Основы ведения кадрового делопроизводства. Ведение кадрового делопроизводства от а до я

13.10.2019

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
Методички, книги по делопроизводству.
Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

Порядок установления заработной платы.
Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
, в которые вносится информация о сотрудниках.
Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

штатное расписание;
правила распорядка в фирме;
прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

Наименование должности.
Число штатных единиц.
Размер оклада.
Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

Нумерация.
Шнуровка страниц.
Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

Место работы.
Рабочие часы.
Заработная плата: размер и порядок выплат.
Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
ФИО сотрудника;
должность, на которую принимается сотрудник;
срок, на который заключается соглашение;
тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

книги учета;
соглашения о материальной ответственности;
бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

трудовые соглашения;
приказы о приеме на службу;
трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

Прием у сотрудника.
Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
Заполняется личная карточка по форме Т-2.
Оформление .

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Кадровое делопроизводство – один из ключевых моментов для руководителей всех организаций, требующий серьёзных знаний трудового законодательства, основ ведения и оформления документации. Недооценивать его нельзя.

В этой статье вы прочитаете:

Что такое кадровое делопроизводство
Какие документы важны в кадровом делопроизводстве
Что является основой кадрового делопроизводства
Как организовать в своей компании кадровое делопроизводство
Какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадровому делопроизводству
Какие плюсы у автоматизации кадрового делопроизводства
Какие изменения коснулись кадрового делопроизводства в 2016 году

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство включает в себя управление кадрами, которое позволяет своевременно регулировать документооборот организации. Он может быть связан как с сотрудниками, их передвижением внутри фирмы, так и с учётом рабочего времени и расчётами с работниками.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Не так давно любая компания обладала собственным отделом кадров, и процесс делопроизводства был вполне систематизирован и не требовал от работников отдела каких-то особых знаний. Сейчас почти всё поменялось: работникам отдела кадров просто необходимо подключать творческое мышление при приёме на работу потенциальных сотрудников. Так, у HR-менеджера важны образованность и юридическая грамотность, аккуратность и тщательность при ведении дел бухгалтера, изучение обучающих программ.

Как правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексе соответствуют званию мастера по кадровому делопроизводству.

Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:

1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

Заведение личных дел сотрудников предприятия;

Написание справок, больничных листов и заявлений;

Оформление кадровых приказов;

Создание табеля и контроль рабочего времени;

Подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;

Начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.

2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:

Изучение анкет и резюме кандидатов;

Наблюдение за рынком по заработной плате;

Обработка списка вакансий организации;

4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:

Написание оценочных бланков и положений;

Оформление аттестационной характеристики сотрудников.

Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.

Основы кадрового делопроизводства

Различные документы, например, законы, постановления, инструкции, в которых излагаются нормы трудового права, имеют первостепенное значение в работе сотрудника отдела кадров. Существуют две основные группы официальных бумаг:

1) Законодательные и подзаконные акты, в которых описаны нормы трудового права и нормы охраны труда. Данные нормы обязаны соблюдать все сотрудники предприятия. Сюда входят:

1. Трудовой кодекс РФ. Является базовым законом. Ему следует сотрудник отдела кадров каждого предприятия. Согласно нормам трудового кодекса, происходит приём на работу и увольнение сотрудников организации, регулируется время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций.

2. Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Этот закон позволяет организовать систему охраны труда на предприятии. Руководитель берёт на контроль предоставление безвредных условий работы и несёт за это административную ответственность.

3. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Обработка личной информации основывается именно на этом законе. К примеру, определяют каким способом будут обработаны все данные о принимаемом на работу человеке, а также где будет храниться информация.

4. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Этот закон рассказывает о правах и обязанностях работодателя во время текущих инспекционных проверок. В частности, в законе прописываются документы, которые руководитель вправе потребовать от лица, пришедшего с проверкой на предприятие, упоминается о праве исполняющего обязанности принимать участие в проведении самой проверки, а также о том, что делать при её неудовлетворительном исходе.

5. Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Включает в себя список данных, засекреченных в этом предприятии, а также перечень работников, обладающих тайной информацией и несущих ответственность за её разглашение.

2) Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Эти документы являются не обязательными к исполнению и включают в себя информацию о наиболее рациональной работе с бумагами отдела кадров.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они определяют правила ведения документации, список реквизитов, которые в обязательном порядке присутствуют в документе. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. К примеру, местонахождение на документах государственного герба, эмблемы организации или ее товарного знака предусматриваются этими стандартами. Рассказывают, когда нужно написать сокращенное название предприятия, а когда-полное, а также составные элементы регистрационного номера приказа. Такие правила действуют на все организационно-распорядительные документы организации: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Кадровое делопроизводство занимается всеми этими официальными бумагами.

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Кадровый работник обращается к ним для грамотного заполнения и дальнейшего ведения трудовых книжек своих работников.

3. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт включает в себя полный список внутренних документов, устанавливает порядок и сроки их хранения. Таким образом, если кадровому работнику необходимо узнать, как долго следует хранить, например, штатное расписание, он поднимает именно этот ведомственный документ.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. С их помощью рассчитывается численность работников кадровой службы, определяется количество времени, необходимого каждому из них для выполнения должностных обязанностей.

5. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Образцы приказов о трудоустройстве, о прекращении трудовой деятельности, о переводе, о направлении в служебную командировку, о премировании, а также некоторые другие документы входят в состав документа, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

Кадровую деятельность можно вести следующими способами:

1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.

Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.

Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.

Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании

Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:

Инструкции внутреннего трудового распорядка;

Закон о защите персональных данных работника;

Закон об охране труда и противопожарной безопасности.

Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.

Этап 2. Корректировка штатного расписания

Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.

Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.

Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.

Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные

В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.

Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.

Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании

Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например, указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.

Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.

Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.

Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов

Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.

Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек

Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.

Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:

Инструкция по заполнению трудовых книжек;

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)

При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.

Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.

Этап 7. Оформление необходимых учетных книг или журналов

Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

Этап 8. Составление графика отпусков

В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.

В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.

Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.

При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.

Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.

Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.

При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.

Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.

Этап 9. Формирование кадровых дел

Дела структурируют подобным образом:

- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» - срок хранения – 75 лет;

- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;

- «Трудовые договоры»;

- «Личные дела»;

- «Личные карточки»;

- «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

- «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.

Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.

Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.

Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).

Этап 10. Оформление номенклатуры дел

Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.

Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.

Правильное ведение кадрового делопроизводства: типичные ошибки

1. Ошибки при издании приказов:

Нарушаются правила составления текстовой составляющей приказов, особенно приказов о приёме, перемещении или увольнения человека.

Ошибочно указываются условия приёма на работу, описание работы, не вписывают данные об испытательном сроке.

Возможно неправильное написание различных данных при оформлении приказа. Часто допускают ошибки в имени человека, в названии отдела компании или места работы, в наименовании должности.

Неправильное использование бланков установленного образца в оформлении документов. Возникают проблемы и в указании состава реквизитов.

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений:

Заключение договора на основе неправильно заполненных документов или при отсутствии одного из обязательных.

Заключение трудового договора с работником, который не достиг или уже превысил допустимый возрастной рубеж.

Принятие гражданина, который не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек:

Часто организации забывают внести в книгу учёта движения трудовых книг данные трудовой книжки нового сотрудника.

Недопустимы исправления во вкладыше трудовой, если данные были внесены неправильно.

Нельзя вписывать информацию о работе в раздел «сведения о наградах» или оформлять вкладыш другим, не соответствующим законодательству образом.

Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:

Сотрудники медленно оформляют документы;

Договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;

Работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;

При увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.

В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.

При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:

Шаг 1. Опишите систему документооборота

Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:

Подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;

Составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);

Написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.

Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта

Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.

Составление коммерческого предложения: 5 важных советов

Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.

Шаг 3. Сформируйте проектную команду

В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).

Участие в проекте генерального директора

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Роль руководителя в управлении рабочей группой:

1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.

2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.

Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц

3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.

4. Определите критерии успешности проекта.

5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.

6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.

Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт

Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:

Совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;

Возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;

Поддержка работы с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах

Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.

3 преимущества электронного кадрового делопроизводства

1. Экономия средств на хранении. Почти все документы, согласно правилам, хранятся минимум пять лет. Таким образом, компании приходится планировать и организовывать место, где будут храниться архивные материалы. Это не всегда возможно и вызывает определенные неудобства.

2. Экономия времени. Чтобы правильно сформировать дело или оформить нужный документ, менеджеру по персоналу приходится тратить время, чтобы собрать все необходимые подписи. Используя же документы в электронном виде упрощает эту процедуру. Все сотрудники, кому нужно расписаться, могут просто поставить электронные подписи. Кадровику остается только сверить информацию.

3. Уменьшение ошибок. Любой человек способен допускать ошибки. Электронный документооборот помогает избежать ненужных исправлений и ошибочное заполнение.

Новое в кадровом делопроизводстве: изменения 2016 года

С 2015 года трудовые законы претерпели некоторые изменения, которые сохранились и в 2016 году. Были увеличены суммы штрафов за несоблюдение трудового законодательства, расширен список категорий сотрудников, которые могут взять отпуск в любой период года. Также трудовые книжки стали выдаваться на руки сотрудникам. В 2016 году эти поправки также вызовут другие изменения, такие, как:

ООО и АО могут не иметь печати;

Оформление командировки упрощается;

Соискателя требуется уведомить в письменной форме о причине отказа в установленный срок;

Внедрение другой системы административной ответственности работодателей;

Изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;

Другая структура процесса получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;

Новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;

Добавление в Трудовой кодекс РФ новой статьи, которая освещает вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;

Корректировка системы проверок субъектов малого предпринимательства;

Изменения по ситуации увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Итак, с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества могут не использовать круглую печать. Но Роструд считает, что фирма все равно обязана заверять печатью записи в трудовой книжке. Об этом Роструд заявил в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Выше указанный документ ведомство отправило в нужные инстанции по регионам, чтобы те опирались на эту информацию при проведении проверок.

В случае отказа фирмы использовать круглую печать в трудовых книжках работников, на нее будет наложено взыскание в размере до пятидесяти тысяч рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Владельцам предприятий важно знать, что проверяющий имеет право наложить штраф за каждое отдельное нарушение.

Документы кадрового делопроизводства - 2016. Все процессы и необходимые формуляры кадрового делопроизводства прописаны в ТК РФ, а порядок оформления документов указан в федеральных законах. Конечно, от отдела кадров требуется обрабатывать достаточное количество информации. В 2016 году основную документацию можно разбить на следующие разделы:

Всевозможные приказы, например, о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании;

Местные нормативные акты организации, то есть правила внутреннего трудового распорядка в фирме, положение о личной информации членов коллектива, положение об уровне дохода и др.;

Трудовые контракты;

Коллективный договор, если присутствует;

Договоры о полной материальной ответственности;

Документы по учету кадров, то есть график работы, расписание отпусков;

Трудовые книжки;

Формуляры по учету рабочего времени;

Документы по оформлению командировки;

Положения по охране труда.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016. До вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо было в обязательном порядке использовать унифицированные формы. После принятия закона ситуация изменилась: фирмы стали по-другому относиться к регистрированию деталей хоз. деятельности.

Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

С данного момента любая компания в праве сама оформлять подходящий ей бланк первичного учетного документа, внося дополнения или убирая ненужные элементы. Но унифицированные формы в кадровом делопроизводстве все равно останутся в силе.

Итак, в 2016 году в кадровом делопроизводстве будут продолжать использоваться следующие документы:

Формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приеме работников на работу),

Форма № Т-2 (личная карточка работника),

Форма № Т-3 (штатное расписание),

Формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника на другую работу),

Формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска),

Форма № Т-9 используется при оформлении командировки, ее желательно уточнять, записывая цель командировки.

Профессиональные стандарты - 2016. С 1 июля 2016 года вступят в действие статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут необходимыми для внедрения работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ пропишут требования к квалификации, необходимой человеку для выполнения определенной трудовой деятельности.

До этого времени работодателям было только рекомендовано использовать такие стандарты. Но уже сегодня многие компании прописывают профессиональный требования к работе при составлении должностных инструкций сотрудников.

Информация об авторе и компании

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва. Специалист по оптимизации процессов документооборота и внедрению систем электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. Автор методических пособий, учебных курсов и семинаров по созданию систем на основе решения «1С:Документооборот 8». Группа компаний «1C». Сфера деятельности: разработка, дистрибуция и поддержка компьютерных программ. Территория: головной офис – в Москве; работа с пользователями ведется через разветвленную партнерскую сеть (более 7000 компаний сети «1С:Франчайзинг» в 750 городах 23 стран). Численность персонала: 900. Количество пользователей программных продуктов: свыше 4 млн сотрудников более чем в 1 млн организаций.

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о защите персональных данных работника;

положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Шаг 2: корректируем штатное расписание

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

Шаг 8: составляем график отпусков

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела

Дела можно комплектовать по следующим темам:

«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);

«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);

«Трудовые договоры»;

«Личные дела»;

«Личные карточки»;

«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Ю.В. Еремеева,
руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей

Если работодатель отказался зарегистрировать иностранного работника, который не встал на учет по месту фактического проживания, компания нарушает 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» .
Размер штрафа : для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП - до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).

Пример 2

Если трудовой договор с сотрудником оформлен ненадлежащим образом (например, в договоре с иностранным работником нет реквизитов полиса ДМС или реквизитов документа, на основании которого он имеет право вести трудовую деятельность на территории РФ – патент/разрешение на работу), компания нарушает ТК РФ (ст. 327.2 ч.2).
Размер штрафа : для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пример 3

Если при приеме на работу вы требуете у сотрудника копии документов (об образовании, личных и т.д.), а затем храните их, но при этом не подписываете с ним согласие на обработку персональных данных, такие действия расцениваются как нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных» .
Размер штрафа : для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).

Пример 4

Если вид начислений для сотрудников не определен в Положении о премировании, но регулярно выплачивается сотрудникам, выплаты не могут быть приняты в расходы компании. Соответственно, компания систематически переплачивает или недоплачивает налог на прибыль.

Пример 1

Иностранца приняли на работу по срочному договору на период действия разрешения на работу. Такого основания для заключения срочного, а не бессрочного договора, не существует. Если иностранный гражданин будет уволен по истечению срока действия договора, сотрудник через суд восстановится на работе, а компании придется возместить судебные издержки, средний заработок за каждый день вынужденного прогула, рабочие дни войдут в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, а, возможно, сотрудник потребует возместить еще и моральный ущерб.

Пример 2

Увольнение сотрудников в связи с сокращением штата – процесс, при котором большую роль играет правильность оформления кадровых документов. В частности, если штатное расписание не ведется должным образом, сокращенный сотрудник может опротестовать сокращение через суд и восстановиться в должности, доказав, что ему не были предложены все возможные вакансии. Компания возместит средний заработок за все дни вынужденного прогула, отпускные, судебные издержки.

Пример 3

Работодатель старается предусмотреть все возможные риски и принимает в качестве типового трудовой договор, скачанный из Консультанта/Гаранта и дополненный индивидуальными пунктами. Многостраничный документ выглядит внушительно и серьезно! Но если возникнет трудовой спор, излишне подробный трудовой договор может навредить компании в случае судебного разбирательства. Только опытный практикующий юрист способен определить, какие пункты представляют собой лишнюю «воду», какие – могут сыграть в пользу сотрудника, а какие – необходимы и защитят сторону работодателя.

Пример 1

Если сотрудники компании на практике понимают, что кадровое делопроизводство ведется в компании «через раз», страдает репутация работодателя и снижается лояльность работника. Будучи уверенным в том, что по большей части кадровые бумаги подписываются с опозданием, а некоторые не подписываются совсем, сотрудник может пойти на конфликт при увольнении и предпринять попытки шантажа.

Пример 2

До 2002 года ТК РФ позволял в штатном расписании указывать «вилки» окладов для должностей. Например, оклады менеджеров отдела продаж могли варьироваться от X до XX. Теперь такая практика незаконна, в штатном расписании необходимо указывать только точный размер оклада, равный для всех сотрудников, работающих на одинаковых должностях. Если в компании остается локальный нормативный акт старого образца, где указаны «вилки» окладов, а сотрудникам известен размер зарплаты коллег, это вызовет ненужные кулуарные разговоры.

Пример 3

Отпуск сотрудников, работающих вахтовым методом, не должен выпадать на межвахтовый отдых. Если в компании нет календаря отпусков, учитывающего этот аспект организации графика, или календарь не соблюдается, это неминуемо вызовет недовольство сотрудников, хорошо знающих свои права.

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);

— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;

— утвержденная форма расчетного листка;

— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 4. Оформляем генерального директора.

В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.

Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».

Шаг 7. Разрабатываем иные документы.

Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.

Шаг 8. Ведение трудовых книжек.

Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

Шаг 9. Оформляем на работу работников.

Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.

Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.