Eticheta de afaceri scrisă. Etica corespondenței de afaceri. Specificul relațiilor de afaceri

Fotografie din filmul „Fifty Shades Darker”

Sunt casatorita de 5 ani si am un copil. Îmi iubesc soțul, este un tată și un soț grozav. Înainte de el, am avut relații cu alți doi bărbați, dar nimic nu a mers cu ei din diverse motive. Dar acum atitudinea lui s-a schimbat cumva, un fel de agresivitate față de mine, probabil chiar furios.

Avem o problemă: nu mi se potrivește în pat, dar îmi place foarte mult această afacere și vreau să o fac. El știe că nu sunt fericit, știe că nu am prea multă plăcere cu el. Cum să trăiești în continuare cu asta? Niciuna dintre opțiuni nu ajută.

Am început de multe ori să am gânduri murdare și am și un fan cu care comunicăm online (nici unul, ci doi fani, doar că al doilea nu este atât de activ și scrie rar). El știe despre problema noastră, mă dorește de mult timp și oferă ajutor. Dar mi-e teamă că nu mă pot decide să-mi înșel soțul. Se pare că îl voi trăda pe el (soțul meu) cu acest act, dar, pe de altă parte, vreau să înțeleg dacă pot experimenta măcar orgasme.

Prietenii au venit să ne viziteze în acea săptămână, suntem prieteni de multă vreme. S-a întâmplat că toți s-au dus la culcare, am stat și am vorbit cu prietenul și soțul meu, soțul meu a vorbit urât despre mine și m-a certat. Nu știu cum s-a dovedit că picioarele noastre se atingeau de prietenul lui, tot ce a spus soțul meu a fost neplăcut pentru mine, din anumite motive am început să ating piciorul prietenului meu din ce în ce mai des...

Ne-am așezat, am vorbit, ne-am mângâiat în secret picioarele, iar soțul meu a stat lângă el și nu a observat nimic. Când a mers la toaletă, prietenul lui mi-a pus mâna pe blugii lui - era foarte pregătit. Am fost amândoi șocați de ceea ce s-a întâmplat. Mergeam periodic la toaletă, apoi la baie să mă răcoresc.

Soțul s-a culcat. Ne-am așezat, ne-am uitat unul la altul și am fost șocați de toate acestea. Apoi a fost un sărut. Amândoi nu am vrut să ne culcăm, am vrut continuare, interes teribil și frică. Este înfricoșător să faci ceva acasă când soția lui și soțul meu dorm lângă el. Poate că ar fi trebuit să mă culc, dar am văzut că nu voia să doarmă.

Am ieșit afară, am găsit intrarea - pasiune, sărutări, tremuram peste tot, a început contactul - și a venit imediat. Eram teribil de dezamăgit, se grăbea să plece acasă ca să nu bănuiască nimeni nimic, îi era frică să nu se dezvăluie asta, să las pe cineva să scape.

Tot ce mi-a rămas în suflet este asta: Nu m-am putut decide să triș atât de mult timp, iar când s-a întâmplat, m-a dezamăgit foarte mult. Pe de o parte, există o explicație logică: o supraexcitare teribilă și de aceea totul s-a întâmplat atât de repede pentru el pentru prima dată. Dar acum nu mă pot gândi la nimic altceva - vreau să termin ceea ce am început și asta este tot. Și să faci sex cu doi bărbați în același timp este oarecum neobișnuit...

Au plecat, iar a doua zi dimineață m-am comportat de parcă nimic nu s-ar fi întâmplat. Nu mi-a fost rușine în fața soțului meu - el însuși m-a provocat cu cuvintele sale jignitoare, m-am simțit inconfortabil în fața prietenului meu, a soției prietenului meu. Dar ea însăși a vorbit atât de mult despre cât de pasionat era el și despre cum își dorea constant sex și despre cum a amenințat-o că își va lua o amantă. Nu mă așteptam la o asemenea frică, la atâta nehotărâre încât el, ca bărbat, să nu ducă treaba cu mine până la capăt, realizând că am rămas nemulțumit (teoretic ar trebui să-i fie rușine, știind că exact asta este ce s-a intamplat cu sotul meu) problema).

Eticheta în afaceri se extinde nu numai la comportamentul uman în societate în timpul comunicării personale între oameni, ci stabilește și reguli care trebuie respectate în comunicarea scrisă. Modul de desfășurare a corespondenței de afaceri în mod corect și în conformitate cu cerințele este de interes pentru toți cei implicați în activități profesionale sau interacționează activ cu diverse autorități, rezolvându-și problemele, de exemplu, în calitate de consumator al unui serviciu.

Avantajele corespondenței de afaceri față de alte tipuri de transfer de informații

În ciuda faptului că redactarea scrisorilor de afaceri necesită timp, această formă de transmitere a informațiilor are avantaje incontestabile.

• Ele pot fi folosite pentru a transmite informații oficiale și confidențiale importante care nu pot fi comunicate oral.
• Mesajele create pot fi salvate pentru o perioadă lungă de timp, vă puteți întoarce la ele și puteți reexamina conținutul.
• O scrisoare poate fi trimisă simultan către mai mulți destinatari cu același text, ceea ce poate economisi timp semnificativ la pregătirea și trimiterea scrisorilor pe același subiect.

Corespondența de afaceri este un tip de comunicare de afaceri realizată în scris pentru schimbul de informații de natură comercială oficială.

Însuși conceptul de formalitate a corespondenței înseamnă prezența în ea a informațiilor oficiale sau de altă natură comercială, care din anumite motive nu pot fi transmise destinatarului verbal sau informal. Prin trimiterea unui mesaj oficial, autorul acestuia își subliniază atitudinea de afaceri față de subiect. În același timp, trebuie fie să reprezinte organizația, indicând toate detaliile relevante, fie să acționeze în nume propriu, semnând numele său real de familie, prenumele și patronimul și furnizând datele de locație sau contactele sale pentru schimbul ulterioar de informații.

Clasificarea corespondenței de afaceri

Mesajele de afaceri pot fi clasificate în diferite moduri.

În funcție de dacă scrisoarea depășește limitele unei organizații, există două tipuri de ea:

1. Extern, trimis către un terț destinatar.
2. Intern, utilizat în cadrul unei singure organizații.

După scop mesaj de afaceri, corespondența este împărțită în următoarele tipuri.

1. Mail informativ.
2. Mesaj scris.
3. Scrisoare de aplicare.
4. O ancheta.
5. Scrisoare de oferta.
6. Scrisoare de invitație.
7. Scrisoare de vânzare.
8. Scrisoare de reamintire.
9. Scrisoare de plângere.
10. Scrisoare de garantie.
11. Scrisoare de recomandare.
12. Scrisori de etichetă.

Din initiativa Toate mesajele de afaceri sunt împărțite în:

• Scrisori de initiativa.
• Literele sunt răspunsuri.

Și, în sfârșit prin metoda de transmitere informație:

• Scrisori tipărite, cu antet, livrate prin curieri sau trimise prin poștă sau fax.
• E-mailuri.

Mail informativ

Scopul principal al acestui mesaj este acela de a transmite informații oficiale, de exemplu, despre orice modificare în activitățile organizației, care trebuie luată în considerare de către destinatar: schimbarea locației, detalii, oficial responsabil cu rezolvarea oricărei probleme. Scrisoarea poate explica aplicarea regulilor, cerințelor legale și reglementărilor organizaționale. Pe lângă partea de informații în sine, la aceasta se pot adăuga anexe cu documente.

Mesaj scris

Conținutul acestui tip de scrisori este orice informație de care destinatarul are nevoie pentru a îndeplini orice sarcini sau funcții în cadrul unei cauze comune. Particularitatea informațiilor trimise este că sunt la fel de solicitate atât de expeditor, cât și de destinatar. Un astfel de mesaj poate fi trimis și ca răspuns la o solicitare a unui partener de comunicare de afaceri. Spre deosebire de un buletin informativ, acesta este întotdeauna mai scurt.

Scrisoare de cerere

Un tip de corespondență de afaceri care implică trimiterea unei cereri pentru a primi orice serviciu sau informații, de exemplu, despre oportunitatea de a participa la un eveniment de afaceri: o expoziție, conferință, seminar. De regulă, scrisoarea îl inițiază pe destinatar să ia măsuri pentru a furniza informațiile solicitate, de exemplu: plasarea unei comenzi sau cerere oficială, furnizarea de detalii pentru emiterea unei facturi pentru servicii.

O ancheta

Un mesaj trimis pentru a obține informații suplimentare sau documentație cu justificarea obligatorie a necesității informațiilor solicitate.

Oferi

Un tip de scrisoare în care destinatarul este invitat să ia în considerare posibilitatea de cooperare, să se familiarizeze cu un serviciu sau produs. Un formular folosit frecvent pentru trimiterea unei propuneri comerciale. Poate fi trimis în mod proactiv sau sub forma unui răspuns la o scrisoare de cerere. Particularitatea unor astfel de mesaje este că pot fi trimise mai multor destinatari simultan. Dacă scrisoarea este trimisă pentru prima dată unui potențial client, aceasta conține de obicei informații generale despre companie.

Acest mesaj invită destinatarul la o întâlnire sau eveniment. Particularitatea scrisorii este că atunci când o formatați, este permisă utilizarea unor forme mai puțin formale cu elemente suplimentare care decorează mesajul. De asemenea, se acordă o atenție deosebită detalierii adresei, datei, orei și rutei către locul întâlnirii.

Scrisoare de reamintire

Scopul acestui mesaj este de a vă aminti obligațiile pe care le are destinatarul ca parte a soluționării oricărei probleme de afaceri: să plătiți o datorie, să furnizați un raport, să programați o întâlnire.

Revendicare sau reclamatie

Reclamațiile se fac dacă una dintre părțile implicate în comunicare fie nu și-a îndeplinit obligațiile, fie a comis greșeli în îndeplinirea acestora. O trăsătură distinctivă a revendicării este prezența unei descrieri detaliate a condițiilor încălcate, informații despre evaluarea daunelor și cereri de despăgubire sau corectare a încălcării identificate. Adesea, acest tip de scrisoare conține atașamente, de exemplu, fotografii ale bunurilor deteriorate, copii ale documentelor: contracte, certificate de acceptare.

garanție

Expeditorul unei astfel de scrisori garanteaza indeplinirea conditiilor date de acesta la incheierea contractului: o promisiune de returnare a bunurilor, de a le livra la timp, de a achita factura sau de a finaliza lucrarea in termenul convenit. O scrisoare de garanție poate fi folosită ca răspuns la o reclamație.

O formă specială de mesaj de afaceri în care autorul său face o recomandare unei terțe persoane sau organizații, oferind astfel caracteristicile acesteia. Scrisorile de recomandare sunt deosebit de frecvente atunci când se aplică pentru un loc de muncă sau se recomandă o companie altor clienți, care conțin o descriere a calității serviciilor pe care le oferă și caracteristicile cooperării.

Eticheta

Un tip specific de mesaje de afaceri trimise la apariția unor evenimente specifice care sunt importante pentru destinatar. Această categorie de scrisori include scrisori de felicitări pentru sărbători și evenimente semnificative, scrisori de mulțumire pentru finalizarea muncii sau pentru participarea la un proiect, scrisori de condoleanțe. Indiferent de motivul scrierii unui mesaj, acesta este întotdeauna un semn de atenție pentru destinatar.

Eticheta scrisorilor de afaceri definește câteva cerințe de bază pentru conținutul mesajelor.

1. Adresabilitate.
2. O declarație clară a scopului apelului, care ar trebui să fie clară încă de la începutul mesajului.
3. Concizie și concizie. Scrisoarea nu trebuie să fie lungă, altfel nu va fi citită până la sfârșit, sau studiată cu neatenție, sau nu va fi citită deloc.
4. Prezentarea structurată și logică a informațiilor. Nu ar trebui să existe hazarduri, sărituri de la un subiect la altul, toate părțile scrisorii ar trebui să fie conectate între ele.
5. Specificul informațiilor furnizate, datorită căruia destinatarul nu va trebui să se gândească la nimic și nu ar trebui să aibă întrebări suplimentare pentru a clarifica textul scris.

• Adresă respectuoasă către destinatar.
• Discurs formal care nu conține limba vernaculară.
• Neutralitatea și lipsa conținutului emoțional al informațiilor furnizate.
• Text ușor de înțeles și care nu conține termeni neclari pentru destinatar.
• Interzicerea folosirii emoticoanelor.
• Fără erori sau greșeli de scriere.

Nuanțe ale corespondenței de afaceri

1. Când pregătiți scrisori de afaceri, este important să luați în considerare unele caracteristici ale comunicării scrise de afaceri.

Regulile corespondenței de afaceri permit utilizarea expresiilor standard.

De exemplu, puteți saluta destinatarul după cum urmează:

• Bună, dragă Piotr Semenovici!
• Bună ziua, Elena Petrovna!

În concluzie, puteți folosi formulări precum

• Cu sinceritate…
• Cu mulțumiri…
• Cu cele mai bune urări...

Când răspundeți la o scrisoare, o puteți începe astfel:

• Ca răspuns la un mesaj primit...
• In conformitate cu cererea ta...
• Vă mulțumim pentru interesul acordat organizației noastre.

2. Nu trebuie să utilizați în mod activ textul aldin sau subliniat pentru a atrage atenția în mod special asupra acestuia sau să utilizați această tehnică în doze.

3. Emoticoanele nu sunt folosite în scrisorile către destinatarii cu care nu s-a stabilit o relație de încredere sau perioada de cunoștință este scurtă. Acestea sunt excluse dacă scrisoarea este de natură pur oficială.

Structura unei scrisori de afaceri

Etica scrierii scrisorilor de afaceri prescrie utilizarea unei anumite structuri a unui mesaj de afaceri.

Secțiunile principale ale scrisorii includ:

1. Introducere în care se precizează scopul recursului.
2. Partea principală cu informațiile care trebuie transmise destinatarului.
3. Partea finală cu o concluzie sau un rezumat al textului scrisorii și informații despre rezultatul pe care autorul mesajului se așteaptă să primească.
4. Fraza finală și semnătură.

Reguli de proiectare

Corespondența oficială trebuie să fie formatată în conformitate cu cerințele pentru scrisorile de afaceri. Astăzi este foarte rar să existe mesaje oficiale scrise de mână, în majoritatea cazurilor, acestea sunt create folosind un computer.

Scrisorile trebuie tipărite pe antetul oficial al organizației, care la întreprinderi există ca un șablon gata făcut.

În partea de sus a scrisorii sunt indicate informații despre organizație: numele, adresa poștală a locației, telefon, adresa de e-mail, detaliile contului bancar, adresa de internet a site-ului web, sigla și, dacă este disponibil, sloganul companiei. Aceste informații pot fi plasate fie în colțul din stânga al formularului, fie longitudinal în partea de sus a foii.

În partea stângă a formularului, înainte de începutul textului principal, sunt indicate numărul de înregistrare și data înregistrării mesajului, iar în dreapta - numele organizației și numele, inițialele și titlul postului persoanei. cui i se trimite mesajul.

Exemplu plasarea colțului:

Ar putea fi cam asa:

După partea principală a textului, sunt introduse informații despre atașamentele scrisorii, dacă există. La sfârșitul întregului bloc de text se pune semnătura persoanei de la care sunt trimise informațiile.

Dacă litera este scrisă pe mai multe coli, acestea trebuie numerotate.

Ca urmare, formularul completat poate arăta astfel:

Exemple de scrisori de afaceri

Când pregătiți scrisori de afaceri, puteți folosi exemple gata făcute pentru a vă face o idee despre cum sunt create diferite tipuri de mesaje și pentru a minimiza timpul pentru pregătirea lor.

Eșantioanele gata făcute vă permit să obțineți informații atât despre design, cât și despre formularea folosită atunci când le scrieți.

Răspuns la mesaj

Conform cerințelor de etichetă, fiecare scrisoare de afaceri primită trebuie să primească răspuns. Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare nu numai cerința de a oferi un răspuns, ci și nevoia de a-l obține rapid. Prin urmare, este important să alegeți modalitatea corectă de a trimite un mesaj. Dacă este necesară primirea promptă a informațiilor de răspuns, atunci cea mai bună opțiune ar fi să trimiteți o scrisoare prin e-mail sau prin fax.

Timpul standard de răspuns pentru o scrisoare de afaceri conform regulilor de corespondență comercială este de la una până la trei zile. Dacă un răspuns nu este primit în acest interval de timp, expeditorul poate avea impresia că fie mesajul său nu a fost citit de destinatar, fie că nu este pregătit să corespundă. În cazul unei întârzieri a răspunsului, eticheta permite posibilitatea de a efectua un apel suplimentar pentru a se asigura că scrisoarea a fost livrată.

Corespondența de afaceri în cadrul organizației

Corespondența internă într-o organizație are propriile caracteristici și depinde de cerințele de flux de documente stabilite în companie.

Unele întreprinderi efectuează corespondență internă oficială, înregistrând toate scrisorile în jurnale speciale. În alte organizații, sunt luate în considerare doar comenzile interne, iar alte mesaje sunt trimise prin e-mail fără înregistrare.

În ceea ce privește corespondența internă, toate regulile care guvernează schimbul de mesaje cu destinatarii externi rămân aceleași.

Caracteristicile comunicării interne includ:

• Aplicarea mai puțin strictă a regulilor în mesaje.
• Prezența unor forme speciale de scrisori care nu sunt utilizate în comunicările externe, de exemplu: rapoarte electronice sau note explicative.

Corespondența prin e-mail: la ce să acordați atenție

În realitatea modernă, majoritatea scrisorilor de afaceri sunt trimise prin e-mail și, prin urmare, regulile de etichetă în afaceri formulează cerințe pentru desfășurarea comunicării comerciale electronice.

1. Dacă mesajele nu sunt trimise de pe serverele corporative, trebuie să fiți atenți când vă scrieți adresa de e-mail. Numele adresei de e-mail trebuie să fie oficial și este mai bine să nu folosiți toate opțiunile frivole, de exemplu: „krasotka_mary”, „supercar” și altele asemenea.
2. Este întotdeauna necesar să completați câmpul cu subiectul scrisorii, formulându-l cât mai succint și succint.
3. Când scrieți un răspuns, puteți cita mesajul original, astfel încât destinatarul să poată vedea la ce întrebări au vrut să primească răspuns. Această regulă nu este strictă; se aplică în funcție de standardele de corespondență de afaceri acceptate la întreprindere sau de regulile stabilite de comunicare cu un anumit destinatar.
4. Este acceptabil să utilizați capacitățile programelor de e-mail pentru a solicita o confirmare de citire. Nu este întotdeauna necesar să folosiți această opțiune, mai ales dacă scrisoarea este scrisă pentru a fi adresată în afara organizației, deoarece destinatarul în acest caz este obligat să trimită o astfel de notificare, ceea ce îl poate irita. Este mai bine să utilizați formularea în textul mesajului prin care se solicită notificarea primirii scrisorii: „Vă rugăm să confirmați primirea”.
5. Semnătura dintr-un e-mail are propriile sale caracteristici. Ar trebui să fie mai detaliat decât atunci când este emis pe antetul organizației. În corespondența de afaceri, se obișnuiește nu numai să semneze scrisoarea, ci și să se indice lângă semnătură numele organizației, funcția, numărul de telefon de contact și site-ul web al organizației. În esență, acest format de semnătură înlocuiește antetul unui formular tipărit. Capacitățile programelor de e-mail vă permit să creați un șablon de semnătură și să-l utilizați cu înlocuire automată în fiecare mesaj pe care îl trimiteți.
6. Aplicațiile sunt trimise ca atașamente la un mesaj de e-mail, iar numele fișierelor atașate pot fi enumerate în text.

Cunoașterea regulilor și aplicarea lor într-o scrisoare de afaceri permite expeditorului să-și creeze o reputație de om de afaceri și de partener de încredere, atent la informațiile transmise destinatarilor săi.

Corespondența de afaceri este o parte integrantă a imaginii unei companii și a unui om de afaceri. Stabilirea contactului, menținerea legăturilor, discutarea problemelor de afaceri în scris este uneori de preferat și adesea pur și simplu necesară, prin urmare imaginea creată în corespondența de afaceri trebuie să corespundă pe deplin imaginii externe care se formează prin comunicarea live. În același timp, în corespondența de afaceri, respectarea regulilor și cerințelor este obligatorie nu numai în principii generale, ci și în mici detalii și detalii.

Principiile și eticheta corespondenței de afaceri

Eticheta corespondenței de afaceri, în general, nu diferă de cerințele generale ale comunicării de afaceri. Iată principiile sale principale:

• politețe, respect,
• claritatea stabilirii obiectivelor,
• orientat spre rezultate și orientat către contact,
• atitudine responsabilă față de timpul și obligațiile altora,
• consecvență și acuratețe logică,
• specificitatea faptică,
• alfabetizare,
• neutralitatea tonului, rigoarea și formalitatea vorbirii,
• respectarea subordonării şi a tradiţiilor.

Aceste cerințe nu sunt originale, dar implementarea lor garantează o interacțiune constructivă cu partenerii și clienții.

Forme de litere și formule de limbă

Un antet cu antet este chipul companiei, astfel încât atributele sale obligatorii sunt alfabetizarea, acuratețea detaliilor, îngrijirea exterioară și originalitatea modestă a designului.

Fie că este vorba de o versiune de colț sau longitudinală a formularului, numele complet al organizației, adresa poștală, reală și oficială, telefonul, faxul, adresele de e-mail și adresa paginii electronice oficiale trebuie să fie ușor de citit. Lista de detalii nu este strict reglementată, dar caracterul complet al datelor pare întotdeauna mai avantajos.

Pentru referință: Sunt de dorit și informații despre înregistrarea corespondenței - despre data, numărul din listă, despre executorul specific care a pregătit documentul pentru trimitere. Dacă aceasta este o scrisoare de răspuns, atunci este necesară o trimitere la scrisoarea de solicitare.

Într-o scrisoare de afaceri, se poate indica și genul, ceea ce simplifică formatarea corespondenței: scrisoare de informare, propunere, cerere, petiție, scuze, condoleanțe, recunoștință.

Scrisoare pe antetul oficial al organizației

Prima parte a scrisorii este o adresă, a cărei formulă conține numele și patronimul destinatarului sau o versiune mai oficială - cuvântul „Domn.”:

• Dragă Fedor Fedorovich!
• Stimate domnule Smirnov!
• Stimate domnule director!

Partea principală a scrisorii - informativă - conține un mesaj scurt, ușor de înțeles și succint și sarcini clare: furnizarea de informații, clarificarea informațiilor, rezolvarea unei probleme de aprovizionare etc. Dacă scrisoarea conține un refuz, atunci este corect să începeți prima jumătate cu o justificare clară și probantă. Formulele de limbaj pot fi diferite, în funcție de tonul ales:

• Compania cere să ia în considerare problema...
• Președintele și Consiliul de Administrație solicită să fie informați despre...
• Vă rugăm să luați în considerare oportunitatea...
• Vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil...

Partea finală a scrisorii este recunoștință, scuze, asigurări că problema va fi rezolvată cât mai curând posibil și speranță pentru o cooperare ulterioară.

Scrisorile de afaceri necesită respectarea procedurilor oficiale: dacă scrisoarea necesită semnătura unui manager, atunci aceasta trebuie să fie semnată de manager (cel puțin, adjunctul acestuia).

Eticheta de afaceri online și e-mailuri de afaceri

Scrisorile electronice, ca și cele pe hârtie, constau în câteva elemente importante care necesită o completare competentă nu din cauza unor reguli speculative, ci tocmai pentru că aceste elemente pot fi informative și foarte convenabile din punct de vedere utilitar și practic. O scrisoare corectă garantează un răspuns corect și prompt, precum și o soluție constructivă a problemei.

Pentru referință: Companiile au adesea propriile servere și programe de e-mail și, de asemenea, dezvoltă un stil corporativ pentru formatarea e-mailului și reguli interne pentru corespondență, care de obicei nu le contrazic pe cele standard, ci le completează.

1. Destinatar: Se obișnuiește să se indice o singură adresă în rândul destinatarului.

Acest lucru indică nu numai o atitudine respectuoasă față de interlocutor, dar îl va proteja și pe acestae— Poștăde la spam, e-mailuri inutile și priviri indiscrete.

1. O copie a scrisorii destinatarului este completată pentru un anumit scop.

Trimițând o scrisoare destinatarului principal și indicând o alta în secțiunea „copie”, destinatarul informează cel de-al doilea interlocutor despre ceea ce se întâmplă, dar nu îi cere să răspundă sau să participe direct la corespondență.

1. Subiect: specificitate și unicitate.

Cea mai mare specificitate a subiectului ar trebui să-l ajute atât pe destinatar, cât și pe destinatar să navigheze în subiectul de discuție și să facă distincția între multe probleme și sarcini: nu doar „Raportul de la Katya”, ci „Raportul pentru mai 2015. Schiță”. Vă rugăm să rețineți: numele în acest caz este inutil, deoarece destinatarul este deja clar pentru destinatar din numele căsuței de e-mail.

E-mailurile sunt la fel de ușor de citit pe un monitor desktop sau pe o tabletă.

1. Corpul e-mailului ar trebui să conțină 3 elemente cheie.

Mai întâi, un salut (dacă aceasta este prima literă a acestei zile, de exemplu) și o adresă (în fiecare scrisoare). În al doilea rând, o enunțare a întrebării: o prezentare a ta (dacă scrisoarea este prima), o reamintire a sarcinilor de rezolvat, o descriere a problemei sau a soluției acesteia. În al treilea rând, o cerere sau o încurajare la acțiune.

1. Funcția de notificare pentru citirea e-mailului necesită sensibilitate.

Ar trebui folosit dacă scrisoarea este cu adevărat importantă, dar nu există nicio modalitate de a întreba despre primirea ei prin telefon, de exemplu. Această funcție impune de obicei beneficiarului obligații psihologice neclare, vag formulate, deci nu trebuie abuzată. O opțiune corectă și mai puțin categorică este o solicitare politicoasă la sfârșitul scrisorii pentru a indica faptul că a fost citită.

1. Semnătura necesită concizie și în același timp capacitate.

Formularea poate conține formula standard „Cu respect” sau poate fi limitată la nume și prenume. Semnătura, inclusiv numele, funcția, numele organizației și informațiile de contact, nu trebuie să depășească 7 rânduri. Este recomandabil să indicați informații de contact alternative, pe lângă căsuța poștală: telefon,Skype, ICQ, alți mesageri populari.

1. Atașamente: principalul lucru este să avertizați și să denumiți corect fișierele.

Netiquette necesită informații despre documentul din fișierul atașat scrisorii: despre format, volumul și conținutul acestuia. Investiția nu trebuie să fie mai mare de 3-5Mb. Titlul său, ca și subiectul scrisorii, ar trebui să fie extrem de scurt, specific și unic.

Tip normal de e-mail

Timpul de reacție al unei scrisori din netichetă diferă de timpul dinoprit— linia. Două până la trei ore este un timp confortabil pentru a aștepta un răspuns la o scrisoare urgentă. Ca răspuns la mesaje urgente sau importante, uneori este suficient să avertizam căe— Poștăprimite și informațiile luate în considerare. Dacă problema necesită o analiză îndelungată, atunci destinatarul trebuie să-și informeze interlocutorul despre timpul necesar pentru a răspunde la întrebare.

Pentru referință: O zi este un moment confortabil pentru a răspunde la e-mailuri. Dacă nu există niciun răspuns în termen de 3 zile, regulile de etichetă vă permit să trimiteți o a doua scrisoare sau să contactați destinatarul folosind o sursă alternativă de comunicare - telefon,Skype, ICQ. Tăcerea timp de 5-7 zile sau ca răspuns la o solicitare repetată poate fi considerată o refuz de a continua corespondența de afaceri.

Reputația unui om de afaceri și a unei companii constă nu numai în eficiența și eficacitatea afacerii, ci și în micile lucruri și nuanțe ale oricărei etape a negocierilor de afaceri. Respectarea principiilor corespondenței de afaceri este cerută de la fiecare reprezentant al companiei: de la un funcționar minor la un specialist în relații publice și șeful companiei.

Video: Cum să scrieți scrisori de afaceri clar, clar și înțeles

In contact cu

Cultura corespondenței de afaceri include formatarea scrisorii, alfabetizarea textului și utilizarea corectă a cuvintelor și expresiilor. Prin urmare, cel mai bine este să folosiți mai întâi o ciornă, astfel încât să vă puteți verifica mai târziu și să eliminați neînțelegerile neplăcute.

Eticheta de scriere a scrisorilor:

1. Trebuie să răspundeți la toate e-mailurile primite.

2. Nu ar trebui să scrieți imediat un răspuns la o scrisoare: trebuie să vă gândiți cu atenție, dar nu ar trebui să întârziați prea mult scrisoarea: riscați să vă distrugeți relația cu destinatarul.

3. Dacă nu aveți nimic de scris destinatarului ca răspuns, ar trebui să îi trimiteți o carte poștală, astfel încât să știe că scrisoarea lui a fost livrată cu succes.

4. Corespondența personală trebuie păstrată într-un loc inaccesibil celorlalți.

5. Dacă ați tastat scrisoarea pe un computer, ar trebui să adăugați o semnătură sau o linie finală cu propriul scris de mână.

6. O semnătură tipărită indică proastele maniere ale unei persoane. Nu faceți asta sub nicio circumstanță!

7. Înainte de a împacheta o scrisoare într-un plic, aceasta trebuie verificată cu atenție.

8. Ar trebui să scrii o scrisoare când ești într-o dispoziție bună. Este inacceptabil să trimiți scrisori care conțin declarații furioase sau indicii ironice.

9. A scrie scrisori anonime este indecent.

10. Dacă trebuie să faceți o remarcă abstractă sau o completare la scrisoare, ar trebui să puneți denumirea PS (post skriptum) în fața acesteia. Trebuie să includeți inițialele la sfârșitul acestui addendum.

11. O scrisoare scrisă de mână trebuie scrisă cu un scris de mână lizibil pentru a nu supăra sau înfuria destinatarul.

13. Este inacceptabil să deschideți un plic cu o scrisoare care nu vă este adresată.

O trăsătură distinctivă a unei scrisori de afaceri este stilul formal de afaceri de prezentare a conținutului acesteia. Caracteristicile specifice ale acestui stil sunt:

· a accentuat formalitatea și eficiența, care se exprimă în subordonarea oficială în comunicarea scrisă între corespondenți și respectarea regulilor standard de întocmire a scrisorilor de afaceri;

· țintirea, implicând prezența unor participanți specifici la activitățile de management - expeditori (destinatari) și destinatari (destinatari) scrisorilor de afaceri;

· repetarea stabilă a valorilor de dicționar combinată cu utilizarea limitată a acestora în textul scrisorilor de afaceri;

· limitări tematice ale scrisorilor, care, de regulă, nu acoperă mai mult de una sau două probleme;

· uniformitatea lexicală și compozițională a conținutului scrisorii;

· tonul de prezentare extrem de neutru;

· acuratețea și claritatea prezentării, excluzând discrepanțe sau interpretări duble ale conținutului scrisorii;

· prezentarea laconică a conținutului, implicând concizia și claritatea formulării folosite în scrisoare.

O scrisoare de afaceri ar trebui să cucerească destinatarul dând dovadă de sinceritate. Tonul general al scrisorii, cu toată formalitatea și eficiența ei accentuată, ar trebui să fie prietenos față de destinatar, ceea ce ajută la stabilirea unei înțelegeri reciproce mai puternice între participanții la corespondență. Scrisoarea trebuie completată cu respect pentru destinatar: aceasta înseamnă considerație cuvenită față de partener, tact în comunicarea cu acesta și o înțelegere accentuată a intereselor și problemelor sale.

Pe baza specificului stilului, la pregătirea conținutului scrisorii se recomandă:

· arătați esența problemei în principal în propoziții simple, scurte, încercați să evitați frazele participiale și participiale și nesfârșitul „și, de asemenea”, acordați preferință ordinii directe a cuvintelor într-o propoziție - subiectul precede predicatul, definiția vine înainte ca cuvântul să fie definit, iar cuvintele introductive sunt la începutul propoziției;

· utilizați fraze stabile și ture de scris;

· folosiți termeni speciali în interpretarea lor general acceptată, uniformă, și numai dacă utilizarea termenului este absolut necesară, excludeți cuvintele și expresiile învechite (arhaisme), frazele clericale învechite, împrumuturile din dialectele locale. De asemenea, trebuie să aveți grijă să includeți în text diverse expresii apărute recent, jargon profesional etc.;

· exprimați esența problemei pe un ton calm, uniform. Nu este permisă manifestarea atât a politeței excesive, cât și a lipsei de bunătate care se limitează la grosolănie. În procesul de prezentare, trebuie să fii moderat în cereri, reținut în evaluarea evenimentelor și obiectiv în prezentarea faptelor. Nu trebuie să sugerați destinatarului scrisorii despre presupusa sa neatenție introducând în textul final al scrisorii o formulare de genul: „Îmi propun să studiez cu atenție...”;

· nu trebuie să încurajați destinatarul să se grăbească atunci când iau decizii prin introducerea cuvintelor „Urgent”, „Imediat”, „Cât mai curând posibil” în textul scrisorii. Este mai bine să indicați când doriți să aflați despre decizie, de exemplu, după cum urmează: „Vă îndemn să mă informați imediat despre decizia dvs.”;

· conținutul (sau subtextul) documentului nu trebuie să impună destinatarului rezultatul așteptat al problemei abordate în scrisoare, de exemplu, astfel: „Vă cer să studiați și să rezolvați problema în mod pozitiv” sau „Vă întreb să aprobe această candidatură”;

· în cazul în care raportați că îndeplinirea unei comenzi sau a unei cereri nu este posibilă, nu trebuie să începeți scrisoarea cu o declarație de refuz - trebuie mai întâi să precizați motivația deciziei dvs. și să precizați că în anumite circumstanțe puteți reveni la având în vedere problema. De asemenea, ar trebui să dați dovadă de diplomație în cazurile în care raportați ceva pozitiv: să clarificați că îndeplinirea cererii cuiva v-a costat o anumită muncă, pentru că altfel riscați să întâlniți noi solicitări persistente pentru probleme și mai puțin semnificative.

Reguli general acceptate pentru scrierea scrisorilor de afaceri.

Baza unei scrisori de afaceri este textul, care trebuie să reflecte în mod clar și convingător motivul și scopul scrierii sale, să dezvăluie conținutul unui anumit caz, să conțină dovezi, concluzii.

Textul este împărțit în elemente logice interdependente: introducere, partea principală (dovada), încheiere. Introducerea indică motivul pentru care scrie scrisoarea, partea principală stabilește esența problemei, oferă dovezi, explicații și raționament. La final se trag concluzii și se indică scopul scrierii scrisorii (Anexa 1).

O scrisoare corect formatată, lipsită de ambiguitate în conținut, impecabilă din punct de vedere al structurii, scrisă bine scrisă ar trebui să fie cheia succesului afacerii

1. Formatarea literei. Scrisorile de afaceri sunt tastate pe computer, mașină de scris sau scrise pe un formular alb, desigur, numai prima pagină a scrisorii este tipărită pe formular, iar cele ulterioare sunt tipărite pe foi goale. Pentru comoditate, marginile sunt lăsate pe ambele părți: stânga - cel puțin 30 mm, dreapta - cel puțin 8 mm, sus - 20 mm, jos - 16-19 mm.

În colțul din stânga sus al scrisorii trimise (adică trimisă de la organizație) este indicat numărul de ieșire, care este înregistrat în jurnalul de documente al organizației. Trebuie indicată data la care a fost scrisă scrisoarea. În colțul din dreapta sus se află numele organizației (în cazul nominativ), funcția destinatarului și numele său de familie. În colțul din stânga jos sunt poziția, numele și semnătura managerului, iar la 2 cm mai jos - numele de familie al executorului scrisorii (fără inițiale) și numărul de telefon al acestuia.

2. Numerotarea paginilor. În literele întocmite pe două sau mai multe coli, numerotarea începe de la a doua pagină, aplicându-se cifre arabe în mijlocul marginii superioare la o distanță de cel puțin 10 mm de marginea superioară.

3. Titluri. Există o împărțire a textului în părțile sale componente, separarea lor grafică, care este o reflectare externă a structurii compoziționale a foii. Cea mai simplă rubricare în litere este împărțirea textului în paragrafe

4. Paragraf. O indentare din marginea din stânga la începutul primului rând al fiecărei părți a foii, precum și un fragment de text între două astfel de indentări, indicând trecerea de la un gând la altul. Un paragraf cu litere trebuie să prevadă cel puțin trei spații de la margine.

Un paragraf tipic are trei părți:

1) începutul, în care se formulează tema paragrafului, adică spune despre ce se va discuta;

2) frază - se precizează principalele informații ale paragrafului;

3) comentarii - rezumă ceea ce s-a spus în paragraf

Baza unei scrisori de notificare este textul, care trebuie să reflecte în mod clar motivul și scopul scrierii sale, să dezvăluie esența unui anumit caz și să conțină dovezi și argumente convingătoare.

Scrisorile de afaceri sunt scrise sau tipărite pe hârtie cu antet. Forma unui document este considerată a fi hârtie standard cu detalii constante reproduse pe ea și spațiu pentru detalii variabile. Regulile de aranjare a detaliilor documentelor sunt reglementate de standardul de stat DSTU 41633-2003 „Sistem unificat de documentare de stat: cerințe pentru pregătirea documentelor”, care a intrat în vigoare în septembrie 2003.

Principalele detalii ale scrisorilor de afaceri includ:

* emblema organizației sau marca comercială, sigla, denumirea organizației;

* informații de bază despre organizație (cod poștal, adresă poștală, telefon, fax, adresă electronică - e-mail, site web, detalii despre contul bancar al organizației);

* adresa interna;

* note corespondente (numărul de înregistrare al documentului, data, locul înregistrării);

* titlul textului;

* textul documentului;

* semnătură oficială, sigiliu;

* note privind disponibilitatea aplicațiilor și a copiilor etc. .