikim organizacijama u kojima se dosjei osoblja formiraju u različitim strukturnim odjelima, potrebno je koristiti strukturno načelo pri sastavljanju godišnjih odjeljaka konsolidiranog popisa predmeta. U ovom slučaju, zaglavlja kadrovskih predmeta stavljaju se u godišnji odjeljak sljedećim redoslijedom:

Odjel za osoblje
1. Naredbe za osoblje.
2. Osobne karte otpuštenih radnika.
3. Osobni dosjei otpuštenih djelatnika.
4. Nezatražene radne knjižice.

Računovodstvo
5. Osobni računi zaposlenika prema plaćama.

Godišnji presjeci formiraju se kronološkim redom, sastavljajući zbirni popis kadrovskih poslova. U organizacijama s malim opsegom dosjea osoblja, umjesto godišnjih odjeljaka, dopušteno je izraditi sažeti popis predmeta za nekoliko godina. To se radi iu organizacijama u kojima iz nekog razloga nisu sastavljeni godišnji izvještaji. U tom se slučaju zbirni popis predmeta sastavlja prema kronološkom (u bestrukturnim organizacijama) ili kronološko-strukturnom načelu.

Dopušteno je sastaviti neovisne popise predmeta za određene kategorije kadrovskih predmeta, na primjer, osobni dosjei, osobne kartice. U takvom sumarnom popisu osobni dosjei i kartoni raspoređeni su abecednim redom prezimena otpuštenih djelatnika.

Na kraju svakog godišnjeg odjeljka sumarnog popisa kadrovskih poslova upisuje se završni upis iza zadnjeg opisnog članka (ako se inventar sastavlja kroz više godina odjednom, onda se završni upis vrši na kraju posljednjeg opisnog članka). članak za ove godine). Označava brojkama i riječima u zagradama stvarni broj predmeta uključenih u odjeljak, prvi i posljednji brojevi predmeta odražavaju značajke numeriranja (prisutnost brojeva koji nedostaju i slovima itd.). Završni unos potpisuje sastavljač odjeljka, navodeći svoje radno mjesto i datum sastavljanja.

Pojedinačne i zbirne evidencije kadrovskih predmeta

Popisi predmeta su primarne knjigovodstvene isprave za pojedinačne i zbirne evidencije kadrovskih predmeta. Jedinično računovodstvo provodi se dodjeljivanjem neovisnog broja svakom slučaju. Na koricama svakog predmeta nalazi se šifra predmeta, koja uključuje broj fonda, inventarni broj i broj predmeta prema inventaru.

Zbirni obračun predmeta upisuje se u završni zapis popisa koji se stavlja na njegov kraj. Svaka promjena broja predmeta u inventaru, ako su otuđeni ili primljeni, očituje se u konačnom zapisniku.

Nakon toga vrši se novi završni upis inventara koji potpisom ovjerava arhivist koji je vršio upis. Prilikom povlačenja predmeta iz inventara, u stupcu “Napomena” na razini svakog povučenog predmeta upisati napomenu “Povučeno” (ili “Izgubljeno”).

Inventari predmeta ustrojstvenih odjela imaju redne brojeve. Inventarni broj sastoji se od indeksa ustrojstvene jedinice prema nomenklaturi predmeta organizacije, godine za koju su predmeti uključeni u popis.

Slovna oznaka inventarnih brojeva predmeta

Broju inventara dosjea za osoblje dodaje se slovna oznaka "LS", a broju inventara predmeta privremene (preko 10 godina) pohrane "v".

Indeks inventara predmeta za osoblje kadrovske službe sastoji se od broja dodijeljenog kadrovskoj službi prema nomenklaturi predmeta, početnih slova naziva kategorije dokumenata uključenih u inventar („l/s ” - osoblje), kao i godinu u kojoj su predmeti uvršteni u popis otvoreni popis

Primjer

Broj 2 l/s-2011, gdje je 2 broj odsjeka kadrovske službe prema nomenklaturi predmeta, l/s je oznaka kategorije predmeta, 2011 je godina u kojoj su predmeti otvoreni.

Korak 2. Sastavljamo raspored prijenosa predmeta u arhivu i koordiniramo ga s voditeljima strukturnih odjela.

Predmeti se prenose u arhivu organizacije prema odobrenom rasporedu. Oblik grafa je proizvoljan. Sastavlja ga voditelj arhiva ili osoba odgovorna za arhiv, a zatim se dogovara s voditeljima ustrojstvenih odjela.

KORAK 3. Dogovoreni raspored dostavljamo voditelju organizacije na potpis i odobrenje.

Korak 4. Provjeravamo ispravnost formiranja i izvršenja datoteka za prijenos u arhivu organizacije.

Prilikom prihvaćanja i prijenosa spisa u arhiv potrebno je provjeriti ispravnost formiranja i evidentiranja spisa (registraciju osobnih spisa mora izvršiti kadrovska služba organizacije (HR stručnjak)), korespondenciju broja predmeti uključeni u popis predmeta ustrojstvene jedinice s brojem otvorenih predmeta u skladu s nomenklaturom poslova organizacije. Nedostatke i netočnosti utvrđene tijekom inspekcije uklanjaju strukturne jedinice.

Od urednika:
Više o formiranju i izvršenju predmeta pročitajte u časopisu “Ja sam kadrovik”, 2011., br. 22, str. 12.

Korak 5. Predaje prenosimo u arhivu

Trajne i privremene (preko 10 godina) spise predajemo u arhiv paralelno s prijenosom personalnih dosjea. Podsjetimo da se datoteke privremenog (do 10 godina) skladištenja ne prenose u arhivu organizacije i nakon isteka roka privremenog čuvanja podliježu uništenju.

Prijenos datoteka privremenog (do 10 godina) skladištenja u arhivu organizacije u iznimnim slučajevima dopušteno je odlukom čelnika organizacije. Ovu odluku treba formalizirati nalogom voditelja organizacije, koji će biti nalog o glavnoj djelatnosti. Prijenos takvih predmeta u arhivu provodi se u dogovoru s arhivom organizacije prema nomenklaturi predmeta. Napominjemo da te dokumente nije potrebno prenositi u arhivu, tj. Ako se takva odluka donese i arhiv suglasi, tada će se predmeti prenijeti prema nomenklaturi.

Predmeti se prenose u arhivu organizacije u prisustvu zaposlenika strukturne jedinice iz koje se prenose. Popis se sastavlja u 2 primjerka, pri čemu se u rubrici “Bilješka” na razini svakog zaglavlja predmeta stavljaju bilješke o postojanju predmeta. Na kraju svakog primjerka popisa brojkama i riječima naznačiti:

Broj stvarno primljenih predmeta u arhivu;
- datum prijema i primopredaje predmeta;
- nazive dužnosti, potpise i prijepis potpisa osobe koja je ustupila spis i djelatnika arhiva (osobe odgovorne za arhiv) koji je preuzeo spis.

Predmeti predani u arhivu godišnje čine godišnje dijelove zbirnih popisa predmeta. Dokumenti o kadrovima uvršteni su u odgovarajući godišnji odjeljak zbirnog popisa kadrovskih poslova. Na temelju takvog popisa predmeta u arhivi organizacije traže dokumente potrebne za izdavanje potvrda o stažu i plaćama.

Natalia Kondakova, stručnjak za implementaciju sustava za elektroničko upravljanje dokumentima