В силу производственной необходимости многие организации применяют суммированный учет рабочего времени. Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание бухгалтеру, поскольку они влияют на порядок оплаты труда.
Основные правила, которые следует выполнить при применении суммированного учета рабочего времени
При применении суммированного учета рабочего времени необходимо соблюдать следующие правила:
Издать локальный нормативный правовой акт о введении суммированного учета;
Определить перечень работников, для которых устанавливается суммированный учет рабочего времени;
Определить учетный период;
При составлении графиков работы обеспечить время по графику равным времени по норме учетного периода;
Определить, как будет осуществляться оплата труда работников, работающих в режиме суммированного учета рабочего времени, и если она будет на основе часовых тарифных ставок, то установить порядок их расчета;
В случаях, когда работник в течение учетного периода по уважительным причинам не работал (в связи с временной нетрудоспособностью, трудовым и иным отпуском, в других случаях, предусмотренных законодательством), определить самостоятельно уточненную норму рабочего времени указанного работника в порядке, установленном постановлением Минтруда РБ от 18.10.1999 № 133 (далее - постановление № 133), т.е. корректировка нормы осуществляется в том же порядке, как она рассчитывалась.
Важно! Графики работ (сменности) должны составляться таким образом, чтобы рабочее время по графику в целом за учетный период соответствовало расчетной норме рабочего времени, определенной для этого же периода в соответствии с нормами ст. 112-117 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) и зависящей от установленного в организации режима работы (5- или 6-дневная рабочая неделя).
Как определить соответствие установленного графика нормам ТК
Чтобы определить, соответствует ли установленный график требованиям ТК, необходимо планируемое количество часов работы сравнить с нормой. Рассмотрим на примере IV квартала 2012 г. составление графика работы (см. табл. 1 и 2).
При нормальной продолжительности рабочей недели 40 ч работник должен отработать 509 ч, а по графику получается меньше на 14 ч (495), хотя в октябре планируется переработка. Следовательно, это неправильный график.
График, составленный с учетом норм ТК, должен выглядеть следующим образом.
В этом графике для работника рабочее время в ноябре и декабре хоть и запланировано ниже нормы рабочего времени на 9 и 19 ч соответственно, а в октябре - выше нормы на 28 ч, но в целом за IV квартал рабочее время сбалансировано.
Таким образом, рабочее время в графике в целом за квартал точно соответствует норме рабочего времени этого же периода.
Расчет индивидуальной нормы рабочего времени при суммированном учете
При суммированном учете рабочее время делится:
На планируемое в графиках работ (сменности), которое должно соответствовать расчетной норме рабочего времени учетного периода;
Фактическое, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время.
Фактическое рабочее время следует учитывать с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
Фактическое рабочее время работника может быть равно запланированному в графиках, а может быть меньше либо больше его.
Известно, что в отдельные периоды 12 календарных месяцев работники могут по разным уважительным причинам не работать в связи с нахождением в трудовом отпуске, с временной нетрудоспособностью, в других случаях, предусмотренных законодательством, заключением с нанимателем трудового договора не с первого рабочего дня учетного периода. Для таких работников расчетная норма рабочего времени в эти периоды не может применяться. Для них наниматель должен обеспечить расчет и установление индивидуальной нормы рабочего времени соответствующего месяца (месяцев).
Рассмотрим расчет индивидуальной нормы рабочего времени в случае, когда работник по уважительным причинам может не полностью отработать расчетную норму рабочего времени. При рассмотрении примеров используем данные о расчетной норме рабочего времени IV квартала 2012 г.
Пример 2
В организации установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье. Для отдельных работников введен суммированный учет рабочего времени с квартальным учетным периодом.
Работнику Иванову установлена продолжительность рабочего дня (смены) 12 ч. Выходные дни предоставляются по скользящему графику в разные дни календарной недели.
С учетом утвержденного графика отпусков ему предоставлено 25 дней трудового отпуска с 17 октября по 11 ноября 2012 г. включительно.
В связи с этим при планировании рабочего времени расчетная норма рабочего времени октября (184 ч) и ноября (167 ч) для данного работника применяться не может.
Рассчитаем норму рабочего времени для этого работника:
- октябрь 2012 г.:
1) 8 ч × 12 раб. дн. = 96 ч;
2) рассчитаем число часов, приходящихся на время отпуска (8 ч × 11 раб. дн. = 88 ч), а затем отнимем их от месячной нормы: 184 - 88 = 96 ч;
- ноябрь 2012 г.: 8 ч × 15 раб. дн. = 120 ч, или число часов, приходящихся на время отпуска (8 ч × 6 раб. дн.), - 1 ч предпраздничный = 47 ч; 167 - 47 = 120 ч;
- IV квартал 2012 г.: 96 + 120 + 158 = 374 ч, а не 509 ч.
На дни отпуска пришлось 135 ч (17 × 8 - 1) - это неотработанное оплачиваемое время.
Пример 3
Работник Петров заключит трудовой договор 12 ноября 2012 г. Ему установлен суммированный учет рабочего времени с квартальным учетным периодом.
- октябрь 2012 г. - нет;
- ноябрь 2012 г.: 8 ч × 15 раб. дн. =120 ч;
- декабрь 2012 г.: 8 ч × 20 раб. дн. - 2 ч предпраздничных = 158 ч;
- IV квартал 2012 г.: 120 + 158 = 278 ч.
Пример 4
Работник принят на работу на 0,25 штатной единицы. Ему установлен суммированный учет рабочего времени с квартальным учетным периодом.
Норма рабочего времени IV квартала - 509 ч на ставку. Соответственно на 0,25 ставки она составит: 509 × 0,25 = 127,25 ч.
Пример 5
Работник Петров расторг трудовой договор 15 ноября 2012 г., отработав фактически по табелю 281 ч. Ему был установлен суммированный учет рабочего времени с квартальным учетным периодом.
На день увольнения работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, необходимо сравнить количество часов, приходящихся на отработанный им период (по календарю 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье или 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье (в зависимости от режима работы аппарата управления организации)), и фактическое количество отработанных часов.
Рассчитаем норму рабочего времени для данного работника:
- октябрь 2012 г. - 184 ч;
- ноябрь 2012 г.: 8 ч × 10 раб. дн. - 1 ч предпраздничный = 79 ч.
Всего - 263 ч.
Сравним с отработанным временем: 281 - 263 = 18 ч.
В случае превышения количества фактически отработанных часов над нормой "лишние" часы должны быть оплачены в повышенном размере как сверхурочные.
Оплата сверхурочных часов при суммированном учете рабочего времени
При применении суммированного учета рабочего времени фактически отработанное ежемесячно в течение учетного периода (который длится более месяца) рабочее время не надо сравнивать с производственным календарем. Его так называемая переработка по сравнению с календарем не признается сверхурочной работой. Она должна компенсироваться предоставлением дополнительных дней отдыха в течение учетного периода либо уменьшением продолжительности отдельных рабочих дней также в течение учетного периода.
Важно! Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной графиком работ (сменности) или правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 119 ТК).
При суммированном учете рабочего времени часы работы в сверхурочное время определяйте по окончании учетного периода путем вычитания из фактически отработанного времени, отраженного в табеле использования рабочего времени, нормы рабочего времени, установленной графиком работы (сменности) за учетный период.
При этом при расчете сверхурочных часов работы не учитывайте часы, отработанные работником в выходные (по приказу) и праздничные дни, сверх нормы рабочего времени, поскольку они уже оплачены в двойном размере.
Пример 6
В IV квартале 2012 г. работником отработан 531 ч, в т.ч. 509 ч по графику работы (сменности), рассчитанному исходя из расчетной нормы рабочего времени для 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье.
Графиком работы (сменности) не предусмотрена работа в праздничный день 7 ноября. Работник с его согласия приказом нанимателя был привлечен к работе в этот день и согласно табелю использования рабочего времени фактически отработал 12 ч, которые подлежат оплате не ниже чем в двойном размере. При этом количество часов сверхурочной работы, подлежащей оплате в двойном размере, составит 10 ч (531 - 509 - 12).
Если графиком работы (сменности) предусмотрена работа в праздничный день 7 ноября - 12 ч, которые подлежат оплате не ниже чем в двойном размере, то работник согласно табелю их должен отработать.
При этом количество часов сверхурочной работы составит 22 ч (531 - 509), оплата которых также производится по нормам ст. 69 ТК.
Каждый час работы в сверхурочное время работникам со сдельной оплатой труда оплачивают не ниже двойных сдельных расценок, а работникам с повременной оплатой труда, а также получающим должностные оклады, - не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов).
Кроме того, по договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставляться другой день отдыха. Как правило, другой день отдыха предоставляют после накопления количества сверхурочных часов, равных продолжительности рабочего времени, предусмотренного ПВТР или графиком работы.
Для тех, кому установлен ненормированный рабочий день, возможная переработка сверх нормы рабочего времени не является сверхурочной работой (ст. 118 1 ТК) и компенсируется предоставлением дополнительного отпуска.
Оплата труда при суммированном учете рабочего времени
Оплата труда работников производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении или нанимателем (ст. 61 ТК), т.е. работникам с суммированным учетом может быть установлена:
1) оплата труда на основе месячной тарифной ставки (должностного оклада).
Должностной оклад (тарифная ставка) - это фиксированный размер оплаты труда за исполнение трудовых обязанностей за 1 календарный месяц, полностью отработанный без учета компенсационных и стимулирующих выплат. При такой системе оплаты работник, выполнивший в месяце предусмотренные нормы труда, должен получить полную сумму оклада. Как именно распределены в течение каждого месяца учетного периода рабочие часы, значения не имеет.
Пример 7
Работнику установлен суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Учетный период - квартал. Оклад работника - 2 000 000 руб.
В IV квартале 2012 г. график предусматривает следующее количество рабочих часов:
- в октябре - 212 ч;
- в ноябре - 148 ч;
- в декабре - 135 ч.
Итого 509 ч за IV квартал 2012 г.
Если работник отработает это количество часов, то в каждом из месяцев учетного периода ему следует выплачивать 2 000 000 руб.
Работник, отработавший все смены по графику, должен считаться выполнившим свои трудовые обязанности, и, следовательно, он имеет право на полную сумму оклада.
Если работник по каким-либо причинам отработал не все предусмотренные графиком смены, ему начисляют оклад пропорционально отработанному времени. Причем пропорцию определяют на основе количества рабочих часов, предусмотренного его графиком, а не на основе количества рабочих часов, предусмотренного в производственном календаре.
Пример 8
В октябре работнику предоставляется социальный отпуск (неоплачиваемый), в связи с этим он отработает только 150 ч. Оплата за октябрь составит 2 000 000 / 212 × 150 = 1 415 094 руб.
Вместе с тем применение оплаты труда на основе месячных окладов может привести к излишним выплатам денежных средств: в случае увольнения работников в течение учетного периода (при условии, что в день увольнения они фактически отработали меньше расчетной нормы рабочего времени); по вновь принятым работникам - за работу в сверхурочное время;
2) оплата труда на основе часовых тарифных ставок (должностных окладов).
При введении суммированного учета рабочего времени оплату труда работников более целесообразно производить на основе часовых тарифных ставок (должностных окладов). Тогда при различной занятости в течение учетного периода работник получит за каждый месяц сумму заработной платы, соответствующую фактически отработанному времени. При определении размеров оплаты труда на основе часовых тарифных ставок наниматель самостоятельно устанавливает порядок их расчета, который, как правило, не меняется в течение календарного года (учетного периода).
Учитывая, что порядок определения часовой тарифной ставки для оплаты труда работников коммерческих организаций находится в компетенции нанимателя, для ее расчета наниматель может применить:
а) среднемесячную норму рабочего времени, рассчитанную в порядке, определенном постановлением № 133 или самостоятельно, в порядке, предусмотренном в локальном нормативном правовом акте, с учетом устанавливаемой ежегодно расчетной нормы рабочего времени исходя из режима работы организации.
Справочно: постановление № 133 предлагает исчислять часовую ставку путем деления оклада на среднемесячное количество рабочих часов в году в зависимости от продолжительности рабочей недели. Это среднемесячное количество часов определяют делением нормы рабочего времени по производственному календарю за год на 12.
Пример 9
Работнику установлен суммированный учет при 40-часовой рабочей неделе. Его тарифная ставка (оклад) составляет 2 000 000 руб. Количество рабочих часов в 2012 г. при 40-часовой рабочей неделе - 2 023.
Часовая ставка составит 11 862 руб. (2 000 000 руб. / 168,6, где 168,6 = 2 023 ч / 12 мес.).
Необходимо учитывать, что если часовые тарифные ставки рассчитываете на основе среднемесячной нормы рабочего времени, определяемой с учетом расчетной нормы рабочего времени, установленной на соответствующий календарный год, то в таком случае часовые тарифные ставки и сдельные расценки должны ежегодно быть пересчитаны. Это вызвано тем, что величина расчетной нормы рабочего времени календарного года ежегодно изменяется, а следовательно, изменяется и величина среднемесячной нормы рабочего времени соответствующего календарного года;
б) наниматель вправе установить среднемесячную норму рабочего времени как постоянную величину, которая может быть определена на основе расчетной нормы рабочего времени за ряд календарных лет (например, за 5 или 10 лет);
в) часовую тарифную ставку можно исчислить с учетом количества рабочих часов в установленном учетном периоде.
Пример 10
Работнику установлен суммированный учет при 40-часовой рабочей неделе с учетным периодом - квартал. Его тарифная ставка (оклад) составляет 2 000 000 руб.
Количество рабочих часов в IV квартале 2012 г. при 40-часовой рабочей неделе - 509.
Часовая тарифная ставка (оклад) составит 11 785 руб. (2 000 000 руб. / 169,7 , где 169,7 = 509 ч / 3 мес.).
Важно! Для расчета размера компенсирующих выплат за сверхурочную работу, в выходные дни, в праздничные дни, ночное время часовые тарифные ставки, как правило, определяют на основе расчетной нормы рабочего времени конкретного месяца.
Вместе с тем в организации могут возникнуть случаи, когда в последний месяц учетного периода по графику запланировано небольшое количество часов, например 60 ч, а сверхурочные за год составили 120 ч. В данном случае при расчете сверхурочных тарифная ставка будет выше почти в 2,8 раза.
Также возможна ситуация, когда у нескольких работников при одинаковом количество ночных часов оплата труда за работу в ночное время будет разная из-за разного количества запланированных в графике работы (сменности) часов. Поэтому с целью исключения влияния нормы рабочего времени, установленной графиком работы, на размер оплаты за работу в ночное и сверхурочное время, государственные праздники, праздничные (часть первая ст. 147 ТК) и выходные дни расчет часовой тарифной ставки целесообразно производить исходя из среднемесячной нормы рабочего времени, рассчитанной на основе расчетной нормы рабочего времени, предусмотренной на соответствующий календарный год, независимо от учетного периода, установленного в организации для отдельных категорий работников.
Важно! При определении размеров оплаты труда на основе часовых тарифных ставок порядок расчета часовой тарифной ставки обязательно должен быть прописан в положении об оплате труда. Систему оплаты труда можно пересмотреть как с начала, так и в течение учетного периода. Однако изменение возможно лишь с согласия работников (ст. 32 ТК).
Примеры оплаты труда при суммированном учете рабочего времени в рамках месячного и квартального учета
Месячный суммированный учет рабочего времени
Исходные данные за ноябрь 2012 г.:
Месячная норма - 167 ч;
Тарифная ставка - 1 670 000 руб.;
Часовая тарифная ставка: 1 670 000 / 167 = 10 000 руб.
Отработано фактически по табелю - 195 ч, в т.ч. 14 и 20 ноября - в выходной день по приказу руководителя 10 ч и 12 ч соответственно.
Работа в ночное время - 48 ч.
Расчет оплаты труда работника на основе месячной тарифной ставки следующий:
1. Тарифная ставка - 1 670 000 руб.
2. Оплата часов работы в выходные дни: (10 + 12) × 10 000 × 2 = 440 000 руб.
Оплата производится в одинарном размере, так как один раз уже оплачено в тарифе.
Рассчитаем часы работы сверхурочно: 195 - 167 - 22 = 6 ч.
5. Оплата часов работы сверхурочно: 6 × 10 000 × 2 = 120 000 руб.
7. Итого: 1 670 000 + 440 000 + 80 000 + 120 000 + 192 000 = 2 502 000 руб.
Оплата труда работника производится на основе часовой тарифной ставки:
1. Оплата по часовой тарифной ставке за фактически отработанное время согласно табелю использования рабочего времени: 195 × 10 000 = 1 950 000 руб.
2. Оплата часов работы в выходные дни: (10 + 12) × 10 000 = 220 000 руб.
3. Оплата за часы работы в праздничный день: 8 × 10 000 = 80 000 руб.
Оплата производится в одинарном размере, так как один раз уже оплачено за фактически отработанное время.
4. Рассчитаем часы работы сверхурочно: 195 - 167 - 22 = 6 ч.
5. Оплата часов работы сверхурочно: 6 × 10 000 = 60 000 руб.
Оплата производится в одинарном размере, так как один раз уже оплачено за фактически отработанное время.
6. Оплата часов работы в ночное время: 1 670 000 / 167 × 48 × 0,4 = 192 000 руб.
7. Итого: 1 950 000 + 220 000 + 80 000 + 60 000 + 192 000 = 2 502 000 руб.
Квартальный суммированный учет рабочего времени
Исходные данные:
Норма IV квартала 2012 г. - 509 ч;
Оклад - 1 670 000 руб.
Составим ему график работы, для чего рассчитаем норму IV квартала.
Норма IV квартала составит 381 ч (7 × 8 + 167 + 158).
Под рассчитанную норму составим график (см. табл. 3).
Оплата труда на основе месячной тарифной ставки (оклада).
Октябрь 2012 г.:
1. Рассчитаем норму рабочего времени за октябрь (до 23.10.2012): 16 дн. × 8 ч = 128 ч; или 184 (норма октября) - 56 (по норме календаря) = 128 ч.
Добавим часы работы по графику работы. Итого норма рабочего времени за октябрь составит: 128 + 70 = 198 ч.
2. Рассчитаем месячную тарифную ставку (оклад) пропорционально отработанному времени в октябре: 1 670 000 руб. / 198 × 77 = 649 444 руб.
3. Оплата 8 ч работы в выходной день в двойном размере: 1 670 000 руб. / 198 × 8 × 2 = 134 949 руб.
Итого за октябрь: 649 444 + 134 949 = 784 393 руб.
Ноябрь 2012 г.:
2. Оплата 48 ч работы в ночное время: 1 670 000 / 170 × 48 × 0,4 = 188 612 руб.
Итого за ноябрь: 1 670 000 + 188 612 = 1 858 612 руб.
Декабрь 2012 г.:
1. Месячная тарифная ставка (оклад) - 1 670 000 руб.
3. Оплата часов работы сверхурочно по итогам работы за квартал: 1 670 000 / 141 × 20 × 2 = 473 759 руб.
Итого за декабрь: 1 670 000 + 473 759 = 2 143 759 руб.
Оплата труда на основе часовой тарифной ставки за фактически отработанное время.
Рассчитаем часовую тарифную ставку - исходя из среднемесячной нормы рабочего времени, определяемой с учетом расчетной нормы рабочего времени, установленной на соответствующий календарный год: 1 670 000 / (2 023 / 12) (168,6) = 9 905 руб.
Октябрь 2012 г.:
1. Оплата по часовой тарифной ставке за фактически отработанное время согласно табелю использования рабочего времени: 78 × 9 905 = 772 590 руб.
2. Оплата часов работы в выходной день: 8 × 9 905 = 79 240 руб.
Оплата производится в одинарном размере, так как один раз уже оплачено за фактически отработанное время.
Итого за октябрь: 772 590 + 79 240 = 851 830 руб.
Ноябрь 2012 г.:
1. Оплата по часовой тарифной ставке за фактически отработанное время согласно табелю использования рабочего времени: 178 × 9 905 = 1 763 090 руб.
2. Оплата 48 ч работы в ночное время: 9 905 × 48 × 0,4 = 190 176 руб.
Итого за ноябрь: 1 763 090 + 190 176 = 1 953 266 руб.
Декабрь 2012 г.:
1. Оплата по часовой тарифной ставке за фактически отработанное время согласно табелю использования рабочего времени: 153 × 9 905 = 1 515 465 руб.
2. Рассчитаем часы работы сверхурочно: 409 - 381 - 8 = 20 ч.
3. Оплата часов работы сверхурочно по итогам работы за квартал: 9 905 × 20 = 198 100 руб.
Оплата производится в одинарном размере, так как один раз уже оплачено за фактически отработанное время.
Итого за декабрь: 1 515 465 + 198 100 = 1 713 565 руб.
Наиболее распространенным режимом работы в организациях является пятидневная рабочая неделя. Однако там, где производственный процесс не может прерываться, устанавливается работа по графику. А при таком режиме практически невозможно соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени не только за день, но и за неделю. Для таких случаев предусмотрен суммированный учет рабочего времени, когда работник должен отработать свою норму рабочего времени за месяц, квартал или год. О том, как устанавливается и применяется на практике суммированный учет, расскажем в данной статье.
Учет рабочего времени
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Существуют следующие виды учета:- поденный, когда ежедневная продолжительность рабочего времени одинакова:
- недельный, когда должна быть соблюдена еженедельная продолжительность рабочего времени, а время ежедневной работы или смены регулируется графиком;
- суммированный, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.
Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени в неделю не может превышать 40 часов. Для некоторых категорий работников может быть установлена и другая продолжительность - 39 часов (для медицинских работников), 36 (для работающих во вредных условиях, педагогов и др.), 35 (для работников в возрасте от 16 до 18 лет, инвалидов), 24 (для работников в возрасте до 16 лет) и т. д.
Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или гибком графике работы. А вот при вахтовом методе работы суммированный учет обязателен (ч. 1 ст. 300 ТК РФ ).
Исчисление нормы рабочего времени
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н .Согласно этому Порядку норму рабочего времени за месяц следует определять по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье), исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). Так, продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т. д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.
Рассчитаем норму рабочего времени за май 2014 года при нормальной продолжительности рабочей недели. Количество рабочих дней за май составляет 19. При этом 8 мая рабочее время сокращается на 1 час.
Норма рабочего времени на май будет: 40 ч / 5 дн. х 19 дн. - 1 ч = 151 ч.
В аналогичном порядке исчисляется норма рабочего времени за год: продолжительность рабочей недели делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в году и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном году, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.
Нормы рабочего времени за месяц, квартал, полугодие и год при 40-часовой, 36-часовой и 24-часовой рабочей неделе рассчитаны и установлены в производственном календаре.
Если учетный период составляет квартал, определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а потом их складывают.
При подсчете нормы рабочих часов за учетный период помните, что из этого периода исключается время, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы. Это ежегодный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, учебный отпуск и т. д. В этих случаях норма рабочего времени уменьшается на количество часов отсутствия.
В соответствии с производственным календарем норма рабочего времени при 36-часовой неделе за II квартал 2014 года составляет 429 часов. С 7 по 20 апреля у работника был ежегодный отпуск.
Количество рабочих часов, которые работник пропустит за время отпуска, составит: 36 ч / 5 дн. х 10 раб. дн. = 72 ч. Таким образом, норма рабочего времени за учетный период - квартал с учетом отпуска должна быть: 429 - 72 = 357 ч. Часы, отработанные сверх 357, будут считаться сверхурочными.
Уменьшается норма рабочего времени и при нахождении работника в командировке, поскольку время нахождения в командировке в силу ее функционального назначения приравнивается к рабочему времени, но им не является (Письмо Минтруда РФ от 25.12.2013 № 14-2-337 ).
Расчет заработной платы
Работодатель должен установить порядок начисления заработной платы при суммированном учете. Она может быть установлена как в виде часовой ставки, так и в виде оклада. Порядок установления часовой ставки также определяет работодатель. Она рассчитывается исходя из нормы рабочего времени за учетный период и может рассчитываться исходя из месячной нормы рабочего времени или исходя из нормы рабочего времени за год.Приведем пример расчета ставки часа исходя из месячной нормы.
Работнику с суммированным учетом рабочего времени установлен оклад 17 000 руб. в месяц. Учетный период - квартал. Нормальная продолжительность рабочего времени - 40 часов в неделю.
В I квартале 2014 года по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели норма рабочих часов составляет 454 часа: в январе - 136 часов, в феврале - 159, в марте - 159. Согласно графику сотрудник отработал в январе 130 часов, в феврале 160, в марте 164.
Зарплата за каждый месяц учетного периода составит:
- за январь - 16 250 руб. (17 000 руб. / 136 ч x 130 ч);
- за февраль - 17 106,92 руб. (17 000 руб. / 159 ч x 160 ч);
- за март - 17 534,59 руб. (17 000 руб. / 159 ч x 164 ч).
Воспользуемся цифрами, приведенными в примере 3. Норма рабочих часов за 2014 год по производственному календарю при 40-часовой рабочей неделе - 1 970 часов. Оклад работника 17 000 руб.
Размер часовой тарифной ставки будет равен: 17 000 руб. / (1 970 / 12 мес.) = 103,56 руб./ч. Зарплата работника за каждый месяц учетного периода составит:
- за январь - 14 084,16 руб. (103,56 руб./ч x 130 ч);
- за февраль - 16 569,6 руб. (103,56 руб./ч x 160 ч);
- за март - 16 983,84 руб. (103,56 руб./ч x 164 ч).
Сверхурочная работа
В силу ст. 99 ТК РФ сверхурочными при суммированном учете будут часы, отработанные сверх нормы за учетный период. При этом первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие - не менее чем в двойном. В Письме Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363 даны следующие разъяснения. Статья 152 ТК РФ устанавливает единый порядок оплаты часов сверхурочной работы. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.Таким образом, при суммированном учете рабочего времени, исходя из определения сверхурочной работы, подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за все остальные часы - не менее чем в двойном размере. То есть, если работник отработал сверх нормы десять часов за учетный период, два часа ему должны быть оплачены в полуторном размере, а восемь - в двойном.
Однако Решением ВС РФ от 15.10.2012 № АКПИ12-1068 признано, что такое положение противоречит п. 5.5 Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства , утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.1985 (далее - Рекомендации ), в соответствии с которыми в случае выполнения сверхурочных работ лицами, переведенными на режим гибкого рабочего времени, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду (неделя, месяц), то есть сверхурочными считаются только часы, переработанные сверх установленной для этого периода нормы рабочего времени. Их оплата производится в соответствии с действующим законодательством - в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном - за остальные часы сверхурочной работы.
Таким образом, если работник, например, отработал сверхурочно 30 часов за 14 рабочих дней учетного периода, в полуторном размере ему будет оплачено 28 часов (14 дн. х 2), а два часа - в двойном размере.
Если смена сотрудника выпала на праздничный день, то в силу ст. 153 ТК РФ этот день должен быть оплачен в двойном размере. Оплата работы в выходные дни при сменном графике производится в одинарном размере, если сотрудник работает в свои смены согласно графику. Если же ему пришлось заменить другого работника в свой выходной по графику день, труд должен быть оплачен в двойном размере.
Врезка
Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Работодателю также следует учитывать при составлении графика работы на учетный период, что количество часов за учетный период не должно быть меньше нормы. И если работник обратится в суд, в его пользу может быть взыскана судом доплата за недоработку, произошедшая по вине работодателя.
Также при сменном графике работы смена или ее часть может приходиться на ночное время (с 22.00 до 6.00). По общему правилу каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях (ст. 154 ТК РФ ). При этом минимальный размер повышения оплаты труда составляет 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (ч. 2 ст. 154 ТК РФ , Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время» ).
Согласно ст. 96 ТК РФ продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки, за исключением работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором.
Если ночная смена или ее часть приходится на праздничный день, часы работы оплачиваются в повышенном размере за ночное время и в двойном размере - за праздничный день.
Документальное оформление суммированного учета
Режим рабочего времени и времени отдыха в первую очередь устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 104 ТК РФ ). В правилах в первую очередь следует указать продолжительность учетного периода, а также перечень должностей работников, в отношении которых возможно введение суммированного учета. Если в организации есть представительный орган работников, правила принимаются с учетом его мнения.
К сведению
В некоторых отраслях суммированный учет рабочего времени устанавливается нормативными правовыми актами. Например, для членов экипажей судов он установлен Приказом Министра обороны РФ от 16.05.2003 № 170 . А согласно Положению об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха для водителей автомобилей , утвержденному Приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 , такой учет может быть установлен водителям при невозможности соблюдения ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени.
Если изначально суммированный учет установлен не был, в правила внутреннего трудового распорядка необходимо внести изменения на основании приказа руководителя и в порядке, установленном для их утверждения, то есть с учетом мнения представительного органа работников. Кроме этого, если суммированный учет устанавливается работнику в течение его трудовой деятельности, об этом работника следует уведомить за два месяца в порядке ст. 74 ТК РФ , так как внесение изменений связано со сменой режима работы.
А если суммированный учет и другой режим работы устанавливается лишь некоторым работникам учреждения, необходимо скорректировать трудовые договоры, так как условие о режиме труда, отличающемся от установленного в учреждении, подлежит включению в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ ).
Суммированный учет может быть установлен и отдельным документом.
Обязательным при суммированном учете является такой документ, как график работы. Если суммированный учет рабочего времени ведется при сменном графике, то в силу ч. 4 ст. 103 ТК РФ с таким графиком работников следует ознакомить за месяц до его введения. В графике следует определить время начала и окончания работы, продолжительность смен и время междусменного отдыха. При составлении графиков сменности работодатель также учитывает мнение представительного органа работников. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Не забудьте, что работа в течение двух смен подряд запрещена. А также еженедельный отдых должен быть не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ ).
И конечно, одним из обязательных документов является табель учета рабочего времени, который может составляться по унифицированным формам Т-12 или Т-13, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Табель может заполняться методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Для суммированного учета более удобен метод сплошной регистрации. Табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и бухгалтером.
Мы рассмотрели особенности суммированного учета рабочего времени и в заключение еще раз обращаем внимание на некоторые моменты: при подсчете нормы рабочего времени необходимо исключать периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место работы (отпуск, больничный и т. д.); если сотрудник недоработал норму часов за учетный период по вине работодателя, он может взыскать оплату в судебном порядке.
По выплате сверхурочных следует руководствоваться п. 5.5 Рекомендаций , хотя при этом не совсем понятно, при каком режиме работы его применять: при гибком графике или при любом, где применяется суммированный учет рабочего времени.
СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ОПЛАТА РАБОТЫ В ВЫХОДНЫЕ
Одним из сложных моментов при применении суммированного учета рабочего времени является вопрос оплаты работы в те дни, когда по графику у работника выходной. Должна ли оплата производиться в двойном размере? Как выход работника в его выходной день
должен учитываться при подсчете часов? В настоящей статье мы попробуем дать ответы на эти и некоторые другие вопросы.
Суммированный учет времени
В соответствии с действующим законодательством (ст. 104 ТК РФ), если по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение . При этом продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не должна превышать нормального числа рабочих часов. Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.
Для работников, работающих по соглашению с работодателем , нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается. Порядок введения суммированного учета рабочего времени, в том числе учетный период, устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. При этом учетный период не должен превышать одного года. Иными словами, выходные дни для этих работников устанавливаются в различные дни недели, а работа по графику может приходиться на нерабочие праздничные дни. Для таких работников выходными являются дни, указанные в этом качестве в их графиках работы.
Выходные и праздничные нерабочие дни
Порядок работы в выходные и праздничные нерабочие дни определен ст. 153 ТК РФ. В соответствии с этой статьей работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Конкретные размеры оплату работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Законодатель не предусмотрел специального регулирования порядка расчетов за работу в при суммированном учете рабочего времени. Такую работу необходимо отличать от сверхурочной работы. Хотя оба вида и являются работой, осуществляемой в условиях, отклоняющихся от нормальных, оплачиваются они по-разному. Такие работы регламентированы ст. 149 ТК РФ, которая указывает, что при выполнении работ в условиях, отклоняющихся от нормальных, а именно при:
— выполнении работ различной квалификации;
— совмещении профессий (должностей);
— сверхурочной работе;
— работе в ночное время;
— работе в выходные и нерабочие праздничные дни, —
работнику производятся дополнительные выплаты. Такие выплаты могут быть предусмотрены как нормативными, так и локальными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.
При этом действует общее правило, согласно которому выплаты, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором, не могут быть ниже установленных нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Законодатель считает данные выплаты частью заработной платы, которая в соответствии со ст. 129 ТК РФ состоит из следующих частей:
— вознаграждения за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
— компенсационных выплат (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);
— стимулирующих выплат (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Выплате подлежат все составные части заработной платы. Следовательно, оплату работы в выходной день при суммированном учете рабочего времени надо производить одновременно с выплатой заработной платы за тот месяц, в котором работник привлекался к работе в выходной день.
Сверхурочная работа
В отличие от оплаты выходных и праздничных дней в отношении сверхурочной работы законодатель установил специальную дефиницию. Согласно ст. 99 ТК РФ при суммированном учете рабочего времени сверхурочной считается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Соответственно, такие часы должны оплачиваться после подведения итогов работы по учетному периоду времени, обычно это квартал, полугодие или год. Соответственно, оплата должна быть произведена в рамках заработной платы, выплачиваемой первой после окончания периода. При этом необходимо отличать сверхурочную работу в рамках ст. 99 ТК РФ от работы за пределами установленной смены. Если работник привлекается к работе после окончания смены, например чтобы подменить опаздывающего или отсутствующего работника, такая сверхурочная работа также, на наш взгляд, подлежит оплате в том месяце, в котором она произведена.
По итогам учетного периода подлежат оплате только те часы сверхнормативной работы, которые «возникли» после подсчета итогов периода из разницы между фактически отработанным временем и суммарным количеством нормальных часов в учетном периоде. Определить такую сверхурочную работу до подведения итогов в принципе невозможно.
На наш взгляд, превышение количества часов, установленных работнику графиком сменности на конкретный месяц, должно оплачиваться в этом же месяце, а превышение общей нормы рабочего времени (по производственному календарю) — по итогам учетного периода. При этом в итоговой выплате оплаченные часы за сверхурочную работу второй раз учету не подлежат.
Размер оплаты сверхурочных
Отдельным вопросом является вопрос о размере оплаты сверхурочной работы. В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты сверхурочной работы могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Подсчитать первые и последующие часы работы можно только для сверхурочной работы за превышение графика сменности в месяц. Расчет для сверхурочной работы по итогам учетного периода таким образом не произведешь. ТК не дает нам однозначного ответа на этот случай. Поэтому при расчете можно рекомендовать пользоваться разъяснениями сотрудников правоприменяющих органов. Так, давая ответ на вопрос о порядке оплаты, Минтруд РФ в свое время указал: «При суммированном учете рабочего времени сверхурочная работа компенсируется по общим установленным законодательством нормам. При этом в полуторном размере оплачивается то количество сверхурочных, которое не превышает в среднем двух часов за каждый рабочий день в учетном периоде по календарю той продолжительности рабочей недели, которая установлена на предприятии. Остальные часы сверхурочной работы оплачиваются в двойном размере».
Совпадение с праздником
В рамках суммированного учета рабочего времени возможна еще одна спорная ситуация. В случае если согласно графику работника его нерабочее время совпало с нерабочим праздничным днем и он был привлечен к работе в этот день, отработанное время компенсируется оплатой не менее чем в двойном размере (по правилам ст. 153 ТК РФ, как за работу в выходной день). При этом данное время не нужно учитывать как сверхурочное по окончании учетного периода, так как оно уже оплачено в большем размере. Данный вывод основан на положениях Приказа Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю».
Согласно данному документу перенос выходных дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями, предусмотренный ч. 2 ст. 112 ТК РФ, осуществляется работодателями, применяющими различные режимы труда и отдыха, при которых работа в праздничные дни не производится. Такой порядок переноса выходных дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями, в равной степени относится к режимам работы как с постоянными фиксированными по дням недели выходными днями, так и со скользящими днями отдыха. При этом у работодателей, приостановка работы у которых в нерабочие праздничные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям (например, непрерывно действующее производство, ежедневное обслуживание населения и др.), перенос выходных дней, предусмотренный ч. 2 ст. 112 ТК РФ, не осуществляется.
При суммированном учете рабочего времени необходимо принимать во внимание, что ст. 153 ТК РФ не делает различий по видам учета рабочего времени. Поэтому, если рабочая смена по графику пришлась на праздничный нерабочий день, она оплачивается с учетом требований данной статьи (в двойном размере) в том месяце, когда такая работа фактически производилась, либо работнику по его заявлению должен быть предоставлен дополнительный выходной день.
Источник — журнал «Трудовое право для кадровика»
Суммированный учет рабочего времени представляет собой достаточно распространенный режим работы современных компаний. Но при этом многие руководители могут даже не знать о том, как правильно осуществляется составление этой нормы.
Что это такое?
Существуют разные виды рабочего времени, но в данном случае рассматривается специализированный режим, который основывается на графиках сменности, включая также скользящие выходные дни.
В качестве основания для введения такого режима являются специфические условия производства в компании или же в процессе выполнения определенных работ, которые не предоставляют возможности соблюдать конкретную продолжительность рабочего времени, установленную изначально для этой категории сотрудников. Такими специфическими условиями производства, которые могут служить причиной для использования суммированного учета, можно назвать общую сезонность работы компании или же аналогичный характер выполняемых работ.
Как его вводят?
Порядок, по которому изменяются виды рабочего времени, определяется в соответствии с действующими правилами внутреннего трудового распорядка, но сами эти правила должны утверждаться работодателям, учитывая мнения со стороны представительных органов сотрудников или же в том случае, если подписывается коллективный договор.
В данных правилах нужно указать следующую информацию:
- Факт того, что изменяется график рабочего времени и вводится данный режим.
- Продолжительность учетного периода.
В том случае, если на работу принимается какой-то новый сотрудник, и при этом выполнение его обязанностей осуществляется в соответствии с правилами суммированного учета, он также должен быть осведомлен об этих правилах, и должен поставить подпись в конкретном документе о том, что он действительно был ознакомлен. Если же этот режим вводится не для всей компании, а только для определенной категории сотрудников или даже под различные виды работ, то в таком случае режим работы для этих сотрудников становится индивидуальным, и при этом обязательным условием составленного трудового договора. Наиболее распространенная формулировка в данном случае является следующей:
- для работника определяется нормальный график рабочего времени, исходя из 50 часов еженедельно с суммированным учетом.
Решение о том, что на суммированный учет переводится определенная часть сотрудников, предусматривает также изменение определенных условий составленного договора.
Графики
Главная особенность такого режима заключается в том, что расчет рабочего времени от поденного или недельного предусматривает определенные отклонения продолжительности работы от изначально установленной нормативами для этой категории сотрудников. При этом в границах конкретного периода общая продолжительность не должна превышать нормальное количество рабочих часов, установленных для этого периода.
В связи с этим выполнение стандартной нормы труда, то есть отработка норматива времени, обеспечивается не на протяжении недели, а в течение более длительного периода. В обязанности работодателя входит организация работы так, что сотрудник, в отношении которого теперь используется иной расчет рабочего времени с суммированным учетом, в конечном итоге полностью отработал собственную норму в течение учетного периода. Именно для этого и разрабатывается индивидуальный график сменности/работы на конкретный период, и в учете изначально устанавливается время начала и окончания рабочего дня, время отдыха между сменами, а также их продолжительность.
При этом нужно правильно понимать, что общая продолжительность работы по такому графику не может превышать ту норму рабочего времени, которая определяется для этого учетного периода. При этом также не допускается недоработка до отмеченной нормы.
Помимо всего прочего, в процессе составления графика сменности не стоит забывать о том, что запрещается ведение работы на протяжении сразу двух смен подряд, причем график сменности должен утверждаться руководителем компании или же лицом, которое было им уполномочено, учитывая мнение определенного профсоюзного органа компании (при наличии такового), и потом уже доводится до сведения рабочих, что должно быть произведено не позднее чем за месяц до того, как вступит в силу.
Норма
Если используется суммированный учет рабочего времени работника, то в таком случае для определенного установленного периода должна распределяться норма времени, установленная каждому сотруднику. При этом в разные месяцы или недели работник может выполнить разное количество часов (в один день сверхурочные, в другой – неполное рабочее время).
Введение продолжительного учетного периода является целесообразным по той причине, что в данном случае сводятся к минимуму сверхурочные часы и, к примеру, сглаживается сезонная перегрузка сотрудников. При этом, если у компании отсутствует график сменности или же определенные сотрудники работают на протяжении двух или даже большего количества смен подряд, все эти действия со стороны инспекции труда будут квалифицироваться в качестве административных правонарушений, и ответственность за совершение этого уже предусматривается соответствующим кодексом.
Как определить учетный период?
К примеру, в соответствии с действующими ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка) нормальный рабочий день представляет собой:
- пн-пт: 08:00 – 16:00;
- сб: 08:00 – 14:00;
- вс: выходной.
Другими словами, общая продолжительность рабочей недели составляет 40 часов.
В связи с тем, что норма продолжительности работы определяется в соответствии с пятидневной рабочей неделей, работники, выполняющие свои обязанности по описанному режиму, фактически отрабатывают в месяц:
- в июле – 172 часа;
- в августе – 181 час;
- в сентябре – 174 часа;
- в октябре – 172 часа;
- и т. д.
Образец учета рабочего времени вы можете увидеть выше.
Что нужно знать?
В первую очередь следует разобраться с тем, обязаны ли мы в таком случае вести суммированный учет для сотрудников с этим режимом работы в том случае, если отмеченная продолжительность рабочей недели будет соблюдаться, или же все-таки нужно ввести понедельный учет. Если это допустимо, то в таком случае нужно разобраться с тем, каким образом нужно понять, как должен сдаваться табель по этим сотрудникам, чтобы им была нормально произведена оплата рабочего времени, так как в месяц часы могут превышать норму или быть меньше ее.
Если же все-таки необходимо вводить суммированный учет, и при этом в качестве учетного периода рассматривать год, то в таком случае на протяжении одного года будет приблизительно 16 сверхурочных часов. За счет этого работодателем будет соблюдаться нормальная продолжительность работы на протяжении недели, и при этом по окончании года он должен будет оплатить своим сотрудникам сверхурочные часы. В таком случае многие задаются вопросом о том, а есть ли возможность на протяжении года немного откорректировать рабочее время так, чтобы в конечном итоге установленная норма времени не была нарушена, и поэтому не нужно было бы оплачивать дополнительно сверхурочные часы, и не нарушаются ли в этой ситуации ПВТР.
В общем случае использование суммированного учета не представляет собой непосредственную обязанность работодателя. Но при этом нужно правильно понимать, что определенными нормативными правовыми актами предусматривается введение этого режима в обязательном порядке для той категории работников, которые, к примеру, работают вахтовым методом, а также для водителей транспортных средств и членов экипажей различных судов.
Если компания не имеет обязательства использовать суммированный учет, основываясь на специальных нормативных актах, то в таком случае устанавливается возможность введения этого режима в том случае, если условия производства в целом не дают возможности сформировать для работников определенный график.
Важные особенности
Если сотрудник не выполняет положенные ему затраты рабочего времени, то в таком случае основная зарплата сотрудника, а именно его вознаграждение за труд, должна рассчитываться пропорционально тому времени, которое он фактически отработал.
Особенность суммированного учета в данном случае заключается в том, что в отличие от недельного или же поденного учета рабочего времени предусматривает определенные отклонения от того, что устанавливается изначально для этой категории рабочих. При этом, если присутствует какая-то переработка в определенные дни или же недели, ее можно компенсировать недоработкой на протяжении других недель или дней таким образом, чтобы в конечном итоге в рамках определенного учетного периода общая продолжительность не была больше нормального числа рабочих часов. В связи с этим нормированное количество часов отрабатывается не в течение недели, а на протяжении более длительного срока.
При этом стоит отметить, что на данный момент действует определенный Порядок исчисления нормы рабочего времени, в соответствии с которым устанавливается продолжительность часов, которые должны отрабатывать разные категории сотрудников на протяжении недели, месяца или другого временного промежутка. Именно поэтому количество отработанных часов должно соответствовать той норме, которая устанавливается данным Порядком. В данном случае можно любыми способами варьировать длительность работы на протяжении всего учетного периода, но самое главное – это сбалансировать ее в общих рамках.
Единый порядок определения нормы того, как устанавливаются часы рабочего времени, уравнивает положение работников, имеющих нормальный режим работы, с теми, кто работает по суммированному отчету рабочего времени, и в конечном итоге обеспечивает полное равенство прав сотрудников.
Отработка суммарного количества рабочих дней должна быть обеспечена работодателем на протяжении определенного учетного периода. Если этим сотрудником не выполняются нормы труда именно по вине работодателя, и в году рабочего времени у него оказалось меньше, то в таком случае он должен заплатить ему зарплату за фактически проработанное время или же выполненные работы, но при этом выплата должна быть не ниже средней заработной платы сотрудника, которая рассчитывается на данный период времени.
Основные понятия
Нормальная продолжительность рабочего времени в соответствии с действующей практикой составляет 40 часов в неделю. При этом, если по условиям производства в компании не может соблюдаться ежедневная или же еженедельная продолжительность, установленная для конкретной категории сотрудников, предусматривается возможность введения такой нормы, как суммированный учет рабочего времени.
Его использование на практике в преимущественном большинстве случаев вызывает достаточно большое количество вопросов. Изначально нужно правильно понять, как установить порядок определения и оплаты сверхурочных часов, а также как правильно их документально оформить. Помимо этого, суммированный учет рабочего времени вызывает достаточно большое количество споров в плане нормативных актов работодателей, которые достаточно часто вписывают такие положения, которые перечат действующему законодательству. Именно по этой причине нужно правильно понимать основные положения и тонкости оформления этого режима.
Введение такого учета
Достаточно часто происходят такие ситуации, когда компания принимает на работу определенного сотрудника, и вследствие этого работодатель принимает решение о том, чтобы ввести суммированный учет рабочего времени. В данном случае нужно использовать в качестве основы статьи 7274 ТК РФ о внесении различных изменений в состав трудового договора.
В данном случае одним из наиболее важных условий является то, что в трудовой договор изменения должны вноситься с предварительным извещением об этом сотрудников не более чем за два месяца до вступления этих коррекций в силу. При этом работодатели далеко не всегда отдают себе отчет в том, к чему может привести несоблюдение установленных норм. Именно по этой причине стоит рассмотреть несколько примеров решения судов по таким вопросам для того, чтобы работодатели были предостережены от нарушения действующих законов.
Пример
Известно, что женщина работала на определенной подстанции медицинской помощи в МУЗ. В соответствии с первоначально составленным трудовым договором оговаривался сокращенный режим работы, то есть нормированный рабочий день в соответствии с определенным графиком сменности, а также составляющие рабочего времени. При этом в соответствии с ПВТР этого учреждения для всех сотрудников, которые работают с оказанием различной медицинской помощи, используется помесячный учет рабочих часов, основываясь на 68 часовой продолжительности работы в течение дня, а также пятидневной рабочей неделе.
В соответствии с последующим приказом главврача этого учреждения утверждается норматив рабочего времени на последующий год, и при этом предусматривается сокращенная продолжительность времени рабочего дня, предоставляя выходные дни по скользящему графику. Точно так же вносятся изменения в другие правила договора, вследствие чего в качестве учетного периода уже считается год, а не месяц.
Так как женщина не была своевременно уведомлена об этом в письменной форме, суд приходит в конечном итоге к обоснованному выводу о том, что в ее пользу взыскивается задолженность по оплате за все сверхурочные часы, которые она работала на протяжении этого года. Помимо этого, в соответствии с действующим законодательством в пользу истицы также делается взыскание компенсации за то, что работодателем задерживалась выплата заработной платы.
В определенных ситуациях суммы, которые взыскиваются с работодателя, являются достаточно небольшими, и по большему счету жалко траты времени, но бывают и такие ситуации, при которых сотрудникам присуждаются довольно внушительные суммы, которые действительно можно было бы исключить, если бы работодатель действовал в соответствии с законами и правилами.
Как вести учет?
Когда записывается табель рабочего времени, у многих людей нередко возникают различные споры по поводу того, каким образом нужно правильно подсчитывать отработанные часы. Ведь далеко не всегда сотрудники компании разбираются в особенностях суммированного учета, вследствие чего не будут отстаивать свои права в судебном порядке. Если работодатель соблюдает действующее законодательство в полной мере, то в таком случае решение любого суда в конечном итоге признается в его пользу, и именно поэтому лучше всего заранее разобраться в этих тонкостях, и потом уже к ним не возвращаться.
Оплата недоработки
Бывают и такие ситуации, когда начинают возникать вопросы об обеспечении доплаты в том случае, когда в течение учетного периода сотрудник так и не отработал требуемое количество часов. Если они не были отработаны исключительно по вине самого сотрудника, то в таком случае никаких споров это не вызывает, но иначе ситуация обстоит в том случае, если такая отработка должна осуществляться по вине работодателя.
Что нужно помнить?
- Если вы хотите составить суммированный табель рабочего времени, вам нужно основываться исключительно нормами главы 12 ТК РФ. При грамотном их соблюдении существенно снижается риск того, что действия работодателя кто-то сможет и даже захочет оспаривать в судебном порядке.
- В процессе подсчитывания норм рабочего времени для определенного сотрудника должны исключаться периоды, когда сотрудника не было на рабочем месте, но при этом за ним сохранялось его рабочее место. К перечню такого времени можно отнести время отпусков, больничных и еще множество других ситуаций. Уже основываясь на этих цифрах, должно определяться общее количество сверхурочных часов.
- Для того чтобы оплачивать недоработанные часы, первоначально нужно разобраться, по какой причине человек отработал неполное рабочее время. Если данная ситуация произошла по вине сотрудника, то в таком случае неотработанные часы не должны оплачиваться, но если же виной является сам работодатель, то в таком случае до нормы неотработанные часы должны быть полностью оплачены в размере 2/3 от установленной заработной платы (случаи простоя), а также в размере не ниже заработной платы, если впоследствии работодатель так и не предоставил своим сотрудникам возможность отработать это время.
- Часы, которые сотрудник работает сверх нормы, нужно оплачивать в соответствии с правилами статьи 152 ТК РФ. Подсчет сверхурочных часов осуществляется по окончании учетного периода, и при этом они непосредственно зависят от той нормы, которая должна отрабатываться сотрудником в течение этого периода. При этом стоит отметить, что первые два часа должны быть оплачены в размере 1.5 от нормы, а остальные – в двойном.
- Несколько иначе проводится подсчет сверхурочной работы сотрудников железнодорожного транспорта. Продолжительность часов, которые были отработаны сверхурочно, и при этом должны быть оплачены в полуторном размере, должна определяться посредством умножения двух часов на полное количество дней, которые являются рабочими, за определенный отчетный период в целом. После этого из количества сверхурочных работ в течение учетного периода полностью высчитываются часы, которые должны оплачиваться в размере полутора стандартной оплаты. Полученная разница и будет представлять собой те сверхурочные часы, которые будут оплачены в два раза больше от стандартной зарплаты. Но на самом деле такой способ ведения расчетов вызывает массу споров, поэтому со стороны законодателей лучше получить дополнительные разъяснения.
Учитывая все эти понятия, вы сможете определить нужную продолжительность работы, а также сможете грамотнее осуществлять менеджмент работы своих сотрудников, чтобы в конечном итоге избежать каких-либо нарушений действующего законодательства и, соответственно, всевозможных судебных разбирательств.
Грамотные специалисты же всегда понимают, как правильно использовать такой режим работы и какие он предоставляет преимущества работодателю, и поэтому активно пользуются им в случае необходимости.
Есть случаи, когда Трудовой кодекс позволяет компаниям применять суммированный учет рабочего времени. Однако осуществить это на практике не всегда просто. Рассмотрим все тонкости данного учета.
ЧТО ТАКОЕ СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ
Если в организации по условиям производства или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. Это делается для того, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может быть больше одного года. Так сказано в статье 104 ТК РФ.
Нормальное число рабочих часов за учетный период для сотрудников, рабочее время которых учитывается суммированно, определяется исходя из установленной еженедельной продолжительности рабочего времени. Для тех сотрудников, которые работают неполный рабочий день или смену либо неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Таким образом, если специфика работы предприятия не позволяет установить для сотрудников график рабочего времени, согласно которому за неделю они работали бы 40, 36, 35 либо 24 часа, то более удобным является применение суммированного учета рабочего времени. Работодатель в этом случае должен организовать рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за учетный период, например за месяц. При этом в каждый из дней учетного периода длительность работы может варьироваться. Главное, чтобы в рамках учетного периода она была сбалансирована.
КАК ВВОДИТСЯ СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ
В статье 104 ТК РФ сказано: порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Допустим, что, когда фирма разработала и утвердила такие правила, необходимости в суммированном учете рабочего времени не было. А впоследствии его понадобилось ввести. Как это сделать?
Документом, который вносит изменения в правила, может быть приказ. Однако, поскольку сами правила внутреннего распорядка работодатель утверждает с учетом мнения представительного органа работников компании (ст. 190 ТК РФ), то такой порядок необходимо соблюсти и при внесении в них изменений.
Кроме того, статья 22 ТК РФ говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Следовательно, с приказом, вводящим суммированный учет рабочего времени, необходимо ознакомить всех работников, которых это касается.
КОГДА ВВОДИТСЯ СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ
Единственный случай, когда суммированный учет обязательно должен быть введен, предусмотрен статьей 300 ТК РФ. Это вахтовый метод работы. Согласно статье 297 ТК РФ вахтовый метод - это особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение домой.
Как следует из статьи 102 ТК РФ, режим гибкого рабочего времени предполагает, что начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. При этом фирма должна обеспечить отработку сотрудником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов. Это может быть рабочий день, неделя, месяц и т. д.
Под сменной работой в соответствии со статьей 103 ТК РФ понимается работа в две, три или четыре смены. Такой режим вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
Режим сменной работы на практике используют промышленные предприятия, предприятия и организации жилищно-коммунального хозяйства, торговые организации, предприятия общественного питания. Очевидно, что вводить суммированный учет в условиях сменной работы нужно только в том случае, если продолжительность смены отклоняется от нормальной.
ОПЛАТА ТРУДА ПРИ СУММИРОВАННОМ УЧЕТЕ
В расчете зарплаты сотрудникам, которым установлен суммированный учет, есть особенности. Как правило, если в организации в целом или для отдельных категорий сотрудников введен суммированный учет рабочего времени, значит, условия труда отклоняются от нормальных. Это может быть систематическая работа по выходным и праздникам, работа в ночное время, сверхурочная работа и т. д. Обычно таким работникам устанавливают достаточно высокие тарифные ставки, чтобы компенсировать экстремальные условия работы. Однако большая зарплата не освобождает работодателя от обязанности оплачивать работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в соответствии с требованиями Трудового кодекса .
Конкретные размеры вознаграждений в указанных случаях, так же как и система основной заработной платы, устанавливаются коллективными договорами, другими локальными нормативными актами организаций и непосредственно трудовыми договорами. Так сказано в статье 135 ТК РФ.
Сверхурочная работа
Сверхурочной работой при суммированном учете считается работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. При этом сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Об этом говорится в статье 99 ТК РФ.
Правила оплаты сверхурочной работы установлены в статье 152 ТК РФ. За первые два часа она оплачивается не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным или трудовым договором, а также локальными нормативными актами. Сотрудник может отказаться от повышенной оплаты и использовать дополнительное время отдыха, но не менее отработанного сверхурочно.
Определить количество часов, отработанных сверхурочно, при суммированном учете рабочего времени несложно. Поскольку в пределах учетного периода количество рабочих часов не должно превышать норму, то все время, превышающее норму, считается сверхурочной работой. Сложности начинаются, когда нужно рассчитать размер оплаты за сверхурочную работу.
Если следовать букве закона, первые два часа из всех часов, отработанных сверхурочно, оплачиваются в полуторном размере, а все остальные часы - в двойном. Причем не имеет значения, когда фактически отработаны эти часы: в один день или на протяжении всего учетного периода.
Такая методика расчета следует из Трудового кодекса, но не отражает реальных условий работы. Если установлен длительный учетный период (например, год), к его окончанию у работника может быть накоплено большое количество сверхурочных часов.
Существует и другой подход к оплате сверхурочной работы. В полуторном размере оплачивается то количество сверхурочных, которое не превышает в среднем двух часов за каждый рабочий день в учетном периоде, а остальные часы оплачиваются в двойном размере. Этот подход более логичен, так как установить количество сверхурочных часов применительно к конкретным рабочим дням невозможно (по правилам суммированного учета рабочего времени переработка в один день может компенсироваться недоработкой в другой день). Однако положения статьи 152 ТК РФ не позволяют подтвердить его правомерность.
|
ЕСЛИ В УЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ БЫЛА НЕДОРАБОТКА Недоработка (когда работник в учетном периоде отработал меньше нормального количества рабочих часов) может возникнуть по двум причинам: по вине самого работника и по вине работодателя. Если невыполнение норм труда, неисполнение трудовых (должностных) обязанностей является следствием вины работодателя, оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (ст. 155 ТК РФ). Это говорит о том, что если в учетном периоде сотрудник не смог отработать нормальное количество рабочего времени по вине работодателя, то зарплата ему будет рассчитываться исходя из нормального количества рабочего времени. Как оплачивается труд сотрудника, виновного в недоработке? Если причина уважительная (отпуск, болезнь и т. д.), за время отсутствия на работе обычно выплачивается средний заработок. Если же причины неуважительные (например, прогул) - оплата не производится. |
Как же поступить бухгалтеру, если в его организации установлен суммированный учет рабочего времени и учетный период превышает месяц? Мы предлагаем следующую методику, которая не противоречит законодательству и отражает специфику работы.
Начисляя каждый месяц зарплату, нужно учитывать фактически отработанное работниками за этот месяц количество часов. Каждый час работы оплачивается в одинарном размере. Когда же будут подведены итоги учетного периода и выявлено количество часов сверхурочной работы, за первые два таких часа нужно будет начислить половину часовой тарифной ставки, а за все остальные - одну тарифную ставку. Другими словами, нужно использовать коэффициенты 0,5 и 1,0. Они отражают тот факт, что все часы, фактически отработанные в учетном периоде, уже оплачены в одинарном размере.
ПРИМЕР 1. Сотруднику организации ОАО «Полет» Р.А. Смирнову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период - квартал. Часовая тарифная ставка Р.А. Смирнова - 200 руб./ч.
Нормальное количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе в I квартале 2007 года составляет 454. В связи с тем что пришлось замещать заболевшего сотрудника, Р.А. Смирнов за I квартал 2007 года отработал 641 час, из них:
- в январе - 198 часов (при норме 136 часов);
- в феврале - 231 час (при норме 151 час);
- в марте - 212 часов (при норме 167 часов).
Определим, какую оплату должен получить Р.А. Смирнов за сверхурочную работу.
РЕШЕНИЕ. Определим, сколько часов отработано сверх нормального числа рабочих часов за учетный период:
641 ч – 454 ч = 187 ч.
Поскольку в каждом из месяцев учетного периода Р.А. Смирнов получал зарплату в соответствии с количеством фактически отработанных часов, часы переработки оплачиваются в меньшем размере. Так, за первые два часа сверхурочной работы оплата будет равна:
200 руб./ч х 0,5 х 2 ч = 200 руб.
Все остальные часы сверхурочной работы - 185 ч (187 ч - 2 ч) должны быть оплачены в одинарном размере. Сумма оплаты составит:
200 руб./ч х 1,0 х 185 ч = 37 000 руб.
Таким образом, вместе с зарплатой за март 2007 года сотрудник получит оплату за сверхурочную работу в течение I квартала 2007 года в размере:
200 руб. + 37 000 руб. = 37 200 руб.
Зарплата за март рассчитывается исходя из фактически отработанных часов за этот месяц (212 ч), а не из их нормального количества (167 ч). Она равна: 200 руб./ч х 212 ч = 42 400 руб.
При определении количества сверхурочных часов за учетный период бухгалтеры должны учитывать разъяснения Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 08.08.66 № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни». Согласно этому документу при подсчете сверхурочных часов не учитывается работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, так как она уже оплачена в повышенном размере.
Здесь бухгалтеры опять воспользуются коэффициентами 0,5 и 1,0.
ПРИМЕР 2. Сотруднику ЗАО «Чайка» В.И. Мишину установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период - месяц. Оклад работника - 18 000 руб.
Согласно производственному календарю нормальное количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе за февраль 2007 года составило 151. За февраль 2007 года сотрудник фактически отработал 161 час, в том числе вне графика 23 февраля - 8 часов.
Коллективным договором предусмотрена дополнительная оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере, а также оплата труда в сверхурочное время за первые два часа работы в полуторном размере, за остальные - в двойном.
РЕШЕНИЕ. Определим среднечасовой заработок. Он равен:
Рассчитаем заработную плату за февраль 2007 года исходя из фактически отработанных часов. Она равна:
119,21 руб./ч х 161 ч = 19 192,81 руб.
119,21 руб. х 8 ч х 1,0 = 953,68 руб.
Коэффициент 1,0 учитывает двойную оплату труда в праздничные дни (одинарный размер оплаты уже учтен при расчете зарплаты работника).
Рассчитаем количество часов, отработанных сверхурочно. Это количество определяется за вычетом количества часов, отработанных в праздничный день вне графика сменности. Количество часов сверхурочной работы составило:
161 ч - 151 ч - 8 ч = 2 ч.
Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере. Размер оплаты составляет:
119,21 руб. х 0,5 х 2 ч = 119,21 руб.
Коэффициент 0,5 учитывает полуторную оплату сверхурочных часов (одинарная оплата учтена при расчете зарплаты работника за фактически отработанное рабочее время).
19 192,81 руб. + 953,68 руб. + 119,21 руб. = 20 265,70 руб.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отработал в праздничный день согласно графику сменности и в пределах нормы рабочего времени.
ПРИМЕР 3. Изменим условия примера 2. Праздничный день (8 часов) отработан по графику. Сверхурочной работы не было. Коллективным договором организации предусмотрена оплата труда в праздничные дни в двойном размере, а также первых двух сверхурочных часов в полуторном размере и других сверхурочных часов в двойном размере.
РЕШЕНИЕ. В связи с тем что сотрудник отработал всю норму рабочего времени, он получит полный оклад, который составляет 18 000 руб. Для того чтобы рассчитать оплату за работу в праздничный день, определим среднечасовой заработок. Он равен:
18 000,00 руб. : 151 ч = 119,21 руб./ч.
Доплата за работу в праздничный день составит:
119,21 руб./ч х 8 ч х 1,0 = 953,68 руб.
Заработная плата за февраль 2007 года составит:
18 000,00 руб. + 953,68 руб. = 18 953,68 руб.
Работа в ночное время
Согласно статье 96 Трудового кодекса ночным считается время с 22.00 до 6.00. Каждый час такой работы оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях (ч. 1 ст. 154 ТК РФ).
Для некоторых профессий за работу в ночное время размеры доплат установлены. Например, для работников учреждений здравоохранения доплата за работу в ночное время установлена в размере 50% часовой тарифной ставки или должностного оклада за каждый час работы (п. 5.1 приказа Минздрава России от 15.10.99 № 377). Но это касается работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения. Сотрудникам коммерческих организаций доплаты за труд в ночное время устанавливаются только по соглашению с работодателем.
Если же для какой-либо профессии размер доплаты за работу в ночное время не установлен, конкретные суммы повышенной оплаты труда определяются коллективным или трудовым договором. Это следует из статьи 154 Трудового кодекса.
ПРИМЕР 4. В ЗАО «Доктор Фтор» установлен суммированный учет рабочего времени. Согласно коллективному договору за работу в ночное время положена надбавка в размере 50%. Учетный период - месяц.
Часовая тарифная ставка врача А.Р. Иванова составляет 100 руб./ч. В феврале 2007 года он отработал 161 час, из них в ночное время - 15. Нормальное количество рабочих часов в феврале 2007 года - 151.
Рассчитаем зарплату А.Р. Иванова за февраль 2007 года.
РЕШЕНИЕ. Определим количество часов, отработанных сверхурочно.
