Процесс принятия и реализации управленческих решений

Всякое управленческое решение имеет свой субъект , т.е. лицо или орган, которое его принимает, объект – трудовой коллектив или отдельные работники, которые должны выполнять это решение, и предмет , т.е. содержание решения, в котором определяется, что нужно делать и т.п.

Таким образом, управленческое решение является актом субъекта управления, определяющим деятельность и поведение объекта управления. Посредством решений устанавливаются цели деятельности, сроки их достижения, виды работ, производится расстановка людей по должностям и рабочим местам, определяются их функции, права и ответственность, правила поведения на работе, меры взыскания и поощрения работников, распределяются материальные ресурсы, денежные средства, оценивается качество продукции и др.

Управленческое решение есть комплексный акт, включающий правовой, социальный, психологический и другие аспекты. В правовом отношении управленческое решение является властным актом субъекта управления, в котором он выражает свою волю, реализует предоставленные ему права распоряжаться трудом подчиненных работников, материальными и денежными средствами в интересах производства. Одновременно решение представляет собой акт принятия субъектом на себя ответственности за его возможные неблагоприятные последствия и актом возложения ответственности на исполнителей за его полное и своевременное выполнение. Руководитель отвечает также за своевременность принятия решения и за уклонение от принятия назревшего решения.

Управленческое решение является актом социальным, так как принимается людьми и затрагивает интересы людей.

Управленческое решение является психологическим актом, так как представляет собой результат мыслительной деятельности человека. Поэтому качество решения в значительной степени зависит от глубины мышления, которое в свою очередь непосредственно связано со знаниями и опытом, накопленными человеком и используемыми им в процессе принятия решения.

С информационной точки зрения решение есть результат обработки информации, в ходе которой осуществляется выбор среди возможных вариантов такого, который наиболее близок к оптимальному, т. е. является наилучшим.

Решение является непосредственной продукцией управленческого труда. Это продукция промежуточная, но необходимая. Без нее нельзя получить конечную продукцию (автомобиль, здание, готовую одежду). Решение, как разновидность продукции, может служить предметом купли-продажи. Это позволяет создавать специальные организации для выработки сложных управленческих решений за плату. Роль таких организаций нередко выполняют научно-исследовательские учреждения, вычислительные центры и другие организации.

Качество управленческих решений непосредственно влияет на эффективность управления. Без решения нет управления.

Управленческие решения могут иметь различную направленность и множество назначений.

Классификация управленческих решений может быть проведена по следующим признакам: субъекту, объекту, предмету, времени принятия, важности, формализуемости, степени самостоятельности, обязательности, форме.

По субъекту , т.е. в зависимости от того, кем принимаются, решения могут быть подразделены на три группы. Первая группа решений связана с видом субъекта управления. Решения могут приниматься: администрацией организации, предприятия; местными органами власти; трудовым коллективом; общественными организациями. Вторая группировка связана с местом субъекта решения в иерархии управления. Решения принимаются низовыми руководителями (бригадир, мастер, прораб, начальник участка); руководителями среднего уровня управления (подразделения организаций, объединений); руководителями высшего уровня управления (организации, объединения). Третья группировка решений связана с количеством участвующих в их принятии людей: единоличные, принимаемые руководителями на основе единоначалия; коллегиальные, принимаемые специально созданными коллегиями и различными комиссиями; коллективные, принимаемые трудовыми коллективами и коллективами общественных организаций.

Классификация решений по объекту означает деление их в зависимости от того, кому предписывается их выполнение. Объектом решений в строительстве могут быть отрасль в целом, ее подотрасли, строительные организации, а также отдельные лица.

По предмету , т.е. по содержанию, решения можно классифицировать в зависимости от подсистем производства, к которым они относятся. Различают технические, организационные, экономические, социальные решения.

По времени , к которому относятся решения, их можно разделить на решения о будущем, настоящем и прошлом. Решения о будущем - это плановые и прогнозные решения. Плановые решения (планы) носят директивный характер; прогнозные решения (прогнозы) это вероятностные предсказания будущего состояния объекта управления.

По степени важности решения делятся на стратегические и тактические. К стратегическим относятся такие общие решения, которые оказывают определяющее влияние на объект управления в целом, на успех деятельности организации, предприятия. Стратегические решения предусматривают не только количественные, но и качественные изменения в структуре производства. Тактические – это частные решения, принимаемые для разрешения текущих, частных проблем.

С точки зрения возможности формализации работы по подготовке решений их делят на формализуемые и неформализуемые (стандартные нестандартные). Формализуемые – это те решения, которые могут быть подготовлены по определенному шаблону. Поэтому все операции, связанные с разработкой таких решений, можно описать в виде алгоритма, запрограммировать и выполнить с помощью ЭВМ. К неформализуемым относятся решения, процесс подготовки которых не удается представить в виде алгоритма. это – проблемные решения, требующие творческого подхода, например, решение по повышению качества строительства, производительности труда.

По степени самостоятельности решения делят на применяемые: самостоятельно; во исполнение решений вышестоящих органов управления; по инициативе подчиненных подразделений.

В зависимости от степени обязательности решения бывают обязательные и рекомендуемые.

По форме представления решения классифицируются на документированные (письменные, в электронные записи) и недокументированные (устные).

Для того чтобы управленческие решения могли выполнять свою ведущую роль в управлении, они должны удовлетворять ряду требований, из которых основными являются: выполняемость, своевременность, оптимальность, законность, полномочность, справедливость, непротиворечивость и преемственность, простота, краткость и ясность изложения. Особой простоты, ясности и краткости требуют устные решения, передаваемые по цепочке подчиненности через несколько инстанций.

Крайне вредны для дела, а в конечном итоге также для тех руководителей, которые принимают решения, являются такие негативные черты как предвзятость, подмена действительного желаемым, перестраховка, половинчатость, эгоцентризм. Особо опасен эгоцентризм, который проявляется в подмене общих целей организации целям личности или узкогруппового характера.

Для своевременного принятия эффективных решений по всему комплексу возникающих проблем необходимо правильно организовать работу по подготовке решений. Это важнейшее условие оперативности и эффективности управления. Организация подготовки решений определяется их сложностью. Одни решения принимаются непосредственно руководителем в течение короткого времени, другие вырабатываются большими группами специалистов в течение многих месяцев.

Принятие решения является компетенцией руководителя. Для подготовки сложных решений может назначаться‚ лицо ответственное за организацию всей работы.

Организация работы по принятию решения включает: установление вида решения‚ подлежащего принятию; определение объема работ, продолжительности, сроков принятия решения и состава необходимых для этого специалистов; выбор методов принятия решения, определение порядка рассмотрения, согласования и утверждения (подписания) решения. При подготовке наиболее сложных решений с привлечением большого количества участников целесообразно составлять план принятия решения.

В современном управлении заметной проблемой является невыполнение решений. При этом нередко увеличивается количество невыполненных решений по одному и тому же вопросу. От этого страдает производство, снижается дисциплина, работники привыкают не выполнять решения. Поэтому необходимо, чтобы руководители и аппарат управления проявляли максимум настойчивости для неуклонного обеспечения реализации принятых решений.

Организация реализации решений включает: своевременное доведение их до исполнителей, учет, контроль, регулирование выполнения, анализ и оценку результатов, достигнутых в итоге реализации решений. Возможность успешного осуществления решения закладывается уже в самом решении, когда указывается не только что предстоит сделать, но и исполнители, сроки, средства и методы деятельности, а также те, кто осуществляет контроль за выполнением решения. Несмотря на это, в случае сложных решений, составляется план его реализации, детализирующий и конкретизирующий мероприятия по обеспечению выполнения решений и увязывающий их во времени.

Доведение решения до исполнителей должно быть своевременным и сопровождаться его пропагандой и разъяснением. Важно добиться правильного понимания содержания и значения решения, а также вызвать у работников желание активно включиться в его реализацию.

Необходимо организовать учет и контроль хода реализации решений по его отдельным этапам. Для этого применяются все существующие или организуются специальные виды учета и контроля. Для целей учета и контроля целесообразно использовать картотеку решений.

Регулирование реализации решений состоит в своевременном принятии мер, устраняющих выявленные в процессе контроля отставания и другие недостатки в выполнении решений. В случае необходимости производится корректировка решений с учетом конкретно складывающейся обстановки.

Анализ и оценка достигнутых результатов позволяют установить эффективность решения, выявить его недостатки, оценить успешность работы исполнителей решения и осуществить меры по их стимулированию.

Системные методы принятия решений основаны на системном подходе, представляющем собой методологию исследования сложных объектов. Сущность системного подхода заключается в том, что познаваемые сложные объекты рассматриваются как системы, т. е как комплекс элементов, находящихся во взаимосвязи и представляющих собой целостное образование. Целостным считается такое образование, которое обладает н0выми свойствами, отсутствующими у составляющих его элементов. При системном подходе внимание акцентируется на раскрытии сложного объекта и на выявлении всего многообразия внешних и внутренних связей, влияющих на его функционирование и развитие.

Для большинства систем характерно наличие цели, являющейся системообразующим фактором. Один и тот же комплекс взаимосвязанных элементов может представлять разные системы в зависимости от рассматриваемой цели. Система может составляться из элементов, включаемых в нее целиком или какой-либо своей частью, например, частью своих свойств, одновременно или последовательно. Одни и те же элементы могут входить в различные системы. Внутренние связи системы всегда сильнее ее связей с окружающей средой.

Методы принятия решений

В практике управления сложными системами, к которым относятся строительство нашли свое применение системные, экспертные, логические и логико-математические методы принятия решений.

Системный подход опирается на ряд принципов: а) целостности, заключающемся в принципиальной несводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимости из них свойств целого; б) зависимости каждого элемента, свойства и отношений системы от их места и функций внутри целого; в) структурности – возможности описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; г) взаимозависимости структуры и среды, выражающейся в том, что система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой‚ являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия; д) иерархичности, заключающейся в возможности деления системы на подсистемы и элементы, которые в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же рассматриваемая система является подсистемой более широкой системы, т.е. системы более высокого уровня (матасистемы).

Задача системного подхода при принятии решений по вопросам различных искусственных систем состоит в обеспечении такого сочетания их элементов, которое бы способствовало максимальному проявлению свойств целостности систем (эти свойства называются также эмерджентными).

Требованиям системного подхода удовлетворяет решение, принятое с учетом всех факторов, влияющих на ожидаемый результат, и обеспечивающее максимальное проявление свойств целостности системы, т.е. оптимальное решение.

Наиболее важными процедурами системного подхода является: идентификация предмета решения как системы, макроподход, микроподход, моделирование систем.

Необходимость идентификации (опознания ) предмета решения как системы определяется сущностью системного подхода, заключающейся в представлении познаваемых объектов в виде систем. В процессе идентификации нужно определить, что следует в каждом конкретном случае принять за систему, какие компоненты в нее входят, установить ее вид, выявить, в какую более широкую систему она входит, определить элементы внешней среды и характер взаимосвязей между системой и внешней средой.

Идентификация предмета решения как системы начинается с выявления проблемы и установления целей, которых необходимо достигнуть в процессе ее решения. Цель является главным системообразующим фактором.

Макропоходом вытекает из системных принципов иерархичности и взаимозависимости структуры и среды. Он состоит в рассмотрении изучаемого объекта, являющегося предметом решения и представленного в форме системы, как элемента более широкой системы (метасистемы) и в анализе его связей с элементами внешней среды. Метасистема определяет взаимозависимость всех входящих в нее систем, их свойства, отношения, место и функции внутри метасистемы как целого, а внешняя среда оказывает влияние на формирование свойств системы. Поэтому такой подход позволит выявить цели и внешние параметры рассматриваемой системы. При этом надо учитывать, что одна и та же система может входить в одну или несколько метасистем, каждая из которых предъявляет свои требования.

При принятии проектных решений макроподход называют внешним проектированием. Если принимается решение о строительстве жилого дома, то его следует принять за систему. Дом будет входить, по крайней мере, в две метасистемы: систему связанных с заказчиком (застройщиком) и систем архитектуры населенных пунктов. Заказчик (застройщик) исходя из потребности в жилы, структуры семей, имеющихся средств на строительство, определяет размер жилой площади дома, структуры квартир, уровень их комфортности. Главный архитектор населенного пункта определяет место постройки, этажность, требования к архитектурному оформлению. Изучая связи с внешней средой, определяют условия снабжения дома электричеством, газом, водой, тепловой энергией для отопления, возможность присоединения к внешним сетям канализации, условия торгового, транспортного обслуживания населения и многое другое.

Микроподход состоит в рассмотрении предмета решения как самостоятельной системы для установления ее внутренней структуры, состава элементов и взаимосвязей между ними. Если макроподход служит для выявления целей и внешних характеристик системы, то микроподход - для принятия решения, обеспечивающего их достижение. При принятии проектных решений микроподход называют внутренним проектированием. В приведенном выше примере со строительством дома после установления на стадии макроподхода параметров жилого дома в целом (общая и жилая площадь, этажность) и требований, которым он должен отвечать с точки зрения архитектуры и комфортности, решаются вопрос о структуре самого дома, принимаются объемно-планировочные, конструктивные и другие решения.

Опытные руководители стремятся учесть все факторы‚ которые могут оказать влияние на то или иное решение. Однако случайный перебор таких факторов приводит к тому, что какой-либо из них будет упущен. Рассмотрение объекта, являющегося предметом решения, как элемента метасистемы и как самостоятельной системы, изучение связей с внешней средой гарантируют более полный учет факторов, оказывающих влияние на решение.

Для упрощения управления, в особенности очень сложными системами, используется метод «черного ящика». Объект управления представляется в виде «черного ящика», т. е. его содержание неизвестно, но известны закономерности связей между входными и выходными устройствами, или, другими словами, известно, какие конкретные результаты на выходе системы вызываются определенными воздействиями на входе.

Для производственных систем метод «черного ящика» состоит в том, что орган управления (руководитель) не вникает в деятельность подчиненного подразделения (работника), а задает ему лишь выходные результаты и обеспечивает выдачу на входе того, что необходимо для их получения. О работе подразделения (работника) судят на основе выходных результатов в сравнении с обеспечением их входа; вмешательство в решение внутренних вопросов подразделения (работника) со стороны субъекта управления осуществляется только в порядке контроля при наличии отклонений от плановых заданий.

Важнейшим средством системного подхода является моделирование. Под моделированием понимается метод изучения объектов на их моделях. Моделью называют аналог исследуемого объекта, т.е. систему, позволяющую отобразить интересующие исследователей свойства изучаемой системы - оригинала. Модели используются тогда, когда непосредственное изучение исследуемого объекта затруднено или требует больших затрат. Модель как бы выполняет роль «представителя» или «заместителя» оригинала в процессе его изучения. Информация, полученная в результате исследования модели, распространяется на оригинал. В некоторых видах моделей при этом вводятся определенные поправки, учитывающие различия в условиях работы модели и оригинала, их инерционности и т. п. С логической точки зрения такое распространение информации с модели на оригинал основано на методе аналогий.

Аналогия - это подобие, сходство предметов в каких-либо свойствах, отношениях или признаках, причем предметов, которые в целом различимы. Умозаключение по аналогии – это логический вывод о свойствах _ и отношениях одного предмета на основе того, что этот предмет сходен с другим предметом, свойства и отношения которого известны.

Особенностью всех выводов по аналогии является то, что непосредственно изучается один предмет, а заключение делается о другом предмете. Однако вывод по аналогии всегда носит вероятностный характер, как бы ни казалось очевидным установленное сходство двух предметов. Поэтому данные любой аналогии следует проверять практикой. Положительная роль аналогии часто состоит в том, что она наводит на догадки, дает мысль о том или ином предположении.

Моделирование - понятие более широкое, чем аналогия. Оно включает в себя выводы по аналогии как неотъемлемую часть. Модель всегда выступает как средство изучения, объяснения, предсказания и эвристики, т.е. поиска нового. Моделирование охватывает процессы построения модели, ее исследование, получение с ее помощью нужной информации и практического применения результатов.

В зависимости от средств, которые используются для построения моделей, моделирование может быть физическим и абстрактным. .

Физическое моделирование осуществляется с помощью физических объектов и явлений, т.е. с помощью моделей, имеющих определенную вещественную форму. Физическое моделирование, в свою очередь, может быть предметным и аналоговым.

Предметно-физическое моделирование основано на прямых аналогиях между изучаемым объектом и его моделью, которая имеет одинаковую физическую природу. К таким моделям относятся уменьшенные в определенном масштабе макеты строительных объектов, населенных мест, модели строительных конструкций, действующие модели строительных машин и механизмов и другие. Так, на макетах зданий изучают архитектурные достоинства зданий и качество их объемно-планировочных решений. Испытывая модели конструкций, выносят суждения о прочностных свойствах и устойчивости- конструкций.

Специфическим видом физического моделирования являются деловые (управленческие) игры , при которых системы управления моделируются путем создания игровых коллективов, выполняющих моделируемые функции. Деловые игры, используются для выработки решений по совершенствованию управления.

Аналоговое физическое моделирование предполагает использование моделей, имеющих отличную от оригинала природу, но допускающих одинаковое с оригиналом математическое описание. Например, с помощью гидравлического устройства, состоящего из сосудов, соединенных трубками, можно изучать движение материальных потоков на предприятии. Изменение уровня жидкости в сосудах будет означать изменение запасов материалов (полуфабрикатов) на различных этапах процесса производства, а площадь сечения трубок и скорость движения жидкости даст представление о расходах материала. На электро-аналоговых установках можно анализировать и рассчитывать сетевые графики, решать задачи, связанные с оптимизацией перевозок грузов, размещением заказов и другие.

Абстрактное моделирование реализуется на моделях, представленных в виде символов. Поэтому его называют также символическим. Символ - это условный знак, которым обозначается какое-либо понятие, предмет, явление, действие, событие, свойство, связь, отношение между предметами, явлениями и т.п. Материализуя мысленные образы, символ дает возможность накапливать, хранить и передавать информацию. Благодаря своей наглядности символы облегчают логические операции и делают процесс мышления более продуктивным.

Абстрактные модели делят на две группы - математические и логические.

Разновидностями математического моделирования являются экономико-математическое и имитационное моделирование. Экономика-математическое моделирование - один из основных методов изучения процессов, происходящих в производственных системах. Экономико-математическая модель есть формализованное описание существенных связей и закономерностей процесса функционирования и развития производственной системы в виде формул, систем уравнений и т. п. Среди методов экономико-математического моделирования наиболее известны линейное и нелинейное программирование, динамическое программирование, корреляционные методы, теория массового обслуживания, матричные исчисления, статистические методы. Эти методы позволяют получать оптимальные решения и решать многие другие задачи. Отличительной особенностью экономико-математических моделей является возможность получения конкретных решений в численной форме.

Имитационное моделирование позволяет имитировать процесс производства, т. е. проводить эксперименты на моделях с целью изучения поведения системы, оценки различных стратегий ее функционирования и развития, выработки управленческих решений. Имитационное моделирование осуществляется чаще всего в условиях воздействия неопределенных факторов. Оно включает также использование стохастических моделей, применение метода статистических испытаний (Монте-Карло). При моделировании сложных систем, а также для реализации моделей в диалоговом режиме используются ЭВМ.

Логистическое моделирование реализуется на моделях в виде текста, матриц, графических схем, сетей. В формальной логике модели применяются издавна. В отличие от математических моделей, позволяющих вычислять решения, логические модели указывают лишь логические операции, которые необходимо выполнять в определенной последовательности, чтобы получить решение. Текстовые модели представляют собой определенным образом построенные словесные описания интересующих исследователей свойств моделируемой системы. Они находят применение, например, при прогнозировании (метод сценариев). Логические модели, допускающие математическую обработку, называют логико-математическими. К ним относят модели символической (математической) логики и модели, создаваемые на основе теории графов (древовидные, сетевые).

Методология исследований любых объектов посредствам представления их в качестве систем и анализа этих систем получила название системный анализ. Основой системного анализа, применяемого для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам управления производством является системный подход. Однако системный анализ заимствует общие исходные представления и предпосылки. Системный анализ по существу является методом реализации системного подхода к управлению производством. Системно рассматривается каждая управленческая проблема, ее связи с множеством других проблем и различных аспектов управления.

Процесс принятия решений расчленяется на укрупненные стадии и включает множество процедур, количество которых определяется сложностью проблем. Принятие решений по наиболее сложным проблемам делится на четыре стадии.

Первая стадия состоит в уяснении сложившейся ситуации, выявлении имеющихся проблем, выборе такой, которая требует решения в данной конкретной обстановке в формулировке цели.

Обычно под проблемой понимают сложный практический и теоретический вопрос (преграда, трудность), требующий изучения и разрешения. В системном анализе проблема возникает при наличии различий между фактическим и необходимым (желаемым) состоянием производственной системы, которая не в состоянии обеспечить соответствие фактических результатов ее деятельности (выходы) необходимым. Например, фактические темпы роста производительности труда в строительной организации ниже планового задания, следовательно, существует проблема повышения производительности труда. Проблема может заключаться не только в необходимости увеличения, но и в предотвращении снижения выхода. Найти решение проблемы - значит определить, какие изменения в существующую систему надо внести (или какой новой ее заменить), чтобы она обеспечивала желаемые выходы.

Для того чтобы выделить главную проблему, требующую первоочередного решения, необходимо выявить полный перечень проблем. Если в начале анализа не удается четко выделить главную проблему, целесообразно решить ряд простейших проблем, а затем перейти к выявлению и формулировке главной и установлению того, насколько она назрела для решения в данный момент. Важно наиболее полно учесть все факторы, создающие проблему, проверить их правильность и значимость для ее решения. Проблемы могут вытекать из задач, поставленных вышестоящим органом управления, их можно обнаруживать на основе анализа деятельности за прошедший период, результатов очередного контроля, претензий заказчика и организаций, эксплуатирующих построенные объекты, предложений специалистов, критических выступлении на собраниях общественных организаций. Многие проблемы может обнаружить непосредственно руководитель, хорошо знающий и постоянно анализирующий состояние дел на своем участке. Рекомендуется иметь постоянно обновляемый список наиболее важных проблем строительной организации.

Постановка цели имеет большое значение для правильного решения проблемы. Если принятие решения обусловлено задачей, поставленной вышестоящим органом управления, то необходимо уяснить эту задачу, установить место и роль своего подразделения в достижении целей вышестоящей организации. Опыт показывает, что глубокое изучение проблемы позволяет существенно уточнить и даже коренным образом изменить формулировку целей, народного хозяйства, строительной отрасли и вышестоящей строительной организации. После уточнения формулировки основной цели данного решения необходимо установить соподчиненные ей цели, ограничения, а также сформулировать критерий для выбора наилучшего решения.

Вторая стадия принятия решения состоит в структурном анализе объекта, в отношении которого принимается решение. Детально‚ в динамике выявляются все факторы, их признаки, параметры, определяются взаимосвязи между ними.

Анализ осуществляется с позиций целого, т.е. с точки зрения влияния факторов на достижение поставленной цели. На этой стадии важно выявить наиболее слабые звенья системы.

На третьей стадии с помощью различных методов выполняется количественный и качественный анализ поведения системы с учетом взаимодействия различных факторов. В процессе анализа выдвигаются и исследуются варианты решений, их возможные последствия, оценивается возможная степень достижения целей, изучаются выявившиеся дополнительные факторы. Анализ проводится по всем аспектам управления - политическому, экономическому, социальному, техническому, психологическому и т.д.

На четвертой стадии принятия решения проводится синтез исследуемой системы: объединяются и сравниваются рабочие варианты, изучаются и сопоставляются с поставленными целями результаты по каждому варианту. При наличии расхождений анализируются возможности достижения целей или обосновывается необходимость их пересмотра.

Системный анализ носит итерационный характер, т.е. на каждой стадии возможен возврат к предыдущим стадиям для внесения уточнений и дополнительной переработки вариантов. Такие обращения могут производиться неоднократно.

Рассмотрение стадий процесса системного анализа дает лишь самое общее представление о нем. Детализация этого процесса возможно только при принятии конкретного решения.

В системном анализе управленческих проблем используются методы: декомпозиции, диагностики, анализ чувствительности решений, агрегирование переменных, эвристические и другие методы.

Декомпозиция системы - это деление изучаемой системы на составляющие ее подсистемы и элементы, вплоть до первичных элементов, дальнейшее разделение которых, с точки зрения данной проблемы, нецелесообразно. Этот метод используется на второй стадии системного анализа для выявления взаимосвязи ее элементов. При декомпозиции системы необходимо учитывать свойство целостности, чтобы избежать искажения характеристики системы, параметры которой не являются суммой параметров ее частей.

Диагностика системы заключается в выявлении ее слабых звеньев с тем, чтобы сконцентрировать на них внимание и не допустить снижения эффективности системы в целом.

Анализ чувствительности решений к различным факторам проводится с целью установления степени допустимости изменении в системе, при которых принятое решение остается оптимальным. При этом применяются специальные приемы.

Агрегирование переменных в комплексные факторы применяется для синтеза результатов анализа, выполненного разными способами. При этом исключаются несущественные по величине влияния факторы, а факторы однородного направления объединяются в комплексные, что позволяет сократить объем данных и упростить обоснование решения.

Эвристические методы используются для поисков вариантов решения новых проблем, вариантов целей и критериев. Эвристика - наука, изучающая продуктивное творческое мышление. Эвристические методы применяются тогда, когда ни прошлый опыт, ни условия не подсказывают способ решения проблемы и требуются новые подходы. Основой этих методов является эвристическое рассуждение, которое должно быть правдоподобным, но не обязательно строгим. На предварительной стадии эвристические рассуждения позволяют лишь наметить варианты решения проблемы, которые в последующем анализируются более строгим методами.

Эвристические методы позволяют находить решения при минимальном переборе множества их возможных вариантов, сокращая тем самым время на выработку решений по сравнению с методами слепого перебора вариантов и другими.

В системах анализа используется также метод моделирования экспертные, статистические и другие методы.

Сущность экспертных методов состоит в том, что для принятия решений (оценок явлений) привлекаются высококвалифицированные специалисты – эксперты, обладающие необходимым профессиональным образованием, опытом и профессиональной интуицией.

Наиболее важная задача экспертизы – выявить объективные, не искаженные конформизмом и другими влиянием мнения экспертов.

Для выявления проблем и выработки управленческих решений часто используют метод опроса в письменной и устной форме (рис. 3.1)

Рис. 3.1 Виды опроса

При письменном опросе участники получают опросные листы-анкеты, которые они должны заполнить и отослать по назначению.

Очные экспертизы в форме устных опросов предусматривают непосредственное общение экспертов между собой и лицами, осуществляющими экспертизу. Характерным примером здесь является интервью, т.е. беседа между интервьюером и экспертом, а ходе которой эксперт отвечает на поставленные ему вопросы.

Если опрос проходит по строго заданной схеме, то говорят о стандартизированном интервью. Стандартизированную форму широко используют при массовых опросах. При свободном опросе имеется только одна тема и цель, а конкретной схемы нет. На практике свободные интервью применяют, как правило, в ходе предварительного изучения проблемы.

Личное интервью – самый универсальный метод проведения опроса. Оно бывает двух видов – индивидуальное и групповое.

Для выработки решений, не требующих количественных обоснований, в условиях, когда имеются спорные вопросы или различные точки зрения на решение проблемы рекомендуется проводить дискуссии. Дискуссия состоит в свободном высказывании экспертами своих мнений, сопровождающихся приведением доказательств в пользу своей точки зрения и опровержением других мнений.

Развитие форм дискуссии привело к выделению метода коллективной генерации идей – называемого также методом мозговой атаки. Он используется в ситуации, когда необходимо найти новые пути решения какой-либо производственной или научной проблемы, выявить новые идеи и т.п. Метод реализуется в форме заседания экспертов, которое проводится по определенным правилам, обеспечивающим их совместное творчество. Как правило метод реализуется в два этапа. На первом этапе вырабатываются идеи, на втором – проводится отбор идей для реализации. Могут высказываться любые, самые абсурдные (на первый взгляд) идеи. На заседаниях не допускается какая-либо критика идей. Наоборот, стараются собрать как можно больше идей.

Заключительным этапом применения экспертных методов является обработка экспертных опросов с целью получение обобщенных данных и выявление новой информации, содержащейся в них, на основе которой принимаются решения.

ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Принятие решений – специфический, жизненно важный процесс человеческой деятельности, направленный на выбор наилучшего варианта действий.

Управленческое решение – может быть определено:

• во-первых, как осуществляемый субъектом управления (руководителем или коллегиальным органом) логический, эмоционально-психологический, организационно-правовой и социальный процесс, результатом которого является проект каких-либо изменений в организации;
• во-вторых, как основной «продукт» (результат) труда руководителей и специалистов, реализующий взаимосвязанные функции управления и содержащий постановку целей (задач), обоснование средств, способов и сроков их достижения;
• в-третьих, как важнейшая функция руководителя и вместе с тем составная часть деятельности по реализации всех других функций управления (организация и за выполнением управленческих решений). Отсюда процесс принятия и осуществления решений следует рассматривать как «сквозной» и один из важнейших связующих процессов в управлении организацией.
• в-четвертых, как процесс установления связи между существующим и желательным состоянием системы (организации), определяемым целями управления.

Качество решений, прежде всего, определяется эффективностью управления. Признаками высокого качества управленческих решений могут служить: своевременность, надежность, обоснованность, количественная определенность, результативность, экономичность. В более широком социальном контексте в число критериев качества решений включаются социально-психологические (например, нравственно-психологические последствия и т. п.).

СПЕЦИФИКА ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ И ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Процесс подготовки и принятия решения включает в себя следующие стадии:

• Первая стадия – постановка задачи – состоит в анализе ситуации, выявлении необходимости в решении и включает: познание и формулирование проблемы; постановку цели, определение критериев успешного решения. Познание проблемы является необходимым условием ее решения: если проблема не существует для того, кто принимает решение, то принятие решения не состоится.
• Стадия выработки решения: как только определены критерии и факторы, ограничивающие решение, менеджер может начинать работу по поиску альтернатив или возможных направлений действий для решения проблемы.
• Стадия принятия решения осуществляется субъектом управления – лицом, принимающим решения (ЛПР), то есть руководителем или коллегиальным органом, принимающим управленческие решения. Вершиной в процессе принятия решения является оценка и выбор альтернативы. На этом же этапе осуществляется оформление решения, в т.ч. по необходимости его утверждение или согласование.
• Стадия выполнения решений состоит из организации выполнения решения, мониторинга и коррекции, что требует координации усилий многих людей. Менеджер должен стремиться сделать исполнителей заинтересованными и мотивированными в реализации решения, чтобы наилучшим образом использовать их способности.

К факторам, оказывающим влияние на процесс подготовки и принятия решения, относятся:

• обстановка (внешняя и внутренняя среда), в которой принимается решение,
• характеристика социальной группы, коллектива, на которое направлено решение,
• черты лица, принимающего решение (ЛПР).

Как видно из приведенного выше описания, потребность в изучении и практическом применении различных методов разработки и принятия управленческих решений возникает на этапе формирования альтернатив. Здесь большая часть из них и используется, однако они могут присутствовать и на других этапах. Так, например, для разработки альтернатив можно использовать метод сценарного планирования или мозгового штурма. Получив возможные альтернаты, мы приступаем к всесторонней оценке вариантов, используя статистические и финансовые методы. Отбрасывая все альтернативы, неподходящие по соответствующим критериям, мы можем получить две альтернативы, между которыми предпочтение сделать крайне затруднительно (в силу многокритериальности задачи). Для выбора окончательного решения воспользуемся одним из экспертных методов, а если время принятия решений нас ограничивает, тогда обратимся к нашей интуиции.

В практике управления процесс принятия решения в значительной степени унифицирован, что позволяет принимать решения быстро и без особых затрат. Примеры таких общих правил повсеместно встречаются в организации. Общаясь с клиентами, мы ориентируемся на предписывающие инструкции по работе с клиентом, в работе с документами решения основываются на инструкциях по делопроизводству, т.е. нас повсеместно окружают уже готовые и выверенные решения. Унифицированные управленческие правила есть результат управленческой мысли, основанный на методах принятия решения. Являясь значимой, но вторичной по отношению к методу, сама унификация заслуживает отдельного внимания и рассмотрения.

Организация выполнения решений

Реализация управленческого решения является важнейшей функцией управления. Принять решение и не выполнить его – это все равно, что не принять решения вообще.

Блок реализации решения включает следующие подэтапы:

1. Разработка плана реализации решения.
2. Подбор исполнителей
3. Доведение решения до исполнителей
4. Мотивация.

Рассмотрим детальнее эти виды деятельности руководителя по реализации управленческого решения.

1. Руководство реализацией решения представляет процесс планирования, который позволяет на каждом этапе решать проблемы, связанные с достижением целей проекта.
   Разработка плана реализации решения предусматривает такие действия:
   • Распределение реализации решения по исполнителям в принципе, т.е. по профессиям, уровню квалификации, Основой успешного решения многих задач, связанных с планированием, является команда, работающая над этим проектом. В термине “команда” отражается концепция достижения людьми, работающими над проектом, общих целей, сформулированных при постановке задачи и планировании.

   Для работы команды необходимо:

   Установить задачи проекта. При надлежащем руководстве команда - неисчерпаемый источник информации и мозговых атак в процессе принятия решений.

   • Распределение реализации решения по срокам /временным границам.
   • Совмещение людей и сроков.
   • Административное обеспечение. Если решение укладывается в рамки установленных полномочий, то условия для выполнения решения есть, если таких полномочия нет, не хватает, то для выполнения радения данное работника /подразделений/ выдаются дополнительные полномочия.
   • Ресурсное, финансовое, материальное обеспечение.

Потребности в ресурсах. Какие ресурсы необходимы для реализации принятого решения? Какие конкретные виды ресурсов будут необходимы (например, человеко-часы время, финансовые затраты и т.д.)? Какой член команды сможет наиболее квалифицированно использовать каждый из необходимых ресурсов?

2. Подбор исполнителей требует знания людей. Иногда не очень качественное решение при правильном, удачном подборе исполнителем приводит к положительному исходу, и, наоборот, хорошее решение при плохих исполнителях может провалиться.
   Выбор лидера команды:
   • Изучение работы членов трудового коллектива и определение их потенциальных возможностей.
     Для этого необходимо:
     1. узнать все, что можно о способностях и характере каждого из подчиненных;
     2. установить техническую компетентность подчиненного;
     3. определить способность подчиненных выполнять работу и руководить ею;
     4. определить и использовать черты характера подчиненных, как сложившийся под влиянием жизненных воздействий и воспитания определенный стиль поведения, который выражает отношение человека к окружающему миру, к другим людям, к самому себе и к своему делу;
     5. выяснить возможности выполнения подчиненным задания;
     6. выяснить потенциальные возможности продвижения подчиненных по служебной лестнице.
   • Определение целесообразности и условия передачи полномочий подчиненным. Для этого надо:
     1. изучить положительный результаты риск от передачи части полномочие, т.е. необходимо определить, что руководитель выиграет и потеряет от передачи части своих полномочий;
     2. определить точку зрения вышестоящего руководителя на эти вопросы;
     3. определить последствия непередачи части своих полномочий своим подчиненным;
     4. изучить влияние передачи полномочие на подчиненных
3. Доведение решения до исполнителя.
   Существует несколько способов доведения решения до исполнителей:
   • в установленном порядке: своему заму, тот – начальнику отдела, далее – заведующему сектора и т.д. по управленческой иерархии;
   • решение передается непосредственно исполнителю, минуя непосредственных руководителей;
   • с помощью привлечения исполнителей к подготовке принятия решения, чтобы исполнитель мог заранее настроиться на понимание важности данного решения.
4. Мотивация

Контроль – одна из важнейших функций менеджмента.

Контроль – проверка чего-либо – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает цели. Основная задача контроля ” создание условий для устойчивости той или иной системы.

Контроль представляет собой функцию менеджмента, а, следовательно, проявляется как непрерывные процесс управления. В связи с этим, любой руководитель должен поставить дело таким образом, чтобы работники воспринимали процедуру контроля, как само собой разумеющееся действие, по сути дела, не имеющее, ни начала, ни конца.

Во всех случаях контролируются обычно три вещи:

1. сроки выполнения решения,
2. объем выполнения решения,
3. сущность – содержание самого выполнения решения. Бывает, сроки выполнены, а по содержанию работа не выполнена, или, наоборот, сроки нарушены ради содержания и т.д.

Методические посылки контроля заключаются в том, что проверяется, как выполняется решение; как реагируют на принятое решение подчиненные; в чем суть отклонении, которые допускаются работниками. Ни в коей случае нельзя исходить из такого положения, что контролировать надо абсолютно всех. Руководитель должен выявить причины отклонения, выбрать способ и метод корректировки поведения и оценивать определенным способом действия подчиненных.

Теоретически существуют три вида контроля:

1. предупредительный (предварительный) – здесь проверяются человеческие, мате реальные, финансовые ресурсы, их наличие, оценивается их качество и т. д.;
2. текущий – осуществляется в ходе проведения работы по выполнению решения, уточняется несудимость корректировки самого решения или процесса выполнения;

финишным (заключительный) – осуществляется в ходе ведения рабе после завершения работы. Информация по итогам выполнения решения служит базой для будущих решений и оценки реальности плановых заданий.

Принятие решений является одним из основных составляющих любого управленческого процесса.

Процесс принятия решений при кажущейся простоте очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных рифов, хорошо знакомых профессиональным менеджерам.

В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений. И в каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, ее организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой.

Тем не менее имеется общее, характерное для любого процесса принятия решений, где бы он ни осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации.

Подготовка решений осуществляется на основании всей совокупности информации о ситуации, ее тщательного анализа и оценок.

В процессе принятия решений большое внимание уделяется использованию методов экспертного оценивания, предназначенных для работы как с количественной, так и с качественной информацией.

Основное назначение экспертных технологий - повышение профессионализма, а, следовательно, и эффективности принимаемых управленческих решений.

Возможны разные способы представления процесса принятия решений, в основе которых различные подходы к управлению: системный, количественный, ситуационный и т. д.

Основное внимание уделяют ситуационному подходу, поскольку он наиболее полно отражает проблемы, возникающие при управленческой деятельности, универсален и, по существу, содержит основные методы, связанные с принятием управленческих решений и используемые в других подходах.

Подготовка к разработке управленческого решения

Первый блок этапов разработки управленческого решения включает такие этапы, как:

получение информации о ситуации;

определение целей;

разработка оценочной системы;

анализ ситуации;

диагностика ситуации;

разработка прогноза развития ситуации.

Разработка управленческого решения.

В состав второго блока этапов разработки управленческого решения входят:

генерирование альтернативных вариантов решений;

отбор основных вариантов управленческих воздействий;

разработка сценариев развития ситуации;

экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий.

Принятие решения, реализация, анализ результата.

В третий блок этапов разработки и реализации управленческого решения включены:

коллективная экспертная оценка;

принятие решения лицами, наделенными правом принятия решения (ЛПР);

разработка плана действий;

контроль реализации плана;

анализ результатов развития ситуации после управленческих воздействий.

Реализация решений в организации

Реализация управленческих решений, стратегических и тактических планов осуществляется в организации, в которой эти решения и планы принимались. Рассмотрим механизмы, организационные структуры, взаимосвязи, влияющие на эффективность их выполнения.

Одним из основных свойств организации, влияющих на реализацию решений и планов, является иерархическая структура управления.

Иерархическая упорядоченность присуща всем целенаправленным системам. Иерархическая организация представляет собой многоуровневую структуру, состоящую из взаимосвязанных подсистем, элементы которых имеют право принимать и реализовывать решения.

Иерархия определяет управленческие функции и ответственность, порядок подчинения в организации. Вышестоящие, согласно иерархической структуре, подсистемы (подразделения) принимают решения, обязательные для исполнения нижестоящими, и имеют право вмешиваться в их действия.

Нижестоящее подразделение обладает, как правило, определенной степенью свободы в рамках поставленных перед ним задач и ограничений. Эта свобода заключается в возможности принятия самостоятельных решений в рамках делегированных ему полномочий.

Важной составляющей системы управления организацией является информация. Обмен информацией в иерархической структуре происходит по вертикали и по горизонтали. По вертикали информация передается от нижестоящих подразделений к вышестоящим и наоборот.

От нижестоящих подразделений к вышестоящим передается информация об их состоянии, о взаимодействии с внешней средой и другими подразделениями внутри организации, о принимаемых решениях и об ожидаемых последствиях принятых решений, результатах их деятельности.

От вышестоящих подразделений организационной структуры к нижестоящим передается информация о принятых решениях в части, касающейся нижестоящих подразделений организации, о планах их реализации, о выделяемых ресурсах, об условиях функционирования нижестоящей организации, оценке ее деятельности.

По горизонтали обмен информацией осуществляется между подразделениями одного иерархического уровня. Обычно по горизонтали передается информация о планах и результатах деятельности подразделений в рамках делегированных полномочий, может передаваться и согласовываться информация об альтернативных вариантах решений, относящихся к области совместной деятельности, об условиях функционирования подразделений, а также информация, имеющая отношение к деятельности другого подразделения.

Обмен информацией по вертикали и горизонтали реализует прямую и обратную связь при управлении организацией.

Степень свободы, которой располагает структурное подразделение при управлении собственной деятельностью в силу делегированных ему полномочий, прямая и обратная связь с вышестоящими подразделениями и подразделениями одинакового иерархического уровня являются одними из основных элементов системы управления организацией.

Используя ситуацию 1, охарактеризуйте основные этапы разработки управленческого решения:

Ситуация 1. Российская торговая компания ОАО «Нефтехим» с 2005 г. занимается реализацией на внутреннем рынке минеральных удобрений и продуктов нефтехимии. В компании работают 986 человек. У поставщиков этой продукции появилась возможность увеличить производство удобрений на 60 %. Они попросили компанию ОАО «Нефтехим» соответственно увеличить реализацию этого товара. Руководство компании было заинтересовано таким предложением и создало группу для его детальной проработки. Группа специалистов провела маркетинговые исследования и определила наиболее выгодные для продвижения продукции регионы. Ими являются Курская и Воронежская области, Краснодарский и Ставропольский края. Руководство ОАО «Нефтехим» запланировало создать сеть филиалов в данных регионах по продвижению удобрений. Данное УР было одобрено советом директоров и через некоторое время реализовано. Через год работы финансовые показатели компании ухудшились из-за убытков большинства филиалов. Основная причина этих убытков заключалась в плохой информированности филиалов о времени и наименовании поступающих в их адрес удобрений. В результате ожиданий акционеров относительно увеличения прибыли компании не увенчались успехом.

4. Варианты технологий принятия управленческих решений.

Под процессом принятия управленческого решения понимается циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.

Если проблема несложна, а ситуационные факторы ясны и управляемы, то и процесс принятия решений может быть достаточно прост. В этом случае после уяснения проблемной ситуации принимается решение, которое оказывает на нее прямое воздействие и приводит систему (управляемый объект) в состояние, соответствующее заданному.

В случае, если решение проблемной ситуации неоднозначно, то процесс принятия решений требует определенной структуризации с выделением этапов и процедур (рис.8.2).

Рис. 8.2. Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений (по М.М.Максимцову и соавт., 1998)

Анализ ситуации основан на сборе и обработке информации из внешней и внутренней среды. Позволяет менеджерам определить отклонения функционирующей системы от заданного или запланированного режима.

Идентификация проблемы позволяет установить сущность и причину расхождения между планируемыми и фактическимипоказателями деятельности организации.

Определение критериев выбора. Дает возможность выбрать критерии, по которым будет производиться сравнение и выбор альтернатив. Эти показатели называют критериями выбора.

Разработка альтернативных решений. Предполагает поиск и разработку множества альтернативных вариантов решений проблемы.

Выбор альтернативы. Осуществляется путем сравнения недостатков и достоинств каждой альтернативы. Здесь необходимо учитывать фактор риска, т.е. определять вероятность осуществления каждой альтернативы. Предпочтение отдается тому варианту решения, который обеспечивает достижение результата с наиболее высокой степенью вероятности.

Согласование решения. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, когда одни члены организации разрабатывают решение, другие – его принимают, а третьи – реализуют. В этой связи принятие управленческого решения в организации необходимо рассматривать как групповое решение , а не индивидуальный процесс. Именно организация, а не отдельный руководитель должны реагировать на возникающие проблемы. Поэтому все члены организации должны стремиться к повышению эффективности ее работы. Здесь и возникает необходимость в согласовании мнений и позиций по принятию управленческого решения.

С подобной позицией могут не согласиться менеджеры, тяготеющие к принятию индивидуальных решений . Однако практика показывает, что решение быстрее и эффективней реализуется, когда у исполнителей имеется возможность высказать мнение по поводу принимаемого решения, внести свои предложения и пр. В этом случае принятое решение воспринимается как свое, а не навязанное « сверху». Систематическое игнорирование мнения подчиненных ведет к формированию авторитарного стиля руководства.

Вместе с тем совершенно очевидно, что в ряде случаев, чаще на оперативном и тактическом уровне, менеджер вынужден принимать решения единолично без обсуждения и согласования.

Управление реализацией. Принятое решение (альтернатива) должна быть реализована. Для этого необходимо разработать план мероприятий или программу выполнения решения, которые предусматривают использование ресурсов, технологий, источники финансирования, определяют сроки и ответственных за реализацию решения. В ходе выполнения решения менеджер обязан следить за тем, как оно выполняется, а в случае необходимости оказывать помощь и вносить свои коррективы.

Контроль и оценка результатов. На данном этапе производится анализ и оценка полученных фактических результатов и степень их отклонения от запланированных показателей. Однако следует помнить, что управленческое решение всегда носит временный характер. Срок его действия соответствует периоду относительного постоянства проблемной ситуации. Поэтому главная задача контроля - своевременно выявлять убывающую эффективность решения и осуществлять его коррекцию.

Представленная схема процесса принятия решения отображает логику управленческой деятельности, а не ее сложность. На практике этот процесс более сложен и допускает не только последовательность, но и параллельность отдельных процедур. Эффективность же данного процесса во многом зависит от методов, которыми оперируют менеджеры при выполнении всех необходимых видов управления .

В процессе разрешения проблем для усиления способности менеджеров к принятию обоснованных эффективных управленческих решений, направленных на постановку и достижение целей организации, применяются различные методы управления.

Выделяют два основных класса методов управления: методы моделирования и методы экспертных оценок .

Методы моделирования основываются на использовании математических моделей для решения наиболее часто встречающихся управленческих задач.

Разработка управленческого решения с помощью методов моделирования включает в себя ряд этапов:

постановка задачи решения проблемы;

количественное измерение факторов, влияющих на исследуемую операцию;

построение математической модели изучаемого объекта;

количественное решение модели и нахождение оптимального решения;

проверка адекватности математической модели;

корректировка и обновление математической модели.

К наиболее распространенным математическим моделям следует отнести: модели теории игр, теории очередей, управления запасами, линейного программирования, имитационные, экономического анализа. Они позволяют решать задачи управления с применением методов экономико-математического моделирования.

Методы экспертных оценок. Применяются при разработке управленческих решений, которые полностью или частично не поддаются количественному анализу. Полученная информация с целью минимизации погрешностей и влияния субъективного фактора обрабатывается с помощью специальных логических и математических процедур и преобразуется в форму, удобную для выработки решения.

Для проведения экспертизы формируется организационная группа, обеспечивающая условия для эффективной работы экспертов. Основные задачи группы:

постанова проблемы, определение цели и задач экспертизы;

разработка процедуры проведения экспертизы;

отбор, проверка компетентности и формирование группы экспертов;

проведение опроса экспертов и получение их оценок;

обработка, формализация и интерпретация полученной информации.

Среди методов экспертных оценок широко распространены методы группового опроса: метод номинальной групповой техники, метод «мозговой атаки», метод Дельфи.

Метод номинальной групповой техники построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций. Поэтому все члены группы, собравшиеся для принятия решения, на начальном этапе излагают свои предложения в письменном виде самостоятельно и независимо от других. Затем каждый участник докладывает суть своего проекта, представленные варианты рассматриваются членами группы (без обсуждения и критики). Только после этого каждый член группы, независимо от других, в письменном виде проставляет ранговые оценки рассмотренных идей. Проект, получивший наивысшую оценку, принимается за основу решения.

Метод мозговой атаки заключается в предоставлении каждому участнику группы права высказать самые различные идеи по поводу вариантов решения проблемы вне зависимости от их обоснованности, осуществимости и даже логичности. Основной принцип данного метода – чем больше предложений, тем лучше. Все предложения выслушиваются без критики и оценки, а их анализ производится централизованно после завершения процесса заслушивания вариантов на основе сделанных записей. В результате формируется список, в котором все предложения структурируются по определенным параметрам-ограничениям, а также по их результативности.

Метод Дельфи используется в тех случаях, когда сбор группы невозможен. Решение проблемы осуществляется в следующей последовательности:

Членам группы предлагается ответить на детально сформулированный перечень вопросов по обсуждаемой проблеме.

Каждый член группы отвечает на вопросы независимо и анонимно.

Результаты ответов собираются в центре и на их основании составляется интегральный документ, содержащий все варианты решений.

Каждый член группы получает копию этого материала.

Принимается согласованное решение.

Как и при использовании номинальной групповой техники, при данном методе обеспечивается независимость мнения отдельных членов группы. Однако существенно увеличиваются затраты времени на разработку решений, а количество обсуждаемых альтернатив уменьшается.

В заключение необходимо отметить, что при разработке и принятии управленческих решений менеджеры, как правило, используют комбинацию методов управления.

На рисунке 8.3. представлен процесс принятия и реализации программы противотуберкулезной помощи населению на территориальном уровне.

Из рисунка следует, что в системе здравоохранения формирование стратегии противотуберкулезной помощи населению на территориальном уровне определяется целями и зависит от конкретной эпидемиологической ситуации, а также прогноза ее развития. Для принятия цели анализируется система показателей по туберкулезу, отражающих качественную и количественную сторону деятельности службы, состояние внешней и внутренней среды организации.

Рис.8.3. Процесс принятия и выполнения программы противотуберкулезной помощи населению

Для реализации стратегии формируются целевые региональные программы по туберкулезу, направленные на адаптацию противотуберкулезной службы к изменившимся потребностям населения в противотуберкулезной помощи, а также к новым социально-экономическим условиям.

Выполнение программы возможно только при участии общей лечебной сети, противотуберкулезной службы и центров госсанэпиднадзора, каждый из которых решает поставленные задачи в пределах своей компетенции.

Управление необходимо для эффективного взаимодействия организационной макроструктуры противотуберкулезной службы региона, направленное на достижение эффективных плановых показателей (результатов ) при рациональном использованииресурсосберегающих технологий.

Таким образом, управленческое решение является важнейшим элементом управления, нацеленного на достижение эффективного результата при минимальном использовании ресурсов.

5. Роль обратной связи в процессе разработки управленческого решения. Способы установления обратной связи.

Управленческое решение – важнейший вид управленческого труда, а также совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, которые обеспечивают реализацию управленческих задач. Данное действие заключается в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива в сфере разрешения проблемы или в сфере изменения цели.

Принятие решений является основой управления.

Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

1. выработку и постановку цели;

2. изучение проблемы на основе получаемой информации;

3. выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

4. обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;

5. конкретизацию решения для его исполнителей.

На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

Конечным результатов работ является обеспечение исполнителей всем необходимым и создание соответствующих условий для их эффективной работы. Следует также построить коммуникационную сеть для обмена информацией и отрегулировать соответствующие отношения подчинения между участниками.

Методы принятия решений , направленных на достижение намеченных целей, могут быть различными:

1) метод, основанный на интуиции управляющего , которая обусловлена наличием у него ранее накопленного опыта и суммы знаний в конкретной области деятельности, что помогает выбрать и принять правильное решение;

2) метод, основанный на понятии "здравого смысла", когда управляющий, принимая решения, обосновывает их последовательными доказательствами, содержание которых опирается на накопленный им практический опыт;

3) метод, основанный на научно-практическом подходе , предполагающий выбор оптимальных решений на основе переработки больших количеств информации, помогающий обосновать принимаемые решения. Этот метод требует применения современных технических средств и, прежде всего, электронно-вычислительной техники. Проблема выбора руководителем решения одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонне оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.

На основе группового принятия решения способствуют методы:

1) Мозговая атака предпринимается группой как процесс генерирования идей, кагда рассматриваются все возможные альтернативы с критической точки зрения.

2) Метод номинальной группы ограничивает обсуждения или общение друг с другом до определенного предела. Члены группы присутствуют на встрече, но действуют независимо.

3) Метод Дельфи сходен с методом номинальной группы с той разницей, что физическое присутствие всех членов группы не требуется. Метод Дельфи не предполагает, что членам группы придется встречаться друг с другом лицом к лицу.

Этот метод характеризует следующие этапы:

1. Определяется проблема, членов группы просят дать возможные решения посредством ответ на тщательно составленную анкету.

2. Каждый член группы анонимно и независимо отвечает на первую анкету.

3. Результаты первой анкеты собираются в центре, расшифровываются и обобщаются.

4. Каждый член группы получает копию результатов.

5. После просмотра результатов экспертов просят снова дать свои решения. Как правило, даются новые варианты решений или появляются изменения в первоначальной позиции.

6. Указанные шаги повторяются так часто как это необходимо, пока не достигается консенсус.

ВОПРОС 17. ПОНЯТИЕ КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ. СОДЕРЖАНИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА.

Коммуникация процесс передачи информации от источника к получателю.

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией.

1. Отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

2. Сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

Цель коммуникационного процесса - обеспечения понимания передаваемой информации, со стороны её получателя.

Этапы выработки рационального решения

Виды управленческих решений

Управленческие проблемы и решения

1. Управленческие проблемы и решения

Управленческое решение - это обдуманный вывод о необходи­мости осуществить какие-то действия, связанные с достижением це­лей организации, либо, наоборот, воздержаться от них.

Объектом решения всегда является какая-нибудь проблема, т. е. сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, кото­рые не позволяют в данных условиях получить желательный резуль­тат.

Причинами возникновения управленческих проблем чаще всего бывают:

Во-первых, неверные правила, условия деятельности организации, например, нереальные планы, которые в принципе нельзя выполнить;

Во-вторых, ошибочные требования к работе и ее результатам. Если они завышены, люди будут искать проблему там, где ее в действительности нет, а если занижены - наоборот, недооценят ее опасность;

В-третьих, случайные (а порой и преднамеренные) нарушения в деятельности организации или отдельного работника;

В-четвертых, непредвиденные обстоятельства, например сти­хийные бедствия.

Проблемы различаются между собой по ряду оснований :

1) по степени важности . Так, важные пробле­мы, например, нехватка средств для инвестиций или устаревшая структура производственного аппарата оказывают воздействие не только на текущее, но и на будущее положение организации. В то же время от малозначительных проблем, скажем, от отсутствия денег для своевременной выплаты премий, как говорится, не умирают.

2) масштабность , характеризующуюся числом лиц, кого эти про­блемы в той или иной степени затрагивают или кому их приходится ре­шать. Понятие масштабности весьма относительно. Масштабная про­блема для мелкой организации окажется незначительной для крупной.

3) по степени риска , связанного с их су­ществованием. Он измеряется вероятностью появления нежелатель­ных последствий, крупного экономического или иного ущерба, под­рывающего устойчивость организации или угрожающего ее сущест­вованию.

4) по степени четкости их формулировки, возможности расчленения на отдельные элементы (структурирование). Четкость и структурированность про­блем позволяют описать их с помощью количественных показателей, следовательно, применить для решения математические методы.

5) Проблемы можно рассматривать и в зависимости от возможности их решения. Некоторые проблемы (таких на самом деле не столь много) нельзя решить в принципе (например, создать вечный двигатель); другие не могут быть решены лишь в данных условиях, скажем, из-за нехватки средств; для решения третьих препятствий вообще не существует.

2. Виды управленческих решений

Управленческие решения можно рассматривать с разных точек зрения:

1. По степени влияния на будущее организации они делятся на:

- стратегические - определяют основные пути ее развития. Стратегические ре­шения принимаются на высшем уровне управления организацией;

- тактические - конкретные способы продвижения по ним. Тактические решения принимаются на низовых уровнях управления организацией.

2. По масштабам решения могут быть:

- глобальными , затрагиваю­щими всю организацию в целом;

- локальными , касающимися толь­ко одной ее части или стороны деятельности.

3. В соответствии с временным горизонтом можно говорить о:

- перспективных решениях , последствия которых будут ощущаться длительное время;

Текущих, ориентированных на нужды сегодняшнего дня.

4. В зависимости от продолжительности периода реализации приня­то выделять:

- долгосрочные (свыше 5 лет);

- среднесрочные (от года до 5 лет);

- краткосрочные (до одного года) решения.

5. По степени обязательности исполнения решения подразделяют­ся на:

- директивные - обычно принимаются высшими органа­ми управления в стабильных условиях по поводу наиболее важных про­блем организации и предназначены для обязательного исполнения;

- ориентирующие ; являются как бы маяком для остальных.

6. По функциональному назначению можно выделить:

- организацион­ные;

- координирующие ;

- регулирующие ;

- активизирующие ;

- контро­лирующие решения.

7. Решения принимаются людьми, и в зависимости от числа участ­ников работы над ними делятся на:

- единоличные;

- коллективные.

8. По способу принятия последние бывают:

- консультативными. Консультативные решения предполагают, что лица, которые их окончательно принимают, советуются с окружающими - подчинен­ными или экспертами, а затем с учетом рекомендаций делают собст­венный выбор;

- совмест­ными. Совместные решения принимаются в результате вза­имного согласия всех участников;

- парламентскими . Парламентские решения принимаются большинством причастных к ним лиц.

9. По широте охвата выделяются:

- общие касаются одинаковых для всех проблем (например, о времени начала и окончания рабочего дня) и вносят в деятельность организа­ции элемент стабильности;

- специальные решения относятся к узким проблемам, присущим только одному подразделению или группе ра­ботающих в нем людей.

10. С точки зрения предопределенности управленческие решения принято делить на:

Запрограммированные - применяется в стандартных, регулярно повторяющихся ситуациях, когда руководителю остается лишь дать сигнал о начале действий. Такие решения основываются на правилах и процедурах;

Незапрограммирован­ные - при­нимаются в новых, неординарных обстоятельствах, когда требуемые шаги трудно заранее точно предусмотреть.

11. Наконец, решения можно классифицировать по способам принятия .

- интуитивное решение имеет в своей основе предположение ру­ководителя, что его выбор правилен. На него влияет так назы­ваемое шестое чувство, своего рода озарение, посещающее наиболее опытных менеджеров. Такое решение принимается в условиях, когда управляющий располагает минимальным временем, не позволяю­щим долго раздумывать над ситуацией. При принятии таких реше­ний весьма велик риск ошибок, поэтому они допустимы лишь в крайнем случае, скорее как исключение, а не правило;

- адаптационное решение основывается на общих знаниях, здра­вом смысле, опыте жизни, профессиональной деятельности, обост­ренном чувстве реальности. Оно предполагает осуществление тех шагов, которые в аналогичной ситуации в прошлом были успешны­ми, с поправкой, разумеется, на сегодняшний день.

- рациональное. Хотя оно в полном смысле невозможно, ибо люди не могут знать все альтернативы и последствия своих дей­ствий.

3. Этапы выработки рационального решения

Рациональное решение готовится и принимается в несколько этапов. Исходным моментом всего процесса является изучение условий, в которых организация действует в настоя­щий момент, и которые предположительно будут иметь место в пер­спективе.

I. На первом этапе путем анализа ситуации в общем виде формулируются проблемы организации.

II. Вторым этапом поиска рационального решения является анализ самих проблем.

III. Третий этап цикла принятия рационального решения состоит в постановке конкретных управленческих задач.

IV. Четвертый этап заключается в определении возможности и целе­сообразности поиска решения.

V. Пятый этап работы над рациональным решением предполагает определение требования к отбору окончательного варианта.

VI. На шестом этапе цикла принятия рационального решения проис­ходит формулировка его различных вариантов. Они нацелены либо на устранение, ограничение того, что не желательно, но существует, либо на приобретение того, что желательно, но отсутствует.

С точки зрения вариантности выделяют несколько видов реше­ний : безальтернативные, бинарные, многовариантные и инноваци­онные.

Безальтернативный вариант решения принимается в том случае, если все предельно ясно и из существующего положения есть толь­ко один выход, что обычно характерно для несложных, стандартных ситуаций.

Однако чаще всего проблемы допускают более одного решения. Поэтому наличие только одного его варианта говорит об их слабой проработке. Об этом же свидетельствует и наличие так, называемого бинарного варианта решения. Он предполагает два противополож­ных подхода (по принципу «или-или»). Это затрудняет выбор оптимального варианта, поскольку оба, как правило, страдают одно­бокостью.

Выход состоит в разработке многовариантного решения, содержа­щего 5-7 способов достижения целей.

Однако может случиться так, что ни один из них не даст желаемо­го результата, и тогда можно попытаться выработать так называемое инновационное решение. Его суть в искусственном комбинировании отдельных, наибо­лее подходящих и не противоречащих друг другу характеристик тех решений, которые были в целом отклонены.

VII. Седьмой этап на пути принятия рационального решения состоит в выборе его окончательного варианта.

VIII. Восьмой этап на пути принятия рационального решения заклю­чается в согласовании его основных положений с исполнителями и заинтересованными лицами, т. е. с теми, кого оно непосредствен­но затрагивает. Это документально закрепляет их обязательства, связанные с выполнением решения, и предотвращает возможные конфликты.

IX. Наконец, на девятом этапе происходит утверждение решения ру­ководством организации или подразделения, которое распоряжается ресурсами, необходимыми для его реализации, и несет персональную ответственность за результаты.

4. Реализация решения

На практике реализация решения начинается с составления гра­фиков ввода его в действие и контроля за этим процессом. Первый показывает, что, когда и с затратой каких ресурсов должно быть дос­тигнуто. Второй график создает основу для проверки выполнения ре­шения и достигнутых в этом деле результатов.

Проверка позволяет определить, что и насколько качественно сделано, следует ли продолжать реализацию решения, что можно улучшить.

Требования к методам реализации решений :

1. Способы или методы реализации решения должны быть практи­чески применимыми, определяться его содержанием и объективны­ми условиями работы , а не желаниями руководителей и сотрудников.

2. Другим требованием к методам является экономичность , подра­зумевающая, что эффект, полученный при реализации решения, бу­дет больше связан с уменьшением этим расходов.

3. Методы реализации решения должны обладать точностью , обес­печивающей соответствие полученного результата тому, что ожида­лось.

4. Наконец, методы реализации решения должны быть надежными , допускающими не более чем оговоренное количество ошибок и не создающими ситуаций с повышенным риском.

Успех в деле решения проблем обусловлен влиянием трех групп факторов:

- организационных, к которым относятся:

а) способность организации и ра­ботников своевременно перестроиться в соответствии с изменивши­мися условиями, приспособиться к ним;

б) своевременность обнаружения и решения проблемы, а также доведение соответствующего задания до исполнителя.

в) на эффективность реализации решения во многом оказывает влияние стабильность функционирования организации, ее устойчивость в отношении разного рода помех, угроз и т. п., создающих возможность отклонений от намеченного пути;

- материальных - наличие необходимых для этого ресур­сов - естественных, технологических, информационных и т.п. и возможность свободного маневра ими;

- личных - необходимый уровень квалификации, знаний и опыта, индиви­дуальные психологические особенности руководителя и сотрудни­ков, их отношение к делу, к своим обязанностям, общий мораль­но-психологический климат в организации.

Тема 11. Стратегия и оперативное управление организацией